秘书学课件——秘书机构
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会议后续工作
负责会议纪要的整理、发布和执行情 况的跟踪等工作，确保会议效果得到 落实。
文书处理与档案管理
文书处理
档案管理
负责各类文书的撰写、修改、审核等工作 ，确保文书内容准确、格式规范。
建立并执行档案管理制度，负责档案的分 类、编号、归档、保管等工作，确保档案 完整、安全。
档案利用
档案销毁
提供档案查询、借阅等服务，支持公司各 项工作的顺利开展。
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contents
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务操作 • 秘书沟通与协调 • 秘书职业发展
01 秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是 一门综合性、应用性的学科。它以秘书工作为研究对象，着 力研究秘书工作的内在规律、基本原理、一般方法和现代秘 书人员的素养及能力等问题。
近现代以来，随着社会的快速发展和 科技的进步，秘书工作面临着新的挑 战和机遇。为了适应新形势的需要， 秘书学逐渐从经验型向科学型转变， 开始注重理论研究和学科建设。同时 ，秘书人员的职业素养和综合能力也 得到了不断提升。
当代秘书学的展望
当代秘书学在继承和发展传统秘书学 的基础上，更加注重创新和实践。未 来，秘书学将继续关注秘书工作的新 变化和新趋势，加强与国际秘书学界 的交流与合作，推动秘书工作的科学 化、规范化、高效化进程。同时，秘 书学还将注重培养具有国际视野和创 新精神的高素质秘书人才，为社会的 可持续发展做出积极贡献。
办公室安全管理
制定并执行办公室安全管理制度，确保员工 人身安全和财产安全。
会议策划与组织
会议策划
根据会议目的、主题、规模等因素， 制定会议策划方案，包括会议议程、 时间安排、场地布置等。
秘书学全套PPT课件
二、秘书的类别与层次
按照秘书人员所从事的行业来划分，可分为 党务秘书 行政秘书 军事秘书 司法秘书 外交秘书 新闻秘书 教学秘书 科研秘书等。
二、秘书的类别与层次
按照秘书人员所从事的工作内容划分 1、行政秘书：指负责机关日常行政管理工作以及总务后勤事 务的秘书人员。 2、文字秘书 : 指以撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员， 即人们通常所说的机关或单位的 “笔杆子”、“秀才”。 3、机要秘书 : 指在党、政、军机关从事机密文电的翻译、处 理及保管的秘书。机要秘书通常包括译电员、机要保密员等。 4、信访秘书: 指办理人民群众来信来访工作的秘书人员。其 职责是通过办信、接访，沟通领导与人民群众的联系，加速 政策的贯彻落实。 5、通讯秘书：指负责管理通讯事务以及各种通讯设备（如电 话总机、电传、传真等）的秘书人员。 6、生活秘书：指在生活方面给领导提供服务和帮助的秘书人 员。生活秘书通常是专为较高级的领导人配备的。
秘书算不上官，但是离官很近； 秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。 秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等。 但秘书工作的性质却是辅助性，秘书工作的服务原则独特且不变。
三、秘书的职业特征
1.服务性：
直接性（贴身的工作助手，不存在中间层次；工作内容与领导工作保持 一致；直接对领导负责，听命于领导，并向其汇报）； 广泛性（为上司、同级、群众三层级服务）；稳定性（只要不解聘不辞 职，秘书长期为固定地上司服务，业缘关系和人情关系）
各种秘书的定义
(5)“秘书是在管理系统决策者近身，以沟通信息、参谋决 策、处理事务的综合职能，辅助决策者有效控制全局的工 作人员。”（张清明等：《关于秘书定义的思考》，载 《武汉大学学报（社会科学版）》1986年第六期） （6）“秘书是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书， 辅助决策，并处理日常事务的服务人员。”（张家仪： 《也谈“秘书”的定义》，载《秘书》1986年第二期） （7）“所谓秘书，就是掌管文书并直接辅助领导者全面 处理事务的工作人员。”（史玉峤、陶菊怀主编：《现代 秘书学》） （8）上述种种见解，各有其道理。 比较起来，我们认为，所谓秘书，在我国现代主要是指为 党和政府机关、企事业单位、社会团体或个人提供辅助管 理与综合服务的人员。
《秘书学概论》第二章秘书机构
秘书直接环境可以分为：
物质环境管理 精神环境管理
物质环境管理
精神环境管理
（三）人员管理
秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容 比较丰富，包括：秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位 责任制、绩效考核与团队构建。
秘书人员管理的重点内容：
秘书的选拔与任用 秘书的培训 秘书岗位责任制
黄科长拿定了主意，回到自己的办公室，又经过一番剪裁，将原稿换了个 标题，内容和文字也略作改动，然后拿给地委办袁副主任签发，居然顺利通过 了。当然，他没有把真相告诉袁副主任。第二天，黄科长正在为稿件已发而高 兴时，被通知到秘书长办公室，在那里他受到了严厉的批评。
请你评价一下黄科长的做法，思考秘书机构对秘书的作用。
厅主任，其上再由秘书长统辖。目前我国各省、直辖市、自治区政府机
关的秘书机构从部门设置、规模、职位方面都不尽相同，有的差异还比
较大。
XX省人民政府办公厅
秘 书 处
综 合 一 处
综 合 二 处
建 议 提 案 处
新 闻 信 息 处
督 办 处
政
老 干 部 工 作
国务院办公厅
秘 书 一 局
秘 书 二 局
秘 书 三 局
国务 院总 值班 室
督 查 室
电子 政务 办公 室
人 事 司
行 政 司
. . .
省部级政府机关的秘书机构
省、直辖市、自治区政府机关设办公厅，负责机关的秘书工作。
办公厅下设若干处，如秘书处、信息处、接待处、行政处、综合处、人
事处、调研室、督导室。有些处还下设若干科。秘书机构负责人为办公
我的“秘书长”
地委办公室信息科黄科长采写到了一篇较有价值的信息稿，经过一番修改、 润色，费了不少功夫，然后兴冲冲地呈到地委秘书长的办公桌上，凭经验，他 估计这一炮定能打响，并可获得当年全省党委系统的优秀信息奖。不料，秘书 长看后批示：“此稿目前不宜发”。看到自己的工作成果作废，辛辛苦苦采写 的稿子被“枪毙”，黄科长心里有股说不出的滋味。“这么好的题材！可惜 了！”“不行，得想个办法。”
秘书学___周剑平-精品课件
二、信息工作程序
收集——整理——传递——存储——利用
三、信息传递
1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊 物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接到位
一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市 的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办 公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消 之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫 车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消 视察电站的通知。
服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有 10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。
王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的 形式反映出来，以便她能及时交给李总。
一、信息整理
1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。 2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。 3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。
•
3、Patience is bitter, but its fruit is sweet. (Jean Jacques Rousseau , French thinker)忍耐是痛苦的，但它的果实是甜蜜的。08:305.26.202108:305.26.202108:3008:30:575.26.202108:305.26.2021
第二节 协助管理
一、管理和机关管理的含义 二、协调管理的特点
（一）管理的综合性 （二）管理的层次性 （三）管理的间接性 （四）管理的适变性
三、协助管理的作用 四、如何有效协助领导加强管理
（一）要强化服务意识 （二）要服从领导工作的需要 （三）要上下精诚合作 （四）既要有原则性，又要有灵活性 （五）要把质量和效率放在首位 （六）要有一个好的作风
收集——整理——传递——存储——利用
三、信息传递
1，基本形式：信件；备忘录；通知或告示；传阅单；企事业内部刊 物；新闻稿；新闻发布会；声明；直接到位
一次，中央一位领导同志到南方某省视察，原计划要到位于该省C市 的一座大型水电站看看，后因故取消。负责组织协调这次活动的省委办 公厅秦主任由于工作忙，未能亲自将领导同志视察水电站活动临时取消 之事告诉前卫车有关人员，而只是托人转告。次日车队到达C市时，前卫 车直奔电站，脱离了车队。事后了解，才知道前卫车人员没接到已取消 视察电站的通知。
服务质量。45家中，没有被投诉过的只有5家，投诉过5次以上的有 10家，投诉过3次以上的有20家，投诉过1次以上的10家。
王俐初步得出这些数字，但目前还是凌乱不清的，请代她用表格的 形式反映出来，以便她能及时交给李总。
一、信息整理
1，信息分类：字母；地区；主题；数字；时间。 2，信息筛选：看来源；看标题；看正文；决定取舍。 3，信息校核：溯源；比较；核对；逻辑；调查；数理统计。
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3、Patience is bitter, but its fruit is sweet. (Jean Jacques Rousseau , French thinker)忍耐是痛苦的，但它的果实是甜蜜的。08:305.26.202108:305.26.202108:3008:30:575.26.202108:305.26.2021
第二节 协助管理
一、管理和机关管理的含义 二、协调管理的特点
（一）管理的综合性 （二）管理的层次性 （三）管理的间接性 （四）管理的适变性
三、协助管理的作用 四、如何有效协助领导加强管理
（一）要强化服务意识 （二）要服从领导工作的需要 （三）要上下精诚合作 （四）既要有原则性，又要有灵活性 （五）要把质量和效率放在首位 （六）要有一个好的作风
《秘书学概述》PPT课件
高级：出点子，行政总监或办公室主 任，参与决策。
中级：笔杆子，主要是文字秘书，其工 作对领导决策起重要作用。如调 查、信息、文稿起草等。
初级 ：跑腿办事，接待、联络、收发等。
14
第二节 秘书部门
一、 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构。 广义的秘书机构:指承担办文办事、信息调研、综合协调、
督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称 办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、 调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）
5
• 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或 个人提供辅助管理、综合服务的人员。
——《秘书学》陈合宜著
• 秘书是专门从事办公室程序工作，协助领 导处理财务及日常事务，并为领导决策及 实施服务的人员。
——《秘书职业技能标准》 1998.5劳动和社会保障部
6
• 所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的 助手。其任务，是在认可的职权范围内， 不必经过直接的督管，就能运用办公室的 工具，从事该主管制定的行政性任务。
24
二、 秘书工作的原则
1.准确原则
理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。
25
2.及时原则
要确立正确的时间观念。 要讲究工作效率。 要分辨轻重缓急。 要变被动为主动。
3.严谨原则
严密地思考。 周详地运作。 谨慎地行事。
26
4.同步原则
要同步思维。 要同步行动。 要同步提高。
5.保密原则
要强化保密意识。 要具备法律知识。
27
三、秘书工作的特点
从属性
是现代秘书工作最根本的属性和特点。 • 辅助性（被动性）
中级：笔杆子，主要是文字秘书，其工 作对领导决策起重要作用。如调 查、信息、文稿起草等。
初级 ：跑腿办事，接待、联络、收发等。
14
第二节 秘书部门
一、 秘书部门的涵义
秘书部门又称秘书机构。 广义的秘书机构:指承担办文办事、信息调研、综合协调、
督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。一般高层称 办公厅，基层称办公室，包括其下属的秘书、档案、机要、 调研、信访、行政、督查等部门。（如下图）
5
• 秘书是为政府机关、企事业单位、团体或 个人提供辅助管理、综合服务的人员。
——《秘书学》陈合宜著
• 秘书是专门从事办公室程序工作，协助领 导处理财务及日常事务，并为领导决策及 实施服务的人员。
——《秘书职业技能标准》 1998.5劳动和社会保障部
6
• 所谓秘书专业，乃是办公室内特定主管的 助手。其任务，是在认可的职权范围内， 不必经过直接的督管，就能运用办公室的 工具，从事该主管制定的行政性任务。
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二、 秘书工作的原则
1.准确原则
理解和执行党和国家的现行方针政策。 收集和提供领导工作所需要的信息资料。 判断和贯彻领导意图。 处理各种秘书事务和领导者交办的事项。 进行文字表达和口头表达。
25
2.及时原则
要确立正确的时间观念。 要讲究工作效率。 要分辨轻重缓急。 要变被动为主动。
3.严谨原则
严密地思考。 周详地运作。 谨慎地行事。
26
4.同步原则
要同步思维。 要同步行动。 要同步提高。
5.保密原则
要强化保密意识。 要具备法律知识。
27
三、秘书工作的特点
从属性
是现代秘书工作最根本的属性和特点。 • 辅助性（被动性）
秘书工作机构职能与要求PPT课件
精简原则
秘书工作机构的设置应遵 循精简、高效的原则，避 免机构臃肿、人浮于事。
统一原则
秘书工作机构的设置应统 一领导、分级管理，确保 各项工作协调一致、高效 运转。
秘书工作机构类型
办公厅（室）
各级政府及政府部门的综合性 办事机构，协助政府和政府部
门领导处理日常事务。
秘书处（科）
机关、团体、企业事业单位的综 合性办事机构，负责文书处理、 机要保密、信访接待等工作。
争取支持
积极争取上级秘书工作机构的理解、支持和帮助，为下级秘书工作机构的发展创造有利条 件。
协调好与同级秘书工作机构关系
相互尊重
尊重同级秘书工作机构的职权和 地位，不干涉其内部事务，维护 彼此之间的友好关系。
加强沟通
定期与同级秘书工作机构交流工 作情况、经验和问题，共同探讨 解决方案，促进双方工作的顺利 开展。
主动思考建议
秘书应主动思考工作中遇到的问题，提出建设性意见和建议，为领导 决策提供参考。
积极为领导分忧解难
协助处理日常事务
秘书应积极协助领导处 理日常事务，如安排会 议、接待来访者等，减 轻领导的工作负担。
主动承担责任
秘书应主动承担责任， 积极解决工作中遇到的 问题和困难，为领导排 忧解难。
提供信息和建议
进度监控与反馈
绩效评估与奖惩
对各项任务的完成质量进行评估，根 据评估结果进行奖惩，激励员工积极 完成任务。
对各项任务的完成情况进行实时监控， 及时向领导反馈进度和结果。
03 秘书工作机构人员要求
政治素质要求
坚定的政治立场
秘书人员必须具备高度的政治觉悟，始终保持正 确的政治方向。
敏锐的政治观察力
能够准确把握政治形势，对政策变化有敏锐的洞 察力。
秘书学》(一)PPT课件
交际能力：1．秘书从事公关活动的主要目的：帮助 所在单位及服务对象树立良好的社会形象；2．第四章 《秘书交际》重点内容提示：①p30双向互惠，②p31换 位思考，③p34学会倾听，④p36深切了解领导，⑤p37 若无其事，⑥p39雪中送炭与火上浇油，⑦p40等边距离
表达能力：1．基本要求：能说会写；2．共同标准： 准确、规范、简洁
2021/4/4
13
三、秘书的类别与层次
2021/4/4
14
（一）秘书的类别（划分标准不同， 类别各异）
• 1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经
济来源，而非服务对象是否为个人）。 2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于
显示秘书遍布于社会各行各业。 3．从具体工作的角度划分，意义在于提示秘
书可以而且必须承担哪些具体工作。 （1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实
2021/4/4
40
十一、秘书机构的领导关系
2021/4/4
41
（一）秘书机构只直接对所属机关 单位负责
• 秘书机构只直接为本单位领导服务，
对下一级或上一级秘书机构不存在领导或 被领导关系。换言之，各级秘书部门之间 不实行自上而下的、独立的垂直领导体系， 秘书机构之间存在相对的封闭性。（“各 自为营”、“各为其主”）
4．咨询工作（为决策者提供与决策有关的法 律、法规、政策、资料等，范围极广）
2021/4/4
38
（二）主要任务（三大任务之间互 相渗透，互相交叉，相辅相成）
• ＊业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质
的任务） 1．文书工作（公文的统收统发） 2．档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存
查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理） 3．会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、
表达能力：1．基本要求：能说会写；2．共同标准： 准确、规范、简洁
2021/4/4
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三、秘书的类别与层次
2021/4/4
14
（一）秘书的类别（划分标准不同， 类别各异）
• 1．公务秘书与私人秘书（区分的关键在于经
济来源，而非服务对象是否为个人）。 2．从所属部门的角度划分，更大的意义在于
显示秘书遍布于社会各行各业。 3．从具体工作的角度划分，意义在于提示秘
书可以而且必须承担哪些具体工作。 （1）“生活秘书”、“警卫秘书”等类型确实
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十一、秘书机构的领导关系
2021/4/4
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（一）秘书机构只直接对所属机关 单位负责
• 秘书机构只直接为本单位领导服务，
对下一级或上一级秘书机构不存在领导或 被领导关系。换言之，各级秘书部门之间 不实行自上而下的、独立的垂直领导体系， 秘书机构之间存在相对的封闭性。（“各 自为营”、“各为其主”）
4．咨询工作（为决策者提供与决策有关的法 律、法规、政策、资料等，范围极广）
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（二）主要任务（三大任务之间互 相渗透，互相交叉，相辅相成）
• ＊业务性工作（秘书部门独有的、带有秘书专业性质
的任务） 1．文书工作（公文的统收统发） 2．档案工作（现行文件办理完毕后，对其中具有存
查价值的那部分进行立卷、归档，移交给档案部门管理） 3．会务工作（为了开好会议而开展的一系列准备、
秘书工作机构的职能与要求PPT课件(49页)
说话得体
• 某天上班时间内，老总走到策划部主管高 慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题： “小高，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个 美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清 楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听 我孩子说美眉什么的，我问他什么意思， 他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的 秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所 以好奇，问问你。”
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。
• （1）机密性 • 秘书部门掌管机密文件（政治机密、经济
机密或者人事机密、商业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。
如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，
秘书学全套PPT课件
一、秘书的涵义
4、社会职业 就世界范围而言，秘书又是广泛的社会职 业之一。它属于第三产业（服务性行业）， 它以其处理文书、事务的知识和管理能力 为社会各行业和团体服务。如政府机关、 企事业单位、社会团体和个人等。 欧美许多科学家、教授、医生、律师、著 名演员和运动员都聘请私人秘书，作为自 己工作和生活的助手。
二、秘书的类别与层次
2、私人秘书（非公务秘书） 私人秘书是指由私人出资聘请并为聘请者服务 的秘书。 这类秘书又可分为外资企业秘书、中外合资企 业秘书、中外合作企业秘书、民办企事业秘书、 民办团体秘书、专业户或个体户秘书以及其他 个人聘用的秘书等。 这类秘书不属于国家编制的工作人员，其工薪 由聘用者支付。
一、秘书的涵义
3、行政职位 在现代中国，各级政府机关和大型国企及 事业单位都设秘书长、办公室主任和秘书 职位，秘书成为管理和处理日常行政事务 的重要人员，成为行政首长的得力助手。 在许多国家，政府机关秘书，属于文官范 畴。我国也规定政府秘书属于公务员。其 中，秘书长属于政务类公务员，一般秘书 属于事务类公务员。
二、秘书的类别与层次
按秘书承担职责范围大小和工作任务轻重，在纵向上分为三个层次。 1、高级秘书 ：指秘书长、办公厅（室）主任。虽然他们工作的机关、 单位不同（在中央机关或地方机关),但都是领导者的重要助手，日常行 政工作的负责人，有的人本身就是领导成员。如政府的秘书长，同时也 是政府的领导成员之一。其职责是 “参与政务，管理事务”，协助首 长综合情况、研究政策、掌握机要、推行工作，以及主持日常行政事务 工作等。 2、中级秘书：指办公厅（室）主任以下及下属的秘书处长或秘书科长、 秘书股长、文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、收集 和整理信息资料等工作。其工作成效，对领导者的决策有重要作用。 3、初级秘书：指在办公厅（室）、秘书处（科）内从事操作性、服务 性工作的秘书，如打字、印校、速记、接待、应对电话、文件收发 保管和其它事务工作是其主要任务。他们不一定有秘书的职称，但通 常也被称为秘书工作人员。
《秘书学概论》第三章秘书机构.pptx
2020/8/15
9
第一节 秘书机构的设置
２．省、市（地）县级的秘书机构 省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公
厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设 置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、 委、局平行，厅下设处、室，再往下设科、组。 省级部门包括中央所属的各部、委、局、办等，一 般设办公室，下面设科。 市（地）委和市（地）人民政府有的设办公厅，办 公厅设正副主任，厅下设处；有的设办公室，办公 室设正副主任，室下设科。
2020/8/15
6
第一节 秘书机构的设置
在设置下属机构上，由于党和国家最高领导机关的 职责、任务和工作的需要，中央机关主要采用分理 制和综理制两种形式设置所属机构。所谓分理制， 就是采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实 行的都是这种形式，办公厅相当于部委一级的机构 ，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。 （见下图示）
包括其下属的秘书、文书、档案、机要、警卫、信访、调 研等部门的统称。 狭义的秘书机构，仅仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 目前，在我国除基层机关或规模较小的单位一般不设秘书 机构，而只配备适量的秘书工作人员以外，从中央到省、 市（地）县各级党政领导机关，以及各类大中型企事业单 位、社会团体等，都普遍设有秘书机构。
2020/8/15
7
第一节 秘书机构的设置
中共中央办公厅
秘
机
书
要
局
局
信
警
访
卫
局
局
2020/8/15
机 关 事 务 管 理 局
8
第一节 秘书机构的设置
所谓综理制，就是采用不分部门办公的形式，由秘 书工作机构综合管理领导机关的一切日常工作。全 国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的 便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公 厅负责综合承办日常工作，办公厅下设若干局、处 、室等。
秘书学 课件 PPT-第二章 秘书机构
秘书机构的概念：广义的秘书机构，是指负责综合行政工 作的办公厅（室），包括其下属的文书、接待、档案、 机要、外联、宣传、信访、调研、警卫等部门的统称； 狭义秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 本书介绍的是广义的秘书机构。
二、秘书机构设置的原则
(一) 必要性原则 1.组织工作的必要 2.领导工作的必要 3.综合事务的必均设正副秘书长和办公厅，办公厅设 正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属 机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平 行，厅下设处、室、设、科、组。
县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下 设科、股、组等。
省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相 应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用 综理制的形式。
一、各级各类秘书机构
根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自 上而下为办公厅、秘书处、秘书科、秘书股等。
(一)国家机关的秘书机构 中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，
由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务 的需要，采用分理制和综理制两种形式设置所 属秘书机构。 分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国 务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构， 局级以下设处、室或科等。 综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作 机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国 人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行 的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领 导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公 厅下设若干局、处、室等。
(三) 基层单位的秘书机构
基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下 属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。
城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书 股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设 专职秘书或兼职秘书。
二、秘书机构设置的原则
(一) 必要性原则 1.组织工作的必要 2.领导工作的必要 3.综合事务的必均设正副秘书长和办公厅，办公厅设 正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属 机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平 行，厅下设处、室、设、科、组。
县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下 设科、股、组等。
省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相 应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用 综理制的形式。
一、各级各类秘书机构
根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自 上而下为办公厅、秘书处、秘书科、秘书股等。
(一)国家机关的秘书机构 中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，
由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务 的需要，采用分理制和综理制两种形式设置所 属秘书机构。 分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国 务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构， 局级以下设处、室或科等。 综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作 机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国 人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行 的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领 导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公 厅下设若干局、处、室等。
(三) 基层单位的秘书机构
基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下 属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。
城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书 股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设 专职秘书或兼职秘书。
第二章秘书机构与人员PPT课件
后打听，Ｃ公司最后的购货单位为Ｂ公司。
为什么会有这样的情况发生呢？
3秘书的职业道德和能力
分析题：
天龙公司总经理出差外地了，公司的一件重要事项急需 三位副总经理协商决定。但在商量时，三位副总经理发生了 严重的分歧，开了一上午的会议，还未达成统一意见，而事 情又十分紧急，这可使具体经办人简秘书苦恼万分。会后， 好心的简秘书分别再向三位领导请示，三人仍各持己见，每 位副 总经理都要求简秘书传话给其他两位，听话的简秘书均 如此照办，但事情最终未办成。
各级党组织机构的设置上自中共中央，依次 为省委、地委、县委、乡（街道）党委、村 镇（居委会）党支部。
1．2秘书机构的设置
行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，其 级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书 部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级） 一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室） 主任。
第二章 秘书机构与秘书工作
本章导学: 1、秘书机构的设置 2、秘书工作的内容与特征 3、秘书的职业道德和能力
1秘书机构的地位与设置
秘书机构指各级各类机关、单位中的办公 厅（室）或秘书厅、处、科、股等。
广义的秘书机构不仅指各级负责综合性工 作的办公厅（室），而且包括其下属的秘 书、档案、机要、调研、信访、警卫、机 关事务管理等部门；狭义的秘书机构，仅 指各级办公厅（室）中的秘书部门。
有一天，气象预报说会刮台风下暴雨，总经理 恰好不在公司，就打电话告诉秘书说：“今天有暴 风雨，顶楼有几扇窗户还没有关，你去关上吧。”
秘书答： Ａ“好的，我马上就去关。” Ｂ“我已经把那扇窗户关好了。” Ｃ“我正在关窗子。”
3秘书的职业道德和能力
分析题：
Ａ公司秘书小张因业务往来关系与Ｂ公司秘书小李认识， 因小张热情开朗，小李温柔沉静，性格的互补，使二人成 为私下无话不谈的好朋友。
为什么会有这样的情况发生呢？
3秘书的职业道德和能力
分析题：
天龙公司总经理出差外地了，公司的一件重要事项急需 三位副总经理协商决定。但在商量时，三位副总经理发生了 严重的分歧，开了一上午的会议，还未达成统一意见，而事 情又十分紧急，这可使具体经办人简秘书苦恼万分。会后， 好心的简秘书分别再向三位领导请示，三人仍各持己见，每 位副 总经理都要求简秘书传话给其他两位，听话的简秘书均 如此照办，但事情最终未办成。
各级党组织机构的设置上自中共中央，依次 为省委、地委、县委、乡（街道）党委、村 镇（居委会）党支部。
1．2秘书机构的设置
行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之下，其 级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书 部门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级） 一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅（室） 主任。
第二章 秘书机构与秘书工作
本章导学: 1、秘书机构的设置 2、秘书工作的内容与特征 3、秘书的职业道德和能力
1秘书机构的地位与设置
秘书机构指各级各类机关、单位中的办公 厅（室）或秘书厅、处、科、股等。
广义的秘书机构不仅指各级负责综合性工 作的办公厅（室），而且包括其下属的秘 书、档案、机要、调研、信访、警卫、机 关事务管理等部门；狭义的秘书机构，仅 指各级办公厅（室）中的秘书部门。
有一天，气象预报说会刮台风下暴雨，总经理 恰好不在公司，就打电话告诉秘书说：“今天有暴 风雨，顶楼有几扇窗户还没有关，你去关上吧。”
秘书答： Ａ“好的，我马上就去关。” Ｂ“我已经把那扇窗户关好了。” Ｃ“我正在关窗子。”
3秘书的职业道德和能力
分析题：
Ａ公司秘书小张因业务往来关系与Ｂ公司秘书小李认识， 因小张热情开朗，小李温柔沉静，性格的互补，使二人成 为私下无话不谈的好朋友。
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协调政府统计工作。
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
一、秘书机构任务的时代发展
古代：适应统治者施行统治的需要，围绕办文、议政、办事 等业务展开。
近代：生产力迅猛发展，管理组织扩大，管理事务增多，职 能进一步拓展。
现代：
▪ 计划经济时代：中国－秀才、笔杆子；西方－接待、电话
应对、打字、整理办公室内务。
▪ 当代社会：
第二章 秘书机构
（2）信息处理
▪ 各国秘书机构信息服务工作的共同特征：
1、宏观动态性 首脑机关的信息服务，是为首脑把握全局范围的，因此
它提供的信息不是局部的零散的，而是在全面把握信息的 基础上，进行了综合加工和科学预测，反映全局性动态和 发展趋势，为制定和执行全局性重要政策和决策服务的
▪ 通过与有关职能部门的联系、磋商、协调，广泛收集处理
信息，分析发展态势，对施政政策的制定和执行发挥参谋 作用；
▪ 对现行政策及执行情况的反馈进行分析研究，对修改完善
政策和制定新的政策发挥参谋作用；
第二章 秘书机构
▪ 在草拟重要文件，管理和操办日常事务的过程中发挥政策
性参谋辅助作用；
▪ 为首脑制定或论证政策，提供各方面的可靠依据。
▪ 在首脑授权后，其工作人员能代表首脑行使职权，处理重
要问题；
▪ 首脑与办公机构之间相互信任，密切配合。
第二章 秘书机构
2、半权力化办公机构 英国内阁办公厅：英国内阁的办事机构。 下设机构：
▪ 内阁秘书处：处理日常办公事务，准备内阁会议议程，记
录内河内阁委员会的决定。
▪ 统计局：收集和分析信息及统计资料，供内阁决策之用，
2、协助领导密切联系群众，深入实际，充当领导和群众的 纽带和桥梁；
3、以本职工作为主，一专多能，密切合作，在中心工作和 紧急任务中充当中间和骨干。
第二章 秘书机构
▪ 第三节 外国秘书机构
一、外国政府高层秘书机构的权力和影响力
按影响力差异可分为三类： 1、权力化办公机构 美国总统办公厅： 承担的秘书职能：
第二章 秘书机构
3、管理性参谋辅助活动 各国首脑或首脑机关的秘书机构，大多既要承担某方面的 管理职能，又要有为首脑或首脑机关决策发挥重要参谋作 用。
例如：
▪ 日本总理府本府是总理大臣的办公机构，下设的统计局负
责统计日本国情和基本形势动向；人事局统管全国各部门 的人事政策，同时还对总理的政务工作，进行有效的参谋 辅助。
第二章 秘书机构
3、通过秘书机构，代表首脑机关与社会各界的联系、磋商， 协调各种关系，在共识互利的前提下行成协同行动的有关 政策和各种政治关系；
如：印度总理办公厅要协调总理与议会、总统、在野党、社 会各界公众的关系。
4、通过办理日常公务，促进政务运作中各环节、各相关方 面的协调一致，这类协调活动在首脑的秘书机构中是经常 性的、大量的。
1、为制定重要政策和决策提供信息情报的依据，提供备选 方案；
2、通过与有关各方面的联系、讨论和磋商，为有关政策决 策问题作前期准备，为顺利决策和实现目标铺平道路；
3、通过及时综合各方面的信息情报，加强预测，把握动向 和发展趋势，为首脑和首脑机关制定新的决策提供参谋建 议和信息辅助
第二章 秘书机构
三、外国首脑机构的政务协调、信息处理活动 （1）政务协调
▪ 各国首脑的秘书机构发挥协调作用的途径：
1、成立专门协调机构，承担专门协调任务； 如：俄罗斯联邦总理办公厅，就具有协调政府各机构的职能；
德国总理府成立专门的协调机构，以协调各部工作，处理 涉及几个部门的工作。 2、通过秘书机构和相关部门的协调会议，沟通信息，增进 了解和理解； 如：在瑞士，联邦办公厅主任主持召开各部秘书长定期会议 交流情况，协调部署，使整体政务协调运作。
第二章 秘书机构
第二章 秘书机构
▪ 定义：
秘书机构即秘书部门，是秘书人员在其中 从事工作的地方。它是各级各类领导机关 的综合性办事机构，它隶属于领导机关， 并在领导机关内为领导工作和机关日常运 转提供公务服务。
第二章 秘书机构
第一节 秘书机构的设置 一、秘书机构在机关中的地位
领导决策层
秘书机构
职能机构
第二章 秘书机构
6、机要保密工作 7、承担会议和有关大型活动的组织工作； 8、办理议案、提案，处理人民来信来访； 9、来往接待，日常事务； 10、完成交办事项，随时处理突发事件。
第二章 秘书机构
▪ 中层领导机关秘书机构所承担的工作任务：
1、协助领导制定政策、决策研究的任务相对较轻，重在协 助领导在理解上级机关政策、决策的前提下，结合本组织 本机关的实际，制定实施要点和工作计划，以便保持与上 级组织的一致性，又能根据本单位实际创造性地完成工作 任务；
第二章 秘书机构
二、秘书机构任务的层次区别 ▪ 高层领导机关秘书机构所承担的工作任务：
1、协助领导，总和信息，研究政策，推进工作； 2、协助领导密切各方面的关系； 3、对各项决定、指示的执行情况进行监督检查，收集反馈
信息，向机关领导回报，向上级机关报告； 4、围绕中心工作组织或参与调查研究； 5、文件、材料的处理，起草领导人讲话；
以后者为例，其下设秘书处负责总统日常办公事务； 新闻处 负责总统与议会、政府及其他部门的沟通关系和 发布新闻；副官处负责总统的礼宾、授勋、庆典等事务的 筹备和组织工作。
第二章 秘书机构
服务性办公机构的特征：
▪ 服务对象级别很高，但无实行政务的实权； ▪ 其所承担的主要是礼仪性、沟通性、法定形式性、公共交
往性的具体事物，涉及国家权力的运用和重大政务的较少；
▪ 范围小、任务轻，所以其规模不大，人员较少； ▪ 其领导人级别较低，非国家权力核心班子成员，多为部级
以下司局级。
第二章 秘书机构
二、外国首脑秘书机构的参谋活动
从秘书机构参谋活动的形式及作用分析，大体可分为四类： 1、政策性参谋辅助活动
各国首脑和首脑机关的秘书机构都要位队政务政策的制定 及实施进行参谋辅助活动。其形式主要有以下几个方面：
提供决策依据，制定施政计划等综合性辅助活动的形式体 现出来；
▪ 承担某些重要管理职能； ▪ 其负责人级别较高，多为政府权力核心班子成员，是政府
首脑的重要助手；
▪ 对首脑机关的市政效率和效果有直接影响。
第二章 秘书机构
3、服务性办公机构 所谓服务性办公机构，指的是其政务管理的实际权力和影响
力相对较小，其主要工作任务是提供公务服务、操办事务 工作的办事机构。 如：联邦德国总统办公厅； 英国枢密院办公厅； 奥地利总统办公厅；
第二章 秘书机构
3、适应领导工作、综合辅助及公务服务
这里主要是指秘书机构的适应、应变能力，包括五个方面：
▪ 做好铺垫工作； ▪ 分担事务性工作； ▪ 优化办公环境； ▪ 做好服务工作； ▪ 做好总结和善后工作。
第二章 秘书机构
三、秘书机构的内部分工
秘书工作的特点决定了秘书机构内部必须进行科学合理 的分工。
2、联系和协助的面比较窄，主要是加强组织系统内及往来 单位之间的沟通联系和综合协调；
3、就总体而言，工作内容与高层领导机关秘书机构大体相 同，但涉及范围较小。
第二章 秘书机构
▪ 基层领导机关秘书机构的主要工作任务：
1、协助领导执行上级领导机关的政策、决策和指示，同时 要及时、真实、准确、全面地反映基层发现的新情况、新 经验、新问题；
例如： 1、美国的总统办公厅要协助总统和政府各部门、各独立机构、
各社会团体进行磋商，拟定有关政策，对总统的决策具有 重要参谋作用和影响力。 2、奥地利总理府承担汇总分析各方面的信息数据，以作为 制定和执行政策的参考，特别是在制定国民经济的中、长 期政策和国有企业的有关政策方面，发挥了重要的参谋作 用。
组建原则：
精简、效能、适应领导工作、综合辅助及公务服务。
第二章 秘书机构
1. 精简
▪ 实事求是，从实际出发，因地因事制宜，避免
盲目；
▪ 合理分工，职责分明，配合和谐，便于提高工
作效率；
▪ 减少层次，压缩不必要的中间环节，规范性与
灵活性相结合。
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务
一、秘书机构任务的时代发展
古代：适应统治者施行统治的需要，围绕办文、议政、办事 等业务展开。
近代：生产力迅猛发展，管理组织扩大，管理事务增多，职 能进一步拓展。
现代：
▪ 计划经济时代：中国－秀才、笔杆子；西方－接待、电话
应对、打字、整理办公室内务。
▪ 当代社会：
第二章 秘书机构
（2）信息处理
▪ 各国秘书机构信息服务工作的共同特征：
1、宏观动态性 首脑机关的信息服务，是为首脑把握全局范围的，因此
它提供的信息不是局部的零散的，而是在全面把握信息的 基础上，进行了综合加工和科学预测，反映全局性动态和 发展趋势，为制定和执行全局性重要政策和决策服务的
▪ 通过与有关职能部门的联系、磋商、协调，广泛收集处理
信息，分析发展态势，对施政政策的制定和执行发挥参谋 作用；
▪ 对现行政策及执行情况的反馈进行分析研究，对修改完善
政策和制定新的政策发挥参谋作用；
第二章 秘书机构
▪ 在草拟重要文件，管理和操办日常事务的过程中发挥政策
性参谋辅助作用；
▪ 为首脑制定或论证政策，提供各方面的可靠依据。
▪ 在首脑授权后，其工作人员能代表首脑行使职权，处理重
要问题；
▪ 首脑与办公机构之间相互信任，密切配合。
第二章 秘书机构
2、半权力化办公机构 英国内阁办公厅：英国内阁的办事机构。 下设机构：
▪ 内阁秘书处：处理日常办公事务，准备内阁会议议程，记
录内河内阁委员会的决定。
▪ 统计局：收集和分析信息及统计资料，供内阁决策之用，
2、协助领导密切联系群众，深入实际，充当领导和群众的 纽带和桥梁；
3、以本职工作为主，一专多能，密切合作，在中心工作和 紧急任务中充当中间和骨干。
第二章 秘书机构
▪ 第三节 外国秘书机构
一、外国政府高层秘书机构的权力和影响力
按影响力差异可分为三类： 1、权力化办公机构 美国总统办公厅： 承担的秘书职能：
第二章 秘书机构
3、管理性参谋辅助活动 各国首脑或首脑机关的秘书机构，大多既要承担某方面的 管理职能，又要有为首脑或首脑机关决策发挥重要参谋作 用。
例如：
▪ 日本总理府本府是总理大臣的办公机构，下设的统计局负
责统计日本国情和基本形势动向；人事局统管全国各部门 的人事政策，同时还对总理的政务工作，进行有效的参谋 辅助。
第二章 秘书机构
3、通过秘书机构，代表首脑机关与社会各界的联系、磋商， 协调各种关系，在共识互利的前提下行成协同行动的有关 政策和各种政治关系；
如：印度总理办公厅要协调总理与议会、总统、在野党、社 会各界公众的关系。
4、通过办理日常公务，促进政务运作中各环节、各相关方 面的协调一致，这类协调活动在首脑的秘书机构中是经常 性的、大量的。
1、为制定重要政策和决策提供信息情报的依据，提供备选 方案；
2、通过与有关各方面的联系、讨论和磋商，为有关政策决 策问题作前期准备，为顺利决策和实现目标铺平道路；
3、通过及时综合各方面的信息情报，加强预测，把握动向 和发展趋势，为首脑和首脑机关制定新的决策提供参谋建 议和信息辅助
第二章 秘书机构
三、外国首脑机构的政务协调、信息处理活动 （1）政务协调
▪ 各国首脑的秘书机构发挥协调作用的途径：
1、成立专门协调机构，承担专门协调任务； 如：俄罗斯联邦总理办公厅，就具有协调政府各机构的职能；
德国总理府成立专门的协调机构，以协调各部工作，处理 涉及几个部门的工作。 2、通过秘书机构和相关部门的协调会议，沟通信息，增进 了解和理解； 如：在瑞士，联邦办公厅主任主持召开各部秘书长定期会议 交流情况，协调部署，使整体政务协调运作。
第二章 秘书机构
第二章 秘书机构
▪ 定义：
秘书机构即秘书部门，是秘书人员在其中 从事工作的地方。它是各级各类领导机关 的综合性办事机构，它隶属于领导机关， 并在领导机关内为领导工作和机关日常运 转提供公务服务。
第二章 秘书机构
第一节 秘书机构的设置 一、秘书机构在机关中的地位
领导决策层
秘书机构
职能机构
第二章 秘书机构
6、机要保密工作 7、承担会议和有关大型活动的组织工作； 8、办理议案、提案，处理人民来信来访； 9、来往接待，日常事务； 10、完成交办事项，随时处理突发事件。
第二章 秘书机构
▪ 中层领导机关秘书机构所承担的工作任务：
1、协助领导制定政策、决策研究的任务相对较轻，重在协 助领导在理解上级机关政策、决策的前提下，结合本组织 本机关的实际，制定实施要点和工作计划，以便保持与上 级组织的一致性，又能根据本单位实际创造性地完成工作 任务；
第二章 秘书机构
二、秘书机构任务的层次区别 ▪ 高层领导机关秘书机构所承担的工作任务：
1、协助领导，总和信息，研究政策，推进工作； 2、协助领导密切各方面的关系； 3、对各项决定、指示的执行情况进行监督检查，收集反馈
信息，向机关领导回报，向上级机关报告； 4、围绕中心工作组织或参与调查研究； 5、文件、材料的处理，起草领导人讲话；
以后者为例，其下设秘书处负责总统日常办公事务； 新闻处 负责总统与议会、政府及其他部门的沟通关系和 发布新闻；副官处负责总统的礼宾、授勋、庆典等事务的 筹备和组织工作。
第二章 秘书机构
服务性办公机构的特征：
▪ 服务对象级别很高，但无实行政务的实权； ▪ 其所承担的主要是礼仪性、沟通性、法定形式性、公共交
往性的具体事物，涉及国家权力的运用和重大政务的较少；
▪ 范围小、任务轻，所以其规模不大，人员较少； ▪ 其领导人级别较低，非国家权力核心班子成员，多为部级
以下司局级。
第二章 秘书机构
二、外国首脑秘书机构的参谋活动
从秘书机构参谋活动的形式及作用分析，大体可分为四类： 1、政策性参谋辅助活动
各国首脑和首脑机关的秘书机构都要位队政务政策的制定 及实施进行参谋辅助活动。其形式主要有以下几个方面：
提供决策依据，制定施政计划等综合性辅助活动的形式体 现出来；
▪ 承担某些重要管理职能； ▪ 其负责人级别较高，多为政府权力核心班子成员，是政府
首脑的重要助手；
▪ 对首脑机关的市政效率和效果有直接影响。
第二章 秘书机构
3、服务性办公机构 所谓服务性办公机构，指的是其政务管理的实际权力和影响
力相对较小，其主要工作任务是提供公务服务、操办事务 工作的办事机构。 如：联邦德国总统办公厅； 英国枢密院办公厅； 奥地利总统办公厅；
第二章 秘书机构
3、适应领导工作、综合辅助及公务服务
这里主要是指秘书机构的适应、应变能力，包括五个方面：
▪ 做好铺垫工作； ▪ 分担事务性工作； ▪ 优化办公环境； ▪ 做好服务工作； ▪ 做好总结和善后工作。
第二章 秘书机构
三、秘书机构的内部分工
秘书工作的特点决定了秘书机构内部必须进行科学合理 的分工。
2、联系和协助的面比较窄，主要是加强组织系统内及往来 单位之间的沟通联系和综合协调；
3、就总体而言，工作内容与高层领导机关秘书机构大体相 同，但涉及范围较小。
第二章 秘书机构
▪ 基层领导机关秘书机构的主要工作任务：
1、协助领导执行上级领导机关的政策、决策和指示，同时 要及时、真实、准确、全面地反映基层发现的新情况、新 经验、新问题；
例如： 1、美国的总统办公厅要协助总统和政府各部门、各独立机构、
各社会团体进行磋商，拟定有关政策，对总统的决策具有 重要参谋作用和影响力。 2、奥地利总理府承担汇总分析各方面的信息数据，以作为 制定和执行政策的参考，特别是在制定国民经济的中、长 期政策和国有企业的有关政策方面，发挥了重要的参谋作 用。
组建原则：
精简、效能、适应领导工作、综合辅助及公务服务。
第二章 秘书机构
1. 精简
▪ 实事求是，从实际出发，因地因事制宜，避免
盲目；
▪ 合理分工，职责分明，配合和谐，便于提高工
作效率；
▪ 减少层次，压缩不必要的中间环节，规范性与
灵活性相结合。