公文校核过程中需要规范的几类词语

公文校核过程中需要规范的几类词语●政府办公厅秘书处

一、表示时间的词(一)时间概念要表述清楚，一目了然，尽量不使用“今年”、“去年”、“明年”、“本月”、“上季度”等时间代词，尽量避免使用“最近”、“近来”、“近期”等概念模糊的时间词。

(二)表示公历世纪、年代、年、月、日、时刻的时间词，要严格遵守国家颁布的《出版物上数字用法的规定》(以下简称《规定》)，如“1998年”不能写成“98年”，“90年代”不应写成“九十年代”(竖排时除外)。

(三)使用历史朝代年号时，要加注公历年份。如“清道光二十年”应写成“清道光二十年(1840年)”，“清咸丰十年九月二十日”应写成“清咸丰十年九月二十日(1860年11月2日)”，“民国38年”应写成“民国38年(1949年)”。

二、量词表示长度、重量、面积、容积和其他量值的词，要严格执行《规定》的要求。

三、概约词严肃性、权威性、确定性是公文的生命，即使是定性的东西，也要求是确定的，不可模棱两可。诸如“基本上”、“一般”、“部分”、“一些”、“大多数”、“少数”等不确定的词尽量少用或不用。非用不可时，要严肃对待，实事求是，切不可回避矛盾，或大事化不，或随意夸大。

四、介词公文中使用介词的频率很高。因此，公文校核时要特别注意介词使用得是否恰当。一要避免画蛇添足。如“对情节严重的，由……依法惩处”应删掉其中的“对”。二是避免介词连用。如“关于对……的修改意见”，“关于”和“对”都指向同一个对象，两词连用是没有必要的。去掉“对”将上句变成“关于……的修改意见”时，显得更加明快利落。

五、专有名词对公文中人名、地名、机关名、事物名等专有名词的校核，要按照以下几个原则进行：

(一)按照权威部门认定的或长期以来通用的名称使用；

(二)注意人的职务、机关单位名称、行政区划的变化，应使用最新的名称；

(三)使用标准全称，不要自做主张随意缩略；

(四)注意同一名称在公文中的前后一致性；

(五)名称必须与所指对象的性质相符，如“中央各部委”指中共中央宣传部、组织部、统战部、政法委等党中央的组成机构，“国家各部委”指国务院所属各行政机构，“国家农业部”不能说成“中央农业部”，“中共中央组织部”也不能说成“国家组织部”。

六、缩略语公文不提倡使用缩略语。但由于语言环境的需要，含义十分明确、已在公文中约定俗成的缩略语，有时也可以使用。对缩略语，校核公文时应注意以下几个问题：

(一)文字相同，但可以有几种解释的，要用全称。如“四化”可以理解为“四个现代化”，也可以理解为干部“四化”，除非在文中意义十分确定，否则，最好不用。

(二)根据公文使用的方向和范围确定使用或不使用缩略语。如在下行文或在本地区发生效力的公文中，盟市或旗县名称可以统一使用简称，但在上行文或向兄弟省区、毗邻地区出据的公文中则必须使用全称。

(三)根据语言环境和使用场合恰当使用缩略语。如在教育战线的公文中，可以将“基本普及九年义务教育、基本扫除青壮年文盲”缩略为“两基”，意义尚较明确。但是，如果将“两基”用于针对其他战线或行业的公文中，代表其它的两个“基本”，恐怕就有些不妥。再譬如，在一般的公文中，使用“中国”即可，而在法律文献的标题中，在对外公告或发布声明时，则必

须使用全称。

七、格式语对长期以来公文写作中约定俗成的一些格式化用语，要遵守约定，不得随意更改、立异标新。如请示的结语，不论请示事项是否获得批准，都得用“以上妥否，请批复”；平行文的结束语，如属知照事项不需答复的，则用“专此致函”，如属需要答复的，则必须用“专此致函，请复”；报告的结尾，则需要使用“专此报告”。再譬如，请示语多用“恳请”，商洽函多用“商请”等。特别需要注意的是，商洽函具有平行性或不相隶属性，在公文中不能因为事情的重要而将“商请”改作“恳请”。

八、祈使语在下行文中，常常用到“必须”、“应该”、“要”、“不应”、“不得”、“不准”、“不要”等祈使语。对于这类词语，一要根据上下文的关系、具体的语言环境等因素，仔细揣摩，恰当运用。一文“要”到底有时是必要的，但缺乏生气。二要注意避免语意重复。如“要求各地区要……”、“希望各地区要……”、“我们必须要……”中的“要”都可删去。因为，“要求”、“希望”、“必须”等都表示祈使意义，再加上一个带祈使意义的“要”，形成了语意重复，显得拖沓、累赘。