公文管理规定

公文管理制度

一、目的

为了使公司公文处理程序合理、安全，结合公司的实际情况制定本制度。

二、定义

公文是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事物而形成的各种来往和记录的文本。

三、公文的种类

公文分为5类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告、对外公函等(具体公文格式详见附件)

四、公文管理

公司总经办

五、总则

1.请示：向上级汇报工作，反映情况和问题，回复上级的询问或交办事项完成情况，提出建

议，以及请示某项问题或要求上级批准的事项。

2.批复：答复请示的事项。

3.通知：公司下发需要员工执行的内容，传达上级的指示，要求下级办理和需要周知或共同

执行的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属部门的公文，发布本单位的规章制度、实施细则等。

4.通报：表扬先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

5.决定、决议：对某些问题或重大行动做出安排，用“决定”。经会议通过，要求贯彻执行

的事项，用“决议”。决议一经会议通过，个人即无权修改，如确需修改，仍应经会议通过。

6.通告：在一定范围内，对员工或者向有关公司和部门公布周知和必须遵守或周知的重大事

项。

7.公函：不相隶属单位间联系、洽商工作，询问和答复问题及向有关主管部门请求批准等用

函。

8.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位或个人共同遵守、执行的事项。

9.其他：

1.由公司总经理批准发布的不属于上述主要公文类型的其他行政文件等，也归入公文范畴；

2.红头文件：适用于公司重大决定、人事任免、规章制度、实施细则等；其他通知通告类均采用统一的通知模板。

六、公文的签发

1.公文签发权限：

公司总经理负责签发公司的红头文件、公司内部人事异动公告；公司执行董事、总经理根据公司授权范围可签发权限范围内的公司内部公文；

2.公司整体公文的格式均由总经办负责审核，如内容上存在较大的错误，需退回原部门重新拟文，公司对外的公函需经过法务审批后在下发，红头文件要统一编辑号码。

3.签发方式：以公司名义行文的公文，经总经理审核后，加盖公司公章后发出，同时需要复印存档；公司内部行文则可以采取签发人签名的方式发出。

七、公文的格式

1.所有办公或对外公文均须使用页眉页脚标有公司 logo 和文字的统一规范格式。

2.正文格式

2.1大标题使用三号宋体字，可分一行或多行中排布，加粗；

2.2小标题使用三号宋体字，加粗，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；

2.3正文内容小四宋体，正文开头和每一段落首行设置首行缩进两个字符，换行时顶格。数字、年份不能回行。

2.4文件图文区用字一律从左至右横写、横排，正文文字采用 1.5 倍行距。页边距为上：3cm，下、左、右：2cm。

3.当内容超过一页时，要求在页码处加码，标示为第 x 页，共 y 页、宋体、小 5 号字，居中每页均须有页眉页脚。

4.所有文件要求：布局清晰、美观、合理。

八、公文的处理

1.登记

收文管理主要指对公司内、外部公文的接收和传阅环节进行管理。公文统一由总经办负责，实行根据事务类别归口管理。各相关部门须做好收文登记，填制《收文登记表》。

1.1内部收文包括：

（1）各类通知、会议纪要；

（2）总经理批示的文件；

（3）部门提交的请示、报告；

（4）其他部门提交流转的文件资料；

（5）员工参加外部会议、培训或通过其他渠道获取的重要文件、资料。

1.2外部收文包括：

（1）政府部门（党、政、工、团）文件；

（2）行业主管部门文件；

（3）合作外单位或个人重要函件；

（4）重要招待信息和其他外部重要信息等。

1.3收文处理程序规定如下：

（1）收文处理原则是由公司总经办统一管理，在执行程序中涉及相关中转部门（人员），必须于第一时间将文件转送至相应部门（人员）手中，不得延误。各相关接收人员须做好内部公文的签收、登记工作，并动态掌握文件流转状况，不得无故积压；

（2）部门之间的往来公函，由拟写部门按公司内部公函格式拟写，报送相关部门，涉及公司重大事项的，报总经办留档；

（3）内部工作协作单，由提出部门出具工作协作，写清协作内容和要求完成时间，有附件的随同附上附件，直接报送至需协作部门负责人处，由部门负责人签字后回转至提出部门归档。

2.审批

根据事务内容归口管理，逐级审批。在审批公文时，有具体批办意见的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意；没有批办意见的，签字视为同意；传阅签字表示已阅知。

3.承办

已审批的公文由专人负责传递。传递采取“直传与横传相结合，以直传为主”的方式，即公司总经办将文件传递给各部门收文人员，部门内部进行横传。每次传递均须签字确认。

承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门办理的，应及时退回公司总经办并说明理由。

公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，由主办部门主动与相关部门协商，协商不能取得一致的，可报请总经理协调或核定。

4.催办

送领导批示或交有关部门办理的公文，缓急程度分为普通，加急，紧急三级。处理时限：对于会签文件，按规定的时限完成会签，没规定时限的事宜原则上主办、协办部门及领导按照以下时限完成本部门意见及领导批示。普通来文：48小时内；加急来文：4小时内；紧急来文：即收即办。公司总经理助理/总经办要负责催办，做到紧急公文明确办理时限，跟踪催办；一般公文定期催办。不能及时处理的，要在24小时内给予答复，并说明原因。

收到的电子公文或邮件通知，应及时回复，并保存或将打印件存档。