费用报销管理办法

费用报销管理办法

为规范公司费用报销管理，明确费用开支标准和审批审查流程，合理控制费用支出，本着“依法合规”、“首签首责、逐级负责”的原则，制定本办法。

第一章票据管理

公司机关各部室要根据发生的实际业务，索取真实、规范、完整的报销票据。提请报销的经办人员对票据的真实性、完整性、合法性负责，经办人员所在部室对经济业务和报销票据负有监督和核实责任。费用报销联合审查小组对报销单据及其反映的经济业务的合法性、合理性、真实性、完整性、规范性进行审查。

（一）外部票据

1.发票

（1）发票的种类

发票主要包括由国家税务局、地方税务局统一监制的增值税专用发票、增值税普通发票、普通发票等票据。

（2）发票的取得

①经办人员因经济业务取得各类发票时，应严格审核其真伪、内容开具是否齐全，是否符合有关规定。

②经办人员取得发票后必须及时报销。取得的发票，自开票之日起2个月内报销。因报销不及时，造成增值税进项税额不能抵扣的，进项税额由部门经费负担，并由部门落实责任人，对责任人按进项税

额10%罚款，每笔业务最高罚款1000元。在业务发生当月，各部室要及时督促责任人将罚款上交财务部门，否则除对责任人罚款外，将对部室负责人同等数额罚款。

③因发生实际业务确需税务机关代开发票的，必须附合同、协议等能证明业务真实性的资料，销售方必须加盖印章，否则不予报销。

④行政管理部门宣布作废、失效的票据，不得作为报销凭据。

⑤定额发票必须注明业务内容或附销货方销货清单，否则不予报销。

⑥根据国家“营改增”政策调整，对外办理业务的经办人员，要按照要求依法取得增值税专用发票。销售方为一般纳税人资格的，应取得增值税专用发票，销售方为小规模纳税人的，对其提供的劳务应要求其到税务机关代开增值税专用发票。

⑦购物、修理等大额支出，即单张发票（连号发票视为单张发票）超过2000元的（发票已注明货物、劳务、服务明细名称，数量单价齐全的除外），必须附销货方明细清单、劳务方修理清单、协议合同等能证明业务真实性的相关资料，否则不予报销。

（3）存在以下问题的发票不得作为报销凭证：

①发票日期、付款单位、品名、数量、单价、金额等项目填制不全的发票。

②字迹不清楚或涂改、伪造的发票。

③品名填写笼统（不附明细清单的）或以货号代替品名的发票。

④无收款单位发票专用章，或不按税务部门规定加盖发票专用章的发票。

⑤单位、数量、金额不相符或大小写不相符的发票。

⑥只取得增值税专用发票的记账联或抵扣联的发票。

⑦经验证查询，不符合国家税务机关规定的假发票。

⑧过期和作废的发票，即超过发票开具时限的发票。

⑨发票记载内容与实际发生业务不相符的发票，发票记载内容与开具发票单位营业范围不相符的发票。

⑩其他不符合国家规定的发票。

2.财政部门监制收据

（1）由财政部门监制的行政收据、事业单位收据、社会团体收据、非税收收据、军队收据等可以作为报销凭据。

（2）不得混淆行政事业收费收据和结算凭证，结算凭证只能在其内部运作，只是收付款证明，不得作为报销凭据。

（3）行政事业等单位的应税收入项目必须开具税务机关监制的发票，对应税项目开具收据的，不得作为报销凭据。

3.特殊行业结算凭证

交通运输业正规结算凭证允许报销，如飞机票、火车票、汽车票等。

4.其他符合国家法律法规的票据可以作为报销凭据。例如境外发票，一般为自制发票，部分国家没有采取发票的管理方式，属于负责人签名的自制收费凭证，其鉴别方式主要是通过资金往来结合业务真实性考虑。

（二）内部自制票据

1.内部自制票据主要包括借款单、差旅费报销单、交通费结算单、收款收据等，由财务门统一管理，

实行专人登记、发放、保管。

2.公司机关各部室因业务需要开具内部结算单据的，按规定到财务部领取使用，或按照文件规定的电子版格式填制使用。

3.公司内部各种收费结算单据，应事先征得被收费单位（部门）签章认可，否则，财务部不予办理相关手续。

4.内部自制票据审查

（1）差旅费报销单

①出差人员部室及姓名（多人出差逐一填写姓名）、公差事由、起点、终点、时间、出差人、领款人、证明人填写要齐全。

②补助标准、票据金额填写、附件张数要正确，大小写要一致，无涂改现象。

③不得包含与差旅费无关的票据（如招待费、办公费、修理费、油类等）。

（2）其他内部自制票据。对确需使用内部自制票据结算的业务（如交通费、内部收据等），重点审查时间、数量、单价、金额等内容要填制正确齐全。

（三）其他规定

1.所有发生的费用必须在有真实业务的基础上，并取得合法凭据的前提下方可报销。严禁利用假发票、假业务报销的方式套取现金；严禁报销与本单位生产经营业务无关的费用；严禁以购买私人物品、私人消费等应由个人负担的发票报销，不得变相为个人承担费用。否则，产生的一切后果由经办人和部室负责人承担。

2．所有票据（包括外部、内部票据）报销时必须加盖部室公章，由部室负责人、经办人签字。

第二章费用报销管理

（一）组织领导

公司成立“费用联合审查领导管理小组”，公司总经理任组长，财务部长任副组长，其余班子成员任领导小组成员。

成立专门的联合审查工作小组，财务组组长为工作小组组长，成员包括财务组、各部门主管以及财务相关审核人员。审查小组的人员必须相对固定，人员不得随意变动和无故缺席，确保会审工作的严肃性、完整性和持续性。通过联合审查，形成“指标透明、费用公开、审核严格、监督到位、报销及时”的费用管理机制。

（二）费用报销流程及要求

1.费用会审完毕后，各单位到财务进行确认。会审小组签字通过的，由财务进行挂账，并告知经办人；未签字通过的，由经办人取回单据，进行整改。

2.材料、设备、办公用品采购，因公外出、购买商品等经济活动，应按照国家“营改增”要求取得增值税专用发票，对确实不能取得专用发票的，必须用税务统一印制的增值税普通发票报销。

3.所有发票的报销，必须业务内容完整，金额计算正确，大小写相符，字迹清晰，增值税发票必须按发票格式逐栏正确填写和签章，任何项目填写的内容与实际不符的一律不予报销。

4.用于公司及地方政府部门来公司检查方面的接待支出，经办部门提交公共费用申请表，按照公司要求报公司经理、财务部长联签，否则，财务部门不予受理。

5.各部门需指定专职人员负责合同流程的签订、发票的整理入账等业务，以上业务每月25号提交