货代操作与单证流程培训
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• 2.）客户自报关，就直接注明自报关即可。 • 3.）在订舱时最好能确认一下客户是报几票关，在托
书上注明。订舱单位向船东订舱时就要索要相应票数的提 单号，否则客户报多票，向船东后补申请提单号的话，需 要重新走一遍订舱程序，非常耽误时间。
3.运费组成。预付货注明美金费用，佣金，人民币费用。到付货必 须注明到付约号，有美金金额的话更好，一般没有佣金，再写个大 概的人民币费用就行了。
息提供给客户）
落实江船是否按 时开出
核对订舱基本信 息并制作订舱委
托书
核对账单
操作SOP
• 操作岗位要求工作人员做事具有前瞻性，
对时间把握较强。以下内容中的“天”是 指自然日，“工作日”是指周一到周五， 请留意两种说法的区别。
一.订舱
• 查看客户委托和流转单内容。 • 首先查看客户委托和流转单内容是否完整。 • 特别是： • 1.“装箱要求”是工厂自拖还是委托我司拖，如果委托我司做，是否
东的免费用箱期文件见附件2。
•
如果工厂地址较远，需要在装箱前一天提箱/提货/送货的，则要
在前一个工作日落实提箱/提货/送货事宜，没有问题就放出箱子。
•
MSC放箱较慢，需要在上述基础上再提前一个工作日落实装箱/
提箱/提货/送货事宜，这样可以在通知订舱单位放箱的第二个工作日
放出箱子。以保证在第三个工作日顺利装箱。
•
如果订舱当天客户就要装箱或者订舱当天就是装箱的前一个工作日，放箱时间就写
当天日期。如：周二订舱，客户确定周三装箱，则注明日期当天放箱；周五订舱，客 户周末/周一装箱，同样注明日期当天放箱。（如果是港装货，请在放箱后通知支线头 天晚上摆箱。）
•
订舱当天还没到客户预计的装箱日期的前一个工作日的，则注明工厂预计装箱时间
头会以此办工作单。同时注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，则由我司现 场工作人员联系，不用在备注上注明。
•
如果货物中有单件超过3吨的，还要写明超过3吨的货物件数，单件的重量，要求
订舱单位办理困难作业。
•
2.）放箱时间控制在装箱的前一个工作日。船东给的免费用箱期一般在7-10天，超
过期限船东会收取用箱费用，用箱期及收费标准见附件1。
在流转单上人民币应付那里注明了拖车成本和拖车公司。
• 2.是厂装还是港装，港装是否注明了装箱要求； • 3.“报关要求”是代报关还是自报关； • 4.“运费”是到付还是预付。预付是否注明了美金应付成本，是否有
佣金，是多少；到付是否提供了约号，到付最好一并提供美金运费， 以便船公司查实。
• 5.客户托书上中英文品名、HS编码、产地、包装等是否都有。 • 6.客户委托和流转单内容完整后，还需查看客户是否有特殊要求。需
要订舱单位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申请的，这要在 托书上面备注出来。
制作托书
•
由于托书全部通过系统制作， 进入系统，新生成的作业需要完善以下内
容：
• 1.根据业务前端录入系统的收发货人信息，跟面单和客户的托书核对订舱的
收发货人、通知人信息。需要出HBL的单子是否录入目的港代理。
• 2.订舱代理。
发送托书
• 在装箱前的2个工作日，把托书发送给订舱单位。特别是MSC，头一
个工作日订舱，第二个工作日才能放箱的船东，需要特别留意。
• 如果是当天订舱放箱的货物，最好上午就把托书给订舱单位，不要晚
于下午3点，否则有可能来不及当天放箱。
• 各家订舱单位订舱方式如下： • 浩航，邮件发送托书； • 民生，传真+QQ发送托书； • 集海，传真+QQ发送托书； • 长航，传真+QQ发送托书； • 太平洋，传真+QQ发送托书； • 外运，QQ发送托书； • 锦海捷亚，QQ发送托书
• 1.厂装还是港装，什么时候放箱 （订舱前确认了海船时间的要特别注明）
•
1.）客户要求到工厂装箱的货物，和在我司物流中心或者保税仓库装箱的货物，注
明厂装；在港口装箱的货物，注明港装。
•
港装货物全部需要注明我司监装，留下我司现场人员姓名、电话。同时注明装箱要
求，是对装还是要打托，是否要加固。如果需要打托装箱，这点要在备注上注明，码
• 由于各家船东收取的人民币费用不一致，订舱的时候把
确定的人民币费用写上就行了，如THC，安保，港建， 其他如铅封、报关费、外理等各家收取不一的费用不要
注明，待对账的时候跟订舱单位确认就好。
4.客户有特殊要求的，比如船期要求，倒签，提单显示特 别内容，申请目的港免费用箱期等，要在特约事项里写 出来。
二.放箱
•
客户向我司订舱时，就通知当天或第二天装箱的，订舱当天就放
箱给客户。
•
其余情况就在装箱的前一个工作日上午，跟客户联系，最后确认
装箱的时间，如果客户确认，则马上通知订舱单位放箱。如果客户装
箱计划有变，则暂时搁置，待新的装箱日期的前一个工作日上午再联
系客户，再次确认。以免放箱过早，浪费免费用箱期。常用的各家船
的前一个工作日放箱或者待通知放箱。
2.委托订舱单位报关还是自报关，报几票关；
• 1.）客户委托我司报关，我司根据跟各家订舱单位的协
议，如果有免报关费，就委托给订舱单位，注明委托报关； 如果不免报关费，可根据实际情况衡量是否委托给订舱单 位报关，衡量的因素包括：该票报关是否复杂，是否在抢 时间报关，是否需要订舱单位跟进报关和配船的衔接等等。 如果不委托给订舱单位，我司另行找报关行，则注明自报 关。
操作流程培训
目录
• 一.订舱 • 二.放箱 • 三.摆箱、装箱 • 四.配船、报关 • 五.对费用 • 六.追索核销单据
发送订舱委托给 订舱代理
收到订舱代理的放 箱通知记录并做好
装箱通知书
发送装箱通知给客 户或者对应的拖车
公司
箱子装箱回场后，落实箱号等， 让订舱代理配船，报关。（自 报关的请找订舱代理要报关信
• 3.船公司
• 4.POL
• 5.POD。需填入流转单上的中转港信息。
• 6.目的地
• 7ຫໍສະໝຸດ Baidu唛头
• 8.货物描述和品名。注：订给集海的托书，需要在货物描述里写出集海的进
仓号。集海的订舱号是提前给我司。其他支线就把作业号写在上面，以区分 托书。
• 9.件毛体
• 以上内容完善后，生成“订舱单”， 在委托书备注栏注明特约事项：
•
订舱单位将放箱通知发送给我司后，将订舱号、提单号（寸滩箱
箱号不提供，凭提单号提箱，指定箱号请录入箱号）、提箱地、还箱 地录入系统，导出相应的装箱通知。装箱通知有如下几种：
书上注明。订舱单位向船东订舱时就要索要相应票数的提 单号，否则客户报多票，向船东后补申请提单号的话，需 要重新走一遍订舱程序，非常耽误时间。
3.运费组成。预付货注明美金费用，佣金，人民币费用。到付货必 须注明到付约号，有美金金额的话更好，一般没有佣金，再写个大 概的人民币费用就行了。
息提供给客户）
落实江船是否按 时开出
核对订舱基本信 息并制作订舱委
托书
核对账单
操作SOP
• 操作岗位要求工作人员做事具有前瞻性，
对时间把握较强。以下内容中的“天”是 指自然日，“工作日”是指周一到周五， 请留意两种说法的区别。
一.订舱
• 查看客户委托和流转单内容。 • 首先查看客户委托和流转单内容是否完整。 • 特别是： • 1.“装箱要求”是工厂自拖还是委托我司拖，如果委托我司做，是否
东的免费用箱期文件见附件2。
•
如果工厂地址较远，需要在装箱前一天提箱/提货/送货的，则要
在前一个工作日落实提箱/提货/送货事宜，没有问题就放出箱子。
•
MSC放箱较慢，需要在上述基础上再提前一个工作日落实装箱/
提箱/提货/送货事宜，这样可以在通知订舱单位放箱的第二个工作日
放出箱子。以保证在第三个工作日顺利装箱。
•
如果订舱当天客户就要装箱或者订舱当天就是装箱的前一个工作日，放箱时间就写
当天日期。如：周二订舱，客户确定周三装箱，则注明日期当天放箱；周五订舱，客 户周末/周一装箱，同样注明日期当天放箱。（如果是港装货，请在放箱后通知支线头 天晚上摆箱。）
•
订舱当天还没到客户预计的装箱日期的前一个工作日的，则注明工厂预计装箱时间
头会以此办工作单。同时注明打托材料全部由我司自行提供。如需加固，则由我司现 场工作人员联系，不用在备注上注明。
•
如果货物中有单件超过3吨的，还要写明超过3吨的货物件数，单件的重量，要求
订舱单位办理困难作业。
•
2.）放箱时间控制在装箱的前一个工作日。船东给的免费用箱期一般在7-10天，超
过期限船东会收取用箱费用，用箱期及收费标准见附件1。
在流转单上人民币应付那里注明了拖车成本和拖车公司。
• 2.是厂装还是港装，港装是否注明了装箱要求； • 3.“报关要求”是代报关还是自报关； • 4.“运费”是到付还是预付。预付是否注明了美金应付成本，是否有
佣金，是多少；到付是否提供了约号，到付最好一并提供美金运费， 以便船公司查实。
• 5.客户托书上中英文品名、HS编码、产地、包装等是否都有。 • 6.客户委托和流转单内容完整后，还需查看客户是否有特殊要求。需
要订舱单位和船公司配合的要求有些是要提前告知/申请的，这要在 托书上面备注出来。
制作托书
•
由于托书全部通过系统制作， 进入系统，新生成的作业需要完善以下内
容：
• 1.根据业务前端录入系统的收发货人信息，跟面单和客户的托书核对订舱的
收发货人、通知人信息。需要出HBL的单子是否录入目的港代理。
• 2.订舱代理。
发送托书
• 在装箱前的2个工作日，把托书发送给订舱单位。特别是MSC，头一
个工作日订舱，第二个工作日才能放箱的船东，需要特别留意。
• 如果是当天订舱放箱的货物，最好上午就把托书给订舱单位，不要晚
于下午3点，否则有可能来不及当天放箱。
• 各家订舱单位订舱方式如下： • 浩航，邮件发送托书； • 民生，传真+QQ发送托书； • 集海，传真+QQ发送托书； • 长航，传真+QQ发送托书； • 太平洋，传真+QQ发送托书； • 外运，QQ发送托书； • 锦海捷亚，QQ发送托书
• 1.厂装还是港装，什么时候放箱 （订舱前确认了海船时间的要特别注明）
•
1.）客户要求到工厂装箱的货物，和在我司物流中心或者保税仓库装箱的货物，注
明厂装；在港口装箱的货物，注明港装。
•
港装货物全部需要注明我司监装，留下我司现场人员姓名、电话。同时注明装箱要
求，是对装还是要打托，是否要加固。如果需要打托装箱，这点要在备注上注明，码
• 由于各家船东收取的人民币费用不一致，订舱的时候把
确定的人民币费用写上就行了，如THC，安保，港建， 其他如铅封、报关费、外理等各家收取不一的费用不要
注明，待对账的时候跟订舱单位确认就好。
4.客户有特殊要求的，比如船期要求，倒签，提单显示特 别内容，申请目的港免费用箱期等，要在特约事项里写 出来。
二.放箱
•
客户向我司订舱时，就通知当天或第二天装箱的，订舱当天就放
箱给客户。
•
其余情况就在装箱的前一个工作日上午，跟客户联系，最后确认
装箱的时间，如果客户确认，则马上通知订舱单位放箱。如果客户装
箱计划有变，则暂时搁置，待新的装箱日期的前一个工作日上午再联
系客户，再次确认。以免放箱过早，浪费免费用箱期。常用的各家船
的前一个工作日放箱或者待通知放箱。
2.委托订舱单位报关还是自报关，报几票关；
• 1.）客户委托我司报关，我司根据跟各家订舱单位的协
议，如果有免报关费，就委托给订舱单位，注明委托报关； 如果不免报关费，可根据实际情况衡量是否委托给订舱单 位报关，衡量的因素包括：该票报关是否复杂，是否在抢 时间报关，是否需要订舱单位跟进报关和配船的衔接等等。 如果不委托给订舱单位，我司另行找报关行，则注明自报 关。
操作流程培训
目录
• 一.订舱 • 二.放箱 • 三.摆箱、装箱 • 四.配船、报关 • 五.对费用 • 六.追索核销单据
发送订舱委托给 订舱代理
收到订舱代理的放 箱通知记录并做好
装箱通知书
发送装箱通知给客 户或者对应的拖车
公司
箱子装箱回场后，落实箱号等， 让订舱代理配船，报关。（自 报关的请找订舱代理要报关信
• 3.船公司
• 4.POL
• 5.POD。需填入流转单上的中转港信息。
• 6.目的地
• 7ຫໍສະໝຸດ Baidu唛头
• 8.货物描述和品名。注：订给集海的托书，需要在货物描述里写出集海的进
仓号。集海的订舱号是提前给我司。其他支线就把作业号写在上面，以区分 托书。
• 9.件毛体
• 以上内容完善后，生成“订舱单”， 在委托书备注栏注明特约事项：
•
订舱单位将放箱通知发送给我司后，将订舱号、提单号（寸滩箱
箱号不提供，凭提单号提箱，指定箱号请录入箱号）、提箱地、还箱 地录入系统，导出相应的装箱通知。装箱通知有如下几种：