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2 文件材料的归档 n 2.2 归档文件材料来源
n 2.2.1 公司内部形成的文件材料。 n 2.2.2 公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的
文件材料。 n 2.2.3 公司引进项目、外购设备等带来的文件材料。 n 2.2.4 公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件
材料。
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2 文件材料的归档 n 2.2 归档文件材料来源
n 2.2.5 公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交 的文件材料
n 2.2.6 公司执行、办理、接收的外来文件材料及各种载体材 料。
n 2.2.7公司在营销工作中产生的各种与客户有关的材料等。
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2 文件材料的归档 n 2.3 归档文件材料载体
n 归档的文件材料载体主要包括 纸质、 光盘、 磁带、
照片及底片、 胶片、
实物等各种载体形式。
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2 文件材料的归档
n 2.4 归档时间 n 2.4.1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归
n 1.2本制度适用于公司系统各单位，公司下属单位可结合实际，制 定本单位的档案管理制度。
n 1.3公司档案工作实行统一管理、分级负责的原则。公司档案室负 责集中管理全公司各种类和载体的档案，各部门负责本部门资料 的归档和管理工作，人事部负责人事档案的管理工作。
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2 文件材料的归档 n 2.1 归档范围
n 2.1.2会议材料：由公司及各部门负责组织召开的各种重要的综 合、专业、专题会议材料。包括： 会议指南、 会议讲话、 报告、 会议交流或讨论材料、 会议记录、 录音、 录像和照片等， 以及外出参加会议带回的与本单位有关的文件材料
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2 文件材料的归档
n 2.1 归档范围 n 2.1.8基建项目材料包括公司基本建设项目前期材料、设计、施
工、监理、竣工和验收文件图纸等材料，以及使用、维修、 改建、扩建等材料。
n 2.1.9 会计档案包括公司总部财务报表、账簿、凭证、财务移 交清单等。
档。 n 2.4.2科研课题、基建项目、信息化项目文件材料在其项目鉴定
、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、 单项归档。 n 2.4.3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收 后即时登记，安装调试后归档。 n 2.4.4 公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结 束后及时归档。
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2 文件材料的归档
n 2.5 归档要求
n 2.5.7 公司与其他单位合作完成的项目，公司作为主办单位的 保存全套文件材料，公司作为协办单位的保存与承担任务相 关的正本文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。
n 2.5.8 各部门文书人员应检查本部门归档文件材料的齐பைடு நூலகம்、完 整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负 责人签字核准后向档案室移交。重要项目的文件材料移交时 应编写归档说明。档案室接收时应全面检查归档文件材料的 质量。
n 2.1.10 上级视察、对外交流、工作组调研、党政工团等各项业 务管理与活动中产生的文件(交流)材料、报告、录音录像及照 片等。
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2 文件材料的归档
n 2.1 归档范围
n 2.1.11 (荣誉类）上级或其它单位颁发、赠与的奖状、奖杯、 奖牌、证书、锦旗，以及上级领导或名人的题词、书画、 签名留念册等。
n 2.4.8 磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在 工作结束后及时归档。
n 2.4.9电子文件逻辑归档实时进行，物理归档与纸质文件归档时 间一致。
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2 文件材料的归档 n 2.4 归档时间
n 2.4.10 下列文件材料应随时归档 n 2.4.10.1 变更、修改、补充的文件材料。 n 2.4.10.2 公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个
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2020/11/20
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1 总则 2 文件材料的归档
2.1 归档范围 2.2 归档文件材料来源 2.3 归档文件材料载体 2.4 归档时间 2.5 归档要求
3 归档文件的分类和定义
4 归档文件整理 5 档案的保管及利用 6 档案的鉴定和销毁 7 监督指导 8 附则
材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
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3 归档文件的分类和定义
n 3.4工程建设项目档案 n 工程建设项目档案是指从建设准备阶段到项目竣工验收以及
运行维护技术改造过程中形成的、具有保存价值的历史记录 。 3.5审计档案 审计档案是指在各类审计活动中直接形成的，具有保存价值的 以纸质、磁质、光盘和其它形式存在的历史记录。
n 2.5.2 归档的文件材料应为原件，因故无原件的可归具有凭
证作用的文件材料，文件材料归档后不得更改。 n 2.5.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少
数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译 文的要译出标题后归档。
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2 文件材料的归档
1 总则
n 1.4公司档案工作应纳入公司管理程序及各部门有关人员岗位责任 制。各部门及有关人员按照其岗位职责，负责本岗位在工作中产 生的各类载体材料的归档工作。
n 1.5部门文书负责对本部门形成的各载体材料进行收集、整理，填 写档案移交清单后按要求向公司档案室移交。
n 1.6公司全体干部员工都有保护档案的义务和维护档案完整安全的 职责，任何人不得拒绝归档，对私自损毁档案和不按要求归档的, 应当追究有关部门和责任人的责任。
3.6照片档案 照片档案是指企业在社会活动中直接形成的以静态图像为主的
有保存价值的历史记录。
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3 归档文件的分类和定义
n 3.7合同档案
n 合同档案是指企业在各类活动中与自然人、法人或其它组织 就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同、协议 、意向书及其过程纪录。
n 2.5 归档要求 n 2.5.4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸
质文件归档。 n 2.5.5 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。 n 2.5.6 归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和
有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的 文件材料应保持其一致性。
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2 文件材料的归档
n 2.4 归档时间
n 2.4.5 会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档， 保管一年后向档案室移交。
n 2.4.6审计(纪检)档案由审计和纪检部门负责收集整理，在工作 结束后的次年6月前向档案室移交归档。
n 2.4.7合同(招投标)文件在合同办理完毕后三个月内向档案室移 交归档。
n 公司各种类档案根据公司分类表进行分类,按照公司档案基础 业务作业指导书进行整理。
4.1 文书档案的整理 文书档案由公司总文书和部门文书在每年的第一季度将次年的
文件材料向档案室移交。档案室汇总后按照公司文书档案分类 规定进行分类，再按照《归档文件整理规则》DAT/22-2000的 相关规定，以件为单位进行规范整理。
3 归档文件的分类和定义
n 3.10传媒电子档案 n 传媒电子档案是指企业或者个人在社会活动中形成的、依靠
传播媒体展现的、具有保存价值的，以特殊载体或电子形式 存在的历史记录。 3.11信息化项目档案 信息化项目档案是指电力企业信息化项目建设过程中形成的具 有保存价值的资料和文件。
3.12营销客户档案 营销客户档案是指在电力营销过程中形成的具有保存价值的历
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3 归档文件的分类和定义
n 3.1文书档案 n 文书档案是指企业在各项生产、经营、管理活动中直接形成
的有保存价值的各种形式的历史记录。 3.2生产运行档案 生产运行档案是指企业在电力生产、调度运行中形成的有保存
价值的历史记录。 3.3会计档案 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报告等会计核算专业
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1 总则
n 1.1为规范南方电网公司（以下简称公司）档案管理，充分发挥档 案作用，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档 案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规 定》和国家档案局颁发的有关规定，结合公司实际情况，特制定 本制度。
n 2.1.5 合同协议文本包括合同协议（正本）、合同审批（会签 ）表、授权委托书、招投标文件、履行情况记载、纠纷或争 议的处理情况记载及有关材料。
n 2.1.6 调度运行材料包括调度运行报告、图表等文件材料。
n 2.1.7 科研课题材料包括调研、申报立项研究、试验总结、鉴 定报奖、推广应用等材料。
3.8科研档案
科研档案是指在科学技术研究与管理、知识产权管理活动中直 接形成的，具有保存价值的文字、图表及声像等各种形式的历 史记录。
3.9荣誉、实物档案
荣誉、实物档案是指企业在工作活动中形成的具有保存价值的 荣誉、纪念品、印信类等实物形式存在的档案。
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4 归档文件整理
n 4.2 生产运行、工程建设、科研、信息化项目档案的整理
史记录。
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3 归档文件的分类和定义 n 3.13招投标档案 n 招投标档案是指在企业招投标活动中直接形成的具有保存价 值的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的 历史记录。
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4 归档文件整理
n 2.5.9 交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交 清册各留一份以备查考。
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3 归档文件的分类和定义
公司档案分为：
n A文书档案、 n B生产运行档案、 n C会计档案、 n D工程建设项目档案、 n F审计档案、 n G照片档案、
H合同档案 K科研档案、 R荣誉、实物档案、 S传媒电子档案、 X信息化项目档案、Y 营销客户档案、 Z招投标档案。
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2 文件材料的归档 n 2.1 归档范围
n 凡公司在各项工作活动（包括筹备、成立、经营、管理 及产权变动等）中形成的具有保存价值的文字、图表、 声像等各种载体材料应列入归档范围，包括但不限于以 下内容：
2.1.1 发文、收文(上下级单位和外单位的来文)。
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2 文件材料的归档
2.1.3 各类统计报表、 统计资料， 生产经营简报、 月 (周)报。
n 2.1 归档范围
2.1.4 公司规划、 经营分析、 财务分析等专题材料。
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2 文件材料的归档 n 2.1 归档范围
人手中的文件材料。 n 2.4.10.3 公司产权变动过程中形成的文件材料。 n 2.4.10.4 其他临时活动中形成的文件材料。
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2 文件材料的归档
n 2.5 归档要求 n 2.5.1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其
有机联系，并符合有关标准、规范要求。
n 2.1.12 公司及各部门负责印制的对外宣传材料、印刷品、音 像制品等。
n 2.1.13依靠传播媒体展现的、有保存价值的，以特殊载体或 电子形式存在的有保存价值的网站文件、电子邮件、多媒 体文件、程序文件、结构性文件等。
n 2.1.14 电力营销过程中形成的具有保存价值的各种资料和记 录。
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