村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限

文书立卷操作程序

一、什么是文书立卷？它的意义及案卷质量要求。

文书立卷，就是按照一定的要求与方法，把办理完结的、具有保存价值的零散文件组合成案卷。

其意义在于保护文件安全，为开展档案工作奠定物质基础，为单位、为国家积累档案财富。

案卷质量要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

二、文件材料的收集

１、文件材料从以下八个方面收集

（１）收集“红头文件”。所谓的“红头文件”是指文件的首页上方的有关内容和格式套红印制的公文，如通知、通报、请示、报告、批复、决定、命令等。

（２）收集“白头文件”。如会议材料、经验介绍、领导讲话、专题报告等。

（３）收集本单位内部使用的文件材料。如各种会议记录、规章制度、工作计划、总结、名册、统计表、登记表等。

（４）收集证明性文件。如党、团组织关系介绍信及存根。

（５）收集契约性文件。如协议、合同、意向书等。

（６）收集报道性文件。如新闻媒介关于本单位重要活动的新闻稿、照片、录音录像带，本单位领导答记者问等。

（７）收集记载性文件。如年鉴、大事记、组织沿革、工作日记、调度日志等。

（８）收集公布性文件。如通告、公告等。

２、文件材料的收集应该注意问题

（1）要完整、准确地收集文件。

（2）收集文件必须“以我为主”，把本单位自身形成的文件材料作为收集的重点。

３、开展文件材料收集的途径、范围

（1）建立归档制度，定期收集文件材料

（2）做好平时文件材料收集

（3）从领导、分管领导、经办人手中收集材料

4、区分归档和不归档文件材料

(1)了解掌握本单位制定的《文件材料归档和不档归档范围》

(2)逐份区分要归档和不要归档的文件材料

三、文件材料的分类、组卷

１、确定分类方法，制定分类方案

（1）根据本单位本部门的工作职能、业务范围来制定分类方案，《村级文书档案分类方案、归档范围及保管期限表》附后。

目前村级分为：党群工作类

农村工作类

行政综合类

治保民政类

(2)将立卷年度的归档文件材料逐份与分类方案的类目对号入座

２、确定文件材料的保管期限

根据规定，文书档案的保管期限分永久、长期和短期三种。永久50年以上，长期为16－50年，短期为15年以下。

凡是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

凡是反映机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

３、卷内文件的排列

（1）文件的一般排法原则：正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；原件在前，复印件在后；来文在前，复文在后；转发件在前，被转发件在后，正文在前，附件在后。

（2）卷内文件排法：同一具体问题的，同一任务，同一活动，同一事件，它们的问题特征一致，要按文件形成的时间顺序排列；同一性质问题相近的文件，把问题相同的文件排列在一起。如卷内文件有

农业、林业、水利方面的文件，按照习惯先排农业方面的文件，再排林业方面的文件，最后排水利方面的文件材料。

４、卷内文件的编号（编页码）

卷内文件的排列确定之后，要用阿拉伯数字在文件的右上角编写页号，凡有正式文字的页面，无论正面背面都要编号。

５、填写卷内文件目录

(1)顺序号。即卷内文件的次序号，以文件为单位，一份文件编一个号，用阿拉伯数字填写。

(2)文号。即文件的制作机关的发文字号。

填写时，要把文件的字号填全来。如“建政办［2005］123号”，不能填写成“建政办123号”、“［2005］123号”或“123号”。没有发文字号的文件材料则不必填写。

(3)责任者。即文件的制作机关、部门或个人。

责任者一般要写全称，全称过长的可写规范性的简称。如“中国共产党建宁县委员会办公室”可简化填写为“中共建宁县委办”，但不得填写为“本乡、本办、本局、本委、本院、本所、本站、本村”等。

责任者过多，以填写主办单位为主，其余的单位可省略，在后面加上“等”字。

（4）题名。即文件的标题。

①题名很明确的，照原文填写。

②有题名但无实质内容的应重新拟写题名，如“报告、申请、通知”等，应先填写“报告、申请、通知”，在报告的后面加上中括号，在中括号里点明是什么报告。

③没有题名的文件材料应重新拟写题名并加上中括号。

(5)日期。日期指文件的形成的时间。

手工填写卷内目录时一般可省略“年”、“月”、“日”字，如“二○○五年五月八日”可填写为“5.8”，跨年度的文件要填全，如“二○○六年一月八日”应填写成“2006.1.8”。用档案管理软件时录入时应为“20050508”、“20060108”八位数字，不足的应补“0”，如“二00五年十二月”应录入为“20051200”

文件没有日期的，要考证清楚后填写。

(6)页号。页号指卷内文件所在之页的编号。填写每份文件首页的文件编号，但最后一份文件必须填写起止页号，使卷内文件总页数一目了然。

(7)备注。其它需要说明的问题。

６、装订案卷的基本要求

(1)除去文件材料上的订书钉、大头针、回形针等金属物。

(2)对破损、不合规格的文件材料要进行修补和托裱；对字迹不清的文件要修复。

(3)文件大小不一、长短不齐的应折叠整齐美观。

(4)取折叠好的档案卷皮与卷内文件目录、文件材料的左边和底边平，将档案卷皮的封面、封底向外翻开，用铁夹子把档案卷皮的上部底部和卷内文件材料夹紧。

(5)将档案正面朝上放在桌面上，下面垫装订板或旧书报，手电钻或钻子在装订部位钻三个等距离的小孔。

(6)用档案装订线装订案卷，一般采用三孔一线法。

(7)装订好的案卷要做到不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件材料、不妨碍阅读。

７、拟写案卷题名

案卷题名就是案卷标题，是对卷内文件材料的总概括，揭示卷内文件材料的内容和成分，为查找文件材料提供线索，也为编制案卷目录检索工具提供依据.

(1)拟写案卷题名的基本要求：一是要研究案卷的主要内容和成分；二是要有一定概括能力，把案卷的内容用简洁的文字表达出来，案卷题名主要由制发文件的机关、内容、文种三部分组成，字数一般控制在30－40个字以内，以不超过50个为宜；三是用毛笔或书画硬笔书写。

（2)拟写案卷题名的基本格式

对于大多数案卷来说，以问题特征为主，其格式为：责任者＋问题＋文种。如：

建宁县政府关于农业生产、林业生产和水利建设工作的通知、意见