预习课件Word邮件合并功能的用法

邮件合并的使用步骤
大致可以分为以下三个步骤
制作数据源 制作主文档 利用邮件合并功能合并需要的信息
形象比喻
数 据 源 主 文 档
邮件合并功能
需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件
Word提供的邮件合并功能类似于合成中心 ，它把数据源提供的数据和主文档逐一合 并出来并生成我们想要的文件。 有句歌词唱的好：“请把你的歌带回我的 家，请把你的微笑留下”
创建或打印大宗邮件的信封
点击此项后，word的版面会自动成为信封格式 ，模拟信封的样式， 如果当前文档内有信息的话还要求你删除当前 的信息 一般不用此项
标签
创建并打印大宗的邮件的标签
适合整页纸铺满相同的或相似多个的结果时 可以节省纸张
比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡 套打某些小型的不干胶标签
如何在文档开启时断开与数据源的链接状态？
单击普通word文档之后
断开主文档和数据源的链接状态 使其恢复到默认的文档
总结
文档类型你选择哪一个比较合适？
想省纸的话可以选择
标签 目录
想保持原貌的话
信函
想模拟信封的样式时
可以选择信封
想断开的时候
可以选择普通word文档
邮件合并
本章主要讲述以下知识点：
邮件合并的产生的由来 如何制作邮件合并 ………
在日常生活和工作当中，经常要处理一些 相同或相似的工作，比如：
在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书 在公司里要给大量的客户寄送邀请函 在过生日的时候要给大量的同事发送请帖 在结婚时要大量的制作喜帖 …………
只有word才提供邮件合并的功能
它是一个平台
它在邮件合并中扮演一个平台的作用，通过这个平台和目 标数据逐一的合并而产生新的文件 在整个合并当中平台是不变的，变的只是与它合并的数据
平台的特点：
平台可以什么都没有---空文档
但一般不这么做
平台里可以包含
页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、 图像等信息
理论上说在此处可以很好的编辑邮件， 并能发送到邮箱中，但其实Байду номын сангаас们很少用 此项 点击此项后word会自动转到web版式视 图
传真
创建和分发合并的传真
理论上说在此处编辑的文档可以很好的 发送到对方的传真机中去 但一般此项是灰色的 必须你所使用的电脑中安装有相应的传 真机的软硬件才可以
信封
链接数据源
插入数据字段
预览结果（不是打印预览）
预览的目的：
防止合并错位，格式发生冲突，尤其是在套打的时候一定 要预览以下。
注意：必须文档内添加了数据项后才能预览，否 则该项无法使用，灰色的。
家就是平台 歌声就是一条条的数据记录
在邮件合并当中的主要的步骤：
选择主文档类型（平台类型） 链接数据源 插入数据字段 预览结果（不是打印预览） 合并
这几个步骤可以通过以下来完成
方法有三种：
通过邮件合并工具栏 通过邮件合并向导 通过邮件合并的域
通过邮件合并的工具栏设置
选择主文档类型（平台类型）
平台的页数可以有一页或多页 平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可 以不一样
平台的选择
默认的平台我们可以按自己的想法自由设 置，也可以选择软件提供的内置的平台 文档类型的选择：
类型的概括
信函
创建并打印套用信函
电子邮件
创建并分发合并的电子邮件
传真
创建和分发合并的传真
一般
选择信函 目录 标签
居多
何谓数据源
在合并过程中，提供数据的文件称之为数 据源，该数据源包含一条或多条数据 没有数据的数据源是没有意义的 谁来承当这个数据文件？
数据库软件 Excel软件 Word软件 文本文件 其它，比如：outlook联系人列表等
链接的方式大同小异 数据源文件制作的要规范 都有相同的特征：二维表格的特征 一般选择excel做数据源文件的居多。
这些生活或工作中碰到的事情有相似的特 点：
发送或制作的量很大 内容相同或相似
如果手工逐一解决这些问题会很繁杂，虽 然没多大的难点，关键是量大。微软为了 解决这些问题在word里提供了邮件合并的 功能。
邮件合并产生的由来
邮件合并名字的由来是起初：单位经常要向外发 送公函，工作人员需要反复的的抄写邮政编码、 收信人信息，比如：地址、街道啊、电话等等。 邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来 的，它批量的处理，大大的提高了工作效率。
随着时间发展和工作的多样性，该功能开始用在 其它领域，往往并没有和邮件邮编等产生联系， 但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用 到现在。
邮件合并的主要功能
其功能是：
批量处理 批量制作
批量输出
邮件合并的主要使用领域
理论上说凡是需要进行内容几乎相同，且 需要批量制作处理的文档一般都可以尝试 采用邮件合并的功能 具体表现在：
目录
创建名称、地址和其它信息的目录 跟标签的功能有些类似的地方
适合在一页纸上打印多条记录 可以节省纸张 适合的场合
员工工资条的制作 学生成绩单的制作
普通word文档
一旦一个word文档和某个数据源链接后，则该文 档称之为主文档，链接后处于链接状态时，数据 源：
不能删除 不能改名 全部关闭后可以删掉。
员工档案管理 工资条 请帖 邀请函 …………
如何使用邮件合并
要想使用邮件合并需要掌握以下知识：
邮件合并使用的前提条件 邮件合并制作的步骤
邮件合并使用的前提条件
条件：
条件一、必须有主文档
条件二、必须有数据源
何谓主文档？
主文档其实就是一个普通的word文档 它是实现邮件合并的前提，没有主文档就无法合 并
信封
创建或打印大宗邮件的信封
标签
创建并打印大宗的邮件的标签
目录
创建名称、地址和其它信息的目录
普通word文档
删除与主文档的数据源，恢复为常规文档
信函
创建并打印套用信函
经常要用的主文档类型 默认的类型 主文档可以自由的设置
电子邮件
创建并分发合并的电子邮件