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会计档案整理培训教材PPT56页
会计档案的保管期限，从会计年 度终了后的第一天开始算起。
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
永久红色标签
定期蓝色标签
2.会计账簿的整活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）装订
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
二、会计档案的整理
需明确的问题
➢分清责任 ➢核算单位 ➢保持原貌 ➢整理步骤
分清责任：
根据《会计档案管理办法》，各 单位每年形成的会计档案，应当由 会计机构按照归档要求，负责整理 立卷，装订成册，编制会计档案保 管清册。
核算单位：
会计档案必须按照独立核算单位 进行整理，一个核算单位的会计档 案不能分开，不同核算单位的会计 档案不能混淆。
• 用财务报告卷皮装订 • 采用三孔一线的装订方式
财务报告卷皮
（4）填写卷皮封面
（5）粘贴、填写标签
• 距卷脊底边4cm处向上粘贴标签 • 永久保存的年度财务报告粘贴红色 标签 • 定期保存的月度、季度财务报告粘 贴蓝色标签
永久红色标签
定期蓝色标签
2.会计账簿的整活页账抽出空白账页，留存部分编 制页号，并装订 • 电算化形成的账簿打印纸质版，并 装订
1.财务报告的整理
（1）立卷
• 按不同的保管期限分别进行整理 • 年度财务报告必须每年单独立卷 • 同年度的月度、季度财务报告可合 并立卷
（2）卷内文件材料的排列
财务报告卷内文件材料应排列有 序，统一编制页号，在卷首放置卷 内文件目录，卷末放置卷内备考表 。
卷内文件目录
卷内备考表
（3）装订
（2）案卷目录的编制
• 按照不同类别、不同保管期限分别 编制案卷目录 • 案卷目录的项目：案卷顺序号、案 卷题名、起止日期、卷内张数、保 管期限、备注等
会计档案案卷目录
案卷目录封面
• 不管是使用专用的档案管理软件，还 是使用word、excel所形成的机读案卷目 录，必须打印出相应的纸质目录，同时 脱机保存一至两份
《会计档案管理》ppt课件
三、会计档案的整理方法
㈢会计档案案卷的陈列 ⒈会计凭证的陈列 ⒉会计账簿的陈列 ⒊财务报告的陈列 ⒋其它会计资料的陈列
三、会计档案的整理方法 ㈣会计档案的张号编写
会计账簿、会计报表、其它会计资料的案卷需编 制张号。
张号的编写位置：每张正面的右上角。
张号的编写方法：用阿拉伯数字从“1〞开场编写 。
二、会计档案的种类
会计凭证 会计账簿 会计报表 其它会计资料
三、会计档案的整理方法
会计档案的根本分类法 方式〔称号〕分类法 会计年度分类法 保管期限分类法
三、会计档案的整理方法
会计档案的复式分类法
每年构成会计档案数量较少的，采用“保管期 限－方式〔称号〕－年度〞分类法
每年构成会计档案数量较多的，采用“方式 〔称号〕－保管期限－年度〞分类法
五、会计档案的销毁 ㈡销毁会计档案的程序 由鉴定小组提出销毁意见，编制销毁清册。 单位担任人在销毁清册上签署意见。 销毁会计档案。
会计档案用盒及表格格式
会计档案凭证盒立体图
会计档案凭证盒脊格式
会计档案盒正面格式二
会计档案盒脊格式
会计档案目录格式
卷内目录格式
卷内备考格式
会计档案移交清单格式
每年构成会计档案数量很多的，采用“年度－ 方式〔称号〕－保管期限〞分类法
三、会计档案的整理方法
㈠会计档案的立卷、整理部门
会计档案由会计部门担任立卷整理。
档案机构不应介入会计核算资料的整理、组卷任 务，但应参与会计档案的分类、整理计档案的立卷 ⒈会计凭证的立卷方法 ⒉会计账簿的立卷方法 ⒊财务报告的立卷方法 ⒋其它会计资料的立卷方法
附：会计档案保管期限表
一、企业和其他组织会计档案保管期限表
会计档案管理办法培训ppt
保管期限 永久
件号 1
页数 6
❖ 在文件右下角编页码
❖ 在文件的右上角盖上归档 章
全宗号 年度 2007 件号 1
类别
保管期限
生产管理 永久
页数 6
0-5文书档案编号
0-5类编号 2007 - 0 - 1 - 1
件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）
文书档案的编目
• 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、 文号、题名、日期、页数、备注等项目
•
归档文件目录
❖ 年度：2007年
汇报人：XXX
汇报时间：XXX
，这样才会更快乐。助人为乐下课了！大家匆匆忙忙的
抬起笨重的椅子，拿好扫地用具，打扫工作就如火如荼
的开始了。虽然每个人都扫得汗流浃背，但是，为了我
们大家整洁干净的上课场所教室，还是忍着疲惫不堪的
身子，把教室扫得窗明几净、一尘不染！可是有些人就 是会浑水摸鱼。每个人如果天天尽本分、做好事，那福
企业档案业务建设工作
对企业在工作中活动中形成的文件的积累、整理、归档的管理、对直属单位监督指导
收集、整理
鉴定、保管
统计、检索
编研
开发利用
企业档案的收集工作
1
建立健全档案管理归档工作
4
转变收集观念，注重收集范围
Text
2
了解企业内部各职能的职责，尽快熟文 件形成的规律
3Leabharlann 及时收集企业重大活动的有关档案
03
企业档案管理分类
CONTENTS
04 企业档案管理编制
报，不是不报，时机未到！对我们来说，虽然捡垃圾只 是举手之劳，但勿以善小而不为，积少成多，涓滴成海， 就是了不得的大功德啊！世界上有人很善良，有的人很 坏心，有好人，也有坏人，一样米养百样人啊！只要每
件号 1
页数 6
❖ 在文件右下角编页码
❖ 在文件的右上角盖上归档 章
全宗号 年度 2007 件号 1
类别
保管期限
生产管理 永久
页数 6
0-5文书档案编号
0-5类编号 2007 - 0 - 1 - 1
件号（0-9） 盒号（0-9） 分类号（0党群） 目录号（年代）
文书档案的编目
• 归档文件应逐件编目。只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、 文号、题名、日期、页数、备注等项目
•
归档文件目录
❖ 年度：2007年
汇报人：XXX
汇报时间：XXX
，这样才会更快乐。助人为乐下课了！大家匆匆忙忙的
抬起笨重的椅子，拿好扫地用具，打扫工作就如火如荼
的开始了。虽然每个人都扫得汗流浃背，但是，为了我
们大家整洁干净的上课场所教室，还是忍着疲惫不堪的
身子，把教室扫得窗明几净、一尘不染！可是有些人就 是会浑水摸鱼。每个人如果天天尽本分、做好事，那福
企业档案业务建设工作
对企业在工作中活动中形成的文件的积累、整理、归档的管理、对直属单位监督指导
收集、整理
鉴定、保管
统计、检索
编研
开发利用
企业档案的收集工作
1
建立健全档案管理归档工作
4
转变收集观念，注重收集范围
Text
2
了解企业内部各职能的职责，尽快熟文 件形成的规律
3Leabharlann 及时收集企业重大活动的有关档案
03
企业档案管理分类
CONTENTS
04 企业档案管理编制
报，不是不报，时机未到！对我们来说，虽然捡垃圾只 是举手之劳，但勿以善小而不为，积少成多，涓滴成海， 就是了不得的大功德啊！世界上有人很善良，有的人很 坏心，有好人，也有坏人，一样米养百样人啊！只要每
会计档案管理培训课件
第十二条 采用电子计算 机进行会计核算的单位，应当 保存打印出的纸质会计档案。
第八条 会计档案的保管期 限分为永久、定期两类。定期保 管期限分为பைடு நூலகம்年、５年、１０年、 １５年、２５年５类。
会计档案的保管期限，从会 计年度终了后的第一天算起。
凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工
案卷号的编制是在同一目 录号下,从“1”开始编制案卷号,至
到“１０００”号时，一般应另编 一个目录号又从“１—１０００” 编案卷号。
注意应以形成的一册或一本为一卷，编一个案卷号，不可以简单
的将一个档案盒作为一个案卷号，如果将多本（册）装在一个档案盒内， 应编写多个案卷号；不同年度、不同保管期限的不能装在同一盒内。会计 档案以卷为单位编写“会计档案案卷目录”，会计档案档号由全宗号—目 录号—案卷号组成。
会计核算三个基
本环节，一是填 制会计凭证；二 是登记会计账簿； 三是编制和提供 财务会计报告。 这三个环节相互 衔接，基本上覆 盖了会计核算的 全过程。
《会计法》第九条规 定“各单位必须根据 实际发生的经济业务 事项进行会计核算， 填制会计凭证，登记 会计账簿，编制财务 会计报告。任何单位 不得以虚假的经济业 务事项或者资料进行 会计核算。”
过程中，赋予档案的一组代码。档号 是存取档案的标记，并具有统计监督 作用。档号的编制必须在整个机关档 案编号体系内进行，科学合理，符合 规范。
会计档案档号的编制是将会计档案分 为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他 类等四类，以卷为单位进行编制，并用不 同的目录号代表不同的类别。如会计凭证 用目录号1来表示，会计账簿用目录号2来 表示，会计报表用目录号3来表示，其他 类用目录号4来表示。
四川省财政厅
会计档案管理培训教材(PPT 36张)
4、归档时间不同——会计档案应在会计年度终了，由会计机 构整理归档并可自行保管一年，期满后，应由会计机构编制 移交清册，移交本单位档案机构统一保管；文书档案则应在 次年第一季度前完成上一年度文件材料的立卷归档。
（四）会计档案与会计资料区别
会计档案是各单位在各项会计核算活动 中直接形成的，具有保存价值的历史记录 ；会计资料是各单位为学习通过收集或购 买的各种公开或内部的会计出版物及复制 品。
（三）会计档案与文书档案区别
1、产生领域不同——会计档案产生于各独立核算单位的生产 经营资金活动或预算资金活动领域；文书档案产生于各单位 党务政务管理及专业管理或经营管理领域。 2、形式不同——会计档案主要以凭证、账簿、报表等三种形 式出现，三者具有密不可分的内在联系；文书档案较多地公 文形式出现，具有相对独立性。 3、立卷方式不同——会计档案主要以时间、形式特征进行整 理立卷；文书档案则按年度结合问题（或机构）立卷或以件 为单位进行分类整理。
二、会计档案的归档
会计档案归档是指财会部门将办理完毕且具有 保存价值的会计核算材料经系统整理后移交档案 室或档案馆保存的过程。为保证会计档案收集的 齐全、完整与准确，必须建立严格的会计档案归 档制度，包括：归档范围、归档时间、归档要求 等三个方面的内容。
（一）会计档案的归档范围
1、会计凭证——记录经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记 账簿的重要依据。按填写程序和用途可分为：原始凭证、记账凭证、 汇总记账凭证和其他会计凭证。
第二节 会计档案的收集归档
一、会计档案收集的要求 会计档案的收集工作，是指通过归档制度，将 分散于财务部门和会计个人手中的会计核算专业材 料集中起来，实现统一管理。它是会计档案工作的 起点，也是保证会计档案齐全完整的关键环节。 •（一）实行“集中统一管理” •（二）遵循会计核算材料的形成规律 •（三）确保会计档案收集的齐全、完整、准确 •（四）适时做好补充收集工作
会计档案的管理培训课件(共31张PPT)
（2）关于新旧《会计档案管理办法》有关衔 接规定的通知（财会[2016]3号）【财政部与国
家档案局】2016年3月8日颁布。
会计档案管理讲解
内容概要
一、会计档案概况 二、会计档案管理
• • • • • 会计档案的内容及保管期限 会计档案的移交 会计档案的借阅制度 单位变更情况下的会计档案移交 其他规定
关于电子会计档案
• 同时满足下列条件的,单位内部形成的属于归档范 围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子 会计档案:
(1)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电 子设备形成和传输; (2)使用的会计核算系统科学有效：能够准确、完整 、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国 家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会 计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必 要的审签程序;
• 期满但不得销毁的会计档案：保管期满但未结
清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会
计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立
卷,电子会计档案单独转存,Fra bibliotek管到未了事项完结
时为止。
• 单独抽出立卷或转存的会计档案,应当在会计档案
鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管 清册中列明。
• （二）会计档案的移交
• 经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保 管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以 销毁。
3.会计档案的销毁（销毁程序） • (1)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册,列 明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年 度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁 时间等内容。 • (2)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理 机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机 构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
【培训课件】会计档案讲
时间
年
月共
册
本盒装第
册
记帐凭证 自 号至
号
起 止 日期 自 归档时间
年月 立卷人
附件
张 本盒内共 张
日起至
年月 保管期限
日止
ppt课件
8
会计凭证背脊填写
全 宗号
目录号
案 卷号
年度
月
共
册
第
册
保 管 期 ppt课件 限
9
会计凭证类登记表
单位名称：
归档号
年代
月 份
册 数
册 号
记帐凭证
汇总凭证
原始凭 证张数
巴音郭楞蒙古自治州档案局监制
登记人：
ppt课件
年 月日
13
四、会计（报表）报告
1. 年度报表（决算）一年一册，月、季度报 表一年可根据实际合订为一至数册，但年 报和月、季报不得混订为一册。
2. 报表按册（包括封皮封底）统编页号。
3. 报表的卷内目录按每份文件名称填写，并 在末页加备考表。
4. 报表归档时要装入统一规定格式的会计档 案盒中，并按要求填写各项目。
30
十、会计档案的移交
各自治区区级以上单位将永久保存的会计档 案在本机关保存二十年左右；
地、州、市级以下各单位应将永久保存的档 案在本单位保存十年左右，连同案卷目录(一 式三份)有关的检索工具及参考资料一并向有 关档案室（馆）移交。
ppt课件
31
撤消、合并单位和建设单位完工后的会计档案 不得分散保管，应随同单位的全部档案一并移 交给接管或主管其工作的单位或直接交同级档 案馆，并按规定办理交接手续。
各种监督机关撤消时，其会计档案同其他档案 一起向有关的主管机关或档案馆移交。
会计档案培训课件
确定设备不存在权属纠纷
① 材料采购计划或购买材料的会议既要
② 询价表
③ 约谈记录（资格证明文件、单价的确定）
50万以内 ④ 部门会签
⑤ 账户确认函或委托书
50万以上
① 材料采购计划或购
④ 供货方调查评价表
买材料的会议既要
⑤ 开标记录
② 招标公告（材料类型、数量） ⑥ 上报公司及公司批复
③投标函及附件（全套资
十、结束语
• 会计档案的整理和保管能够反映出一个会 计人员的财务水平，间接地也能反映一个 会计主体的活力和前景，因此，作为隧道 公司的一个财务人员，除了要保证会计档 案整洁、美观外，更重要的是要做到会计 档案的完整性、真实性。我相信在股份公 司各级领导的关心和支持下，我们隧道公 司的财务管理水平会更上一个台阶！ 由于 时间仓促，水平有限，不足之处望大家指 正！谢谢！
附件
2012 年 08月 098#
附件
现金付讫 银行付讫
2012 年 08月 098#
2012 年 08月 098#
附件
附件
2012 年 08月 098#
附件
ZZ
YY
XX
注意事项
• 1、签字要完善，严格执行双签字制度； • 2、单笔报销金额不宜过大； • 3、报销烟酒、办公用品等需附购买计划、
领用表，报销需要公司审批的办公用品需 附报告及公司回复文件； • 4、严格执行国家及公司相关规定，严禁购 买高档烟酒等专控物品； • 5、领现金需盖付现章，冲帐需开收据或冲 帐单；
派工单及结算单，领工地赔偿费用，需附赔偿协议、相应 说明及领款人身份证复印件，并盖宣章或手印。
三、支付申请单
银行付讫
2012 年 08月102#
会计档案讲座专题培训课件
（三） 会计报表的装订
会计报表编报完成及时以后，留存的 报 表按月、季装订成册谨防丢失，会计报表的 装订顺序为会计报表封面、会计 报表 编制说 明、各种会计报表按标号顺序排列、会计报 表的封底。报表右上角应该编页号，采用三 孔一线方式装订。
报表封面样式：
财务报告封面
单位名称：鼎湖区XXXX局 报告名称： 1-3月季报 年 度： 2006 年 本报告共 张自第 页起至第 页止 负责人 ： 经管人 ： 保管期限： 全宗号： 目录号 ： 案卷号：
月会计凭证
至1998年12月
12 凭证 XXX局1998年2月会 自1999年1月 15年
计凭证
至1999年1月
1、凭证
卷号 类别 1 凭证 2 凭证 … ….
1998
类型 税收计划
类别 报表
期限 永久
3年
其他
15年
年度 1998 1999 2000 1998 1999 2000 1998 ……
（二）、按照会计类型—类别—保期限—年度排列
类型
类别
期限
年度
经费会计 凭证
15年
1998
1999
2000
帐簿
25年
1998
1999
2000
15年
1998
类型 经费会计
（二）会计帐本的组卷
帐簿在形成时一般都有固定的格式和明确的分 类可在年终结帐后整理立卷。
1、按形成的帐簿，一册一卷，“死页帐”不 必拆去空页，“活页帐”去掉空白页，将已记帐帐 页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表；
2、去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原 封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填 写。
账簿封面填写方法 1、 全宗名称：全宗名称相当于立档单 位的名称，填写时和会计凭证盒正面上的 “单位名称”要求一致。 2、案卷题名：由整理会计凭证的人员自 拟。案卷题名应准确概括本盒会计档案的形 成单位、时间、内容、类别，如：“XX市财 政局二00二年度（或上半年、下半年、季度） 财务报告
《会计档案》ppt课件
7
（三）会计档案包装材料
• 1.会计凭证档案盒
• 会计凭证盒略大于装订好的凭证，一般规格为： 30×12×（3-5）cm。盒子的脊背装有塑料膜，用 于插入会计凭证卡片。会计卡片上印有会计凭证、 类别、年、月、卷号、保管期限等项目，使用时， 可根据盒内所放凭证的信息进行填写。会计凭证 保管期限较短，一般不超过15年。盒内档案销毁 后，只需调换脊背上的凭证卡片就可以继续用于 存放新的档案。使用时，将印有“会计凭证”字 样的一头朝外放入档案架、柜内，以方便查找利 用。
3
四、会计档案工作的管理体制
• 财政部门与国家档案局负责全国会计档案事务。 • 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同
负责会计档案工作的指导、监督和检查。 • 各单位要加强对会计档案管理工作的领导，建立
会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管 理制度。保证会计档案规范整理、妥善保管、有
序存放方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
• 即把会计档案首先按会计年度分开，再把 一个会计年度内的文件按报表、账簿、凭 证分为三类，最后把每种形式内的文件按 永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列。 每年从1号开始编案卷流水号。
• 这种分类法适用于单位预算会计和企业会 计档案的分类。特点是简便易行，分类与 保管统一，方便查找。
13
会计年度–形式–（凭证、账簿、报表）–保管期限分类法
15
会计年度–保管期限–组织机构分类法
16
会计年度–保管期限–组织机构分类法
17
3.年度–类型–形式–保管期限分类法
• 即把会计文件先按会计年度分开，再把每 个年度内的文件按会计类型分设属类，然 后把每个属类内的文件再按报表、账簿、 凭证分开，最后把每种形式内的文件按保 管期限分别组成保管单位。
（三）会计档案包装材料
• 1.会计凭证档案盒
• 会计凭证盒略大于装订好的凭证，一般规格为： 30×12×（3-5）cm。盒子的脊背装有塑料膜，用 于插入会计凭证卡片。会计卡片上印有会计凭证、 类别、年、月、卷号、保管期限等项目，使用时， 可根据盒内所放凭证的信息进行填写。会计凭证 保管期限较短，一般不超过15年。盒内档案销毁 后，只需调换脊背上的凭证卡片就可以继续用于 存放新的档案。使用时，将印有“会计凭证”字 样的一头朝外放入档案架、柜内，以方便查找利 用。
3
四、会计档案工作的管理体制
• 财政部门与国家档案局负责全国会计档案事务。 • 各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同
负责会计档案工作的指导、监督和检查。 • 各单位要加强对会计档案管理工作的领导，建立
会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管 理制度。保证会计档案规范整理、妥善保管、有
序存放方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
• 即把会计档案首先按会计年度分开，再把 一个会计年度内的文件按报表、账簿、凭 证分为三类，最后把每种形式内的文件按 永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列。 每年从1号开始编案卷流水号。
• 这种分类法适用于单位预算会计和企业会 计档案的分类。特点是简便易行，分类与 保管统一，方便查找。
13
会计年度–形式–（凭证、账簿、报表）–保管期限分类法
15
会计年度–保管期限–组织机构分类法
16
会计年度–保管期限–组织机构分类法
17
3.年度–类型–形式–保管期限分类法
• 即把会计文件先按会计年度分开，再把每 个年度内的文件按会计类型分设属类，然 后把每个属类内的文件再按报表、账簿、 凭证分开，最后把每种形式内的文件按保 管期限分别组成保管单位。
会计档案培训课件(ppt 42页)
注意事项
• 1、审核凭证时应打印出来，审核一张就盖 上审核人的章；
• 2、如果在帐套中，个人用户名设置了密码 的，审核后，也可将审核人直接打印在对 应的地方，不盖个人章；
七、装订凭证
注意事项
• 1、附件较多，可单独装订成册，注明记账凭证 编号。在记账凭证上注明“附件另存”及附件 编号，应与凭证放在一起；
行政车辆费用报销单
2012 年 08月 098#
领款金额： 冲账金额： 报 账 人：
现金付讫 银行付讫
注意事项
• 1、每月规定报账时间和时限； • 2、核定油耗，并对油耗进行对比； • 3、日常维修保养需报综合办审批，大修需
报公司审批，报销时附报告及回复文件； • 4、附修理费清单；
六、记账凭证
100万以 上：招标
② 招标用工程量清单
⑤ 开标记录
③ 投标函及附件（全套资格 ⑥ 上报公司及公司批复
证明文件，账户信息，投标报价 ⑦ 中标通知书
表，招标公告要求的其他文件） ⑧ 合同会签
① 设备租赁申请 ② 公司批复文件
④ 合同会签 ⑤ 账户确认函或
⑨ 账户确认函及材料领用 委托书
③ 设备的权属证明文件， 委托书
• 常用模板.xls
五、原始凭证处理单
• 项目上原始凭证处理单一般包括普通报销单、 行政车辆费用报销单、机材上提供的设备外 修单、机械使用费结算单、材料入库验收单、 材料调拨单、材料消耗表、合同科提供的协 作队伍结算单及预结算单等,材料和合同部门 提供的单据，财务部门对其数据及其合理、 合法性进行审核；
• 5、不宜装订过厚，2CM为宜。
八、电子资料
• 电子资料指我们进行财务管理过程中使用的软件 程序、文件和会计数据；
会计档案管理教PPT课件
立卷时间：会计档案按“日清月结年决算”的会计程序立卷，
即会计凭证月终记账完了就可以立卷了。文书档案则通常在次年 的第一、二季度立卷。
归档时间：会计档案由财会部门立好卷后保存一年，再移交 归档。文书档案一般在第二年上半年归档。
二、会计档案的归档和保管期限划分
1、会计档案归档 会计部门或会计人员将形成的会计文件材料经过整理立
构、大型企业等。
总之，不管采取何种分类排列方式，一经确定，就不要
随便更改。
五、会计档案案卷目排列后，就必须编
制《会计档案案卷目录》，它是管理会计档案和提供利用的
检索工具。
（一）填写 案卷目录
1、案卷号。每本目录内的案卷号从“1”开始填写。 2、类别：填写会计档案的种类：会计凭证、会计账簿、 会计报表或其它。
会计帐簿按年度立卷，在会计年度终结时进行。帐簿 一般都有固定格式和明确分类，立卷时要严格按照帐簿的 种类进行，一本帐簿为一卷。订帐簿应保持原来面目，活 页帐簿应撤出空白帐页，编写页号装订成册。每本帐簿均 要加贴封面。
三、会计档案的整理
注意事项： （1）检查账簿扉页有无填写齐全； （2）固定账簿不拆空白页，在案卷备考
会计档案与声像档案管理
主讲人：佟 峰
会计档案管理
一、会计档案的概念
二、会计档案的归档和保管期限划分 三、会计档案的整理 四、会计档案的分类排列 五、会计档案案卷目录的编制 六、会计档案的装盒、排架 七、会计档案的移交 、鉴定与销毁
一、会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财 务报告等会计核算材料，是记录和反映本单 位经济业务的重要史料和证据。财务部门经 办的有关财会工作的方针、政策、制度、预 算、计划、工作总结、报告以及来往文书都 不属于会计文件材料的归档范围，应按照文 书档案管理办法执行。
CH10会计档案PPT教学课件
2020/12/10
5
PPT教学课件
谢谢观看
Thank You For Watching
2020/12/10
6
2020/12/10
Hale Waihona Puke 3二、会计档案的保管期限
永久保管 年报
保管清册
期限
销毁清册
涉外会计事项的档案
定期保管：3、5、10、15、25年
（具体见表）
2020/12/10
4
三、会计档案的查阅和复印
单位的会计档案可以为本单位提供查阅 使用，不得借出。如有特殊需要，经本单位 负责人批准，可提供查阅和复印，并办理登 记手续。
CH10 会计档案
§1 会计档案概述 §2 会计档案保管
2020/12/10
1
§1 会计档案概述
一、会计档案的内容和作用 （一）内容 1、会计凭证 2、会计账簿 3、财务会计报告 4、其他，如：银行存款对账单等 （二）作用 反映作用、史料作用、查证作用、监督作用
2020/12/10
2
§2 会计档案保管
一、会计档案的归档
1、当年形成的会计档案，年度终了后暂由会计科保管1年，期 满后移交档案室保管。
2、未设立档案机构的单位，应在会计机构内部指定专人保管， 但出纳不得保管会计档案。
3、采用会计电算化的，应当保存打印的纸质会计档案。 4、单位变更后（单位终止、单位分立、单位合并）的会计档
案应视不同情况进行归档管理。
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施工项目上常用的会计档案
• 收据 • 借（领）据 • 支付申请单 • 协作队伍支付会签单 • 原始凭证处理单 • 记账凭证封面 • 装订凭证 • 电子资料 • 其他资料
一、收据
2012 年 08月 098#
现金收讫 银行收讫
四川路桥建设股 份有限公司公路 隧道分公司XX 项目财务用章
收据的注意事项
会计档案
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务 会计报告等会计核算专业资料。它是记录和反 映经济业务的重要史料和证据。会计档案是国 家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档 案，它是对一个单位经济活动的记录和反映。 通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙 去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律， 在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为； 会计档案还可以为国家、单位提供详尽的经济 资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经 营决策提供参考。
• 常用模板.xls
五、原始凭证处理单
• 项目上原始凭证处理单一般包括普通报销单、 行政车辆费用报销单、机材上提供的设备外 修单、机械使用费结算单、材料入库验收单、 材料调拨单、材料消耗表、合同科提供的协 作队伍结算单及预结算单等,材料和合同部门 提供的单据，财务部门对其数据及其合理、 合法性进行审核；
项 目 常 用 合 同
2、总账账簿、明细账账簿； 年度终了后15日内打印出来，并装订成册；
3、财务报告 财务报告包括：会计报表、附注、财务状况说明书。在每 次报表结束后，打印并装订成册，签字并盖章，永久保存；
4、合同 包括材料合同、劳务合同、设备租赁合同、聘用合同等， 财务处必须有相应的原件，并定期整理装订成册；有委托 情况的绝对不能再委托，委托人与被委托人必须当面签字， 并附盖公章的双方身份证复印件。
• ①中文大写金额数字应用正楷填写，如壹、 贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、 仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等 字样，金额应和小写金额相等，不得涂改；
• ②正文要注明具体事项 • ③落款一般要求写上收钱物的个人姓名或单
位名称，署上收到的具体日期，并加盖财务 章或公章； • ④收据必须连号，且每份收据需复写,存根联 装订成册。 • ⑤要求支付款项时，协作队伍及材料供应商 开具收据。
二、借（领）据
现金付讫 银行付讫
2012 年 08月 098#
借（领）据的注意事项
• ①数字的填写方式与收据基本一样； • ②借款、领款事由必须写清楚，在上账的时候现金流量才
能准确填写； • ③借（领）据一般针对内部职工使用，签字必须完善； • ④附件必须齐全，如银行付款，应把银行回单粘贴在借
（领）据后面，支票则需附存根和进账单回单； • ⑤作为领据的时候，必须附相应资料，如领人工费，需附
行政车辆费用报销单
2012 年 08月 098#
领款金额： 冲账金额： 报 账 人：
现金付讫 银行付讫
注意事项
• 1、每月规定报账时间和时限； • 2、核定油耗，并对油耗进行对比； • 3、日常维修保养需报综合办审批，大修需
报公司审批，报销时附报告及回复文件； • 4、附修理费清单；
六、记账凭证
注意事项
• 1、审核凭证时应打印出来，审核一张就盖 上审核人的章；
• 2、如果在帐套中，个人用户名设置了密码 的，审核后，也可将审核人直接打印在对 应的地方，不盖个人章；
七、装订凭证
注意事项
• 1、附件较多，可单独装订成册，注明记账凭证 编号。在记账凭证上注明“附件另存”及附件 编号，应与凭证放在一起；
• 原始凭证按记账凭证的面积尺寸，先自下向 上，再自右向左推进，分类错层粘贴，布局 合理；
• 盖附件章、号码戳；
普通费用报销单
2012 年 08月 098#
附件
2012 年 08月 098#
附件
2012 年 08月 098#
附件
2012 年 08月 098# 领款了体现“三重一大”、权利分散管理， 大额支付必须经项目中层会签。
• 3、应要求对方开具收据。
四、协作队伍支付会签单
• 在协作队伍借劳务款的时候，因项目自身 特点，合同和材料部门的数据可能不能及 时在财务上反映，造成了财务上不能真实 的反映债权债务，因此用下面这张表来弥 补这一不足。但此表要求合同和材料等部 门建立台帐并及时准确地登记台帐。
派工单及结算单，领工地赔偿费用，需附赔偿协议、相应 说明及领款人身份证复印件，并盖宣章或手印。
三、支付申请单
银行付讫
2012 年 08月102#
• 1、支付申请一般用于大额支付款项（10万 以上），申请单上需注明我方账户、对方 账户、款项性质、金额、付款方式，并将 银行回单及支票存根贴在申请单后面。
• 2、会计凭证封面及凭证盒正面、盒脊相应项目 要填写正确；凭证盒的全宗号是指分公司以上 以年为单位的编号（项目上指竣工后最后一本 的号数），目录号是指本月凭证册数编号，案 卷号是指填写盒号，即会计档案盒的流水编号。
• 3、在装订时，每本凭证的科目汇总一定要打印 出来；
• 4、在装订前，每份凭证应粘贴整齐，修剪整齐， 按K3上顺序排列；
附件
2012 年 08月 098#
附件
现金付讫 银行付讫
2012 年 08月 098#
2012 年 08月 098#
附件
附件
2012 年 08月 098#
附件
ZZ
YY
XX
注意事项
• 1、签字要完善，严格执行双签字制度； • 2、单笔报销金额不宜过大； • 3、报销烟酒、办公用品等需附购买计划、
领用表，报销需要公司审批的办公用品需 附报告及公司回复文件； • 4、严格执行国家及公司相关规定，严禁购 买高档烟酒等专控物品； • 5、领现金需盖付现章，冲帐需开收据或冲 帐单；
• 5、不宜装订过厚，2CM为宜。
八、电子资料
• 电子资料指我们进行财务管理过程中使用的软件 程序、文件和会计数据；
• 1、保管好K3帐套和资金管理系统的用户名密码； • 2、正确使用电脑和程序，避免程序感染病毒，导
致财务数据的丢失； • 3、网银U盾及密码；
九、其他资料
1、现金日记账、银行存款日记账 及时登帐，发生一笔登一笔，并注意登记的格式