OA智能化的协同办公与管理系统需求文档资料

智能化的OA协同办公管理系统１．智能化的OA协同办公管理系统简介•办公自动化信息中心，是高效率、低成本、跨区域管理的办公自动化解决方案，是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统软件,集中了成熟的数据技术与管理思想,能有效提高企业的内部管理和工作效率,降低经营成本。

•方案基于Internet技术，完全采用B/S体系结构的办公系统。

系统使得信息在部门内部和部门之间传递效率极大提高，信息传递过程中耗费降到最低。

办公人员得以从繁杂的日常办公事务处理中解放出来，参与更多的富于思考性和创造性的工作.•方案开发费用低廉，易于实施，员工可以在任何地方利用任何一台可上网的电脑参与公司工作,突破区域限制，真正实现移动办公;可根据企业的行业特点、管理模式进行定制。

ﻫ２。

OA实现目标•提高办公效率办公系统充分利用互联网通信技术，改变了传统的办公方式，将办公系统建立在互联网上，使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化,用计算机网络技术来推动现代办公效率的提高。

•文件管理自动化通过系统,将公司所有文件发布到系统中,一方面实现了文件的存档，另一方面方便了公司员工查询,可建立各种不同目录和数量的文件柜。

文件管理自动化将为贵公司节省大量纸张、复印、文件柜等办公费用.•规范工作流程可将公司工作流程文件放入系统，便于各级部门的审批、查阅，规范公司各岗位的工作规范。

个人信息和日程管理，协助员工工作更出色•节省企业的办公费用ﻫ节省支出,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志；•新的信息交流方式，全面的资源和信息共享单位各级部门之间及员工通过电子邮件，BBS、即时信息、手机短信息发送等方式互相交流，改善了单位的通讯环境。

单位内部各部门、员工之间信息和资源的全面共享,消除信息孤岛。

•良好的协同工作环境在网上各部门之间实现科学、高效、透明、规范的数字化协同工作环境,让工作组的所有人员都能掌握工作进度，发挥群体工作的威力，让企业更具活力。

•实现基于电脑网络的知识管理和网络培训ﻫ通过办公系统提升企业员工的素质;利用公共信息库,共享信息和知识，将所有员工的智慧积累和发扬.•内部网与ＩNＴERNＥT的平滑集成改善了单位与外部的信息交流方式，提高自身形象,增强企业市场竞争力。

可实现远程对异地子公司的报表汇总、指令发布、技术支持等。

•高效的决策支持ﻫ办公系统为管理层随时随地、方便安全的查询掌握全局的业务、财务、人事情况，为领导者决策调整提供支持。

为各机关和企业等提供高效、安全、智能化的网络办公环境，加强办公流程的管理，增强办公的协调性,扩大信息通道,从而提高单位的在线管理水平。

3.可实现特点•基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IＥ浏览器，且操作简单、方便,只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。

•设置灵活、完善的安全管理和审批、工作流机制，可灵活设置审批路径、审批权限等工作流程。

•具有良好的适应性,客户端零维护,避免了C/S模式麻烦的系统维护过程,系统管理员从此不再需要两头奔波。

•方便的系统流程和配置管理。

•提供用户权限、数据加密、并结合操作系统、数据库的安全管理机制,为系统正常运转提供安全保障.•良好的系统开放能力和可扩展性，使企业轻松架构Inｔerｎeｔ应用.４.软件功能项目描述：OＡ办公自动化系统为提高企业的运作效率、节省企业的办公费用、全面提升企业的核心竞争力而设计。

该系统通过提供完善的管理与统计功能,实现无纸化办公、节省资源、优化企业管理流程，提高企业的管理水平和决策能力。

将人从繁琐、无序、低端的工作中解放出来处理更有价值、更重要的事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性,使企业管理趋于完善。

该系统适用于企业、事业单位、政府机关用户的办公管理系统.该系统包括: 用户管理、信息管理、邮件系统、审批流程、表单自定义、智能搜索等管理模块,涵盖办公管理的各项事务，实现提高企业的运作效率、节省企业的办公费用，具有功能完善、技术先进、操作方便、高效安全、易于实施等特点。

该系统构建在关系型数据库基础上,采用J2ＥE体系构建应用，主要采用Ｂ/S模式的多层应用结构和Stｒuts2。

3+Hibernａte3．5+Spriｎg３．2三大开源框架，以模型组建方式开发、以Web方式部署，功能强大，维护方便具有广泛的适用性、可靠安全性和可扩展性。

功能模块描述:➢ 4.1．1、用户信息管理：用户列表，录入用户信息➢4．１.2、部门管理：ﻩﻩﻩ对企业部门的组织架构进行划分和设定,包括：设定部门名称、部门负责人、以及各部门的层次架构，从而建立起各部门之间的关联关系。

ﻩﻩ部门列表：列表显示所有部门、上级部门、负责人新建部门：可以指定上级部门、该部门有哪些职位和部门经理修改部门：修改页面显示部门信息供修改部门的上级部门要在下拉框中默认显示要显示该部门的职位、负责人，并可以修改删除部门：有员工的部门不能删除，必须先删除员工ﻩ有下级部门的部门必须先删除下级部门➢ 4.1。

3、员工管理:新建员工:可以在新建员工同时指定账号密码一起保存可以同时录入员工的多个工作经历一起保存删除员工：有申请单未审批的具有审批权限的审批人不能删除，并列出待审的申请单，可以同时录入员工的工作信息并一起保存员工列表：树形显示部门，点击树中部门列出部门下员工ﻩ可以根据姓名、部门、职位、学历等任意查询ﻩ员工不能真正从数据库删除，只能标记为不可用ﻩ姓名提供输入建议（ＳearｃhSuggｅsｔ）员工调动：在员工列表点调动弹出页面选择目标部门、职位ﻩﻩ职位通过部门过滤ﻩﻩ可在员工列表中点员工查看调动历史，可以调动成功员工离职/复职：可将员工设为离职, 可将离职的员工改为复职。

➢4。

1．4、人事档案管理及劳动合同管理：ﻩ实现档案信息管理与统计分析合同到期、员工转正、退休的预警.记录劳动合同、技术合同以及保密合同等的签订、续约、变更、终止,并可设置到期提醒功能。

建各种不同合同版本，供订立、变更、解除、批转。

劳动合同分类统计，并转入档案等模块，合同到期自动提示。

➢4．1.５、考勤管理：ﻩﻩ对单位考勤的全方面管理，包含记录员工的考勤异常情况，设置休息日，记录请假信息，设置上下班签到签退时间，生成考勤日报、月报，查询、自定义打印统计报表。

实现上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记，支持设置排版类型、考勤管理人员、免签人员、上下班登记的时间段、公休日、节假日,提供考勤数据统计分析与管理人员考核,支持考核指标集定义、考核任务管理，有助于将员工考核、管理人员考核日常化.1)绩效考核系统设计了一个用户可以自己定义绩效考核的项目和绩效考核的类别的平台；提供了可以满足关键指标ＫＰＩ、平衡积分卡BSC、目标管理OPＭ、经济增长值EVＡ的各种考核方式的考核设置模式.2)考核可按不同的职务设置不同的考核标准、考核试卷、考核时间.3)系统提供多种考评方式供用户根据实际情况选择。

4)考核的结果可按部门及个人进行查询，按业绩态度，能多个方面排序。

➢ 4.1。

5、劳资管理:ﻩ允许设置工资项目、定义计算公式，通过管理工资流程，实现部门效益工资上报、财务录入、统计分析、工资条通过内部邮件和手机短信发放➢4。

1.6、福利管理：ﻩ对员工各类保险的投保、退保、月缴纳情况进行登记,打印统计报表；可自定义保险的名称以及相关的参数➢ 4.1.7、培训管理：ﻩ对培训计划、计划审批、培训流程、员工培训记录等进行管理，支持及时信息提醒➢4．1。

8、招聘管理：1) 部门的岗位需求登记、审批流程。

时信息提醒2) 发布招聘信息,以不同职位、人数而选择不同招聘方式把信息发出去。

3) 随时显示职位空缺信息，针对不同的职位空缺，提供基本信息、职位说明、对职位的具体要求、申请该职痊必备条件等的管理。

4)分类建立应聘人员档案库,便于查询检索。

5)可根据自定义规则批量安排面试时间，相关人员面试后评价自动存储并汇总到人力资源部门。

6)录用人员数据自动转人员工信息库。

7)未录用人员转入后备人才库,以备今后查询。

4.2 权限管理4。

2。

１、角色管理：可以添加、删除角色4。

2.２、角色成员管理：ﻩ角色列表中点成员管理弹出页面通过两个多选下拉框实现选择成员并能显示已有成员，能设置成功。

ﻩ双击角色，展开显示成员４.2．3、角色权限管理：角色列表中点权限设置弹出页面列出所有功能通过复选框选择默认已选择已分配的功能可以再分配功能并能保存成功4。

2．4、权限控制:ﻩﻩ对不需要进行权限控制的功能，所有用户均可访问ﻩﻩﻩ对需要控制的功能,必须是授权用户才能访问ﻩﻩ无权访问时，跳到提示无权限的页面4.3信息管理➢ 4.３．１、信息交流：ﻩ有信息编辑器，编辑后的信息可通过新闻、公告、通知、电子期刊、大事记发布各种信息文件，与内部成员的沟通交流、文件传递,也用于系统的事务消息发送，如工作跟踪督办.ﻩ用户可以根据本身实际情况自定义信息栏目名称、层次结构，可设定各栏目相关的发布、管理权限，实现内部新闻、公告、规章制度等公用信息的统一上传管理ﻩﻩﻩ可浏览、修改和删除信息➢ 4.3．３、企业论坛：可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论➢ 4.3.4、文章管理：➢4．3。

5、信息交流：➢ 4.３．6、信息交流：➢4。

3。

７、信息交流：➢ 4.３。

8、信息交流：➢ 4.3．9、信息交流：➢4．3．1、信息交流:➢4。

3．1、信息交流:➢ 4.3.１、信息交流：➢4。

3．１、信息交流:档案管理模块基于知识管理模式,既支持传统以案卷为模式的管理，也支持以知识库为模式的档案管理,同时支持最新的单文档案卷管理模式。

各种重要文献(包括收文、发文、会议纪要、刊物信息等等），以及自定义流程生成的文档资料,都可以汇总到档案管理模块，进行统一、高效、标准的管理。

该模块支持三级目录管理:档案种类(全宗)目录—--－案卷级目录-－－-文件级目录,可以对文字、图片、文件、实物等档案类型进行管理.●档案管理包括全宗管理、案卷管理、卷内文件管理、归档文件管理、外来文件管理等部分,从档案著录、文件自动归档到主题词自动标引、档案信息统计、档案检索、打印输出等。

●可由档案管理员在后台管理定义基础数据，包括主题词、档案密级。

●档案管理系统提供了很强的自定义功能，包括定义档案的分类、案卷的字段以及字段的相关属性、卷内文件的字段以及字段的相关属性。

●在使用档案前,需要由档案管理员定义档案分类以及分类下的案卷字段、文件字段.●档案有二级分类，两级分类下都可定义档案的案卷字段、文件字段。

如果一级分类已经定义字段,在这个一级分类下不能再增加二级分类。

●案卷字段和文件字段定义包括了可以增加字段，指定字段的名称,指定字段的类型、长度；可以指定在编辑时的控件（包括文本域、文本框、下拉列表、日期控件）,如果选择的是下拉列表则需要对应数据词典；可以指定控件的长度是一行还是半行；可以指定该字段是否出现在案卷管理或者卷内文件管理的列表中，同时可以指定宽度以及在列表中的顺序，宽度为０时表示不指定宽度。