《档案管理概论》(肖秋惠编著)课后思考题及答案(参考)

《档案管理概论》（肖秋惠）课后思考题答案第一章（一）试述档案管理工作的性质和特点——P5答：1、档案管理工作的性质：（1）在宏观上，档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分；（2）在微观上，档案管理工作是机关、团各项管理工作的组成部分，具有辅助管理的性质；（3）档案作为一种原始文献，蕴藏了大量的原始信息，这使档案和档案工作成为文献信息管理系统的重要组成部分。

2、档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性；（2）档案管理过程的阶段性；（3）档案管理活动对档案形成者的依附性；（4）档案管理工作对社会的相对封闭性。

答：档案管理工作的基本内容一般包括以下8项：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂和利用工作。

其中，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计工作是档案管理的基础业务工作，主要是针对档案实体的管理，对档案实体进行有序组织、排列和统计，建立数量充足、种类齐全、载体多样的馆藏体系，为档案的利用服务奠定档案资源基础。

档案的检索、编纂和利用工作是在档案实体管理的基础上，对档案信息进行的组织、加工和提供利用，属于档案信息管理工作，主要目的是提供档案为社会利用需求服务。

随着档案管理现代化的发展和档案利用工作的加强，档案编目检索工作和档案编纂工作逐渐成为相对独立的档案业务工作，这使档案管理工作的内容结构发生了变化。

（三）档案管理工作应遵循的基本原则是什么完成——P8答：（1）确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导、分级管理国家全部档案；（2）提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；（3）体现了档案工作的根本目的——便于社会各方面的利用。

（四）列举各种档案管理机构及其职能——P10答：（1）档案室。

性质：档案室是机关的内部组织机构，是保存档案的过渡性机构，档案室的主要任务是服务于本机关。

作用：是机关内具有参谋和咨询作用的部门，为机关职能活动提供档案信息支持；是全国档案工作的基础。

档案室是国家档案资源不断补充和积累的源泉。

任务：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

负责管理本单位具有长久保存价值的全部档案和相关材料，并提供利用。

类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室、企业档案信息中心。

（2）文件中心和档案寄存中心。

文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构，它是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。

1988年甘肃永靖县成立了我国第一个文件中心。

文件中心主要有政府文件中心和商业文件中心两类。

政府文件中心是由县级以上人民政府建立的，为政府机关单位和社会提供服务的非营利性的文件与档案管理机构。

商业性文件中心是由有关机构或个人创办的一种营利性的档案管理机构，主要面向工商企业或个人从事文件存储、文件管理和文件服务业务。

档案寄存中心是由国家综合档案馆或其他独立法人设计产，为各类企业、社会团体以及个人提供档案有偿寄存服务的机构。

档案在寄存中心保管期间，所有权形式不变，档案馆一般只提供安全保管服务。

1998年10月，深圳市档案馆设立了全国首家档案寄存中心。

（3）档案馆。

是党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。

分根据《档案法》和《档案法实施办法》中对档案馆的分类。

可分为国家档案馆（3046个）、专业档案馆（225个）、部门档案馆（142个）、大型企事业单位档案馆（企业档案馆304+文件事业单位档案馆40+科技事业单位档案馆59个）四大类。

A、国家档案馆是归口中央或地方各级档案行政管理部门（或与有关部门）直接管理的科学文化事业机构。

包括综合档案馆和历史档案馆。

综合档案馆一般隶属于各级党和政府，收集和保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案，是我国国家档案馆和档案事业的主体。

历史档案馆主要有中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。

B、专业档案馆是专业系统档案馆和馆藏特殊载体档案馆的总称。

C、部门档案馆是国家有关部门专门建立的档案馆。

如外交部、安全部档案馆，它们永久保管本部门及所属机构形成的全部档案，不需要向国家档案馆移交。

如最高人民法院、最高人民检察院、公安部等，其中需要永久保存的档案，在本部门档案馆保存50年后要向中央档案馆移交。

中央专业主管机关如国家海洋局海洋档案馆、国家气象局气象档案馆、邮电部档案馆、核工业部档案馆、化工部档案馆等。

D、大型企事业单位档案馆。

大型企事业单位和高等院校往往都建立了自己的档案馆，这些档案馆是终极性的，负责永久保管本企事业单位所形成的档案。

我国企业档案馆是20世纪80年代后期出现的一种档案馆类型。

档案馆内“现行文件利用中心”第二章（一）来源原则为什么能够取代事由原则成为档案管理的基本原则——P17答：法国大革命胜利以后，国家档案馆成立之初，主要沿用了事由原则即根据档案文件的内容联系对馆藏档案进行分类整理。

事由原则在馆藏数量和种类较少的情况下，基本可以胜任馆藏整理的需要。

但随着国家档案馆馆藏数量和种类的增加，成分和内容的复杂化，卡缪多努分类法暴露出了不少问题。

按照档案文件的内容进行分类和整理，势必将同一机构来源的档案分散到不同的类别中，打乱了档案之间的来源联系，给管理和利用工作带来不便；同一档案文件可能涉及好几类别，而且类是无法穷举的，因此，往往陷入无类可归和无以归类的困境，这些日益突出的问题给国家档案馆工作带来了极大的混乱。

“尊重全宗原则”是来源原则的起源，它将来源联系作为整理档案的首要标准，强调将同一来源的档案以全宗的形式组织在一起，使档案整理与图书整理从本质上区分开来，体现了档案的本质属性。

1874年，冯西伯尔任普鲁士国家机密档案馆馆长以后，正式提出了来源原则。

1898年荷兰的三位档案学家缪勒、斐斯和福罗英合作出版了《档案的整理与编目手册》（又称《荷兰手册》）一书，对来源原则进行了理论论证。

1910年召开的布鲁塞尔图书与档案人员国际大会上被确认为档案专业的基本原则。

这些大会标志着来源原则取代了事由原则成为档案管理的基本原则，并为来源原则的国际化发展拉开了序幕。

（二）“新来源观”的含义——P23答：1996年第13届国际档案大会上，加拿大档案学家特里﹒库克强调从文件的形成者及其文件之间的联系来管理电子档案，认为只有坚持来源、全宗等传统档案学的核心理论，保持传统档案原则的稳固基础，才能确保档案人员应付新载体和新技术带来的挑战。

电子文件的管理以及应付电子时代赋予档案管理的诸多挑战不能抛弃来源原则，相反只能更多地依赖来源原则。

加拿大档案教育家汤姆内史米斯形象地将这种对来源原则的肯定称为“来源的重新发现”。

其实质是一种“新来源观”。

它使来源的含义更加扩展，由以往的实体来源——文件形成机关，扩展为相对抽象的“文件形成过程”。

即文件在什么条件、为了何种目的、采用怎样的结构形成等各种综合的背景信息。

“新来源观”是来源原则在电子时代的自我适应和发展，它使来源原则在新的信息技术环境里具有广泛的实践意义。

1、全宗的含义：全宗是独立的机关、团体或个人在社会实践活动中形成的具有有机联系的档案集合体。

它包括四个方面的含义：（1）全宗是一个有机整体。

同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。

（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。

全宗不是人为地任意地组合而成的，而是在社会实践活动过程中自然而然形成的，具有客观性，体现了档案的形成特点。

（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。

全宗有两种构成方式：一是以一定的社会单位（国家机关、社会团体、个人、企事业单位等）为核心构成全宗；一是以一项独立的社会活动项目（工程项目、科研项目、生产项目等）为核心构成全宗。

（4）全宗是档案的基本管理单位。

全宗是组成国家档案全宗的基本单位，也是对档案进行日常科学管理的基本单位。

档案管理要以全宗为单位进行分类、排列、鉴定、保管和统计。

2、全宗的类型：全宗按其形成者类型，可分为组织全宗、个人全宗、项目全宗三种。

组织全宗是一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体。

个人全宗是社会著名人物在其活动中形成的档案整体。

项目全宗是在某一项活动中形成的档案集合体。

按形成方式，可分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。

独立全宗是一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体。

联合全宗是两个或几个关系密切的立档单位形成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体。

档案汇集是由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。

（四）比较文件生命周期理论和文件连续体理论——P26答：文件生命周期理论是文件管理的核心理论。

文件生命周期理论认为文件具有一定的生命周期，现行文件从其产生到最终销毁或永久保管是一个完整的生命运动过程。

澳大利亚档案学者提出了“文件连续体”理论。

其核心思想在于强调文件生命运动的整体性和连续性，并将文件保管形式与业务活动和业务环境联系在一起。

文件保管的形式决定了文件的其他要素。

文件连续体理论的四“维”——文件的形成、文件的捕获、文件的组织、文件的聚合则以时间为基础，体现了文件各个要素的联合和互动。

文件连续体理论产生的基础是电子文件管理的实践，它是对文件生命周期理论的补充和发展。

其创新之处在于：（1）研究视角独特。

它强调的是文件保管形式的变化对文件其他要素的影响，描述了文件从最小的保管单位到最大保管单位的运动过程和规律性；（2）研究方法新颖。

采用一个多维坐标轴体系来描述文件的运动过程，将文件运动纳入一个立体、多元的环境之中，考察文件保管形式与价值形态、业务活动及形成者之间的互动关系。

(3)研究的基础在于将文件运动视为一个连续的过程，强化了文档管理的关联性和文件管理的全过程性，更加符合电子文件运动的自身特点。

文件生命周期理论对于传统档案管理的理论指导意义是不言而喻的，它从理论上科学地阐释了文件中心存在的合理性，奠定了文件的分阶段管理以及文件的全过程管理的理论基础。

对于电子文件管理而言，文件生命周期理论虽然在一些细节问题上存在一定的不足，但仍然具有宏观上的理论指导价值。

这是因为，文件生命周期理论是对文件运动规律的客观描述，电子文件具有文件的基本属性，它在载体形式和生成环境方面虽然具有特殊性，但仍我要历经从产生到销毁或永久保存的整个生命周期，电子文件的运动仍然具有一定的阶段性，只不过各阶段的界限模糊，运动特点发生了变化，此外，电子文件的价值形态与相关因素的对应关系虽然已经弱化，但并不是绝对消失。

文件连续体理论修正和发展了文件生命周期理论的某些细节，使其适用于电子文件的管理。

文件生命周期理论是文件连续体理论产生的基础和源泉，后者是对前者的修正和发展。

在电子文件时代，文件生命周期理论的某些细节可能需要补充和修改，但仍然具有十分广泛的理论指导意义。