浅谈如何做好会议组织工作

浅谈如何做好会议组织工作

作者：刘伟

来源：《现代交际》2017年第03期

摘要：会议作为人们沟通和传达信息的重要途径，在企业的发展中至关重要，而作为负责会务组织工作的专员，不断创新和完善自己的会议组织方法也是其在工作中面临的挑战。会议组织主要包括会前准备、会中服务及会后处理。本文从会务组织工作的这三个阶段入手，分析得出了会务准备的工作方法，以便会议组织者更好、更高效地组织会议工作。

关键词：会议组织会中控制会后处理

中图分类号：C93146文献标识码：A文章编号：1009-5349（2017）03-0198-02

会议，这里把会议定义为企业人员在特定场所进行的有特定主体的工作沟通或工作指示传达过程。从这个定义我们不难看出，会议工作是有秩序、有特定主题和目的以及特定程序的，这就需要会议组织者根据不同的会议主题及会议目的组织会议工作。会议组织过程主要包括三个方面，分别是会前准备、会中服务及会后处理。要想高效率地完成会议组织工作，会议组织者就要从这三个方面入手。

一、会前准备

（一）明确会议主题

每次会议都有特定的主题，都是为了解决特定的问题或者传达相关指示。所以在组织会议前，会议组织者要明确会议主题。不同的会议参与者就会有不同的会议主题，所以在组织会议前，要先通过询问领导等方式确定会议主题。确定好会议主题后，会议组织者要将整理好的会议报备给相关领导，在领导的指示下进行修改完善，会议组织者要在领导审批同意的会议主题下开展会议组织工作。

（二）制定会议组织方案

根据改进确定后的会议主题，会议组织者要完备会议计划，制定会议实施方案，包括会议时间、会议地点、会议流程及会议相关资料工具的准备、印发等。在制定会议组织方案时，会议组织者要充分考虑会议过程中可能会遇到的各种问题，并制定相关应对方案，只有这样，才能保证会议工作的顺利进行。会议方案的制订要尽可能详细具体，且要简单明了，只有这样，才能有效保障会议的顺利举行。会议方案制定好后，要报相关部门领导，在领导的指示下修改会议组织方案，领导确认无误后，会议组织方案方能实施。

（三）印发会议通知

根据最终确定的会议组织实施方案，会议组织者要印发会议通知。会议通知应当包括以下要素，会议时间、会议地点、会议主题及会议流程。在印发会议通知时，会议组织者要明确会议所要通知的参与人员并保证会议通知能够及时有效地到达与会人员的手中。此外，为以防万一，会议通知要尽可能多印，且要根据不同情况通知到各个与会人员。

（四）进行会前检查

在会议进行前的一到两天要对会议筹备工作进行检查，会议组织的相关负责人要对自己所负责的相关工作进行汇报，及时汇报准备完成进度并汇报准备过程中遇到的相关问题。会议组织者要对准备工作进行检查，对准备过程中遇到的问题要集思广益，及时解决，完善。要重点检查会场的布置情况，确认主持人的主持词是否送审，以及会议相关文件相关资料是否印制，准备是否齐全等。此外，在会前检查工作中，会议组织者要及时联系与会人员，确定与会人员能否到达，以便对其进行食宿等安排。对于外地的与会人员，会务组织者要事先做好接站工作，确保与会人员及时顺利地到达相关场所。

二、会中控制

（一）组织会议相关人员到场

根据会议通知所确定的会议时间，会议组织者要提前到达会议场所，做好会议举行前最后的准备工作。在会议开始前，会议组织者要做好与会者的签到报到工作，要设立专门签到点，规模较大的会议要设立多个签到点，以防签到耽误时间，从而影响会议的正常进行。在设置签到点时，尽可能设置在显眼的地方，多个签到点的情况下，要根据签到人员的特性进行分类，例如可以根据地点或者职位的不同设置不同的签到点，以防重复签到，增加不必要的工作。

（二）做好会议过程中的相关服务工作

会议进行过程中，会议组织者要做好各项服务工作。首先，会议组织者要做好会议记录，以便于会议结束后领导翻阅会议相关内容，也便于会议资料的整理与归档。其次，在会议过程中，会议组织者要做好资料发放与传递工作，以保证会议精神更好地传达，使与会者更容易理解会议主题。其次，对于会议进行过程中遇到的各个突发事件，会议组织者要冷静应对，及时解决。例如大型会议时，可能还要分很多次小会议，当突然变更小会议时间或者地点时，会议组织者要及时通知到每个与会人员。最后，会议组织者要及时协调处理会议进行过程中出现的各种临时情况，必要的话，可以每天召开协调会，协调解决与会人员意见不一致的地方，以保证会议顺利进行。

（三）组织各项活动的顺利进行

会议进行期间，会议组织者要合理安排与会人员的各项活动，保证会议工作的顺利进行。首先，在会议主题的控制上，会议组织者要尽量避免会议偏离主题，以浪费时间，增加不必要的工作量。其次，在会议时间上，会议组织者要尽量提高会议的办事效率，控制时间，使会议效果达到最好。最后，会议组织者要尽可能安排丰富的会议活动，增加趣味性，提高与会人员的积极性，以使与会人员更好地参与到会议中去。

（四）保障会议过程中的安全

在会议进行期间，会议组织者要做好会议的安全保障工作。特别是对于大型会议来说，参与人多且杂，涉及面广，会议组织者不仅要保障与会人员在会议中的安全，还要保证与会人员在会议进行期间的所有安全，包括日常生活起居的安全，以确保不发生任何安全问题。会议组织者要认真督促检查值班人员的值班情况，以更好地应对意外事件的发生。

三、会后处理

（一）做好会议总结

会议结束后，会议组织者要对会议进行总结，这主要包括两个方面。一方面，会议组织者要认真细致地整理会议相关资料，以向上级汇报情况。对于会议传达的指令，会议组织者要及时督促有关部门执行并及时向上级反馈执行情况。另一方面，认真总结会议进行中的相关资料及方法，有利于会议相关资料的整理归档，可以为再组织类似甚至一样的会议时提供经验，减少第二次组织会议时的工作量及不必要的麻烦。

（二）整理会议资料

会议组织者对会议相关的资料文件等进行搜集，搜集完成后要分类归档，且要区分原件与复印件、重要与不重要、归档与备用等。对于较为重要须保密的文件资料，会议组织者要做好保密工作，必要时，要配备专门的密保箱。

一次会议的顺利完成是会议组织者们共同作用的结果，因此会议组织者们要及时沟通，共同协作，要认真细致，及时发现各种问题，通过沟通协作及时解决问题。会前准备工作为会议举行奠定了基础，会中服务工作为会议顺利结束保驾护航，而会后处理工作则总结了会议成果，从这三个方面创新和学习会务准备的工作方法，有利于会议组织者更好、更高效地组织会议工作，更好地履行自己的后勤保障责任，从而促进企业的不断发展。

参考文献：

[1]郝红忠.会议组织工作要点之浅见[J]. 中国科技博览，2014（26）：127.

[2]徐婷.如何高质量完成会议组织工作[J].对策建议，2015（3）：115-118.