预习课件Word邮件合并功能的用法
Word使用技巧使用邮件合并功能
Word使用技巧使用邮件合并功能Word使用技巧:使用邮件合并功能Word是一款功能强大的文字处理软件,除了常见的编写文章、制作表格等功能外,还具备许多实用的技巧,如邮件合并功能。
邮件合并功能可以帮助我们快速批量发送邮件,提高工作效率。
本文将为您详细介绍Word中使用邮件合并功能的步骤和注意事项。
一、准备工作在进行邮件合并之前,我们需要准备好以下内容:1. 邮件列表:将需要发送邮件的联系人信息整理为Excel表格,确保包含姓名、邮箱等必要信息。
2. Word文档:在Word中编写好邮件正文,使用合适的格式和样式。
3. 邮件附件(可选):如果需要在邮件中添加附件,将相关附件保存在本地,准备好待发送。
二、步骤指引下面是在Word中使用邮件合并功能的步骤指引:1. 打开Word文档,点击"邮件合并"选项卡。
2. 在"开始邮件合并"组中,选择"开始邮件合并向导"。
3. 弹出的向导面板中,选择"电子邮件",然后点击"下一步"。
4. 在下一步中,选择"使用现有列表",然后点击"浏览"选择之前准备好的Excel邮件列表。
5. 在下一步中,选择正确的联系人信息,确保姓名、邮箱等字段对应无误,点击"下一步"。
6. 在下一步中,点击"写邮件",在邮件正文中编写好需要发送的邮件内容。
7. 如果需要添加附件,可以点击"附件"按钮,在弹出的文件浏览器中选择相关附件。
8. 编写完毕后,再次点击"下一步",在下一步中点击"完成与合并"。
9. 弹出的面板中,选择"发送电子邮件",然后点击"合并"。
10. Word将自动完成邮件合并,并将邮件发送到每个联系人的邮箱。
WORD中如何进行邮件合并PPT课件
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邮件合并
在日常的办公过程中,可能有很多数据表,同时又需要根据这 些数据信息制作出大量信函、请柬或者是录取通知书等。借助 Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并” ,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
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谢谢大家
荣幸这一路,与你同行
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• 注:
• 如果“文档类型”为“普通Word文档” ,那么数据源每一条记录合并生成的内容 的后面都会有“下一页”分节符,每一条 记录所生成的合并内容都会从新页面开始 。
• 如果为了节省版面,可以选择“目录”, 这样合并后每一条记录之哈前现代的服务分职信节息技符术专为题培“训
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自动目录可提供链接功能,按住Ctrl键并单击鼠标,
可直接到达标题所在页。
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➢操作步骤4:更新自动目录
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目录选中后变灰,这时单击鼠标右键弹出选择框。
选择“只更新页码”,再按“确定”键,实现目录 更新。
更新目录的操 作
点击“更新域”,弹出“更新目录”对话 框。
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➢操作步骤3:插入自动目录
各级标题设置好之后,将视图从“大纲”视图切回“页面”视图,再将光标移 到目录页准备插入自动目录的位置,系统即可自动生成目录。
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将光标移到准备插入自动目录的 位置,打开“插入”下拉菜单 以及“引用”下级菜单。
Word文档邮件合并方法
Word文档邮件合并方法合并邮件是指将多个Word文档中的邮件内容整合到一个文件中,以方便一次性发送给收件人。
下面将介绍两种常用的Word文档邮件合并方法。
一、使用邮件合并功能Word提供了一个方便的邮件合并功能,能够快速将多个文档的内容合并为一个邮件。
步骤如下:1. 打开Word文档,创建一个新的空白文档作为合并后的文件。
2. 在“开始”选项卡中,点击“邮件合并”按钮下的“开始邮件合并”选项,选择“电子邮件”。
3. 在“选择收件人”对话框中,选择“使用现有的列表”或“选择已有联系人”,然后点击“浏览”按钮选择您的联系人列表或Outlook联系人,点击“确定”。
4. 点击“写信”按钮,在邮件中添加合适的邮件内容,如收件人姓名、正文等。
您还可以点击“添加字段”按钮插入其他字段,如姓名、地址等。
5. 在“完成合并”选项卡中,可以选择预览合并结果,调整格式和布局等,然后点击“完成合并”按钮即可生成合并后的文档。
二、使用宏自动合并文档如果您需要频繁进行邮件合并操作,可以使用宏在Word中创建一个自动合并文档的功能。
步骤如下:1. 打开Word文档,按下“Alt+F11”组合键打开VBA编辑器。
2. 在VBA编辑器中,点击“插入”选项卡,选择“模块”。
3. 在新创建的模块中,输入以下VBA代码:```vbaSub MergeDocs()Dim rng As RangeDim MainDoc As DocumentDim strFile As StringSet MainDoc = Documents.AddstrFile = Dir("D:\Path\To\Documents\*.docx") '替换为您的文档所在路径Do While strFile <> ""Set rng = Documents.Open("D:\Path\To\Documents\" & strFile).Contentrng.CopyMainDoc.Bookmarks("\EndOfDoc").Range.PastestrFile = DirLoopMainDoc.SaveAs "D:\Path\To\MergedDoc.docx" '替换为您的合并后的文件保存路径MainDoc.CloseMsgBox "邮件合并完成!", vbInformationEnd Sub```4. 修改代码中的文件路径为您需要合并的文档所在路径和合并后的文件保存路径。
如何设置和使用WORD文档中的邮件合并功能
如何设置和使用WORD文档中的邮件合并功能在当今信息爆炸的时代,邮件已经成为我们生活和工作中不可或缺的一部分。
无论是发送活动通知、宣传产品还是进行客户关系管理,邮件合并功能都可以帮助我们以个性化的方式向大量的收件人发送邮件。
在本文中,我们将学习如何设置和使用WORD文档中的邮件合并功能,以便高效地发送邮件。
一、准备工作在开始设置和使用WORD文档中的邮件合并功能之前,我们需要完成以下准备工作:1.安装Microsoft Office套件并打开WORD文档。
2.确保已经准备好包含收件人信息的Excel表格(或者使用Outlook 联系人列表)。
3.准备好邮件正文内容,可以是纯文本或者包含HTML格式。
二、设置邮件合并接下来,我们将学习如何设置邮件合并:1.在WORD文档中,点击“邮件ings插入”选项卡中的“开始邮件合并”按钮。
2.在下拉菜单中,选择“开始邮件合并向导”。
此时会出现“邮件合并向导”对话框。
3.在“邮件合并向导”对话框中,选择“电子邮件”类型,并点击“下一步:开始文档”按钮。
4.选择“当前文档”作为起始文档,并点击“下一步:选择收件人”按钮。
5.选择“使用已有的收件人列表”并点击“获取列表”按钮。
在弹出的对话框中选择Excel表格或者Outlook联系人列表,并确认选择。
6.在“邮件合并向导”对话框中,点击“下一步:写邮件”按钮。
三、编辑邮件内容一旦设置完成邮件合并,我们可以开始编辑邮件内容:1.在“邮件合并向导”对话框的“写邮件”页面,点击“标题”栏目并输入邮件的主题。
2.在“邮件正文”栏目,点击“插入合并字段”按钮,选择需要插入的合并字段,如收件人姓名、公司名称等。
可以使用这些合并字段来实现个性化的邮件内容。
3.编辑完毕后,点击“下一步:预览邮件”按钮。
四、预览和完成邮件合并在预览邮件之前,我们可以通过点击“邮件合并向导”对话框中的“前一个记录”和“后一个记录”按钮,查看不同收件人的合并结果。
Word使用技巧使用邮件合并功能
Word使用技巧使用邮件合并功能邮件合并是一种非常有用的功能,可以帮助用户在发送大量相似邮件时节省时间和精力。
无论是发送节日祝福、通知公告还是营销邮件,邮件合并功能都可以帮助我们快速而准确地完成任务。
本文将介绍如何在Word中使用邮件合并功能,并给出一些建议和技巧,以便您能够更好地利用这一功能。
一、准备数据源在使用邮件合并功能之前,我们首先需要准备好相应的数据源。
这些数据可以来自于一个Excel表格、一个Access数据库或者一个文本文件。
确保数据源中的每个字段都有一个合适的列头,这样在合并过程中可以正确地引用数据。
二、开始邮件合并1. 打开Word,点击“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”按钮,选择“电子邮件”。
2. 在弹出的下拉菜单中选择“使用当前文档”,这样我们可以直接在当前文档中编辑邮件正文。
三、编辑邮件正文在邮件正文中,我们可以使用一些特殊的字段来引用数据源中的字段。
例如,如果我们的数据源中有一个“姓名”字段,我们可以在邮件正文中加入“<<姓名>>”这个字段,Word会在合并时自动替换为相应的姓名。
四、选择收件人列表1. 在“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”组中,点击“选择收件人”按钮。
2. 在弹出的窗口中选择我们准备好的数据源文件,点击“打开”。
3. 如果数据源中有多个表格或者工作表,可以在窗口底部的下拉菜单中选择要使用的表格或工作表。
五、设置邮件样式在选择好收件人列表后,我们可以点击“写信样式”按钮来设置邮件的样式。
这包括字体、颜色、对齐方式等。
可以根据需要自定义邮件样式,让邮件更加专业和个性化。
六、预览合并结果在编辑完邮件正文和设置好邮件样式后,我们可以点击“预览结果”按钮来查看合并后的效果。
在预览结果中,我们可以通过上一页和下一页按钮来逐个查看每个合并的邮件,并确保合并的结果符合我们的期望。
七、完成邮件合并在预览结果中确认没有问题后,我们可以点击“完成邮件合并”按钮来完成邮件合并。
Word中的合并信函和邮件功能教程
Word中的合并信函和邮件功能教程第一章:合并信函和邮件的概述合并信函和邮件是一种在Word中制作批量发送个性化文件的功能。
通过合并功能,用户可以很方便地在一个主文件中定义好内容,然后将该内容与个体信息进行合并,生成多个个性化的信函或邮件。
本章将介绍合并信函和邮件的基本概述和操作步骤。
第二章:准备主文件和数据源在进行合并操作之前,首先需要准备好一个主文件和一个数据源。
主文件是信函或邮件的模板,其中可以包含一些固定的文本内容和占位符,用于标记数据源中的个体信息的位置。
数据源是一个包含个体信息的表格文件,每一行代表一个个体的信息,例如姓名、地址等。
本章将介绍如何准备好主文件和数据源。
第三章:设置合并字段和规则在合并过程中,需要定义主文件和数据源之间的对应关系,以及生成合并文档的规则。
通过设置合并字段和规则,可以实现不同个体的相关信息在主文件中的动态替换。
本章将介绍如何设置合并字段和规则。
第四章:预览和编辑合并结果在合并之前,可以预览合并结果以及对其进行编辑。
通过预览功能,可以查看每个个体的合并结果,并进行必要的修改。
本章将介绍如何预览和编辑合并结果。
第五章:执行合并操作当准备工作完成后,可以执行合并操作,生成最终的合并文档。
合并操作可以生成多个个性化的信函或邮件,每个个性化文件都包含了数据源中对应个体的信息。
本章将介绍如何执行合并操作。
第六章:保存和导出合并文档合并操作完成后,可以选择保存合并文档或导出为其他格式的文件。
保存合并文档可以方便以后的编辑和使用,而导出为其他格式的文件则可以方便地进行共享和传递。
本章将介绍如何保存和导出合并文档。
第七章:合并信函和邮件的注意事项在使用合并信函和邮件的过程中,需要注意一些常见问题和注意事项,以确保合并操作的顺利进行。
本章将介绍一些常见问题的解决方法和合并时的注意事项。
第八章:应用合并信函和邮件的案例分析本章将结合实际案例,以邮件营销为例,展示合并信函和邮件功能的应用场景和效果。
Word中如何使用邮件合并功能
Word中如何使用邮件合并功能Word是一款功能强大的文字处理软件,除了常见的编辑、排版功能外,它还提供了一项非常实用的功能,即邮件合并功能。
邮件合并功能可以帮助用户批量发送个性化的邮件,提高工作效率。
本文将介绍如何在Word中使用邮件合并功能。
第一步:准备数据源文件在使用邮件合并功能前,首先需要准备好数据源文件,即收件人列表。
可以将收件人的姓名、地址等信息整理在一个Excel表格中,每一列对应一项信息。
第二步:打开Word并创建邮件打开Word,点击“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”按钮,选择“电子邮件”选项,然后点击“撰写并编辑邮件”。
在弹出的对话框中,可以先编写好邮件的正文。
在需要插入收件人姓名、地址等信息的位置,可以使用“插入合并字段”按钮来选择对应的合并字段。
合并字段会自动插入到光标所在位置,并在合并时替换为实际的收件人信息。
第三步:选择数据源在邮件编辑界面,点击“选择收件人”按钮,选择“使用现有列表”选项。
然后点击“浏览”按钮,选择准备好的Excel数据源文件,点击“打开”。
Word将会显示数据源文件的表格预览,确认数据源无误后,点击“确定”。
第四步:插入合并字段在邮件正文中需要插入合并字段的位置,点击“插入合并字段”按钮,选择对应的字段名称。
比如,可以选择“姓名”字段插入到收件人的称呼位置。
通过插入合并字段,可以自动在邮件中插入相应的收件人信息,保证每封邮件都是个性化的。
第五步:预览合并结果在邮件编辑界面,点击“预览结果”按钮,可以预览合并后的邮件效果。
通过上下滚动可以查看每封邮件的内容,确保合并结果符合预期。
如果需要修改某封邮件的内容,可以点击“编辑收件人列表”按钮,在弹出的对话框中编辑相应的信息。
第六步:完成合并并发送邮件当预览结果无误后,点击“完成合并”按钮,在弹出的对话框中选择“发送电子邮件”,即可将合并后的邮件批量发送给收件人列表中的每个人。
总结:通过以上步骤,我们可以在Word中灵活运用邮件合并功能,高效地发送个性化的邮件。
word使用邮件合并功能的两种方法
word使用邮件合并功能的两种方法
word使用邮件合并功能的两种方法
计算机二级办公软件考试中会遇到使用邮件合并功能进行操作,你知道怎么操作吗?如果不知道,那就跟着店铺一起试试吧!
word使用邮件合并功能方法一
1打开WORD缴费通知书模板
word使用邮件合并功能图1
2单击邮件——开始邮件合并——邮件合并分步向导
word使用邮件合并功能图2
3右边弹出窗口,单击信函,单击下一步:启动文档。
word使用邮件合并功能图3
4选择使用当前文档,单击下一步:选取收件人。
word使用邮件合并功能图4
5选择使用现有列表,单击浏览,找到我们自己做的欠费名单表单击确定。
单击下一步:撰写信函。
word使用邮件合并功能图5
6将指针移到缴费通知“您好!”之前,单击其它项目,单击插入,单击关闭。
就这样一直插入相应的内容。
word使用邮件合并功能图6
7单击下一步:预览信函。
单击下一步:完成合并。
单击编辑个人信函......,单击确定。
word使用邮件合并功能图7
8如图:最终结果就所有全部欠费名单上的都出来了word使用邮件合并功能图8。
Word中的邮件合并功能使用指南
Word中的邮件合并功能使用指南第一章:什么是邮件合并功能邮件合并是一种利用Word软件进行批量个性化邮件发送的功能。
它可以根据Excel或其他数据库中的收件人信息,自动生成多个个性化邮件,并将每个收件人的信息插入到相应的位置。
第二章:准备工作在开始使用邮件合并功能之前,需要进行一些准备工作。
首先,准备好一个Excel表格,其中包含收件人的信息,如姓名、邮箱地址等。
其次,打开Word软件并创建一个新的文档,选择“邮件合并”选项卡,点击“开始邮件合并”按钮。
第三章:创建邮件模板在进行邮件合并之前,需要创建一个邮件模板,即用来撰写邮件内容的模板。
可以在Word中创建一个新的文档,通过插入合适的字段来代表收件人的信息,如“尊敬的[姓名],您好!”来代表收件人姓名。
在模板中可以添加各种格式和样式,使邮件更具个性化。
第四章:插入收件人信息在邮件模板中插入收件人的信息是使用邮件合并功能的关键步骤。
选择“收件人”选项卡,点击“选择收件人”按钮,然后选择你之前准备好的Excel表格。
Word会自动识别表格中的字段并显示在“写作和插入字段”对话框中。
可以点击相应的字段来插入到邮件模板中。
第五章:个性化邮件内容邮件合并功能还可以根据收件人的信息实现个性化的邮件内容。
在写作邮件模板时,可以在字段的前后添加文字、符号或样式,来制作定制化的个性邮件。
例如,可以在“尊敬的[姓名],您好!”这样的字段后面加上“我们非常荣幸地邀请您参加我们的活动。
”以使邮件更加个性化。
第六章:预览和完成邮件合并完成邮件模板和个性化邮件内容的编辑后,可以通过预览功能来查看最终生成的邮件。
选择“预览结果”选项卡,可以逐个查看每封邮件的内容和格式,并对其进行修改和调整。
如果一切符合要求,点击“完成合并”按钮将邮件发送出去。
第七章:检查和调整发送结果在邮件合并完成后,可以检查发送结果以确保所有邮件都已成功发送。
选择“完成预览”选项卡,点击“查看结果”按钮,将显示所有成功发送的邮件记录。
预习课件:Word邮件合并功能的用法
这些生活或工作中碰到的事情有相似的特 点:
发送或制作的量很大 内容相同或相似
如果手工逐一解决这些问题会很繁杂,虽 然没多大的难点,关键是量大。微软为了 解决这些问题在word里提供了邮件合并的 功能。
邮件合并产生的由来
邮件合并名字的由来是起初:单位经常要向外发 送公函,工作人员需要反复的的抄写邮政编码、 收信人信息,比如:地址、街道啊、电话等等。 邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来 的,它批量的处理,大大的提高了工作效率。
数量的设置
可以复制、删除、剪切添加的域
格式上的设置
给域在字体、字号、颜色上等的设置 当然还有其它设置(后面讲述)
关于在合并过程中合并数量的设置
如果在合并中不想合并某些数据或某些记 录该如何设置
合并前设置 合并中设置 合并后设置
合并前设置---在数据源上设置
在数据源链接到主文档之前,把数据源中 不想要合并进去的数据去掉
插入普通类型的域
插入智能判断类型的域
我们上述讲述的一切操作都是基于通过邮 件合并工具栏进行的,其实在使用邮件合 并功能合并文档时还可以通过向导的方式 逐步的完成,只不过它的灵活性欠缺些, 不建议采用向导的方式合并。
通过邮件合并向导
单击工具菜单---信函与邮件---邮件合并 该向导需要分六步完成
手机
手机
Word提供群发邮件的功能
由word邮件合并功能提供的可以从本地群 发到对方邮箱的功能。
本地
网络
Word内实现群发邮件的条件
满足以下条件:
必须联网 数据源里含有邮箱数据 本机必须安装有微软公司开发的outlook express 或outlook 2003 软件 Ie浏览器进行相关的设置 最后结果并没有真的发送到对方的邮箱里还得通 过outlook进行二次发送。
《Word 2003精品教程》教学课件 第9章 使用邮件合并
• 9.1.3 使用邮件合并向导制作邀请 函
1
翻开已建立的主文档, 选择“工具〞>“信函与 邮件〞>“邮件合并〞菜 单
翻开“邮件合并〞任务窗格, 选择文档类型为“信函〞,
2 单击“下一步:正在启动文
档〞超链接,单击“使用当 前文档〞单项选择钮,然后 单击“下一步:选取收件人 〞超链接
4
翻开“邮件合并收件人 〞对话框,选择收件人 记录,单击“确定〞按 钮
入“女士〞,设置完毕
单击“确定〞按钮
为了以前方便打印或
修改,单击“邮件合
并〞任务窗格中的
10
“编辑个人信函〞超
链接
插入文档中字段格式 与主文档中的不一致,
9 调整其字体和字号, 然后单击“下一步: 预览信函〞超链接, 预览信函效果,然后 单击“下一步:完成 合并〞超链接
11
在翻开的“合并到新文档〞 对话框中选择“全部〞单项 选择钮,单击“确定〞按钮, 将全部记录都合并到一个新 文档中
新建一个空白文档,
1 输入图中所示的数据 源文件内容。其中, 第1行为标题行,其 他行为记录行
• 9.1.2 建立主文档
主文档中包含了信函的 根本内容,新建文档并 输入内容,然后保存主 文档即可。本例建立的 主文档如图中所示,保 存文件名为“邀请函〞
选择“文件〞>“保存 〞菜单,翻开“另存
2 为〞对话框,设置文 档的保存位置及文件 名,如“人员名单〞, 然后单击“保存〞按 钮
• 9.2.2 使用中文信封向导制作单个信封
1
选择“工具〞>“信函与邮件〞>“中文信封向导〞菜 单,翻开“信封制作向导〞对话框,然后单击“下
一步〞按钮
输入收信人的姓名、称
预习课件Word邮件合并功能的用法78页PPT
66、节制使快乐增加并使享受加强。 ——德 谟克利 特 7、今天应做的事没有做,明天再早也 是耽误 了。——裴斯 泰洛齐 68、决定一个人的一生,以及整个命运 的,只 是一瞬 之间。 ——歌 德 69、懒人无法享受休息之乐。——拉布 克 70、浪费时间是一桩大罪过。——卢梭
预习课件Word邮件合并功能的用法
36、“不可能”这个字(法语是一个字 ),只 在愚人 的字典 中找得 到。--拿 破仑。 37、不要生气要争气,不要看破要突 破,不 要嫉妒 要欣赏 ,不要 托延要 积极, 不要心 动要行 动。 38、勤奋,机会,乐观是成功的三要 素。(注 意:传 统观念 认为勤 奋和机 会是成 功的要 素,但 是经过 统计学 和成功 人士的 分析得 出,乐 观是成 功的第 三要素 。
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- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
目录
创建名称、地址和其它信息的目录 跟标签的功能有些类似的地方
适合在一页纸上打印多条记录 可以节省纸张 适合的场合
员工工资条的制作 学生成绩单的制作
普通word文档
一旦一个word文档和某个数据源链接后,则该文 档称之为主文档,链接后处于链接状态时,数据 源:
不能删除 不能改名 全部关闭后可以删掉。
如何在文档开启时断开与数据源的链接状态?
单击普通word文档之后
断开主文档和数据源的链接状态 使其恢复到默认的文档
总结
文档类型你选择哪一个比较合适?
想省纸的话可以选择
标签 目录
想保持原貌的话
信函
想模拟信封的样式时
可以选择信封
想断开的时候
可以选择普通word文档
链接数据源
插入数据字段
预览结果(不是打印预览)
预览的目的:
防止合并错位,格式发生冲突,尤其是在套打的时候一定 要预览以下。
注意:必须文档内添加了数据项后才能预览,否 则该项无法使用,灰色的。
创建或打印大宗邮件的信封
点击此项后,word的版面会自动成为信封格式 ,模拟信封的样式, 如果当前文档内有信息的话还要求你删除当前 的信息 一般不用此项
标签
创建并打印大宗的邮件的标签
适合整页纸铺满相同的或相似多个的结果时 可以节省纸张
比如一张A4纸上打印出四张员工证件卡 套打某些小型的不干胶标签
随着时间发展和工作的多样性,该功能开始用在 其它领域,往往并没有和邮件邮编等产生联系, 但邮件合并的名称由来已久所以该名称一直沿用 到现在。
邮件合并的主要功能
其功能是:
批量处理 批量制作
批量输出
邮件合并的主要使用领域
理论上说凡是需要进行内容几乎相同,且 需要批量制作处理的文档一般都可以尝试 采用邮件合并的功能 具体表现在:
平台的页数可以有一页或多页 平台的纸张大小和纸张方向可以一样也可 以不一样
平台的选择
默认的平台我们可以按自己的想法自由设 置,也可以选择软件提供的内置的平台 文档类型的选择:
类型的概括
信函
创建并打印套用信函
电子邮件
创建并分发合并的电子邮件
传真
创建和分发合并的传真
邮件合并的使用步骤
大致可以分为以下三个步骤
制作数据源 制作主文档 利用邮件合并功能合并需要的信息
形象比喻
数 据 源 主 文 档
邮件合并功能
需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件 需 要 的 文 件
Word提供的邮件合并功能类似于合成中心 ,它把数据源提供的数据和主文档逐一合 并出来并生成我们想要的文件。 有句歌词唱的好:“请把你的歌带回我的 家,请把你的微笑留下”
邮件合并
本章主要讲述以下知识点:
邮件合并的产生的由来 如何制作邮件合并 ………
在日常生活和工作当中,经常要处理一些 相同或相似的工作,比如:
在学校里要给大量的学生邮寄家长通知书 在公司里要给大量的客户寄送邀请函 在过生日的时候要给大量的同事发送请帖 在结婚时要大量的制作喜帖 …………
只有word才提供邮件合并的功能
它是一个平台
它在邮件合并中扮演一个平台的作用,通过这个平台和目 标数据逐一的合并而产生新的文件 在整个合并当中平台是不变的,变的只是与它合并的数据
平台的特点:
平台可以什么都没有---空文档
但一般不这么做
平台里可以包含
页眉页脚、批注、脚注、水印、表格、图形、 图像等信息
理论上说在此处可以很好的编辑邮件, 并能发送到邮箱中,但其实我们很少用 此项 点击此项后word会自动转到web版式视 图
传真
创建和分发合并的传真
理论上说在此处编辑的文档可以很好的 发送到对方的传真机中去 但一般此项是灰色的 必须你所使用的电脑中安装有相应的传 真机的软硬件才可以
信封
信封
创建或打印大宗邮件的信封
标签
创建并打印大宗的邮件的标签
目录
创建名称、地址和其它信息的目录
普通word文档
删除与主文档的数据源,恢复为常规文档
信函
创建并打印套用信函
经常要用的主文档类型 默认的类型 主文档可以自由的设置
电子邮件
创建并分发合并的电子邮件
家就是平台 歌声就是一条条的数据记录
在邮件合并当中的主要的步骤:
选择主文档类型(平台类型) 链接数据源 插入数据字段 预览结果(不是打印预览) 合并
这几个步骤可以通过以下来完成
方法有三种:
通过邮件合并工具栏 通过邮件合并向导 通过邮件合并的域
通过邮件合并的工具栏设置
选择主文档类型(平台类型)
这些生活或工作中碰到的事情有相似的特 点:
发送或制作的量很大 内容相同或相似
如果手工逐一解决这些问题会很繁杂,虽 然没多大的难点,关键是量大。微软为了 解决这些问题在w来
邮件合并名字的由来是起初:单位经常要向外发 送公函,工作人员需要反复的的抄写邮政编码、 收信人信息,比如:地址、街道啊、电话等等。 邮件合并功能最开始就是从这些需求中研发出来 的,它批量的处理,大大的提高了工作效率。
员工档案管理 工资条 请帖 邀请函 …………
如何使用邮件合并
要想使用邮件合并需要掌握以下知识:
邮件合并使用的前提条件 邮件合并制作的步骤
邮件合并使用的前提条件
条件:
条件一、必须有主文档
条件二、必须有数据源
何谓主文档?
主文档其实就是一个普通的word文档 它是实现邮件合并的前提,没有主文档就无法合 并
一般
选择信函 目录 标签
居多
何谓数据源
在合并过程中,提供数据的文件称之为数 据源,该数据源包含一条或多条数据 没有数据的数据源是没有意义的 谁来承当这个数据文件?
数据库软件 Excel软件 Word软件 文本文件 其它,比如:outlook联系人列表等
链接的方式大同小异 数据源文件制作的要规范 都有相同的特征:二维表格的特征 一般选择excel做数据源文件的居多。