某单位人事档案收集工作制度

某单位人事档案收集工作制度

某单位人事档案收集工作制度

第一章总则

第一条为规范某单位的人事档案收集工作，提高档案管理效率，保障员工档案的完整性和安

全性，制定本工作制度。

第二条本制度适用于某单位的所有员工的人事档案收集工作。

第三条人事档案收集工作是指对员工的基本信息、入职、离职及其他相关信息进行采集、整

理和存档的工作。

第四条人事档案收集工作的目标是确保员工档案的准确、完整、及时、安全和可访问，便于

管理和查询。

第五条人事档案收集工作由人力资源部门负责实施，其他部门负责积极配合。

第二章人事档案收集程序

第六条入职前，新员工须填写《员工个人信息登记表》并提供相关材料，包括身份证、毕业证、就业协议等。

第七条人事部门在验收新员工提供的材料后，将《员工个人信息登记表》归档，并将材料复

印件存入员工个人档案。

第八条在员工入职后，人事部门负责收集员工个人信息的变动情况，如婚姻状况、户口地址、联系方式等，并及时更新档案。

第九条离职前，员工须填写《离职申请表》并提供相关材料，包括辞职信、工作交接材料等。

第十条人事部门在办理员工离职手续时，将《离职申请表》归档，并将相关材料存入离职档案。

第十一条人事部门应及时更新员工的离职原因、离职日期等信息，并通知相关部门进行档案

变更。

第三章档案归档和维护

第十二条人事部门按照员工的入职时间顺序，对员工档案进行编号、归档和存储。

第十三条每个员工的档案均应封存，并标明员工的姓名、编号、入职日期和存储位置。

第十四条档案室应定期进行档案整理工作，确保档案的完整性和有序性。

第十五条档案室应建立档案借阅和归还登记制度，对所有借阅档案的人员进行记录。

第十六条档案室应配备专人负责对档案进行保管、维护和更新，确保档案的安全性和可访问性。

第四章档案查询和利用

第十七条任何部门需要查询员工档案的，应向人事部门提出书面申请，并提供合理的理由和

查询范围。

第十八条人事部门对查询申请进行审批，并在规定的时间内提供相应的档案复印件或相关信息。

第十九条任何部门在利用员工档案时，应确保信息的保密性，禁止非授权人员查阅和使用档案。

第二十条员工本人有权随时查询自己的档案，并可申请复印文件。

第五章处理档案丢失和损毁

第二十一条档案丢失或损毁后，人事部门应及时在系统中进行登记，并尽快查明原因和责任。

第二十二条对于丢失或损毁的档案，人事部门应及时采取补救措施，如重建、复制或修复。

第六章附则

第二十三条本工作制度自颁布之日起实施，如有违反者，将依据公司相关规定进行相应处理。

第二十四条本工作制度的解释权归某单位人力资源部门所有。

以上是某单位人事档案收集工作制度的主要内容，为确保员工档案的安全性和准确性，希望全体员工严格按照本制度执行，保证各项工作的顺利进行。