6第六章_销售与收款业务循环中的管理与控制
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顾客订单
订单录入
创建订单模块
主价格列表库
销售订单
订单文件库
图 2-1 订单录入
15
6.2.2 信用审查
对于长期固定客户而言，信用状况审查主要是 检查给予的信用额度是否超过管理当局的授权， 当前订货额是否超出已确认的信用额度；对于新 客户，要先确立销售对象的信用条件，再进行信 用状况审查。如图2-2所示，为确保整个业务流程 中权责分离，订单录入职能必须与信用审查职能 相分离。客户信用状况经过确认，该订单才能做 进一步处理。如果定购额超过了客户的信用限额， 该客户的这次订购通常会终止。终止的销售订单 会被列示出来，以供信用部门进一步评估。
18
未拣货订单列表
编制拣货单
检索未拣货订单
订单文件库
拣货处理模块
货物拣货单
பைடு நூலகம்
图2-3 产成品管理
存货数据库 装运
19
6.2.4 装运发货
将产成品管理部拣出的货物与随货物所附的拣 货单核对一致后，装运部得以确认应该向客户发 运的货物。随每件货物还要附一份包装清单，包 装清单中的信息来源于标准销售订单，见图2-4。 装运部还要编制有关装运文件，比如要为运输单 位编制一份提货单。提货单是发货方与承运方 （如卡车公司）交接货物时使用的文件，它是货 物从发货方转移至运输方的证明文件。通常装运 部还要将包装清单和提货单副本附于客户所购的 货物中。
8
6.1.6 收现
对少量的现销业务，出纳员会当场收到 支票或现金。出纳员将收到的支票或现金 汇集在一起，并准备一张存款单，当日将 支票或现金全部送存银行。同时还要将收 到的金额登记到现金日记账中，并编制日 记账凭单送交总分类账。
9
6.1.7 应收账款
应收账款管理对任何企业而言都是至关重要的 经营职能，因为应收账款往往占据了企业运营资 本的很大一部分。应收账款部门针对每一个客户 都建立一个明细账，他们由总分类账中的一个控 制账户来统驭。应收账款会从开票部门获得贷项 通知单和有关发票附件，然后，在客户明细账中 进行借贷方的记录，并定期编制相关的结算报表 送给客户。 ERP会定期自动生成账龄分析表，据此编制客户 信用报告。
由于买方市场的形成，销售业务往往以 赊销为主。此时客户的信用至关重要，在 货物发运之前，客户的信用必须得到确认。 信用部门被授权根据客户的信用等级决定 是继续执行该笔销售还是终止该笔销售。
5
6.1.3 产成品管理
这项职能负责按拣货单要求提选货物。 ERP依据销售订单文件自动编制装运文件， 而依据装运文件编制拣货单。
拣货数据须及时输入有关数据库，以便及 时更新相关文件信息，比如存货记录。
6
6.1.4 装运发货
装运活动是以装运文件为依据的，编制交 货文件就是为了安排向客户交货。为客户 准备并交货的所有相关信息均包含在交货 文件内，而交货文件中必须列示的大部分 信息均来自销售订单文件。ERP会将这些 信息自动复制到交货文件中。
销售与收款业务循环中的 管理与控制
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销售与收款活动构成企业的基本业务循环。 销售与收款处理流程是企业最为重要的业 务流程。
本章基于信息化后业务财务一体化模式来 讨论该流程中关键业务环节的管理与控制 问题。
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6.1 销售与收款业务流程
销售与收款业务流程通常包括这样一些 业务活动：询价报价、合同创建、订单录 入、信用检查、产成品管理、装运发货、 开单、收现、应收账款与总分类账等。
7
6.1.5 开单
开单也即开销售发票。开发票除结算货 款外，根据实际情况有时还要结算运费和 税金。ERP会从销售订单文件或交货文件 中复制很多相关资料，以供开单之用。发 票中的一联（副本）当即传递客户，一联 （副本）留存备查，还有一联（副本）当 即传给应付账款。此外还要编制日记账凭 单，并提交给总分类账，用以过入总账。
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6.2.1 订单录入
订单录入是客户订单处理的第一步，主 要是编制销售订单文件。销售订单文件描 述了客户所订购的货物种类、数量、价格、 交货地、时间、交货方式以及客户的有关 情况，如客户姓名、结算方式等。在创建 了一份正式销售订单文件后，ERP自动向 客户发送一份确认通知。
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续：
订单文件中所采用的价格必须得到批准，批准 者可以是管理当局，也可以是一个专门的职能部 门，总之一定是一个独立于订单录入职能以外的 组织机构。 图2.1中列示的主价格列表强调了这 项控制要求。独立编制的主价格列表包含了经管 理层批准的并规定在某特定时期执行的产品价格， 它是编制销售订单文件时所用价格的依据。
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订单文件库
产成品
货物拣货单
包装单列表
与发货单匹配
编制包装单模块
交货处理模块
包装单列表
提货单
客户
图2-4 装运发货
21
6.2.5 开单
开单要先对销售订单进行确认，然后开 具发票。开票时应该由客户承担的所有费用 都不能遗忘，比如运费、税费等，当然ERP 中的开票模块会有相应的选项提示。一俟货 物装运，就要开具发票。发票中的一联（副 本）当即传递客户，一联（副本）留存备查， 还有一联（副本）当即传给应付账款，等待 用户付款。此外还要编制日记账凭单，并提 交给总分类账，用以过入总账。见图2-5。
3
6.1.1 订单录入
• 订单录入就是创建销售订单文件。在收到 客户任何形式（电话、传真、E-MAIL等） 和任何格式的订购单后，都要将其主要内 容录入，并据此创建一个标准的销售订单 文件。该文件是整个销售与收款业务流程 中各业务环节据此作业的依循基础。
• 订单录入通常还包括定价和可获量检验。
4
6.1.2 信用审查
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6.1.8 总分类账
总分类账中包括应收账款控制账户。总 分类账管理人员根据核对过的日记账凭单 和收款、开票部门传来的控制总量，借记 和贷记到应收账款控制账户中。这些工作 完成后将日记账凭单与控制总额按日期整 理归档。
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6.2 销售与收款流程中的 财务管理控制
在实施ERP的过程中，基于信息技术的特 点与优势要对业务流程进行重组，使流程 更科学、顺畅、高效，同时在每一个业务 模块中增加了若干内部控制措施，特别是 财务控制措施。
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销售订单
信用审查
检索 新订单模
块
信用处理模块
订单文件库
信用已核准 的
销售订单
信用档案库
图2-2 信用审查
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6.2.3 产成品管理
产成品管理根据销售订单文件编制拣货单。 每天要检索订单文件库，将应该拣货而尚 未拣货的订单提出来，利用拣货处理模块 编制拣货单并拣货。然后及时更新存货数 据，对已拣货订单回写拣货标记，并将货 物拣货单传给装运部门。
顾客订单
订单录入
创建订单模块
主价格列表库
销售订单
订单文件库
图 2-1 订单录入
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6.2.2 信用审查
对于长期固定客户而言，信用状况审查主要是 检查给予的信用额度是否超过管理当局的授权， 当前订货额是否超出已确认的信用额度；对于新 客户，要先确立销售对象的信用条件，再进行信 用状况审查。如图2-2所示，为确保整个业务流程 中权责分离，订单录入职能必须与信用审查职能 相分离。客户信用状况经过确认，该订单才能做 进一步处理。如果定购额超过了客户的信用限额， 该客户的这次订购通常会终止。终止的销售订单 会被列示出来，以供信用部门进一步评估。
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未拣货订单列表
编制拣货单
检索未拣货订单
订单文件库
拣货处理模块
货物拣货单
பைடு நூலகம்
图2-3 产成品管理
存货数据库 装运
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6.2.4 装运发货
将产成品管理部拣出的货物与随货物所附的拣 货单核对一致后，装运部得以确认应该向客户发 运的货物。随每件货物还要附一份包装清单，包 装清单中的信息来源于标准销售订单，见图2-4。 装运部还要编制有关装运文件，比如要为运输单 位编制一份提货单。提货单是发货方与承运方 （如卡车公司）交接货物时使用的文件，它是货 物从发货方转移至运输方的证明文件。通常装运 部还要将包装清单和提货单副本附于客户所购的 货物中。
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6.1.6 收现
对少量的现销业务，出纳员会当场收到 支票或现金。出纳员将收到的支票或现金 汇集在一起，并准备一张存款单，当日将 支票或现金全部送存银行。同时还要将收 到的金额登记到现金日记账中，并编制日 记账凭单送交总分类账。
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6.1.7 应收账款
应收账款管理对任何企业而言都是至关重要的 经营职能，因为应收账款往往占据了企业运营资 本的很大一部分。应收账款部门针对每一个客户 都建立一个明细账，他们由总分类账中的一个控 制账户来统驭。应收账款会从开票部门获得贷项 通知单和有关发票附件，然后，在客户明细账中 进行借贷方的记录，并定期编制相关的结算报表 送给客户。 ERP会定期自动生成账龄分析表，据此编制客户 信用报告。
由于买方市场的形成，销售业务往往以 赊销为主。此时客户的信用至关重要，在 货物发运之前，客户的信用必须得到确认。 信用部门被授权根据客户的信用等级决定 是继续执行该笔销售还是终止该笔销售。
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6.1.3 产成品管理
这项职能负责按拣货单要求提选货物。 ERP依据销售订单文件自动编制装运文件， 而依据装运文件编制拣货单。
拣货数据须及时输入有关数据库，以便及 时更新相关文件信息，比如存货记录。
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6.1.4 装运发货
装运活动是以装运文件为依据的，编制交 货文件就是为了安排向客户交货。为客户 准备并交货的所有相关信息均包含在交货 文件内，而交货文件中必须列示的大部分 信息均来自销售订单文件。ERP会将这些 信息自动复制到交货文件中。
销售与收款业务循环中的 管理与控制
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销售与收款活动构成企业的基本业务循环。 销售与收款处理流程是企业最为重要的业 务流程。
本章基于信息化后业务财务一体化模式来 讨论该流程中关键业务环节的管理与控制 问题。
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6.1 销售与收款业务流程
销售与收款业务流程通常包括这样一些 业务活动：询价报价、合同创建、订单录 入、信用检查、产成品管理、装运发货、 开单、收现、应收账款与总分类账等。
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6.1.5 开单
开单也即开销售发票。开发票除结算货 款外，根据实际情况有时还要结算运费和 税金。ERP会从销售订单文件或交货文件 中复制很多相关资料，以供开单之用。发 票中的一联（副本）当即传递客户，一联 （副本）留存备查，还有一联（副本）当 即传给应付账款。此外还要编制日记账凭 单，并提交给总分类账，用以过入总账。
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6.2.1 订单录入
订单录入是客户订单处理的第一步，主 要是编制销售订单文件。销售订单文件描 述了客户所订购的货物种类、数量、价格、 交货地、时间、交货方式以及客户的有关 情况，如客户姓名、结算方式等。在创建 了一份正式销售订单文件后，ERP自动向 客户发送一份确认通知。
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续：
订单文件中所采用的价格必须得到批准，批准 者可以是管理当局，也可以是一个专门的职能部 门，总之一定是一个独立于订单录入职能以外的 组织机构。 图2.1中列示的主价格列表强调了这 项控制要求。独立编制的主价格列表包含了经管 理层批准的并规定在某特定时期执行的产品价格， 它是编制销售订单文件时所用价格的依据。
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订单文件库
产成品
货物拣货单
包装单列表
与发货单匹配
编制包装单模块
交货处理模块
包装单列表
提货单
客户
图2-4 装运发货
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6.2.5 开单
开单要先对销售订单进行确认，然后开 具发票。开票时应该由客户承担的所有费用 都不能遗忘，比如运费、税费等，当然ERP 中的开票模块会有相应的选项提示。一俟货 物装运，就要开具发票。发票中的一联（副 本）当即传递客户，一联（副本）留存备查， 还有一联（副本）当即传给应付账款，等待 用户付款。此外还要编制日记账凭单，并提 交给总分类账，用以过入总账。见图2-5。
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6.1.1 订单录入
• 订单录入就是创建销售订单文件。在收到 客户任何形式（电话、传真、E-MAIL等） 和任何格式的订购单后，都要将其主要内 容录入，并据此创建一个标准的销售订单 文件。该文件是整个销售与收款业务流程 中各业务环节据此作业的依循基础。
• 订单录入通常还包括定价和可获量检验。
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6.1.2 信用审查
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6.1.8 总分类账
总分类账中包括应收账款控制账户。总 分类账管理人员根据核对过的日记账凭单 和收款、开票部门传来的控制总量，借记 和贷记到应收账款控制账户中。这些工作 完成后将日记账凭单与控制总额按日期整 理归档。
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6.2 销售与收款流程中的 财务管理控制
在实施ERP的过程中，基于信息技术的特 点与优势要对业务流程进行重组，使流程 更科学、顺畅、高效，同时在每一个业务 模块中增加了若干内部控制措施，特别是 财务控制措施。
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销售订单
信用审查
检索 新订单模
块
信用处理模块
订单文件库
信用已核准 的
销售订单
信用档案库
图2-2 信用审查
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6.2.3 产成品管理
产成品管理根据销售订单文件编制拣货单。 每天要检索订单文件库，将应该拣货而尚 未拣货的订单提出来，利用拣货处理模块 编制拣货单并拣货。然后及时更新存货数 据，对已拣货订单回写拣货标记，并将货 物拣货单传给装运部门。