公文处理暂行办法

雨润建设集团新业务板块

公文处理暂行办法

一、总则

为使雨润建设集团新业务板块（以下简称“本集团”）公文处理工作规范化、制度化，提高本集团公文处理工作的效率和公文质量，有效规避企业管理风险，特制订本办法。

二、适用范围

本规定适用于子集团机关及下属各单位、项目部。本规定中所指公文指以子集团和子集团部门名义发文、来自子集团以外单位的公文（统称外来信函）。

三、主要工作流程

四、收文管理

1、外来文件

除标有收件人姓名的一般性业务函件、传真外，本集团及各部门收到的文件一律要交由办公室文秘/资料员进行收文登记，加盖收文

章。

2、收文分送

登记后的文件要经办公室负责人进行批阅并提出拟办意见后，办公室文秘或资料员根据拟办意见送相关领导批示，或直接分送相关部门签收阅办和执行以及签署事务办毕意见，原件存办公室。

3、电子文档

本集团收到的电子文档，等同于纸质文件，各部门须发至办公室专用邮箱，经主管领导批复后再行转发。办公室发至集团各部门和各下属单位的电子文档，由相关主管部门和各单位文秘或资料员进行转发。需要或是重要的电子文档应打印保存并送主管领导批示。控股集团及其本集团相关部门的电子文档，各部门应转发至办公室信箱，由办公室进行收文处理和信息综合。

4、文件传阅

4.1需传阅的文件（含部门会签文件）一律经各部门文秘或资料员之间进行传递，各部门文秘或资料员要做好相应的登记工作，以避免文件丢失。

4.2进入传阅程序的文件，在各部门停留时间原则上不应超过4小时；

4.3需办理和转发的文件，主办部门办文时间不应超过2个工作日。确需延长时间的，应留存复印件，原件交办公室存档。

4.4紧急或机密级以上文件的传阅，原则上要实行旁站式立即阅办、催办并反馈。

4.5未经本集团总裁许可，任何人不得摘录、复印、翻拍密级文件，或将密级文件带离受控的办公区域。

4.6办公室有责任对本集团领导在公文上批示内容的落实情况进行监督、检查，各部门文秘或资料员应做好文件的催办工作。

4.7为提高办文质量，文件拟办传阅分工如下：

4.7.1业务类文件，由主管部门拟办传阅。

4.7.2管理类文件，由企管部拟办传阅。

4.7.3其余文件，由办公室统一拟办传阅。

4.8所有经总裁签署批准后的文件或信函统一由办公室存档。

五、发文管理

1、发文种类及适用范围

1.1本集团发文：用于发布本集团重要的决定、通知、规章、制度，转发上级文件，向上级机关请示有关问题，办理申请，批转、批复分管机构的请示、报告，通知重要会议，传达本集团领导重要批示等。

1.2部门发文：各部门用于通知、发布、批复部门职责范围内的业务事项，转发上级对口业务主管部门的文件，催要有关情况、材料、报表、联系工作等。

1.3会议纪要：用于记载、传达本集团主要领导主持的会议情况和议定事项。

1.4签报：各部门用于向领导请示、报告工作，通报本集团重要

情况，工作动态等。

1.5其他公文：便函、介绍信等。

2、公文文体

2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。

2.2通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，员工的任免和聘用等。

2.3通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

2.4报告：适用于向上级单位或本集团内部汇报工作，反映情况，提出建议或答复上级单位的询问。

2.5白头报告：适用于不便或不必正式行文，而又需上级部门或领导同志批示、批复或阅知的事项。

2.6请示：适用于向上级单位请求指示、批准的事项。

2.7批复：适用于答复下级单位请示事项。

2.8意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

2.9函：于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准等。

3、发文程序

3.1拟文

3.1.1拟文应使用本集团《文件审批/会签单》；文件标题应简要概括文件的主要内容，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不

用标点符号。公文中使用简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

3.1.2主送单位为公文的主要受理单位；抄送是指主送以外需要执行或知晓公文内容的其他单位。主送及抄送单位均应使用全称或规范化简称或统称。

3.1.3本集团行文主送、抄送范围为：控股集团，各下属单位/各有关单位，各分支机构或驻外机构，本集团各部门，各项目经理部。根据文件情况可缩减或扩大主、抄送范围。

主送、抄送一般不标领导个人名称。

3.1.4根据职责和授权范围，本集团各下属分公司或驻外机构以及项目经理部行文时，可主送本集团相应的业务对口办理部门，业务对口办理部门应根据自己的职权进行批复或回复，但各部门发文均需抄送办公室。

3.1.5本集团部门之间一般不正式行文或签报，必须行文的可采用便函形式。

3.1.6“请示”应一文一事，“报告”中不得夹带请示事项，不得以单位名义直接向本集团领导个人报送公文。

3.2会签

3.2.1拟文中，如涉及其他部门职责范围的事项，主办部门应主动会签相关部门。为节约办文时间，会签形式一般采用电子邮件传递方式；重要的公司规章、制度和其他重大事项，必要的，应由主办单位召集有关部门对文件进行综合评审。

3.2.2部门收到会签文件后要认真审阅，尽快提出修改或补充意见，一般不超过4小时，如会签时间超过时限要求，经催办仍不能反

馈意见，主办部门做好催办记录可视其默认。会签的文件如有分歧意见，主办部门负责人应出面协商，协商不能取得一致时，应经主办部门报请本集团主管领导直至总裁裁定。

3.3审/核稿

3.3.1以本集团名义的发文、便函、会议纪要等，由主办部门主管领导签署审批意见。、

3.3.2以部门名义的发文由主办部门业务负责人或板块负责人签署审批意见，送办公室进行审/核稿后，呈公司主管领导签发。

3.4签发及印制

3.4.1本集团文件、主要领导会议纪要、本集团便函由总裁或其授权的分管领导签发。

3.4.2部门文件、部门便函、签报及部门职责范围内的业务由本集团主管该部门业务的领导签发。

3.4.3签发后的本集团发文，应退回办公室进行统一编号、印制，部门发文由主办部门自行编号。

3.5印制

3.5.1公文字号包括单位代码、年份、序号、部门发文字号（序列详见附表）。

3.5.2涉及国家、企业秘密的公文应由主办部门标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应标明份数序号。紧急公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

3.5.3公文如有附件，应当注明附件的顺序和名称；如需附注（需要说明的其他事项），应加括号标注。

3.5.4文件成文日期以领导签发日期为准。