水利水电工程建设中档案管理常见问题及应对措施

水利水电工程建设中档案管理常见问题及应对措施

发表时间：2019-03-14T16:00:37.453Z 来源：《基层建设》2018年第35期作者：雷倩昀

[导读] 摘要：随着社会经济的发展，我国的水利水电工程建设逐渐增多，但是在实际施工中我们也发现，水利工程建设中，档案遗失、错误分类等现象较为严重，对此，有必要针对档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出一些具有针对性的解决措施。

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摘要：随着社会经济的发展，我国的水利水电工程建设逐渐增多，但是在实际施工中我们也发现，水利工程建设中，档案遗失、错误分类等现象较为严重，对此，有必要针对档案管理工作中存在的问题进行分析，并提出一些具有针对性的解决措施。

关键词：水利工程;档案管理;常见问题;对策

引言

水利工程项目档案是整个水利工程的真实反映，是水利工程项目建设过程的真实记录，是反映整个工程质量的最基础的资料，同时也是评价水利工程质量的最主要指标之一，具有查考和凭证作用。水利工程竣工验收的“五不验收”，就包括“档案不合格不验收”。近几年来，水利工程档案工作逐步得到了广泛的重视，并取得了较大的成绩，但仍然存在不少问题。本文通过对水利工程项目档案管理工作中存在的问题进行剖析，提出相应的对策措施，供大家参考和借鉴。

1水利水电工程档案管理的重要性

水利建设项目从立项、设计、施工、竣工验收，到运行、养护、维修、改造，一直到拆除，要经过若干不同阶段、跨越漫长的时间，具有投资大、建设周期长的特点，工程建设过程中会由不同的专业人员不断形成各类档案资料。这些档案是工程建设的真实记录，是基本建设项目管理工作的重要组成部分。水利工程档案不仅在工程建设过程中质量的评定，事故原因的分析、索赔和反索赔、阶段与竣工验收及其它日常管理工作中具有无可替代的重要作用，而且是工程建成后运行、管理、维护工作中不可缺少的依据。尤其是建立工程质量终身责任制的今天，档案的“凭证”作用尤为重要。无论是资料的形成环节，还是形成后的长期管理过程中，任何纰漏都会给工程带来隐患，甚至引发重大责任事故。因此，水利工程档案是工程建设、管理的真实记录，具有凭证和依据作用。做好水利水电工程档案管理工作具有十分重要的意义。

2档案管理常见问题分析

2.1材料遗失现象严重

原始材料遗失的情景主要有以下几种:①票据材料遗失。水利工程建设过程中需要大量的施工原材料，这些材料大部分由发包方负责购买，但是也有一部分材料需要施工方自行购买，在施工方自行购买的过程中，由于采购人员与财务人员的素质参差不齐，在材料采购后，只与供应商签订单方或双方的采购协议，对于财务发票的索取工作滞后，以至于发票漏开、虚开现象的发生。②档案损坏严重。对于大、中型水利工程建设项目，项目建设的周期多在十年以上，我国在水利工程档案管理工作上，还未普及联网化无纸管理，导致大量的纸质文件材料在较长时间的存放期中出现霉变、受潮甚至被盗情况的发生，最终导致档案无法读取。③档案借阅制度不完善。在水利工程建设项目中，因施工场地环境艰苦，有的施工场地甚至缺乏专业的档案管理场所，档案管理工作相对松散，档案借出不还、借阅不登记的现象时有发生，最终导致无法跟踪档案去向，导致档案遗失。

2.2档案管理工作缺少制度保障

虽然为了保障档案管理工作的顺利开展，我国制定、颁布了一系列的档案管理办法。但在进行水利水电工程档案管理工作时，对于相关档案管理办法的实施，却存在着相对滞后或不规范的问题。并且档案管理人员在具体工作中发现，有些地方制定的水利水电工程档案规范因当地政策水平的限制而无法有效进行实施，而有些地方的规范、制度经过较长时间的建设，依旧只有大致框架，并且其中没有实施细则，从而导致水利水电工程档案工作并没有按照计划做好相应的工作，缺少制度保障档案管理工作的开展。

2.3档案内容真实度问题

档案管理的核心在于对真实的材料进行有效的保护，但是在目前档案管理问题频发的现状下，档案的真实度一直以来是档案管理工作必须面对的问题，档案的内容问题的原因可以从以下几个角度进行分析:①档案的遗漏。在水利工程建设过程中，需要在工程阶段性验收和最终交付验收时，提供档案资料，但是在目前情况下，这些资料中有一部分出现了遗失，造成了档案整体的真实度受到考验。②档案整理过程中的错误誊写。一般对于手书类档案，在整理归档过程中需要进行重新誊写，对于字迹潦草、辨识度低的档案资料，在誊写过程中很容易出现错误，导致档案的内容被歪曲，影响了档案的真实性。③档案的随意分类。纸质档案的最大弊端在于存在随意分类的可能，在档案管理过程中，将档案归入错误的分类，会导致档案对客观事实的记载出现偏差，出现内容真实度问题。 3档案管理常见问题的应对措施

3.1建立健全水利工程项目档案管理机制

业主单位要加强档案法及相关档案管理的法律法规的学习宣传力度，提高全员的档案意识，特别领导的档案意识，认真做好项目档案管理的技术交底，督促各参建单位建立健全档案工作组织机构，并制定详细的相应的规章制度，确保档案工作的顺利开展。工程建设各阶段都有相应的图纸，应及时收集，前期资料可以全部存放在档案室由专职档案员统一管理或者由兼职档案员管理，确保资料的完整性和连续性。承包商在按要求编制、审核、提交工程档案资料后，监理工程师还应负责对其重要部分的档案资料进行审核，并在审核后履行签字手续，确保资料的有效性，这才符合法定程序。严格执行档案借阅手续，特别是在工程档案验收之前，资料比较零散，容易丢失，更要加强档案资料借阅手续，确保资料的完整性。施工单位是施工资料的原始收集者，在搞好专业技术工作的同时，应主动学习水利工程档案相关知识，从而避免资料返工的被动局面。档案照片应分为招投标、领导视察、改建前后工程状况、施工过程及场面等部分，在开工前期应进行周密的计划，使对照目标一致，兼顾重点工程、部位，施工场面应能体现施工的全过程。

3.2采用联网化管理

联网化的管理模式是未来档案管理工作的必由之路，目前已经有大量施工单位实行联网化管理，这种管理方式是通过各个分布于不同工程区域内的端口共同组成的，不同工程区域在产生与工程相关的材料后，通过向主服务器上传的方式，将材料进行及时的汇总，施工单位的管理者可以第一时间看到汇总后的材料，进而对材料的完整情况进行评估。在材料送审或移交的过程中，也可以采用联网的方式，通过网络直接向审核部门或借阅者发送档案资料，确保了档案的保真度，避免了档案遗失现象的发生。