时间管理的应用

时间管理的应用

单元大纲

一、掌握时间管理法则

二、分析时间的使用情况

三、寻找时间管理的突破口

正文

一、掌握时间管理法则

1.时间管理的80/20法则

1897年，意大利经济学家维尔弗雷多·帕累托研究意大利经济问题时发现，在意大利，80%的财富为20%的人所拥有，并且这种经济趋势存在普遍性。后来人们发现，在社会中有许多事情的发展，都有类似的规律，世界上有很多专家正在运用这一原理来研究、解释相关的课题。这已变成当今管理学界所熟知的“80/20原则”，即百分之八十的价值是来自百分之二十的因子，其余的百分之二十的价值则来自百分之八十的因子。

80/20法则在时间管理也开始运用，形成了“80/20原则”。通过分析，可以发现，在时间运用中，各种事务往往存在着“重要的少数与琐碎的多数”的数量分布，因此，80/20法则对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。

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2时间管理法则

管理法又称帕累托分析法或巴雷托分析法等，它是根据事物在技术或经济方面的主要特征，进行分类排队，分清重点和一般，从而有区别地确定管理方式的一种分析方法。1963年，现代管理学之父彼得·德鲁克将这一方法推广到全部社会现象，使管理法成为一种普遍应用的管理方法。

美国企业管理顾问艾伦·莱金将管理法用于时间管理上，形成了时间管理法则。时间管理法则的核心是抓住主要问题解决主要矛盾，保证重点工作，兼顾全面，有效利用时间，提高工作效率。

时间管理法则在应用中，首先是将各种事项按轻重缓急分为：A（重要）、B（次要）、C（一般）三类，依此进行有效的管理。

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时间管理法则基于目标，即在确定目标的基础上合理安排时间，以达到时间管理的目的。P—（目的），要求在安排各项事项的时间前，首先要明确目标，以此确立优先顺序；C—（删除），在安排各项事项时，围绕自己必须实现的目标，将与目标无关或与个人实现目标不必要和不合适的事项在时间安排中删除；P—（计划），围绕目标，做好每天、每周时间的使用计划；A—（安排），合理安排和利用个人时间。

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二、分析时间的使用情况

时间管理本意就要求对时间进行管理，通过合理安排时间，能使每分钟都得到最大的收益。因此，时间管理可以从分析自己的时间开始，在对已经做的事情进行分析比较，以实现对时间管理的目的。

下表为某单位办公室职员一周事项的归纳列表。

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1.事项分析

事项分析的目的是要了解这一时间段做的主要事情基本情况，进行归类。

27%，说明此类事项数量占比重比较大，接近三分之一的记录事项数；重要事项为13%，说明占的比重比较低；特别事项占10%。由此分析也可以发现，如果要对时间管理，重点要放在日常事项和紧急事项两个方面。特别要指出的，本周中的一项重要事项没有完成，要进一步去分析为什么会没有完成的原因。

2.时间分析

时间分析是对记录的各事项所花费的时间情况进行分析，它是在事项基础上对时间使用的进一步分析，仍以上例为依据进行分析。如果假设全部时间为7*16=112小时，扣除每天自然时间（吃饭等）7*2=14小时，每周计算的时间为98小时。

仍然是日常事项，占了全部记录时间的48.3%，其次是紧急事项，占全部记录时间27.5%，重要事项占14.3%，特别事项占9.9%，与事项分析大致相同。但也可能出现不一致的情况，就应进一步分析。

3.80/20法则分析

在时间分析中，还可以用80/20法则进行分析。理想情况下，各类事项安排的时间如下表所示。

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时间应用的分析，可以归纳在以下的几个方面内容：

分析一：事项清单分析

分析二：事项时间清单分析

分析三：事项分项分析

分析四：高效益活动分析

分析五：低效益活动分析

分析周期可以是每周时间分析；每月时间分析；每季时间分析；一年时间分析。

通过列单、分析，将已做的事项列出来，分析哪些事项时间利用是高的；哪天时间利用率是高的；哪周时间利用率是高的，自问是为什么？根据分析结果，养成一个很好的习惯，最后就会得到成就感。

三、寻找时间管理的突破口

时间管理学研究发现，人们的时间往往是被下述十大“时间窃贼”给偷走的：

找东西、懒惰、时断时续、一个人包打天下、突发事件、对某事情的后悔或空想、拖拖拉拉、对问题缺乏理解就匆忙行动、消极情绪、分不清轻重缓急。通过对自己工作和相关的情况分析后，选择时间管理的突破口，达到事半功倍的效果。

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