市政府办公室会议服务工作细则

市政府办公室会议服务工作细则

一、根本要求

根据中央八项规定等相关要求，坚持精简务实高效原则，严格控制会议次数和规模，严格控制召开各类纪念会、庆功会、表彰会，严格控制会议活动经费，提高会议实效。

二、会前准备

（一）确定召开会议。根据上级要求、部门提请或工作需要，经请示市领导同意召开。，确定会议主题、会议时间、会议范围、会议场所，明确是否使用多媒体设备、进行媒体报道、安排用餐等。

（二）制定会议方案。会议方案包括会议主题、会议时间、会议地点、参加人员、会议主持、会议议程及是否使用多媒体设备、进行媒体报道、安排用餐等要求，经办公室副主任或主任审核后，报市领导审批同意。

（三）准备会议材料。会议材料一般包括领导讲话稿、主持词、会议方案、会议需研究的议题材料等。在市领导确定议题后，应尽快通知有关单位准备会议材料，并催办落实。会议材料应于会前呈市领导审定，并根据需要提前将议题发送有关单位研究，会前根据参会人数复印并带至会场发放。

（四）下发会议通知。会议方案由秘书室通过OA系统发送各参会单位和会务工作单位，小型紧急会议可通过短信、电话、传真等形式下发会议通知。要确保会议通知到位，并要求参会人员至少提前十分钟入场，必要时应提前告知有

关单位，以便做好充分准备。应参会人员因故请假的，应提前递交请假报告（含姓名、职务、请假理由、代替参会人选），报市领导同意后方可指派代替参会人选参会。

（五）布置会议场所。根据会议方案，工作人员协助会务工作部门做好会场布置工作。会场布置应包括会标(横幅)设置、主席台设置、座签摆放、材料发放、茶水供应、音响和多媒体设备调试等。会场布置和服务有特殊要求的按特殊要求准备。

（六）做好会议签到。根据会议方案有关要求做好会议签到工作，提前15分钟检查督促人员到会，并向市领导和主持人报告人员到会情况。

三、召开会议

会议主持人依照会议方案主持召开会议，会议工作人员负责全程做好会议录音、内容记录、秩序维护、后勤服务等工作。

四、会后工作

（一）清理会场。会议结束后由会务工作人员及时对会场遗漏的材料进行收集处理。

（二）起草纪要。根据有关要求需要出会议纪要的，由参会的市领导联系人负责起草，专业性较强的会议，可由相关单位代拟会议纪要并及时分送各有关单位会签。会议纪要由办公室副主任或主任审核后，呈市领导签发。

（三）资料存档。会议的文件资料（包括会议方案、会议记录、会议签到表、会议文件等）由会务工作人员负责收

集、整理并存档，属保密性质的文件材料需按要求及时送保密部门，会议纪要由行政保密室按程序归档。

（四）督查督办。由市领导联系人定期或不定期对会议议定事项进行督查督办，根据要求以书面或口头形式报告市领导。