秘书时间管理ppt
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《秘书时间管理》课件
如何制定合理的时间管理计划？
确定任务优先级
了解任务的紧急性和重要性， 制定合理的优先级顺序来安 排工作。
制定时间表
创建详细的时间表，将任务 分配到适当的时间段，确保 有效地利用工作时间。
使用时间管理工具
探索并使用适合的时间管理 工具，例如待办事项应用、 时间追踪软件等。
如何避免时间浪费？
1 避免人际沟通中的浪费
结语
秘书的时间管理是一项重要的技能，需要不断的实践和培养才能得到提高。本课程介绍了许多实用的技 巧和方法，希望能对秘书们有所帮助。
3
使用番茄工作法
采用番茄工作法，将工作切分为时间段，每个时间段专注处理一项任务。
总结与建议
1 实践与反馈
2 寻找适合自己的方
法
不断实践时间管理技巧，
并从中获取反馈和经验
每Hale Waihona Puke 人都有不同的时间教训，逐步提升时间管
管理喜好和方式，找到
理能力。
适合自己的方法进行时
间管理。
3 持续改进
时间管理是个持续改进 的过程，保持学习和调 整策略，不断提高工作 效率。
《秘书时间管理》PPT课 件
本课程旨在帮助秘书们更好地管理时间，提高工作效率。
为何时管理对秘书如此重要？
高效工作
良好的时间管理能帮助秘 书高效地完成任务，提升 整体工作效率。
减少压力
合理的时间安排和管理可 以减少秘书的工作压力， 提高工作生活平衡。
提升信任
通过合理安排时间和按时 完成任务，秘书可以建立 信任和良好的工作关系。
有效的沟通技巧和明确的目标可以减少与他人沟通时的时间浪费。
2 避免社交媒体的干扰
限制社交媒体的使用时间，减少在工作时间内的干扰。
管理文秘第三章办公室管理时间管理ppt课件
• 适当保密； • 处理好变更的约会。 • 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； • 尽量不要在星期一的早上安排上司的约 会； • 在前往其他公司拜会他人，应该预留半 小时左右的时间在路途上； • 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意 酌留弹性。
• 外企招人的性格 测试
• 这个测试是菲尔博 士在著名女黑人欧 普拉的节目里做的， 比较准确。答案是 依现在的您，不要 依过去的您。这是 一个目前很多大公 司人事部门实际采 用的测试。
2.约会安排的方法
预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 . 书面约会 . 当面约会. 约会卡片
4. 注意事项
• 配合领导的时间表； • 不要让领导在出差回来当天安排约会； • 不要在节假日安排约会； • 重要约会应在约见前与对方联络一次， 确认此事； • 订好或确定好约会的场所； • 及时通知对方赴会； • 提醒领导赴会；
•
1.你何时感觉最好？
a)早晨 b)下午及傍晚
c)夜里
•
2.你走路时是……
a)大步的快走 b)小步的快走 c)不快，仰著头面对著世界 d)不快，低著头 e)很慢
•
3.和人说话时，你……
a)手臂交叠的站著 b)双手紧握著 c)一只手或两手放在臀部 d)碰著或推著与你说话的人 e)玩著你的耳朵、摸著你的下巴、或用 手整理头发
周 一 二 三
月 份 次
四
北京 上海
五
香港 西安
六
休假 休假
周三：推介 周一：面试 会（主会议 导游（1会 室） 议室） 周一：经理 办公会议
四
５、日志系统
1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间 内组织领导活动计划，一般分为纵横两 种方式。 2）日志的方法
文秘时间管理与日程安排课件(PPT 52页)
文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。
一、时间管理
（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法
（一）时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息
地点
备注
09：00办公室程Fra bibliotek09：30
会议室
带A文件
10：30
办公室
信函
10：45
办公室
文件经理签字
11：00
办公室
修打字机
11：30
办公室
会见贝尔先生
12：00
银行
美元
14：30
办公室
活动内容 工作人员会议日 会议开始进行 会议结束，整理 信函分类处理， 打字机维修工维 约会提醒：王总 汇款：人民币、 工作人员会议记
造性和迫切性
分 比例 类
特征
管理 要点
A 重要又紧 （1）最重要，具有本质上的重
迫
要性
（2）最迫切具有时间上的迫切 性
（3）有后果
B 重要不紧 （1）重要
迫
（2）一般迫切
（3）无大的后果
C
（1）无关紧要
不重要也 （2）不迫切 不紧迫 （3）影响小或无后果
不管 理
可以 忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活 动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。
4、秘书日志内容
包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）
一、时间管理
（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABC时间管理法
（一）时间管理的陷阱
1、猪八戒踩西瓜皮——滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”——拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息
地点
备注
09：00办公室程Fra bibliotek09：30
会议室
带A文件
10：30
办公室
信函
10：45
办公室
文件经理签字
11：00
办公室
修打字机
11：30
办公室
会见贝尔先生
12：00
银行
美元
14：30
办公室
活动内容 工作人员会议日 会议开始进行 会议结束，整理 信函分类处理， 打字机维修工维 约会提醒：王总 汇款：人民币、 工作人员会议记
造性和迫切性
分 比例 类
特征
管理 要点
A 重要又紧 （1）最重要，具有本质上的重
迫
要性
（2）最迫切具有时间上的迫切 性
（3）有后果
B 重要不紧 （1）重要
迫
（2）一般迫切
（3）无大的后果
C
（1）无关紧要
不重要也 （2）不迫切 不紧迫 （3）影响小或无后果
不管 理
可以 忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活 动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。
4、秘书日志内容
包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）
《秘书时间管理》课件
委婉表达拒绝之意
在拒绝时，要委婉地表达自己的想法，避免伤害对方的感情。
提出替代方案
在拒绝的同时，可以提出一些替代方案或建议，以满足对方的需求 。
05
时间管理工具介绍
日程表的使用
总结词
日程表是秘书进行时间管理的有效工具，可以帮助秘书规划工作、安排会议和 任务。
详细描述
日程表可以帮助秘书将工作安排得井井有条，避免遗漏重要事项。秘书可以将 会议、任务和约会等事项按照时间顺序记录在日程表中，以便随时查看和调整 。
工作任务繁重
总结词
01
工作量大、时间紧迫
详细描述
02
秘书在工作中经常面临大量的工作任务，需要在有限的时间内
完成，这使得时间管理变得尤为重要。
解决方案
03
制定详细的工作计划，合理分配时间，优先处理重要和紧急的
任务。
突发事件频繁
总结词
计划被打乱、时间紧张
详细描述
秘书工作中经常出现突发事件，导致原有的工作 计划被打Байду номын сангаас，需要迅速应对。
04
提升秘书时间管理能力的策略
制定合理的工作计划
01
02
03
制定优先级
根据任务的紧急程度和重 要性，合理安排工作计划 ，确保优先处理重要且紧 急的任务。
分解任务
将大型项目或任务分解为 若干个小任务，有助于更 好地安排时间和资源，提 高工作效率。
设定时间限制
为每个任务设定合理的时 间限制，避免拖延和浪费 时间，确保按时完成工作 。
提升职业形象
秘书能够准时完成工作，展现出高效 、专业的形象，有助于提升职业声誉 。
如何持续提高时间管理能力
学习时间管理技巧
在拒绝时，要委婉地表达自己的想法，避免伤害对方的感情。
提出替代方案
在拒绝的同时，可以提出一些替代方案或建议，以满足对方的需求 。
05
时间管理工具介绍
日程表的使用
总结词
日程表是秘书进行时间管理的有效工具，可以帮助秘书规划工作、安排会议和 任务。
详细描述
日程表可以帮助秘书将工作安排得井井有条，避免遗漏重要事项。秘书可以将 会议、任务和约会等事项按照时间顺序记录在日程表中，以便随时查看和调整 。
工作任务繁重
总结词
01
工作量大、时间紧迫
详细描述
02
秘书在工作中经常面临大量的工作任务，需要在有限的时间内
完成，这使得时间管理变得尤为重要。
解决方案
03
制定详细的工作计划，合理分配时间，优先处理重要和紧急的
任务。
突发事件频繁
总结词
计划被打乱、时间紧张
详细描述
秘书工作中经常出现突发事件，导致原有的工作 计划被打Байду номын сангаас，需要迅速应对。
04
提升秘书时间管理能力的策略
制定合理的工作计划
01
02
03
制定优先级
根据任务的紧急程度和重 要性，合理安排工作计划 ，确保优先处理重要且紧 急的任务。
分解任务
将大型项目或任务分解为 若干个小任务，有助于更 好地安排时间和资源，提 高工作效率。
设定时间限制
为每个任务设定合理的时 间限制，避免拖延和浪费 时间，确保按时完成工作 。
提升职业形象
秘书能够准时完成工作，展现出高效 、专业的形象，有助于提升职业声誉 。
如何持续提高时间管理能力
学习时间管理技巧
秘书的时间管理.pptx
答案：B
谢谢观看
北京政法职业学院
相关的工作一并完成， 不做计划之外的工作
2、养成良好的习惯
• 要养成节约时间的好习惯。 今日事，今日毕，不拖延
时间管理的方法
3、同时做多件事情
• 要习惯同时处理两、三 件事
4、学会借助外脑
• 要学会通过请教专 家或查找资料等方 式提高工• 要善于利用零碎的时间， 积少成多
《秘书实务》课程 之
《 秘 书 的 工 作 方 法 之 秘书的时间管理》
主讲人：张 平
目录
✓ 什么是时间管理 ✓ 时间管理的方法
什么是时间管理
什么是时间管理：
是指秘书对时间进 行科学合理的规划和控 制，以提高有效时间内 的工作效率和工作质量
时间管理的方法 时间管理的方法：
1、制订每日工作计划表 • 规定的事项必须完成，
6、设定工作完成期限
• 交办事项要定下期限，并 按时追踪；承办事项要自 定期限，并限期完成
目录
✓ 练习测试
练习测试
以下说法，正确的是？ A：秘书工作时要专心，不能同时做几件事情 B：秘书工作繁杂，要习惯同时处理多件事情
答案：B
练习测试
秘书在制订好一日工作划之后： A：必须完成规定的工作 B：一定别做计划之外的工作 C：相关的工作挑其中一项来做 D：计划的工作可以推迟再做
谢谢观看
北京政法职业学院
相关的工作一并完成， 不做计划之外的工作
2、养成良好的习惯
• 要养成节约时间的好习惯。 今日事，今日毕，不拖延
时间管理的方法
3、同时做多件事情
• 要习惯同时处理两、三 件事
4、学会借助外脑
• 要学会通过请教专 家或查找资料等方 式提高工• 要善于利用零碎的时间， 积少成多
《秘书实务》课程 之
《 秘 书 的 工 作 方 法 之 秘书的时间管理》
主讲人：张 平
目录
✓ 什么是时间管理 ✓ 时间管理的方法
什么是时间管理
什么是时间管理：
是指秘书对时间进 行科学合理的规划和控 制，以提高有效时间内 的工作效率和工作质量
时间管理的方法 时间管理的方法：
1、制订每日工作计划表 • 规定的事项必须完成，
6、设定工作完成期限
• 交办事项要定下期限，并 按时追踪；承办事项要自 定期限，并限期完成
目录
✓ 练习测试
练习测试
以下说法，正确的是？ A：秘书工作时要专心，不能同时做几件事情 B：秘书工作繁杂，要习惯同时处理多件事情
答案：B
练习测试
秘书在制订好一日工作划之后： A：必须完成规定的工作 B：一定别做计划之外的工作 C：相关的工作挑其中一项来做 D：计划的工作可以推迟再做
企业秘书时间管理PPT课件
预防措施
抓住新机会
干扰、某些电话 有些不速之客到访
C
有些交际应酬 自我干扰
D
某些会议
个人嗜好的沉迷
不重要的事 有些无谓的请托
客套的闲聊
有些临时的邀约
找东西
某些信件、报告
无聊的信件
精选ppt
9
企业秘书时间管理
1、四象限时间管理法：
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事 不重要的事
?1 st
急
?2 nd
重
AB
CD
精选ppt
7
企业秘书时间管理
分享我在实习单位（顺德XXX家具有限公司） 作秘书的经验感受。
精选ppt
8
企业秘书时间管理
1、四象限时间管理法：
紧迫的事
不紧迫的事
处理危机 客户投诉
A 做计划，长远规划 提升自己的能力
B
完成有期限压力的工工作
精选ppt
16
企业秘书时间管理
“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，对于 秘书时间管理，通过在实习单位4个月的经历 与改变，我深刻感受到时间管理的技巧对于一 个秘书来说是如此的重要！
精选ppt
17
企业秘书时间管理
时间面前人人平等
一天1,440 分钟 一周10,080分钟 一年525,600 分钟
精选ppt
3
企业秘书时间管理
● 时间管理并不是要把所有事情做 完，而是更有效的运用时间。 ● 时间管理是人生成功的关键
精选ppt
4
企业秘书时间管理
秘书的时间管理包含两个含义：
秘书个人自我的时间管理（这是小音符，是和 音）
秘书对所服务领导的时间安排（这是主旋律， 是主题曲）
秘书-时间管理与日程安排
对于突发事件，及时调整日程安排，确保工作不受影响。
合理分配时间
根据任务的紧急程度和重要性，合理分配时间资源。
遵循“二八原则”，将80%的时间用于重要且紧急的任务，20%的时间用于其他任务。
保持灵活性
保持日程安排的灵活性，以便应对不可预见的变化和需求。
根据实际情况调整计划，确保工作的高效进行。
04
秘书-时间管理与日程安排
目录
• 秘书时间管理的重要性 • 秘书时间管理的方法与技巧 • 秘书日程安排的原则与技巧 • 秘书时间管理与日程安排的案例分析 • 总结与建议
01
秘书时间管理的重要性
提高工作效率
合理安排时间
秘书应合理安排时间，确保工作高效有序地 进行，避免时间浪费和拖延。
优先处理重要事项
秘书时间管理与日程安排的案例分 析
案例一：高效的时间管理助力职业发展
她利用日程管理软件，设置提醒 和优先级，确保重要事务得到及 时处理。
通过高效的时间管理，小王在工 作中取得了显著成绩，得到了领 导和同事的认可，为她的职业发 展奠定了基础。
01
秘书小王在工作中通过制定详细 的工作计划和时间表，合理安排 各项工作任务，确保工作的高效 进行。
由于日程安排不当，小李的工作效率低下， 给团队带来了一定的负面影响，也影响了她 个人的职业形象。
案例三：应对突发事件的时间管理策略
01
秘书小张在工作中遇到突发事 件时，能够迅速调整工作计划 和时间安排。
02
她具备灵活应变的能力，能够 根据实际情况对工作计划进行 及时调整。
03
小张在应对突发事件时保持冷 静，优先处理紧急事务，合理 分配时间和资源。
04
通过有效的应对策略，小张能 够迅速解决突发事件，确保工 作顺利进行，展现了出色的时 间管理能力。
合理分配时间
根据任务的紧急程度和重要性，合理分配时间资源。
遵循“二八原则”，将80%的时间用于重要且紧急的任务，20%的时间用于其他任务。
保持灵活性
保持日程安排的灵活性，以便应对不可预见的变化和需求。
根据实际情况调整计划，确保工作的高效进行。
04
秘书-时间管理与日程安排
目录
• 秘书时间管理的重要性 • 秘书时间管理的方法与技巧 • 秘书日程安排的原则与技巧 • 秘书时间管理与日程安排的案例分析 • 总结与建议
01
秘书时间管理的重要性
提高工作效率
合理安排时间
秘书应合理安排时间，确保工作高效有序地 进行，避免时间浪费和拖延。
优先处理重要事项
秘书时间管理与日程安排的案例分 析
案例一：高效的时间管理助力职业发展
她利用日程管理软件，设置提醒 和优先级，确保重要事务得到及 时处理。
通过高效的时间管理，小王在工 作中取得了显著成绩，得到了领 导和同事的认可，为她的职业发 展奠定了基础。
01
秘书小王在工作中通过制定详细 的工作计划和时间表，合理安排 各项工作任务，确保工作的高效 进行。
由于日程安排不当，小李的工作效率低下， 给团队带来了一定的负面影响，也影响了她 个人的职业形象。
案例三：应对突发事件的时间管理策略
01
秘书小张在工作中遇到突发事 件时，能够迅速调整工作计划 和时间安排。
02
她具备灵活应变的能力，能够 根据实际情况对工作计划进行 及时调整。
03
小张在应对突发事件时保持冷 静，优先处理紧急事务，合理 分配时间和资源。
04
通过有效的应对策略，小张能 够迅速解决突发事件，确保工 作顺利进行，展现了出色的时 间管理能力。
秘书时间管理ppt课件
• 第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地 把它解決. • 第二件事情是再多花一點時間, 去想想以後要 怎麼做才能不用處理這些事情, 或者不用這麼 緊張地處理這件事情. • 一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎 樣做是最節省時間最不花力氣的. 而不是很快 的把已經發生的事情處理完畢
24
陷阱二: 拖延
• 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 • 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事
不重要的事
1 st
3 rd
2 nd4 th来自25克服1.成本/效益分析法
成本
• • • • • • ... ... ... ... ... ... • • • • • • ... ... ... ... ... ...
27
陷阱三: 事必躬親
• 諸葛亮凡事必躬親, 後來過勞而死. • 為何需要事事躬親? – 要求標準過高 – 不放心部屬, 不信任部屬 – 因為怕部屬取代 • 灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可 以學習處理事情也學習獨當一面. 過程給予重 點的輔導, 上軌道之後即完全授權, 但是授權卻 不授責
不緊迫的事
計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷
20
陷阱一:時間的配置不對
• Reaction消極回應 v.s. Proaction 積極掌握 • 積極掌握就是擬定計劃, 做好事情事先的準備, 不要等事情發生了再來補救. 譬如說客戶的要 求事先未澄清, 做出好幾千個產品後再來修補, 要花多少時間呢? 而客戶會如何想呢 • 最好的控制是預防
34
80/20 法則
24
陷阱二: 拖延
• 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 • 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情
緊迫的事
不緊迫的事
重要的事
不重要的事
1 st
3 rd
2 nd4 th来自25克服1.成本/效益分析法
成本
• • • • • • ... ... ... ... ... ... • • • • • • ... ... ... ... ... ...
27
陷阱三: 事必躬親
• 諸葛亮凡事必躬親, 後來過勞而死. • 為何需要事事躬親? – 要求標準過高 – 不放心部屬, 不信任部屬 – 因為怕部屬取代 • 灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可 以學習處理事情也學習獨當一面. 過程給予重 點的輔導, 上軌道之後即完全授權, 但是授權卻 不授責
不緊迫的事
計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷
20
陷阱一:時間的配置不對
• Reaction消極回應 v.s. Proaction 積極掌握 • 積極掌握就是擬定計劃, 做好事情事先的準備, 不要等事情發生了再來補救. 譬如說客戶的要 求事先未澄清, 做出好幾千個產品後再來修補, 要花多少時間呢? 而客戶會如何想呢 • 最好的控制是預防
34
80/20 法則
办公室事务管理课件：办公室时间管理
（二）常规时间计划表
1.年度计划表
年度计划表是体现本单位或公司全年 工作的整体安排，一般只列出有关全局的 重大活动或主要业务，如职工代表大会、 大型会展等。
年度计划表要力求一目了然，使领导 和部门负责人能清楚地看出一年中的主要 工作和活动，以便配合全局，早做准备。
四季公司2012年年度计划表
月份
内容
6日 董事会 一月 10日 全体总结大会
10日 职工代表大会 二月 22—25 产品展销会
……
……
备注
2．月计划表
月计划表是在年度计 划表的基础上，将领导在 当月中的重要活动体现出 来，包括会议、会谈、出 差、访问等，以使领导工 作按计划从容进行。
四季公司2012年6月计划表
日 星期
内容
1 二 上午 到总公司开交流会
（二）统筹兼顾
即要在关注全局的前提下， 有效分配时间和精力，要针对 整体情形，兼顾领导者的实际， 分清主次轻重和缓急，精心考 虑，统一筹划。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
（三）张弛有度
即活动安排要注意张弛 相间，这样既可以使领导得 到必要的休息，也可以为临 时情况的出现留有调整余地。
（四）尊重领导
即时间计划表要符合 领导者的习惯和要求，在 制订之前要征询领导者本 人的意见，制订后要请领 导过目。
西方谚语：一个跛脚但方向正确的人， 可以赶超一个健步如飞却误入歧途的人。
（三）运用科学方法合理规划时间
（四）有效控制时间规划的执行
巴金森在其所著的《巴金森法则》中说 道：“你有多少时间完成工作，工作就会自 动变成需要那么多时间。”人的心理很微妙， 一旦知道时间很充足，注意力就会下降，效 率也会跟着降低，所以明确时间规划的目标， 严格地限制时间，能够使你产生紧迫感，从 而能精力集中，更迅速有效地完成任务。
秘书-事务管理-时间管理PPT课件
九 休假
休假
周五上午: 部门会议
26
实务题
• 请同学们帮钟苗起草一份周时 间表。表内内容可虚拟
-
27
钟苗现在把周安排表列出来了，看，就这么简单
周工作计划表
年月日
时 周次 间
09：00 10：00 11：00 12：00
星期一 星期二 星期三
经营会议
面试
拜访客户
星期四
星期五
13：00
14：00
15：00
备注
2005年4月15日
记录人
星期三
年 月日
-
24
秘书实务题
天地公司销售部经理第三季度会议较多,七 月的前两周要在上海开会;八月的第二周要 去香港参加5天会议;每月的最后一个星期 五上午是销售部固定的部门会议;八月最后 一个星期三要参加公司的办公会议,七月的 第三周星期二要在公司开销售会议,传达上 海会议精神,八月第一周的星期一还要面试 三个营销员;九月的前两周希望安排休假
-
32
• 秘书办公室：
• 钟苗正在忙着安排下周的 会议事宜,这时电话响 了……
• 孙总：“钟苗，我下周事 太多，帮我列个表出来， 而且要具体到每天；另外， 到五一虽然还有一段时间， 你先列一个五一七天值班 表出来，也好让大家提前 有个准备。”
-
33
实训题
• 帮钟苗编写一份“五一”七天值班表。
• 要求：1，值班人员中要有负责人和具体
备注等 • 3、当计划变动时，应及时变更计划表 • 4、认真细致、主动沟通、留有余地 • 5、领导一份、本人留存一份 • 6、用简明的文字将信息填入表格，包括内
容等
-
16
实战演练
• 2006年6月5 日（下周三）公司总部副总裁王明一行
秘书事务管理--时间管理
3.
4.
学会说“NO！”
办公桌上的清理运动
5.
6.
恰当、有效地使用电话
筛选信息
（三）ABC时间管理分类法 （重点分类法）
1、分类法的基本原理 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键 的少数、次要的多数”。把80%的时间用于20%的工作中 （柏拉图法则） 2、列表分析ABC时间管理分类 3、确定ABC工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性 见表2-1
1、上司工作日志的内容
（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、 地点、内容） （2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会 时间） （3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地 点、细节、联络方式）
（4）个人的安排（看病） （5）私人的信息（亲属生日）
时间 8 ：30 9 ：00 10 ：00 11 ：00 12 ：00
4、检查变更后的日志，不要漏记和不作修改
注意事项
1、确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅 2、保持两本工作日志的一致和准确 3、应熟悉上司工作习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚 可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求 4、熟悉上司用餐和休息的时间，以便避开上司的休息
本节小结
分类 A
比例 重要又 紧迫 重要不 紧迫
B
C
不重要 也不紧 迫
特征 （1）最重要，具有本质上的重要性 （2）最迫切，具有时间上的迫切性 （3）有后果 （1）重要 （2）一般迫切 （3）无大的后果 （1）无关紧要 （2）不迫切 （3）影响小或无后果
管理要点
不管理 可以忘掉
5、实行ABC时间管理方法的步骤
秘书时间管理与日程安排
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMARY
秘书时间管理与日程 安排
目录
CONTENTS
• 时间管理的重要性 • 时间管理技巧 • 日程安排的策略 • 时间管理与工作效率的关系 • 个人时间管理的挑战与解决方案 • 时间管理与职业发展的关系
REPORT
CAIS
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMAR Y
04
时间管理与工作效率的 关系
提高工作效率的方法
制定明确的工作计划
将工作任务按照优先级排序，合理安排工作时间，提高工作效率 。
有效的时间管理
合理分配时间，避免时间浪费，集中精力完成重要任务。
避免多任务处理
尽量专注于单一任务，避免同时处理多个任务导致效率降低。
避免效率低下的陷阱
拖延症
克服拖延习惯，及时完成任务， 避免工作积压。
过度劳累
合理安排休息时间，避免过度劳累 影响工作效率。
情绪波动
保持积极心态，避免情绪波动对工 作产生负面影响。
应对紧急情况和突发事件
制定应急预案
提前预测可能发生的紧急情况和 突发事件，制定相应的应对措施
。
灵活应对
遇到突发事件时，灵活调整工作 计划，优先处理紧急事项。
对于超出自己能力范围的任务，要学会拒绝或委派给合适的人选 。
保持工作和生活平衡的策略
设定工作时间和休息时间
合理安排工作时间和休息时间，避免长时间连续工作导致疲劳和 效率下降。
培养健康的生活习惯
保持健康的饮食、适当的运动和充足的睡眠，有助于提高工作效率 和生活质量。
寻找工作与生活的平衡点
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMARY
秘书时间管理与日程 安排
目录
CONTENTS
• 时间管理的重要性 • 时间管理技巧 • 日程安排的策略 • 时间管理与工作效率的关系 • 个人时间管理的挑战与解决方案 • 时间管理与职业发展的关系
REPORT
CAIS
REPORT
CATALOG
DATE
ANALYSIS
SUMMAR Y
04
时间管理与工作效率的 关系
提高工作效率的方法
制定明确的工作计划
将工作任务按照优先级排序，合理安排工作时间，提高工作效率 。
有效的时间管理
合理分配时间，避免时间浪费，集中精力完成重要任务。
避免多任务处理
尽量专注于单一任务，避免同时处理多个任务导致效率降低。
避免效率低下的陷阱
拖延症
克服拖延习惯，及时完成任务， 避免工作积压。
过度劳累
合理安排休息时间，避免过度劳累 影响工作效率。
情绪波动
保持积极心态，避免情绪波动对工 作产生负面影响。
应对紧急情况和突发事件
制定应急预案
提前预测可能发生的紧急情况和 突发事件，制定相应的应对措施
。
灵活应对
遇到突发事件时，灵活调整工作 计划，优先处理紧急事项。
对于超出自己能力范围的任务，要学会拒绝或委派给合适的人选 。
保持工作和生活平衡的策略
设定工作时间和休息时间
合理安排工作时间和休息时间，避免长时间连续工作导致疲劳和 效率下降。
培养健康的生活习惯
保持健康的饮食、适当的运动和充足的睡眠，有助于提高工作效率 和生活质量。
寻找工作与生活的平衡点
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君子与小人可谓是高频率词，而孔子也曾发表过很多关 于这两个词的言语。 君子周而不比，小人比而不周。 君子和而不同，
演讲人：Caco樂
时间：2019.6.10
TIME MANAGEMENT ABILITY
CONTENTS
小人同目而录不和。君子泰而不骄，小人骄而不泰。君子求
诸己，小人求诸人。君子喻于义，小人喻于利。君子坦 荡荡，小人常戚戚。 太多太多的语句告诉我们君子 与小人的不同，太多太多的语句警戒激励着我们。可是， 如何才可做到君子呢？孔子说：君子不器。于是，我们 便开始学习各种文化知识，我们每个人都在争做德智体 美劳全优的现代学生；孔子又说：君子成人之美。于是， 我们每时每刻都在帮助着他人，以此来方便他人，快乐 自己；孔子还
• 时间与时间管理概述
时间有哪些特性？
无法开源
时间的供给量是固定不变的
无法节流
无论愿不愿意，我们都必须消费时间
不可取代
任何一项活动都有赖于时间的堆砌
不可再生
天可补，海可填，南山可移。日月既往， 不可复追
• 时间与时间管理概述
如何理解时间管理
特点
本质
时间与时间管理概述
目的
海上生明月，天涯共此时
活着的人
金钱
商人
资源
做学问的人
债务
做无聊的人
财富
绝大多数人
• 时间与时间管理概述
眼睛一闭一睁，一天就过去了 嚎~ 眼睛一闭不睁，这辈子就过去了 嚎~
什么是时间—体会时间
想要体会“一年”有多少价值，可以去问一个失败重修的学生； 想要体会“一月”有多少价值，可以去问一个不幸早产的母亲； 想要体会“一周”有多少价值，可以去问一个定期周刊的编辑； 想要体会“一天”有多少价值，可以去问“一闭一睁”的小沈阳； 想要体会“一小时”有多少价值，可以去问一对等待相聚的恋人； 想要体会“一分钟”有多少价值，可以去问一个错过火车的旅人； 想要体会“一秒钟”有多少价值，可以去问一个死里逃生的幸运儿； 想要体会“一毫秒”有多少价值，可以去问一个错失金牌的运动员。
结果
强调目的正确、 效果有利
是指在单位时 间里完成的工
作量
充分利用时间， 不浪费
效能最为重要，效率次之，勤恳再次之。
• 时间与时间管理概述
我们将怎样面对这样的一笔 时间财富呢？
• 时间与时间管理概述
如果 有一天
8.64 银行向你的帐号拨款
万元
只能当天消费，不可以储蓄/投资/送人 可以随便花，随意购买东西
请问：您如何用这笔钱？
• 时间与时间管理概述
类比分析
• 时间与时间管理概述
原理图示
效益
效能
效率
勤恳
效果与利益， 是最终追求的
01
为什么需要时间管理
一、为什么需要时间管理
时间是我们唯一对每个人都公平的资源
我们，多数人 不是富二代，也不是官二代 如何比得过白富美和高富帅 在万千的不公平中， 还有这唯一公平的资源：时间 好好把你的时间加以管理 以弥补并创造出其他的资源
• 为什么需要时间管理
做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨
时间如水，静静流泻， 它对任何人都是公平的，时间
本身没有任何问题。
本质上其实是自我管理
时间管理的对象不是时间，而是 每一个使用时间的人，做好自我
管理就是管理好时间
有目标才有动力
做好时间管理，实现人生梦想， 追求辛福生活！
03
时间与时间管理概述
• 时间与时间管理概述
一天 =24小时 =1440分钟 =86400秒
逝者如斯夫，不舍昼夜
时间一去不复返，年华似水不回头。人生无法重新来过。
人生若白驹之过隙，忽然而已
浪费时间就是浪费生命。光阴虚度，徒留悔恨和嗟叹！
• 为什么需要时间管理
做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨
那么，怎样才能判断自己是否虚度了光阴？李开复的这一段话可给我们以参考。
人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华 越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时 间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而 才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省 时间，有效率地使用时间。 这里的才华，也可以是财富，也可以是智慧，也可以是人生
目标，也可以是工作业绩。
• 为什么需要时间管理
做好时间管理，也是一个人能力的体现
时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。
——德鲁克
能不能做好时间管理，往往也是一个人能力的体现。事业 有成的人，可能成功原因有很多种，但是，他们的共同之 处就是，他们往往都是时间管理的专家。
• 为什么需要时间管理
秘书时间管理ppt
之者不如好知者，好知者不如乐知者。告诉我们学的态
时 度；学而时习之，不亦说乎！告诉我们学与习的关系；
学而不思则罔，思而不学则殆。告诉我们学与思之间的 相辅相成。 这些语句从古至今激励着一代又一代伟 大的学者为了一个简简单单的学字而不断努力，奋斗，
间 管理技巧 倾尽自己的一生。 君子与小人 在《论语》中，
说：君子耻其言而过起行。于是，少说多干成为了我们 的口号。 君子于小人绝非几句话就可以辨别清楚的， 但若无这几句话，则可真是分不清了。 《论语》 薄书一本，一万余字，细读一遍，一生无害。鲁滨逊漂 流记——读后感_50当你遇到船在暴风雨中遇难时，你 会怎样做？当你独自一人漂流到一个荒无人烟的孤岛上 时，你会怎样做？当你受到没有食物，没有房屋，没有 衣服，没有一切时，你会怎样做？是绝望地任命，还是 自信地面对
02
时间与时间管理概述
• 时间与时间管理概述
什么是时间？
世界上哪样东西最长又是最短的， 最快又是最慢的， 最能分割又是最广大的， 最不受重视又是最值得惋惜的？ 没有它，什么事情都做不成； 它使一切渺小的东西归于消灭， 使一切伟大的东西生命不绝。
——伏尔泰
• 时间与时间管理概述
生命
做好时间管理，是实现人生规划的保证
每个人都有自己的梦想，或者都有自己理想中的生活目标。用专业一点的话说，就是有自己的人生规划。所 谓人生规划，无外乎就是你希望能够做自己想做的事情，成为自己想成为的人，达到自己预设的目标。
这是多么诱人的前景啊。我们最终真能实现这样的目标吗？ 这全靠我们是否可以做好自己的时间管理。因为，只有我 们妥善安排并利用好时间，通过实现人生旅途中一个个小 目标，才能最终实现自己的人生大目标，实现规划中的理 想生活。
演讲人：Caco樂
时间：2019.6.10
TIME MANAGEMENT ABILITY
CONTENTS
小人同目而录不和。君子泰而不骄，小人骄而不泰。君子求
诸己，小人求诸人。君子喻于义，小人喻于利。君子坦 荡荡，小人常戚戚。 太多太多的语句告诉我们君子 与小人的不同，太多太多的语句警戒激励着我们。可是， 如何才可做到君子呢？孔子说：君子不器。于是，我们 便开始学习各种文化知识，我们每个人都在争做德智体 美劳全优的现代学生；孔子又说：君子成人之美。于是， 我们每时每刻都在帮助着他人，以此来方便他人，快乐 自己；孔子还
• 时间与时间管理概述
时间有哪些特性？
无法开源
时间的供给量是固定不变的
无法节流
无论愿不愿意，我们都必须消费时间
不可取代
任何一项活动都有赖于时间的堆砌
不可再生
天可补，海可填，南山可移。日月既往， 不可复追
• 时间与时间管理概述
如何理解时间管理
特点
本质
时间与时间管理概述
目的
海上生明月，天涯共此时
活着的人
金钱
商人
资源
做学问的人
债务
做无聊的人
财富
绝大多数人
• 时间与时间管理概述
眼睛一闭一睁，一天就过去了 嚎~ 眼睛一闭不睁，这辈子就过去了 嚎~
什么是时间—体会时间
想要体会“一年”有多少价值，可以去问一个失败重修的学生； 想要体会“一月”有多少价值，可以去问一个不幸早产的母亲； 想要体会“一周”有多少价值，可以去问一个定期周刊的编辑； 想要体会“一天”有多少价值，可以去问“一闭一睁”的小沈阳； 想要体会“一小时”有多少价值，可以去问一对等待相聚的恋人； 想要体会“一分钟”有多少价值，可以去问一个错过火车的旅人； 想要体会“一秒钟”有多少价值，可以去问一个死里逃生的幸运儿； 想要体会“一毫秒”有多少价值，可以去问一个错失金牌的运动员。
结果
强调目的正确、 效果有利
是指在单位时 间里完成的工
作量
充分利用时间， 不浪费
效能最为重要，效率次之，勤恳再次之。
• 时间与时间管理概述
我们将怎样面对这样的一笔 时间财富呢？
• 时间与时间管理概述
如果 有一天
8.64 银行向你的帐号拨款
万元
只能当天消费，不可以储蓄/投资/送人 可以随便花，随意购买东西
请问：您如何用这笔钱？
• 时间与时间管理概述
类比分析
• 时间与时间管理概述
原理图示
效益
效能
效率
勤恳
效果与利益， 是最终追求的
01
为什么需要时间管理
一、为什么需要时间管理
时间是我们唯一对每个人都公平的资源
我们，多数人 不是富二代，也不是官二代 如何比得过白富美和高富帅 在万千的不公平中， 还有这唯一公平的资源：时间 好好把你的时间加以管理 以弥补并创造出其他的资源
• 为什么需要时间管理
做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨
时间如水，静静流泻， 它对任何人都是公平的，时间
本身没有任何问题。
本质上其实是自我管理
时间管理的对象不是时间，而是 每一个使用时间的人，做好自我
管理就是管理好时间
有目标才有动力
做好时间管理，实现人生梦想， 追求辛福生活！
03
时间与时间管理概述
• 时间与时间管理概述
一天 =24小时 =1440分钟 =86400秒
逝者如斯夫，不舍昼夜
时间一去不复返，年华似水不回头。人生无法重新来过。
人生若白驹之过隙，忽然而已
浪费时间就是浪费生命。光阴虚度，徒留悔恨和嗟叹！
• 为什么需要时间管理
做好时间管理，不再因虚度光阴而悔恨
那么，怎样才能判断自己是否虚度了光阴？李开复的这一段话可给我们以参考。
人的一生两个最大的财富是：你的才华和你的时间。才华 越来越多，但是时间越来越少，我们的一生可以说是用时 间来换取才华。如果一天天过去了，我们的时间少了，而 才华没有增加，那就是虚度了时光。所以，我们必须节省 时间，有效率地使用时间。 这里的才华，也可以是财富，也可以是智慧，也可以是人生
目标，也可以是工作业绩。
• 为什么需要时间管理
做好时间管理，也是一个人能力的体现
时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。
——德鲁克
能不能做好时间管理，往往也是一个人能力的体现。事业 有成的人，可能成功原因有很多种，但是，他们的共同之 处就是，他们往往都是时间管理的专家。
• 为什么需要时间管理
秘书时间管理ppt
之者不如好知者，好知者不如乐知者。告诉我们学的态
时 度；学而时习之，不亦说乎！告诉我们学与习的关系；
学而不思则罔，思而不学则殆。告诉我们学与思之间的 相辅相成。 这些语句从古至今激励着一代又一代伟 大的学者为了一个简简单单的学字而不断努力，奋斗，
间 管理技巧 倾尽自己的一生。 君子与小人 在《论语》中，
说：君子耻其言而过起行。于是，少说多干成为了我们 的口号。 君子于小人绝非几句话就可以辨别清楚的， 但若无这几句话，则可真是分不清了。 《论语》 薄书一本，一万余字，细读一遍，一生无害。鲁滨逊漂 流记——读后感_50当你遇到船在暴风雨中遇难时，你 会怎样做？当你独自一人漂流到一个荒无人烟的孤岛上 时，你会怎样做？当你受到没有食物，没有房屋，没有 衣服，没有一切时，你会怎样做？是绝望地任命，还是 自信地面对
02
时间与时间管理概述
• 时间与时间管理概述
什么是时间？
世界上哪样东西最长又是最短的， 最快又是最慢的， 最能分割又是最广大的， 最不受重视又是最值得惋惜的？ 没有它，什么事情都做不成； 它使一切渺小的东西归于消灭， 使一切伟大的东西生命不绝。
——伏尔泰
• 时间与时间管理概述
生命
做好时间管理，是实现人生规划的保证
每个人都有自己的梦想，或者都有自己理想中的生活目标。用专业一点的话说，就是有自己的人生规划。所 谓人生规划，无外乎就是你希望能够做自己想做的事情，成为自己想成为的人，达到自己预设的目标。
这是多么诱人的前景啊。我们最终真能实现这样的目标吗？ 这全靠我们是否可以做好自己的时间管理。因为，只有我 们妥善安排并利用好时间，通过实现人生旅途中一个个小 目标，才能最终实现自己的人生大目标，实现规划中的理 想生活。