库存管理系统操作手册范本

库存管理操作手册第一章系统介绍库存系统是整个系统的重要环节。

库存记录与其它系统联系非常紧密。

采购、销售等与物料相关的系统，必然使用库存记录。

加强库存管理，既是对仓库进行科学高效管理的目标之一，又是其它系统正常运行的基础。

库存系统在整个物流中处于中心地位。

库存记录的正确性，是整个系统的成功的关键。

本系统有如下特点：支持多仓库、多库位，支持一料多库，能够实现保税货物和非保税货物的分仓管理；实现对加工贸易项下的进口料件、加工成品以及加工过程中产生的边角料、残次品、副产品等的仓库控制和管理；支持加工进口、一般贸易、转厂进口和国内采购等多种类型的采购相关业务出入库管理，帮助企业灵活实现采购策略；支持加工出口、一般贸易、转厂出口和国内销售等多种类型的销售相关业务出入库管理，帮助企业有效管理内、外销业务；灵活多样的查询报表。

提供各种库存分析、预警。

强大的盘点功能。

物料ABC分类查询、管理第二章基础档案第一节概述建立库存系统运行的基本档案信息。

设置期间日历设置企业仓库及库位系统，进行库存初化。

第二节仓库及库位定义仓库以及每个仓库的库位信息；系统提供库房库位增加、库房库位删除、库房库位查询等功能。

仓库录入（1）选择菜单【基础资料】->【仓库及库位】，进入仓库库位维护窗口。

（2）点击菜单项【仓库】->【新增仓库】，或在工具栏中点击增仓库图标，在弹出菜单的‘新增仓库’进入仓库录入界面，如下图：（3）录入各项资料。

仓库编码：必录字段，为方便电脑查找检索而给仓库设置的编码。

该编码在全系统是唯一的，录入时不能与已有的库房编码相同，否则保存时会提示编码重复，将无法保存。

仓库名称：必录字段。

设置库位：该仓库是否有下属库位要设置。

如果库房的物料很单一，或物料种类不多时，可以选择不设置库位。

系统默认为设置库位。

是否保税仓：决定该仓库是否只允许存放保税物料。

其它字段：视需要可选录入。

（4）点击保存后，数据保存到数据库。

主窗口会立即刷新，可以看到新的仓库记录，仓库记录录入完成。

仓库修改（1）点击一个要修改的仓库，使之被选中。

（2）点击菜单上的“仓库”“修改仓库”，或在库房区域右击后选择弹出菜单的“修改仓库”，进入仓库维护界面，与录入界面基本相同。

（3）修改各项资料。

“仓库编码”不允许修改，“设置库位”不允许修改，其它资料同录入界面。

（4）按保存，修改完毕。

仓库删除（1）点击一个要删除的仓库，使之被选中。

（2）点击菜单上的【仓库】->【删除仓库】，或单击工具栏上的“删除库房”，或在库房区域右击后选择弹出菜单的“删除仓库”，弹出如图所示确认框：（3）点击“是”删除此仓库，点击“否”取消删除。

注意：删除仓库功能不是对所有的仓库都可用的，如下情况的仓库将不允许删除：a.仓库已启用。

b.仓库已设置下级库位。

库位录入（1）在库存管理系统中，点击菜单【基础档案】->【仓库及库位】，进入仓库库位维护窗口。

（2）点击菜单上的【库位】->【增加库位】，或在窗口的库位区域右击后选择弹出菜单的“新增库位”进入库位录入界面，如图：（3）录入相关的各项资料。

库位编码：必录字段，在本仓库必须唯一。

如果录入的编码已存在，则系统在保存存时会提示编码重复，且保存不成功。

库位名称：必录字段，录入库位的名称。

（4）保存，主界面会立即刷新，可以看到新增加的库位。

库位录入完成。

库位修改（1）点击一个要修改的库仓，使之被选中。

（2）点击菜单上的【库位】->【修改库位】，或在库位区域右击后选择弹出菜单的“修改库位”进入库位资料维护。

（3）修改各项资料。

库位编码和仓库不允许修改，其它资料同录入界面。

（4）按保存，修改完毕。

库位删除（1）点击一个要删除的库位，使之被选中。

（2）点击菜单上的【库位】->【删除库位】，或在库位区域右击后选择弹出菜单的“删除库位”，弹出如图所示确认框：（3）点击“是”删除此库位，点击“否”取消删除。

第三节库存初始化各个仓库只有初始化之后，才能进行正常的出入库业务。

仓库的初始化，实际上就是录入仓库的初始库存，然后启用它。

在库存初始化之前，必须先录入各仓库信息及其库位信息，仓库库位信息的录入和维护在基础资料中已有介绍。

在已录入库房库位信息的情况下，介绍初始库存录入及系统启用与反启用。

说明：库存初始化是针对仓库的，每个仓库启用一次，下级库位不必再启用。

初始化选择初始化状态中未完成的选项，点击初始化按钮后，在列表中新增、删除库存初始数据后点保存。

如下图：启用选择未启用状态的仓库，点击“启用”对仓库进行启用，成功后其状态改为“已启用”。

反启用仓库选择初始化状态中已完成的选项，点击取消按钮后会弹出提示信息，点是反启用后弹出提示仓库反启用完毕。

如果系统有已核准状态的单据，系统将弹出相关信息说明情况。

附图：第四节物料资料信息查看物料资料信息，单击【基础档案】->【物料资料信息】，系统进入物料资料查询窗口，如下图所示：图：物料资料查询窗口物料资料信息只能通过物料管理模块进行修改，在本窗口中不能对物料资料进行维护，只能进行查询及查看操作。

通过鼠标双击物料信息或从菜单【物料编辑】->【查看】即可查看物料详细资料。

【数据】菜单下的【查找】功能是为了对产品进行定位，单击出现图所示的对话框。

选择【查找项目】和【查找方式】，输入查找依据就可完成对产品的定位。

在该功能中还可以设置选择模糊查询和精确查询。

图：查找产品对话框第五节期间设置单击【基础资料】->【期间设置】，系统进入会计期间设置窗口，如下图所示：编制期间日历：1、点击【日历生成】进入期间日历生成页面。

对会计期间进行设置时，指定其编制方法，是按“自然月份”或“自编”，自然月份就是按日常月份进行设置，而自编则可由用户来指定各期间日期范围。

2、设置好开始年度、截止年度及开始日期，点击【生成】，就生成会计期间，如果是自编方法，则用户可调整期间范围。

第三章收货管理第一节收货单录入与管理概述本功能可以根据采购订单收货，也可以实现无订单收货。

并通过管理界面，可以对收货单进行修改，审核，删除、查询。

术语合理损耗：在运输、收货及检验过程，因物料本身或外在因素的合理原因而导致的供应商送货数量与实际收货入库数量的差异。

采购单位：因包装、运输、计量等原因而导致采购时所用单位和库存基准单位不一致时，采购业务中使用的单位，它与库存基准单位有确定的换算关系。

如：螺钉，基准单位是个，购买是可能用包、公斤等。

操作流程1.收货单录入（1）从采购订单引入生成收货单（2）录入无采购订单的收货单2.收货单审核、取消、修改、删除、查询操作说明1.从采购订单引入（1）在库存管理系统中点击菜单【收货管理】->【收货单录入】，进入收货单录入界面。

图：收货单录入窗口（2）点击工具栏“导入”按钮，系统弹出导入采购订单窗口，如图：图：收货单引入界面（3）选择要收货的订单，系统自动在下面的明细窗口中显示出所选择订单的可收货物料记录。

（4）根据供应商的送货单上的物料记录，在明细窗口中的对应物料的‘选择’栏打上勾。

（5）点击【确定】，回到主界面。

系统自动把相关的内容：‘供应商’、‘采购单号’、‘物料编码’、‘物料名称’等信息自动取值填写，省去手工录入的繁琐。

（6）拉动明细表中的横向滚动条，可以看到‘收货数量’，‘合理损耗’，‘库房’，‘库位’等栏位。

在相应的栏位录入相应的值。

（7）点击工具栏的保存或从菜单选择【文件】->【保存】。

收货单据录入完成。

2.无采购订单收货（1）进入收货单录入界面（2）依次录入收货单号、采购类型、供应商、收货仓库、送货单号、收货日期、结算期限、币种。

（3）录入物料编码，系统自动带相应的物料规格、物料名称、单位、采购单位等资料。

（4）依次录入接收数量、合理损耗、单价、库房、库位等字段。

（5）保存，收货单录入完毕。

【提示】：无订单收货的物料必须在采购系统中预先定义好供应商供货信息，否则不能收货。

无订单收货时必须录入价格，否则无法准确库存成本。

3.收货单审核、取消、修改、删除、查询（1）在库存系统中点击【收货管理】->【收货单管理】，进入收货单管理主界面。

（2）选择要进行操作的收货单，下面的明细窗口将显示选收货单的物料记录。

图：收货单管理界面（3）在菜单中选择或在工具栏上点击要操作的动作。

下面分别介绍审核和取消、修改、删除。

（4）审核：选择一张新收货单，点击菜单中的审核。

出现审核对话框，选择‘同意’或‘不同意’，也可加上批注，然后点击【确定】返回收货单管理界面，所选择的收货单状态已经变成了‘审核’（选择同意）或‘审核未通过’（选择了不同意），审核完成。

图：审核界面（5）取消：选择一状态为审核的收货单，点工具栏或菜单栏中的取消。

所选收货单的状态变成新单。

（6）修改：选择一张状态为新单的收货单，点击工具栏或菜单中的修改，会出现修改界面，对相关的字段进行修改，后保存，退出，修改完成。

（7）查询与快查：点击相应的工具栏，弹出相应的对话框，设置查询条件后点击【确定】即可查询指定条件的记录。

常见问题解答1.问：供应商送货单上的物料不是同一张订单上的物料时，如何录入？答：当供应商的送货单上的物料涉及多张采购订单时，您必须针对每张订单的物料录入一张收货单，这样可以方便以后对采购订单的执行情况进行查询。

2.问：不按订单收货时，我只关心物料的数量，一定要录入物料的单价、金额资料吗？答：是的。

不按订单收货时，如果不录入单价，存货核算系统就无法确定物料成本，应付系统也无法计算应付帐款，所以必须录入单价、金额资料。

3.问：可以超过采购订单收货吗？答：从管理的角度来说，一般不赞成这样做。

系统在发现收货数量超过订单数量时，会有相关的提示，但也允许用户继续操作。

第四章出入库管理第一节入库管理概述入库管理主要是对各项业务入库单录入与管理功能，业务有采购入库、收货入库、生产入库、生产退料、销售退货、边角料入库与残次品入库录入与管理，基本操作过程一样，先录入表头信息，再列表中选择物料编码，录入数量等信息后点保存，然后再管理窗口中核准。

入库类型有一般贸易、加工进口、转厂进口、国内采购，如选取加工进口和转厂进口，则必须选取保税仓库，并且系统不提供非保税仓库选取项；反之选取一般贸易和国内采购，则必须选取非保税仓库，并且系统不提供保税仓库选取项。

例：采购入库单录入在采购入库单录入单中选择采购类型、业务日期、仓库、与供应商，手工录入采购订单、备注，在列表物料编码中双击选择物料，录入数量等保存完毕。

附图：注：如必选项没有填写，系统将弹出提示信息。

例：采购入库单管理核准采购入库单管理窗口分两个显示框，上面显示采购入库单的单据信息，下面显示上面列表中选择单据的详细数据信息，上面列表中选择新单，点核准按钮进行操作，在弹出单据核准意见窗口中选择意见后点击【确定】，如下图：取消核准选择核准或未核准单据，点取消按钮进行操作，在弹出单据取消意见窗口中点击【确定】，如下图：新增、修改、删除点新增进入采购入库单录入窗口，操作同上。