商务文书写作实务第2版

模块四
商务会议文书
商务文书写作实务(第2版）
书名：商务文书写作 实务(第2版） 书号：978-7-11157171-1 作者：周俊玲 出版社：机械工业出 版社

要点

本模块由写作会议通知、会议议程、日程、会 议记录3个项目构成。通过项目训练，旨在使 学生了解会议通知、会议议程、日程、会议记 录的含义、特点与作用，掌握其写作格式、结 构与要求，能够结合实际工作拟写规范的会务 文书。培养学生逐步具备会议策划和组织服务 的自觉意识。
（四）落款和日期 在会议通知的结尾处写明主办单位名称 和成文时间并加盖公章。有的会议通知 还会附上回执或报名表，一般包括参会 者的单位、姓名、年龄、性别、职称、 预定回程票及食宿的需求等内容，要求 对象在相应的期限内填写好后寄回，以 便统计参会人数和安排会务接待。

二、写作要求 （一）行文思路清晰，表述明确。 （二）要素齐备。 （三）语言简洁。
二、会议通知的特点 （一）告知性 （二）指导性 （三）时效性



三、会议通知的种类
如按通知的形式可分为口头通知和书面通知。 按通知的性质可分为预备性通知和正式会议通知. 按会议通知的发布方式，常分为文件式、备忘录式、请柬式和张贴式会议 通知四种。
技能点
一、会议通知的结构和写法 （一）标题 会议通知标题常见的写法有三种形式： （1）只标明文种，即《通知》或《会议通知》，如果 是请柬式会议通知，标题就是《请柬》或《邀请函》 （2）会议名称＋通知，如《关于召开××会议的通知》 （3）单位名称＋会议名称＋通知，如《广州大学关于 召开××会议通知》


范例评析
任务实施

各小组讨论情境任务的写作要点，并完 成写作任务。
ห้องสมุดไป่ตู้
拓展训练


训练一 病文修改 参考答案
1.标题不规范，事由概括不当。改为“关于召开布置开展增产节约劳动竞赛活动会议 的通知”或“关于布署增产节约劳动竞赛的会议通知”。 2.主送单位党政未分不妥。总公司不能向各车间党支部下发通知。 3.通知缘由叙述不全。“……活动，为此召开活动布署工作会议。现将有关会议事项 通知如下”。 4.与会人员不明确，不应加“等”字。 5.要求有歧义。会议是布置开展活动的，若带经验材料，也应该是带本单位“以往” 开展增产节约、劳动竞赛活动的经验材料。 6.“10月4日前来报到”有歧义。应改为“10月4日上午8：00到××公司招待所一楼总 台报到”。 7.内容不够严密。如果与会人员单位离总公司很远，则还应补充说明会议食宿安排及 费用。 8.结束语改为“特此通知” 9.落款加盖印章。
学习指引：知识点


一、会议通知的概念
通知是运用最为广泛的下行文，作为其中重要 的组成部分——会议通知也是企事业单位众多 的会务文书中最为常见的。会议通知是一种用 于发布会议的基本要素，要求与会人员共同执 行、办理或者周知的文书，是会议组织者和与 会人员之间会前沟通的重要途径。发布会议通 知是会前工作的重要环节。

4、参会对象 参会对象指的是具体的参会人员构成，包括人数、姓 名、职务或部门，有时根据需要还要明确参会者的身 份特征，如是出席还是列席，有时会议组织方为了达 到一定的会议规模，还会规定每个参会单位参加会议 的人数。

5、其他事项 在会议通知中，有时还会补充一些其他需要注意的事项。如参会 要求，让参会者事先准备好相关资料及看法；参加会议的费用； 报名方式及确认方式；入场凭证；筹备会议的负责人姓名和联络 方式（如会议组织方的单位名称、地点、邮编、电话、传真、网 址、银行账号等）；是否出席会议的答复期限等。



2、会议时间 包括具体日期即会议开始和结束的时间，会期长的还 要写清楚报到的时间。需要注意的是会议召开的时间 通常要具体到某时某分，而不是笼统的某一天或上午。 3、会议的地点 会议地点即会议召开的具体地方，应写清楚会场所在 的城市、地名、路名、门牌号、单位名称、楼号和房 号等，如果参会者中有外地或外国的，最好附上乘车 路线图，标明地理位置及到达的主要交通方式以供参 考。
情境任务：


根据总公司关于国庆节前开展安全大检查工作的要求， 美味食品公司广州分公司安全生产综合治理办公室于9 月12日召开节前安全检查工作会议，对有关安全检查的 方法、步骤和要求做出了布置。 要求：请根据以上情境，以美味食品公司广州分公司安 全生产综治办的名义拟写一份会议通知。
任务分析：

会议组织方能否将参会信息清晰、准确、完整地传达给参会者直接 关系到会议召开是否成功。完成此任务，首先要明确召开此次会议的背 景、目的、会议的议题、时间、地点、参会人员、要求这样一些基本事 项；其次，要清楚会议通知的结构写法与语言表述；最后，要将拟写好 的会议通知及时下达给有关部门和个人。只有这样，才能保证会议的如 期举行。

（二）通知对象 通知对象就是会议通知的接收方，可以是具体 的某个单位，如“××公司”，若是很多单位， 则可用统称，如“各分公司”或将几个单位并 列列出。通知对象也可以是个人，通常直接写 参会者姓名和职务。

（三）正文 正文是会议通知的主要组成部分，一般包括以下几个 内容： 1、会议的目的、召开本会议的背景、会议名称和主题。 会议通知在说明具体参会条款之前有的会有前言，可 以写出会议召开的背景即会议召开的依据、召开本次 会议要达成的目的、会议组织方和会议的名称，会议 议题和讨论的提纲，如果是学术报告会，则在开头写 明报告者的姓名、身份和报告的内容。如“在×× （背景、形势）下，为了××（目的），××（会议 组织方单位名称）特决定举办××会议（会议名称）， 具体事项通知如下”。
重点
会议通知的结构和写法。 会议议程、日程的结构和写法。 会议记录的结构和写法。

难点
会议议程的安排。 提高会议记录的效率。 本模块中各文种的病文析改。

项目一

会议通知
学习目标 ： 1．了解市会议通知的含义、特点、分类 和作用； 2．掌握会议通知的结构和写法； 3．能根据任务要求，规范地拟写和修改 会议通知。