公司行政管理体系构建运营提案(经典).pptx

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2、管理职责 2.1 行政管理体系组织
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根据本企业实际情况，建立能够充分协调、高效发挥职责的行政管理体系 组织。
2.2 职责、权限和义务
公司总经理对行政管理负责，任命行政总监和各行政控制系统责任人员。 行政总监应具有企业行政管理的相关知识和经验，具有行政管理体系建立、实 施、保持和改进的管理职责和权限。
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四、企业行政管理体系的构建
1、企业行政管理体系组织架构图
董事长
1、企业行政管理体系组织架构图
总经理 总经理秘书
副董事长
营销总监
技术总监
行政总监
财务总监
潢 重厦北
行人
川 庆门京
市公
技设 工
政力
财
办 办办办
场关
术计 程
办资
务
事 事事事
部部
部部 部
公源
部
处 处处处
室部
建议：董事长兼总经理： 马启业 副董事长兼财务总监：刘 德 营销总监： 耿军 技术部总监： 杨苏平 行政部总监： 侯金
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4、文件和记录控制
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4.1 文件控制
文件控制的范围、程序、内容如下：
1 受控文件的类别确定，包括行政管理体系文件、外来文件、其他需要 控制的文件等； 2 文件的编制、会签、审批、标识、发放、修改、回收，其中外来文件 控制 还应当有收集、购买、接收等规定； 3 行政管理体系实施的相关部门、人员及场所使用的受控文件为有效 版本的 规定；
1 行政公文的起草、撰写、审核、批准、传阅（抄送）、存档、销毁规 定。
2 不同公文行文规范和格式的要求。 3 发文内容、落款和印章的符合性。 4 行政公文的可追溯性。 5 外来文件的管理（上级部门、下级单位、平级单位、其他外来文件等 ），包 括接收、传达、确认、落实、反馈等。
6 行政公文管理过程与企业文化相符合。
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6.2 办公物品管理
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办公物品管理的范围、程序、内容如下：
1 办公物品管理的目的（目标）和任务。 2 办公物品的范围和分类。 3 办公用品的采购程序及供方选择。 4 办公用品的入库、保管、领用、更换、报废等过程控制。 5 非一次性耗用办公用品的规范化使用和耗材（能源）节约规定。 6 办公用品使用说明书、操作手册等附带资料的管理。 7 办公物品管理过程与企业文化相符合。
企业行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作， 都是某个方面的“业务”。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、工 程（服务）、资金（财务）、发展（营销）几大块业务的顺利、有效进行和相互 之间的协调。
企业行政管理体系工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天 都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理 这颗大树上的枝枝叶叶而已。
企业文化控制的范围、程序、内容如下：
1 企业文化责任部门的建立、建设和职能，企业文化责任人的职权、职 责和义务。
2 企业文化控制的目的（目标）和任务。 3 企业文化应当符合企业特性，具有客观性、发展性、指导性、约束性 、整体 性、群体性、传播性和传承性等特性。
4 企业文化战略实施的计划、过程和记录。 5 企业文化理念识别系统情况，包括：价值观念（核心理念）、各类经 营管 理理念、宣传口号以及员工认知和认同程度。 6 企业文化行为识别系统情况，包括：组织对内、外行为，团体对内、 外行 为，个体对内、外行为以及员工认知和认同程度。 7 企业文化视觉识别系统情况，包括：工作（生产、经营）、生活各类 标志 、色彩，以及体现企业特性的其他视觉识别；员工对视觉识别系统的认知 和 认同程度。
8 理念、行为、视觉识别系统的相互符合情况。 9 企业文化贯穿于企业管理各个层面，并起到导向作用。
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6、办公事务控制
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办公事务责任部门的建立、建设和职能，办公事务责任人的职权、职责和 义务；办公事务各环节负责人的认定、职责、职权和义务。
6.1 行政公文管理
行政公文管理的范围、程序、内容如下：
概括起来说，行政管理的企业中主要有管理、协调、服务三大功能：其中 管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质是服务。
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ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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二、企业行政管理体系的职能
行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员 工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵， 研究市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级 干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一 笔重要业务等等。
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公司行政管理体系 构建运营提案
制作 侯金
核准
二 0 一一年一月十三日
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目录
1．企业行政管理体系的功能………………………………………………………4 2．企业行政管理体系的职能………………………………………………………5 3.企业行政管理体系的任务………………………………………………………6 4.企业行政管理体系的构建………………………………………………………7 4.1 企业行政管理体系组织架构图…………………………………………………7 4.2 管理职责…………………………………………………………………………8 4.2.1 行政管理体系组织……………………………………………………………8 4.2.2 职责、权限和义务……………………………………………………………8 4.2.3 管理评审………………………………………………………………………8 4.3 行政管理体系文件………………………………………………………………9 4.3.1 行政管理手册…………………………………………………………………9 4.3.2 程序文件（管理制度）………………………………………………………9 4.3.3 记录文件（表、卡）…………………………………………………………9 4.4 文件和记录控制………………………………………………………………10 4.4.1 文件控制……………………………………………………………………10 4.4.2 记录控制……………………………………………………………………10 4.5 企业文化控制…………………………………………………………………11 4.6 办公事务控制…………………………………………………………………12 4.6.1 行政公文管理………………………………………………………………12 4.6.2 办公物品管理………………………………………………………………13
（2）外部会议的信息收知、分类、传达，批准参会，会议反馈、批准落实， 信息收集和过程保存，全程的控制。
（3）内部固定会议（例会）的召开类型、形式，参会人员、时间、地点变 化的记录，会议记录，落实及效果分析。
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一、企业行政管理体系的功能
一个好的企业，首先要有一个坚实、高效的团队。
企业行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它以总经理为最高领 导，由行政总监分工负责，由行政各个部门具体组织实施、操作的一个完整的 体系。企业管理的具体工作的广度涉及到企业的全部运作过程，其深度设计到 企业的各个部门和分支机构的方方面面以及局外人难以想象的细微末节。
4 文件的保管方式、保管设施、保存期限及其销毁的规定。
4.2 记录控制
记录控制范围、程序、内容如下：
1 行政管理过程所形成的记录的填写、确认、收集、归档、贮存等； 2 记录的保管和保存期限等； 3 行政保证体系实施部门、人员及场所使用相关受控记录表格为有效 版本的 规定。
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5、企业文化控制
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为了做好纷繁复杂的行政工作，就必须建立健全和认真执行行政部门的各 项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而 建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率 的行政人员队伍：同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统 的一系列硬件（如办公设施、生活设施）、软件（如规章制度、工作程序）、人 员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程 度上就会成为一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级 领导辅以“人治”。
6.3 档案管理
档案管理的范围、程序、内容如下：
1 档案管理的目的（目标）和任务。 2 档案的范围和分类。 3 档案的入档、保管、借阅、销毁等过程控制。 4 贮存环境和期限符合不同档案的要求。 5 档案管理过程与企业文化相符合。
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6.4 会议管理
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会议管理的范围、程序、内容如下：
（1）会议管理的目的（目标）和任务。
2.3 管理评审
每年至少应当对企业行政管理体系进行一次管理评审，确保行政管理体系 的适应性、充分性和有效性，满足企业发展需要的要求，并保存管理评审记录。
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3、行政管理体系文件
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行政管理体系文件包括行政管理手册、程序文件（管理制度）和记录文件（表、 卡）等。
3.1 行政管理手册 行政管理手册应当描述行政管理体系文件的结构层次和相互关系，并至少 包括以下内容：
1 术语和缩写； 2 体系的适应范围； 3 管理方针和目标； 4 行政管理体系组织及管理职责； 5 行政管理体系基本要素、行政控制系统、控制环节、控制点的要求。
3.2 程序文件（管理制度） 程序文件（管理制度）应当与管理方针一致，满足行政管理手册基本要素 的要求，并且具有可操作性。
3.3 记录文件（表、卡） 管理记录应当符合企业特性，满足程序控制实施过程的需求。文件格式及 其包括的项目、内容应当规范标准。
行政总监对公司行政管理工作分工负责，任命行政控制系统（如企业文化、 办公事务、人力资源、其他主要过程控制系统等）责任人员，规定各行政控制 系统责任人员以及需要独立行使与保证行政管理效能的相关人员的职责、权限 和义务，明确各行政控制系统之间、行政总监与各行政控制系统责任人员之间、 各行政控制系统责任人员之间的工作接口和协调措施。