企事业单位数字档案综合管理系统

企事业单位数字档案综合

管理系统

建议方案书

******科技有限公司

******Technology Development Co., Ltd

2011年9月

[方案名称]：企事业单位数字档案综合管理系统建议方案书[方案版本]：V1.0修订版

[指定联系人]：

[联系人电话]：

[地址]：长沙市芙蓉中路三段438号

[国家、城市]：中国·长沙

[ 邮政编码 ]：410015

目录

第一章系统概述 (5)

1.1 产生背景 (5)

1.2 设计原则 (6)

第二章总体设计 (7)

2.1 系统概述 (7)

2.2 系统结构图 (8)

2.3 系统体系结构 (9)

2.4 业务逻辑 (10)

第三章功能设计 (12)

3.1 实体关系模型 (12)

3.2 部门用户管理 (12)

3.3 权限管理 (13)

3.4 档案录入 (14)

3.5 档案审核 (14)

3.6 档案存储 (14)

3.7 档案借阅 (15)

3.8 档案销毁 (16)

3.9 报表查询 (16)

3.10 系统管理 (16)

3.11 个人面板 (17)

第四章系统安全设计方案 (18)

4.1 安全需求分析 (18)

4.2 物理设备的安全 (18)

4.3 操作系统的安全 (19)

4.4 数据的安全 (19)

4.5 病毒防治 (19)

4.6 应用软件安全机制 (19)

第五章软件验收及服务 (21)

5.1 系统验收 (21)

5.2 系统维护与技术培训 (21)

5.3 技术支持与售后服务 (22)

第一章系统概述

此方案书编写主要是为了给企事业单位综合数字档案管理系统做主要的规划和整合，在开发和实施过程中起到引导作用，以及给使用者提供简要的说明。

本文档仅供以下人员阅读：

1．本方案的所有责任人和决策者;

2．参与设计研发和设计研发确认的技术人员；

3．本系统开发设计人员；

4. 使用本系统的客户相关人员。

本方案书的全部内容均为我公司商业机密，应严格控制其应用和阅读范围。在系统开展过程中,由我公司负责管理。未经文档责任人许可，任何人不得将持有本文档部份或全部内容的介质私自保留或交于他人。

1.1产生背景

在企事业单位信息化建设的的热潮中，随着数据库与网络技术的不断完善，企事业单位由于涉及知识结构、地区财力、经济效益等诸多因素的制约，在计算机辅助管理档案的应用方面，走过了观望、徘徊阶段，都纷纷建设自己的档案资料数字化管理与服务系统，促进档案资料的数字化存储与网络化的服务，这对提高档案管理与服务水平具有十分重要的意义。

同时文档是企业的知识财富和智力资源最重要的载体。有研究表明：企业70％日常运作必须同各类纸质和电子文档联系在一起；企业内80％知识和信息是以文档的形式存在；因此，良好的企业文档资源管理，就是良好的企业财富管理。企业综合数字档案管理系统将人、信息甚至整个知识库里的应用程序都连接起来，它能够挖掘出大量的、具有潜在价值的信息，并将它转化为企业的知识财富。

综合数字档案管理系统解决方案围绕着档案资料信息的整个生命周期，在功能上涵盖信息采集、数字化加工、档案资源管理与服务以及信息产品的制作，具有信息档案资料分布式处理的功能，实现网络内及远程机关档案信息共享，异地档案资料的调阅与采集;便捷高效的数字化档案资料加工系统，短时间内可达到纸质档案资

料数字化的目标;对文字、数字、图片多媒体等各种类型的非结构化信息具有强大的数据库管理、检索功能；档案信息著录、标引、处理自动化以及网络内档案信息资源拥有安全、可靠使用环境;方便、高效的档案信息获取利用功能。

1.2设计原则

在设计本方案时，我们充分考虑到以下几大原则，力求方案适合业务的需要和长期发展的要求：

✓方案的先进性，系统的设计和开发采用先进的以Browser/Server为主的体系结构，网络技术、分级存储管理技术、海量存储技术等先进技术，和面向

对象的软件设计方法，构成了在国内具有先进性的档案管理，提高了贵公司

相关业务的集约化、规范性和高效性。

✓方案的可靠性，采用已具有成熟应用先例的、高可靠性的系统开发体系，保证系统实现后安全运行的要求。

✓方案的可扩充性，提供明确而广泛的系统升级与接口扩展的功能，实现系统在较长时期内可以不断适应发展的需要，保护用户现在的投资。

✓数据存储安全性：冗余磁盘阵列技术（RAID）,RAID5技术，以保证磁盘上数据的可靠性。

✓稳定性：保证应用系统运行及通讯的稳定性，有较强容错性，从软件、硬件、网络等不同角度，使用硬件备份、自动恢复、系统监控等技术手段避免系统

单点故障、降低系统的后期维护成本、使系统运行时的出错概率及信息传输

精度均符合业务需求。

第二章总体设计

2.1系统概述

1、档案信息征集、整理编目与资源整合

对于通过不同途径征集来的档案资料的格式与资源整合以及规范化的编目，系统提供统一的格式转换与标引系统工具，系统具备数据采集、类目设置、分类排序、数据自动校验、目录生成、数据统计等基本功能，并能根据用户需要增设主题词(或关键词)及分类号的标引功能;用户可以根据实际需要自行设置实体分类方案，并能满足按照标准的档案分类类目进行分类和自动排序等。

2、数字化加工

目前，档案管理机构的管理对象还是以纸介质形式存的档案资料为主，如何在短时间内将大量的档案信息资源进行数字化加工与处理就成为数字档案管理的关键所在。天宇数字档案管理解决方案提供完美的档案数字化加工系统工具。该系统是一套把高速扫描技术、OCR技术、图像压缩技术和全文检索技术有机结合的档案数字化加工软件。它依托高速扫描仪，将印刷文稿、手稿、图片等传统纸媒介档案信息快速、自动地转换成数字化文本、影像文档。

3、档案内容管理

本数字档案管理解决方案基于天宇非结构化全文数据库管理系统，其内核支持Unicode编码集，能实现档案管理机构对各类档案数据资源全面管理，支持大样格式文件(S2/PS2/PS)、MS-OFFICE、BMP、RTF、TXT、JPG、HTML、DBF、PDF等格式文件的数字化资源；对图象、声音、视频等多媒体进行自动关联处理与WEB方式下关联检索;具有用户存储权限与检索权限管理功能，符合档案管理规则。

4、档案内容检索与服务

支持跨服务器、跨平台的分布式数据库查询和异构数据库关联检索，提高数字资源利用效率，方便与外部档案管理机构之间进行档案信息资源的共享；

提供内容搜索，实现对自身网络及网络其他服务器的信息进行搜索，并提供导航、检索；

支持档案资源库内关联检索和跨数据库关联检索，相关性排序输出；