费用报销制度及资金审批流程

财务费用报销制度及实施细则

为规范公司各种开支费用报销及付款程序，加强公司财务管理，控制成本，切实保障公司利益，根据《资金审批制度》和《费用预算制度》，特制定公司费用报销制度及实施细则。

第一部分：关于报销的审批流程及原则

一、报销流程

1、一般的报销流程（预算范围之内或有经审批的费用）

经办人申请→本部门主管审核→分管副总审核→财务负责人审核→总裁审批→出纳支付2、特殊的报销流程（预算之外或没有经审批的费用）

原则上预算之外或没有经审批的费用是不予以报销支付的，如确属公司正常经营和发展需要而发生的开支，可按以下流程报批：

经办人填制单据并补申请报告→本部门经理（或上级主管）复核→分管副总审核→总裁审批→财务负责人审核→出纳支付

二、审批原则

1.费用报销需经办人的主管领导批准，不得自行批准自己的报销费用。

2.不得逾越流程，不得未经直接领导及财务人员审批，直接提交公司总裁审批。

3.出纳必须凭签名完整的报销单支付相关费用，一旦发现违规操作，如造成经济损失，由出

纳及相关人员承担连带责任。

三、报销、审批及审批的责任

经办人\报销人：因公办理业务时应向对方索取相应的原始单据，经济业务发生后应及时准确的填写报销单据，对经办的经济业务及提供的原始单据的真实性负有直接责任，并有责任及时向财务人员提供其审核所需的相应文件或资料。

部门负责人：对本部门发生的经济业务进行确认及对经办人提供的原始单据进行审核，对报销业务负有直接审核责任，并有责任协助财务人员的审核工作。

分管副总：对所负责的部门费用进行全面管理，在授权范围内审批所管辖的费用报销。

财务人员：审核报销的经济业务是否符合相应的规定，审核报销所提供的原始单据是否符合相应的要求审核报单据中是否按要求填写相应的项目和内容。对不符合要求的报销单

据、原始单据及填写不规范的行为提出相应的处理意见。

总裁：对费用进行最终审批。

第二部分：报销原则

1.预算内的费用方可直接报销。

2.所有的报销均遵循“谁支出、谁报销”的原则，严禁假借他人的名义报销自己费用的行为。

3.严禁报销虚假费用的行为。

4.无预算或预算外的费用报销须经总经理批准后方可列支。

5.每办一次业务，应该填写一张报销申请单（差旅费除外）。业务招待费用、物资采购、餐

费不论金额大小，一律每发生一次填写一张。笼统地在报销单上写上“×月”的费用的，或多次业务单据分不清的，财务部有权不予受理。

6.所有费用开支，应“先申请、后开支、再报销”的流程，财务人员应根据预算来审核和支

付。相关预算外费用在发生费用前，应该先书面请求总裁，得到批准后才可以发生相关费用，坚决杜绝“先斩后奏”的现象，事先申请以总裁签名的日期为准。总经理外出时，或本人出差在外遇紧急情况时，应电话或邮件通知，得到许可后才可进行。事后应及时补充申请表，作为报销的依据。

7.关于报帐时限，上月28日后至当月28日的期间费用必须在当月报销，差旅费用必须在结

束后3个工作日内报销。逾期单据，财务部有权不予受理，由此造成的损失，由报销人自己承担。因单据不合要求，被退回按规定可以重新报销的，应在5个工作日内处理，并在报销单的附件上说明“上次退回重新填列”，以区别在正常报销时限内的单据；被退回不得重新报销的，下次拿回再报销的，一经发现，将严肃处理。特殊延期（如外地出差时间较长），需提出书面报告，经分管领导签署意见后才可以报销。

8.跨年度的费用必须在次年1月25号之前填单报销，年终结算后不管何种原因均不得报销

上年度费用。

9.原则上有借支备用金情况的，报销时必须先冲其备用金，多退少补。

10.大额支付款项必须使用支票或其他银行结算方式，超过5000元而用现金支付的，报销时

必须详细说明原因，经财务部审核后方可报销。无正当的理由，一律退回。

11.从出纳处领取报销款时，需报销人签名确认。对于领款不方便的，需由他人代领的，本人

应该出具书面委托书，指定代理领款人。由代理人在领款表上签字，无书面委托书，其他人不得代领，发放人员有权拒绝。出纳把委托书附于领款表后。财务负责人不定期抽查款项是否如实发放。

第三部分：提供原始凭证和报销单填写的要求

1.因公发生经济业务时，经办人员必须向对方索取原始单据。未取得原始单据或虚假的原始

单据一律不予报销。

2.报销时提供的原始单据必须是由税务部门监制的发票或由财政部门监制的收据，以及预算

报告、专项申请等附件。原始单据必须真实、合法，与开支的内容一致。对于标有“顾客（单位）名称”的发票务必由开票人填写相应公司名称，自己补充填写为无效发票，不予受理。无“顾客名称”的发票，不需填写。另报告、申请等附件必须是经权限人员签字同意的纸质件。

3.各种类型的发票应该分开粘贴，并在粘贴单上标出共××张，金额××元。票据粘贴混乱，

不注明张数、金额的单据一律退回。

4.原始单据遗失的应尽量取得了出票单位的原单据复印件并盖上出票单位财务专用章或发

票专用章，经财务部签署意见后方可报销。

5.报销单上所有内容均需完整填写，严禁用圆珠笔填写报销单、严禁涂改，报销单的“经办

人”务必由本人亲笔签名，单据填写不齐全和涂改的，一律不予受理。

第四部分：主要费用管理规定

费用管理的把关人为财务人员，财务人员应遵循《资金审批权限》和《费用预算制度》中的规定对每笔发生费用进行核查，并及时对一些费用进行归集汇总，提供准确的财务数据。

一、公关费

1.凡因公司发展需要而发生的公关费（包括餐费及赠送礼品费用），必须事前提出专项申请，

根据资金权限一览表的规定由相关人员审批。

2.报销时必须提供已经审批的申请报告（1000元以内除外，报部门负责人备案即可），财务

人员核对报销内容是否与申请报告内容一致，如果是赠送礼品，需提供礼品清单。

二、会议费

1.此会议费仅指分公司内部会议场地租用费、交通费、物品费、餐费等费用。内部会议具体

指月度总结、月中会议、经理沟通会议等。

2.经办人在报销会议费用时必须遵循真实完整的原则，在报销单中需注明以下信息：开会主

题、会议地址、物品清单，会议费用应按场租、餐费、物品费用、交通费、住宿等分类汇总，直接写会议费用××元的不予报销。

3.在会议同时发生的活动费，奖励费用应单独填写报销单，按活动费用和奖励费用规定报销。

4.超预算或无预算举办会议，一律不予报销。

5.会议结束后一周内，会议主办方应及时办理报销手续并办理相应的还款手续。

三、活动费、招待费及奖励费用