文书工作与档案管理
文书工作与档案管理
归档文件整理方法
（四）案盒内文件的排列
应在分类方案的最低一级类目即条款和条目内以“件”为单 位进行排列
1、事由结合时间排列 2、按事由结合重要程度排列 3、成套性文件可集中排列 4、短期保管的文件可以按办理完毕后归档的先后顺序排列
举一例
人文艺体分院于2007年3月19日开始对2006年度的文书材料进行系统归档， 有以下需要归档文件： 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作计划》（06年2月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作计划》（06年9月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期教学工作总结》（06年6月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期教学工作总结》（07年2月） 《人文艺体分院2005/2006学年第二学期学生工作总结》（06年7月） 《人文艺体分院2006/2007学年第一学期学生工作总结》（07年2月）
C.跨年度文件
1.单份跨年文件：根据文 2.一组有密切联系的文件：如 件内容，归入偏重的部分。 一次从2009年持续到2011年的 会议文件，可归入2011年。
D.专门年度文件
在实际工作中，除了通用年度，一些特殊部门往往使用 专门年度来开展工作。如学校部门的“教学年度”，粮食 部门的“粮食年度”等。
文书整理归档的范围和原则
三、文书整理归档的质量要求
1、整理归档的文书应该齐全完整
2、整理归档的文书要符合档案保护的要求
3、整理归档的文书材料的保管期限应区 分 全 宗
编制 分类 方案 类目
初 步 整 理
第七章 文书工作与档案管理-档案的检索、利用与编研
7．文号索引
文号索引是将档案的文号与档号相对 应，提供按文号检索档案途径的检索工具。 文号索引一般采用表格形式，所以通常称 之为文号档号对照表。
8．人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物 并指明其出处的检索工具。档案人名索引 的编制方法，是将档案内容中涉及的人名 摘录出来加以排列，所以索引的格式主要 包括人名和档号两种。档案馆(室)日常使 用的人名索引，通常采用卡片形式。
分类标引概念转换的基本做法是根据 主题分析的结果，查找档案分类表，将其 相应类目的分类号作为检索标识赋予被标 引文件。
7.1.3 常用档案检索工具及其编制方法
1. 案卷目录
案卷目录是以案卷为单位，依据档案 整理顺序组织起来的，固定案卷位置，统 计案卷数量，监督、保护档案材料的一种 管理工具；也是档案馆(室)最基本的、使 用较为频繁的一种检索工具。它既是查找 档案最基本的工具，又是编制其他检索工 具所必须使用的工具。
（1）主题分析
主题分析是确定被标引档案主题概念 的过程。主题分析的主要内容有两方面： 一是分析主题的类型；二是分析主题的构 成要素(亦称主题因素)。主题的类型依据 档案内容可分为单主题和多主题。单主题 是指一件(卷)档案只表达一个问题，多主 题是指一件档案表达两个以上的问题。
（2）概念转换
在确定了文件的主题概念之后，应将 其转换为检索语言标出，这个过程即为概 念转换的过程，也就是给出检索标识的过 程。
（1）档案开放的本质
档案开放的本质就是让更多的人利用更 多的档案，充分发挥档案的价值。
档案的开放和档案的利用也是一对具有 从属关系的概念。档案的开放从属于档案的 利用，档案的开放也是档案利用的一种特殊 形式。
（2）档案开放的办法
各级国家档案馆开放档案的利用手续： 大陆公民持有效身份证或工作证、介绍信， 可直接到档案馆利用。
文书工作与档案管理
⽂书⼯作与档案管理⽂书⼯作与档案管理题型：填空题、名词解释、简答题、阐述题1、库房管理的“⼋防”措施：1）防⽕2）防盗3）防⽔4)防潮5）防霉6）防⾍7）防尘8）防光。
2、电⼦档案的归档⽅式：（1）物理归档（2）逻辑归档（3）“双套制”归档。
3、档案：档案是机关、组织和个⼈在社会活动中直接形成的，保存备查的⽂字、图表、⾳像等及其他各种⽅式和载体的历史记录。
概括的说，档案是原始的历史记录。
4、档号：档号是档案室（馆）在整理和管理档案的过程中以字符形式赋予档案的⼀种代码。
5、全宗卷：全宗卷是档案馆（室）在管理某⼀全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的由有关⽂件材料所组成的专门案卷。
可以说，全宗卷是管理某全宗档案⼯作的原始记录，是管理全宗档案的“档案”。
6、档案标引：档案标引是在档案著录⼯作中对档案的内容进⾏分析和选择，并赋予其规范化的检索标志的过程。
7、归档制度：对国家规定的应当⽴卷归档的材料，必须按规定定期向被单位档案机构或档案⼯作⼈员移交，集中管理，任何⼈不得据为⼰有。
归档制度是党和国家明⽂规定的⼀项制度。
8、全宗：全宗即⼀个国家机构、社会组织、个⼈形成的具有有机联系的⽂件整体，是档案馆档案的第⼀层分类和管理的单位。
9、⽂书的作⽤。
答：⽂书的作⽤主要在于它可以作为传达和贯彻执⾏党和国家的各项路线、⽅针、政策，管理政务，处理事务，沟通机关单位之间的联系的⼀种⼯具。
具体表现在以下⼏个⽅⾯：（1）领导、指导作⽤。
（2）⾏为规范作⽤。
（3）公务联系和知照作⽤。
（4）凭据记载作⽤。
（5）传递信息与宣传教育的作⽤。
10、如何恰当地选⽤⽂书的种类？答：（1）在发⽂机关权限内选⽤恰当的⽂种。
（2）在发⽂机关和收⽂机关⾏⽂关系的准确定位中选⽤⽂种。
（3）在明确发⽂具体⽬的、要求后选⽤⽂种。
11、需要登记的收⽂范围。
答：需要登记的收⽂有：（1）上级机关或上级主管部门发来的指令性、指导性、需办理和参阅性的⽂件。
（2）下级单位报送来的请⽰性、报告性、建议性或批评性的⽂件。
文书工作与档案管理课件
文书工作与档案管理 第二章 文书的种类
（十）批复
根据《办法》规定，批复“适用于答复下级机关的请示 事项”。 批复的种类有两类： 1.专指性批复，这种批复仅仅下发到作出请示的机关。 因为它所批复的内容不带有普遍性，这种批复的使用频 率较高。 2.普发性批复，这种批复不仅下发到作出请示的机关， 而且下发到其他下级机关，因为这种批复的内容带有普 遍性，这种批复的后面要附上“请示”的原文。
文书工作与档案管理 第一章 概述
（二）档案
1. 概念 2.档案的作用
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成 的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方 式和载体的历史记录。概括地说，档案是原始的
历史记录。
查考依据作用
历史凭据作用
档案
科学研究基础、条件
文书工作与档案管理 第一章 概述
二、文书与档案的联系与区别
根据《办法》规定，报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。 报告有三类： 1.工作报告，是下级机关完成了一个阶段的工作或者某 一项工作之后将工作的进展情况、工作成绩、经验体会 以及存在的不足、改进办法等向上级机关汇报的报告。 2.呈送报告，是向上级机关报送文件或物件时随文或随 物呈送的报告。 3.建议报告，是下级机关对某项工作、某一问题提出意 见或者建议的报告。
文书工作的领导机构是各级党政机关和负责人；最高管理机构是中央办公厅、 国务院办公厅，分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作，各级党政机关 办公厅（室）设立文秘部门或配备专职人员负责文书处理工作。
（二）文书工作的组织形式
在一些比较大的机关里，设立文书工作的专门 机构，归机关中心机构，即办公室负责领导。 在县级和县级以上的领导机关文书工作的主要 部分，是由机关的办公厅（室）负责，其下面 可设秘书处（室）、信访处（室）、机要室、 打字室、印刷厂、收发室、等文书工作机构。
《文书与档案管理》第一章 文书与文书工作
（四）新中国成立后的文书与文书工作
• 新中国成立后，标志着我国的文书与文书工作进入了一个崭新的阶段， 既对旧政权机关的文书工作进行彻底改造，迅速扫除旧公文程式与文 书处理的弊端，又吸取了革命根据地的文书工作经验，借鉴了其他社 会主义国家的文书工作制度，并结合我国不同历史时期的实际，制定 并出台了一系列的政策、措施、办法和规定。
• （2）专、兼职人员
• 这主要是对较小的机关来说，由于他们的文书处理工作的任务较少，就没有必要成立专门 的文书工作部门，一般只在办公室安排一两个专、兼职的文书工作人员。大机关的中间层 机构的办公室也往往如此。文书工作人员主要负责文件的收发、运转、催办、查办等工作 环节，通常简称文书人ห้องสมุดไป่ตู้或按他们的职务简称为文书。
（二）文书工作的组织领导与责任制度
1．文书工作的组织领导 2．文书工作的责任制度
文书工作岗位责任制度
• 文书工作岗位责任制度的具体内容应包括四个方面：一定任务，即确定文书工作机 构的总任务，同时确定其分支机构的任务。二定机构，即机关内的文书工作机构如 何设置。换言之，是设专门机构，还是设专职或兼职人员；专门机构怎样设置，是 设置一个还是多个，机构名称怎样确定；专职或兼职人员设在哪个部门等。三定编 制，即对已设置的文书工作机构确定人员编制。因为如果没有人员编制，即使有了 机构，也形同虚设。人员编制的数量应根据文书工作的任务多少和工作量的大小来 确定。四定人员，即根据既定的人员编制确定人员的工作岗位。通过人事安排，每 一文书岗位都能有人员到位。
文书工作与档案管理复习资料
文书工作与档案管理复习资料1、简述发文环节。
答：发文办理主要包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（★）2、请示与报告的区别。
答：①、概念的不同：请示是主要适用于下级向上级机关请示问题，并要求上级对所请示的问题给予批示或答复；报告则是主要适用向上级机关汇报工作，反映情况，福上级机关的询问。
②、对象的要求不同：请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。
③、发文时间不同：请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。
④、结束语不同：请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。
（★）3、文书的概念。
答：第一、“文书”是指物。
即国家机关、社会团体、企事业单位在公务人员活动中或者个人、家庭、家族在私务活动中形成的文字、图表、声像等记录资料；第二“文书”是指人。
即在国家机关、社会团体、企事业单位里从事文书起草、处理、保管等相关的专职人员。
（★）4、文书的构成要素：文书主要是由符号、物质、信息三要素构成的。
（★）5、文书工作的基本特征。
答：①政治性；②服务性；③规范性；④时限性；⑤机要性。
（★）6、文书工作的含义。
答：文书工作也成文书处理工作，是指公务文书的形成、处理和管理等一系列相互衔接的程序和手续。
（★）7、文书工作经历了哪些发展阶段？答：①奴隶社会文书工作的发展；②封建社会文书工作的发展；③民国以后文书工作的发展。
8、文书工作的基本内容是什么？答：①公务文书的制作形式；②公务文书的传递；③公务文书的办理；④公务文书的管理；⑤公务文书的归档或销毁。
9、文书工作的基本原则与要求是什么？答：（1）基本原则：①时效性；②实事求是；③保密；④少而精。
文书工作与档案管理PPT课件
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（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
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3、保存性
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（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
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三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
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2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
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二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
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3.文书、公文、文件的联系与 区别
文书工作档案管理制度规范
第一章总则第一条为加强文书工作档案管理，确保档案的完整性、准确性、安全性和保密性，根据国家档案管理法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有文书工作档案的管理工作。
第三条文书工作档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法合规。
2. 科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理效率和水平。
3. 规范化：建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
4. 安全保密：加强档案安全保卫，确保档案信息安全。
第二章档案管理机构与职责第四条我单位设立档案管理机构，负责文书工作档案的日常管理工作。
第五条档案管理机构的主要职责：1. 制定档案管理制度和操作规程。
2. 组织档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
3. 负责档案信息系统的建设和管理。
4. 对各部门档案管理工作进行监督和指导。
5. 定期开展档案安全检查，确保档案安全。
第三章档案收集与整理第六条文书工作档案的收集范围：1. 我单位各类文件、资料、图表、照片等。
2. 各部门报送的各类报告、请示、函件等。
3. 各类会议记录、决议、纪要等。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。
2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，并注明文件编号。
3. 档案卷宗封面应填写完整，包括档案名称、起止时间、编制单位、保管期限等。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠。
2. 档案柜应分类存放，便于查找和保管。
3. 档案管理人员应定期对档案进行检查和维护。
第九条档案利用要求：1. 档案查阅应遵循申请、审批、登记的程序。
2. 查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、时间、内容等。
3. 查阅档案不得擅自复制、摘抄、损坏或带走。
第五章档案销毁第十条档案销毁应遵循以下原则：1. 符合国家档案管理法律法规。
2. 档案保管期限已满或因其他原因需要销毁的。
文书档案管理中文书工作的重要性分析
文书档案管理中文书工作的重要性分析1. 引言1.1 文书档案管理中文书工作的重要性分析在文书档案管理中，文书工作扮演着至关重要的角色。
文书工作是指对文件、资料进行整理、归档、管理和记录的工作，它直接影响着整个档案管理系统的运作效率和准确性。
文书工作的重要性不容忽视，它不仅可以提高文书档案管理的效率和准确性，还可以保护信息安全和隐私，遵守法规和规定，方便查阅和利于管理，提升工作效率。
文书工作是文书档案管理中不可或缺的一环，对于保障信息的完整性、准确性和安全性有着重要作用。
只有加强文书工作，才能保证文书档案管理工作的顺利开展，确保档案信息的可靠性和可用性。
我们应该认识到文书工作在文书档案管理中的重要性，加强对文书工作的重视和管理，以提升整个档案管理系统的运作效率和质量。
2. 正文2.1 提高文书档案管理的效率和准确性在文书档案管理中，文书工作的重要性体现在提高管理的效率和准确性上。
文书工作可以帮助整理和分类大量的文件和资料，使得信息更加清晰和有序。
通过规范的文书工作流程，可以有效地减少查找和管理文件的时间，提高工作效率。
文书工作也能够提高管理的准确性。
在文件整理和归档过程中，文书工作可以确保信息的完整性和准确性。
通过正确地记录和分类文件，可以避免信息丢失或错误记录的情况发生，保证了信息的可靠性。
规范的文书工作还可以帮助对文档进行备份和存储，确保文件的安全性和持久性。
通过建立有效的文书档案管理系统，可以避免文件丢失或遭到破坏，保护重要信息的安全性和保密性。
2.2 保护信息安全和隐私保护信息安全和隐私是文书档案管理中文书工作至关重要的一个方面。
在现代社会，个人隐私和机密信息正变得越来越容易受到侵犯，因此对于文书档案中包含的信息进行有效的保护显得尤为重要。
保护信息安全和隐私可以防止恶意获取信息的行为。
在文书档案中可能包含个人身份证号、银行账号等敏感信息，如果这些信息泄露给不法分子，可能导致个人财产损失甚至身份被盗用。
文书工作档案管理制度规范
第一章总则第一条为加强公司文书工作档案管理，确保档案的真实性、完整性和安全性，提高文书工作档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文书工作档案的管理，包括文书文件的起草、审核、归档、保管、利用和销毁等环节。
第三条公司文书工作档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案管理法律法规，确保档案管理的合法性。
（二）规范管理：建立健全档案管理制度，实现档案管理的规范化、标准化。
（三）安全保管：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。
（四）方便利用：提高档案利用率，为公司各项工作提供有力保障。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司文书工作档案的统一管理。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）制定公司文书工作档案管理制度及实施细则；（二）组织实施档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（三）负责档案库房的管理和维护，确保档案实体和信息安全；（四）组织开展档案业务培训，提高档案管理水平；（五）指导各部门做好文书工作档案管理工作。
第三章档案管理流程第六条文书文件起草：（一）各部门根据工作需要起草文件，起草人应确保文件内容真实、准确、完整；（二）文件起草后，经部门负责人审核签字，报公司分管领导审批。
第七条文件审核：（一）公司分管领导对文件进行审核，确保文件内容符合国家法律法规和公司制度；（二）审核通过的文件，由档案管理部门进行编号、登记。
第八条文件归档：（一）文件经审批后，由起草部门或档案管理部门进行归档；（二）归档时，应按照档案分类标准进行分类、编号、装订。
第九条文件保管：（一）档案管理部门负责保管归档文件，确保档案实体和信息安全；（二）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防虫等措施。
第十条文件利用：（一）公司内部人员需查阅档案，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门审批后方可查阅；（二）查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得泄露公司商业秘密。
文书工作与档案管理
文书工作与档案管理一、文书工作文书工作是指利用文字和图表等表达方式，以文件形式记录、传达、汇报、决策、约束等管理过程中发生的情况、内容和结果的一个过程。
文书工作包括发文、收文、公文处理、档案管理、信息发布、知识管理等方面。
其中，档案管理是文书工作不可缺少的组成部分。
1. 文书的基本要素文书的基本要素包括：书名、文件字号、成文日期、发文机关、主送机关、抄送机关、内容摘要和正文内容。
除此之外，不同的文书根据其性质和用途，还需注明文件类别、行文方式、文件密级、紧急程度、处理要求等方面内容。
2. 发文工作通过发文工作，机关团体可以传达自己的决策和指示，下达工作任务和要求，调度协调相关资源和部门，召集会议和评审等等。
发文工作过程中需要注意的事项包括：（1）审定文稿：发文前需要经过领导或者上级机关的审定，保证文稿内容的准确性和符合政策要求。
（2）填写发文表头：发文表头需要填写发文机关、主送机关、抄送机关、文件字号、紧急程度、处理要求等重要信息。
表头不仅要完整、准确，同时还需有相应的格式通照。
（3）定时发文：发文需要有一定的时间安排和计划，及时完成发文任务，不拖延、不遗漏。
3. 收文工作收文工作是指机关团体接收和管理收到的公文。
收文工作的内容包括：文号、收文日期、来文单位、案卷编号、文件摘要等。
在收文过程中需要注意以下几点：（1）及时签收：收到公文应立即签收并进行初步查阅和处理。
（2）核对文件：应仔细核对收到文件的信息，包括文号是否正确、来文单位是否标明等信息。
（3）妥善处理：对于不同类型的文件，应该分别进行怎样的处理和归档，对该文件进行标明。
4. 公文处理公文处理包括：呈批、承办、审批、审核、拟稿、签发、公文校对、责令整改、处理意见等环节。
公文处理是机关团体运行机制中重要的一环，任何公文处理都要规范、严肃和透明。
5. 档案管理文书资料都需依照规范存储和管理，而档案管理是这一过程中重要的一环。
档案管理能够保障机关团体的正常运转，方便查阅和举证，防止遗失和篡改，保护机关团体合法权益。
文书工作和档案管理
文书工作和档案管理
文书工作和档案管理是指对机构或组织内的各类文件、档案进行管理和维护的工作。
这些文件和档案包括但不限于会议记录、合同、报告、信函、备忘录等各类文字和图像记录。
在文书工作方面，主要包括文件的起草、编辑、编排、保存和传递等。
文书工作是组织内信息传递和沟通的重要手段，对于保持机构内部的信息畅通和运转有着重要的作用。
文书工作需要具备良好的文字表达能力、协调能力、沟通能力和组织能力。
同时，还需要具备一定的专业知识和常识，能够根据具体情况和需求进行适当的调整和修改。
档案管理是指对于机构或组织产生的各类文件、档案进行规范化管理的工作。
档案管理的目标是确保文件和档案的安全性、完整性和可查找性。
具体工作包括文件的分类、整理、保管、借阅和销毁等。
档案管理需要根据文件的重要性和保密性制定相应的管理规定和措施，并进行合理的存储和保管，以便日后的查找和使用。
文书工作和档案管理是机构或组织内部的重要工作，对于提高工作效率、降低错误率和保障合法权益都具有重要的意义。
有良好的文书工作和档案管理能力的人员，不仅能够提高工作效率，还能在需要时方便地查阅和利用已有的信息资源，为机构发展和决策提供支持。
第三章 文书工作与档案管理-文书的处理
2．具体的行文规则
（1）上行文规则
① 请示应当一文一事，一般只写一个 主送机关，需要同时送其他机关的，应当 用抄送形式，但不得抄送下级机关。
② 一般不得越级请示和报告，有必要 时则应抄送被越过的上级。
③ 除上级机关负责人直接交办的事项 外，不得以机关名义向上级机关负责人报 送“请示”“意见”“报告”。
逐级上行文即下级向直属的上一级的 行文，它是上行文最基本、最常用的方式。
（2）越级上行文
越级上行文就是下级越过自己的直属 上级向更高的上级行文。
越级上行文只能在特殊情况下采用， 包括以下几种情况：
① 经多次请示直属上级机关单位，长 期未得到解决的重大问题；
② 因发生特殊紧急情况，如逐级传递 将失去时效造成损失的事项，如发生战争、 严重自然灾害、暴乱、重大事故等；
由于文书处理工作的重要作用和自身 的特点，文书处理工作成为办公厅（室） 工作的一个重要组成部分，具体体现在以 下两个方面。
（1）我国国务院设有办公厅，国 务院的办公厅由国务院秘书长直接领 导。
（2）国务院所属各部、各省人民 政府也都设有办公厅。
2、文书处理管理机构的设置形式
（1）综理制
综理制设置机构就是不分部门办公， 由秘书部门综合管理领导机关的日常工作。
例如，全国人大常委会、中央军委、 全国政协和一些社会团体就是按综理制设 置办公机构。
（2）分理制
分理制设置机构就是将机关工作按业 务范围分部门办公，办公室为综合部门， 办公室内部再设具体业务处室，如秘书处。
3.1.3 文书处理部门的任务、内容和职能
1. 文书处理部门的任务 （1）辅助领导和有关部门及人员 处理日常工作活动中所产生的文书， 为本单位工作服务，提高单位的工作 效率。 （2）科学地组织本单位的文书处 理工作。
第三节文书工作与档案工作的基本原则
第三节文书工作与档案工作的基本原则文书工作与档案工作是组织和管理工作的重要组成部分。
它们在为组织运作提供信息和依据的同时，也承载着保留和传承组织历史文化的重要功能。
因此，文书工作与档案工作必须遵循一定的基本原则，以确保工作的准确、高效和可靠。
本文将从信息的真实性、保密性、完整性、合规性等方面，介绍文书工作与档案工作的基本原则。
首先，文书工作与档案工作必须遵循真实性原则。
真实性是指文书和档案记录的内容必须真实、准确、客观地反映事实情况。
在文书工作中，必须严格按照实际情况，确保每一份文件的内容真实可信。
在档案工作中，要确保记录的档案资料真实可靠，不偏不倚地反映历史事件和事实。
这需要工作人员具备扎实的专业知识和严谨的工作态度，同时加强对文件和档案的审核和监督，杜绝虚假和捏造的情况。
其次，文书工作与档案工作应遵循保密性原则。
保密性是指文书和档案记录的内容不得泄露给未授权的人员。
在处理机密、涉密文件和档案时，必须严格遵守保密规定，确保信息不被泄露。
在日常操作中，应建立健全的管理制度和安全措施，加强对文件和档案的保密性管理，从源头上保护和控制机密信息的安全。
第三，文书工作与档案工作应遵循完整性原则。
完整性是指文书和档案记录的内容应完整、清晰、连贯、有序地呈现。
在编写文书和整理档案时，要确保文书的格式规范，内容完整，符合规定的格式要求；档案的存放应有序，杜绝遗漏和丢失。
同时，要加强对文书和档案的传递和传递流程的管理，确保档案信息的连贯性和完整性。
再次，文书工作与档案工作应遵循合规性原则。
合规性是指文书和档案工作必须按照法律法规和相关规定进行操作和管理。
在进行文书和档案工作时，要严格遵守国家有关文件和档案管理的法律法规，确保工作符合法律法规的要求。
同时，文书和档案的处理程序和方法也需要符合组织的相关规定和标准，保证文书工作和档案工作的规范、有效性。
最后，文书工作与档案工作应遵循便捷性原则。
便捷性是指文书和档案的使用和查询应方便、快捷、高效。
第一章 总论《文书工作与档案管理》PPT课件
（2） 档案馆
• 属于党和国家的科学文化事业机构，是永 久保管档案的基地，是科学研究和各方面 工作利用档案史料的中心。
（3） 档案事业 管理机构
• 各级档案局、处等，是党和国家指导和管 理档案工作的部门。
1.3 文书工作与档案管理工作的组织机构
1.3.2 档案管理的组织机构
档案管理工作的组织领导
档案的特性 基本任务
• 根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机 关的公文，科学地组织和准确地处理机关的公 文，有秩序而安全地进行公文运转，完整而妥 善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效 地推进机关工作，为领导工作服务、为社会主 义现代化建设服务。
内容
• 公文的形成、公文的处理和公文的管理。
1.2 文书工作与档案管理
➢ 根据上述精神，文书工作的基本原则应该是：坚持实事求是、 反映客观实际；精简公文，反对官僚主义、形式主义和文牍主 义；注重实用，高效率地做好文书工作；严格执行保密制度， 防止失密、泄密。
1.2 文书工作与档案管理
1.2.2 档案管理工作
档案管理工作的含义与特点
档单案地管 说含理 就工 是义作 用，科简学
➢ 档案管理工作是在党和国家的领导下，通过档案事业管 理机构进行统一领导和管理的。
➢中央 为了管理全国的档案工作，设立了国家档案局。国
家档案局是全国档案事业的最高领导机关，在集中统一 管理党和国家档案工作的原则下，对全国档案工作进行 指导、监督和检查。
➢地方 各级档案局（处、科）在地方党和政府的领导下统
档案的类别
（1）文 书
档案
（2）科 技
档案
（3）专 门
档案
档案的作用
（1）现实工作及各项社会活动的查考依据作用
文书工作与档案管理 第一章
（二）档案工作的基本原则和要求
档案工作基本原则的三个方面是辩证统 一的，前两者是手段，后者是目的。没有前 两者，就没有便于可供利用的物质基础；离 开了后者，实行集中统一管理、维护档案的
完整与安全便失去了意义和方向。
2. 档案工作的具体要求
完整、安全、有效。
四、文书工作与档案管理的 联系与区别
（一）文书工作与档案管理的联系
第三节 文书工作与档案管理的组织机构与人员
本节点睛
一、文书工作与档案管 理的组织机构 二、文书工作与档案管 理的组织领导 三、文书工作与档案管 理工作人员
文书工作与档案管理有其特定的组织 机构与人员。
一、文书工作与档案管理的 组织机构
（一）文书工作机构 领导机构：是各级党政机关和负责人； 管理机构：是各级党政机关办公厅（室），并设立 文秘部门或者配备专职人员负责文书处理工作。 机构的设置大体有两种情况： 第一，对一些较大的机关来说，设立专门的文书工 作部门，如“文书处”、“文书科”等。 第二，对于一些较小的机关或者基层单位来说，一 般只在办公室设立一两个专职或兼职的文书工作人员。
本节点睛
一、文书与档案的含义 二、文书与档案的性质、 特点、作用 三、文书与档案的联系 与区别
文书的系统整理和保存，最终使 档案形成。
一、文书与档案的含义
（一）文书 1. 文书的概念
一、文书与档案的含义
“文书”这个概念可以包含以下三种含义， 见图1-1。
文字材料
文字书写
从事文书工作的人
图1-1 文书的三种含义
1. 任务
（1）坚持集中统一管理档案的原则，建立国家
档案工作制度；
（2）科学地管理档案，大力开发档案信息资源；
（3）逐步实现档案管理的现代化，使档案工作 更好地为党的总任务、总目标服务，为建设社会主 义物质文明和精神文明服务。
第二章 文书工作与档案管理-文书的种类、体式和稿本
(五)经济公文 (六)科技公文 (七)外交公文 (八)教育公文 (九)文化公文 (十)医疗公文
2.2 文书的体式 2.2.1 文书的格式 2.2.2 文书的文体
2.2.1 文书的格式
1．文书的格式标准
公文中的要素主要为秘密等级和保密 期限、紧急程度、发文机关标识、发文字 号、签发人、标题、主送机关、正文、附 件说明、成文日期、印章、附注、附件、 主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 等。
（13）通报
会议纪要“适用于记载、传达会议情 况和议定事项”。 会议纪要的使用范围十 分广泛，具有行文关系多样性的特点。
2．通用事务公文
通用事务公文是法定公文之外的通用 于各类各级机关、团体、企事业单位处理 日常公共事务的一般性公务文书。
通用事务公文主要有计划、总结、调 查报告、简报、协议和规章制度类、记录 类、讲话稿类、书信类以及启事、海报等。
议案有四类：法规性议案；条约性议 案；事务性议案；任免性议案。
（8）报告 报告“适用于向上级机关汇报工作， 反映情况，答复上级机关的询问”。
（9）请示
请示 “适用于向上级机关请求指示、 批准”。
请示要求一文一事，并应向直属的上 级机关或部门报送，而不能向同级机关或 不相隶属的机关报送。
（10）批复
2．文书种类的选择使用
正确选用文书名称对机关处理行政工 作具有重要意义，因此我们必须准确把握 划分文书种类的依据和要求。选择确定文 种的具体方法有如下几种。
（1）根据各个文种的用途选用文种
（2）根据发文机关权限选用恰当的文种
（3）根据发文机关和收文机关的行文关 系选用文种
（4）根据行文具体目的、要求和公文的 内容选用文种
2．定稿
定稿也称为原稿，但它不是指文件的 原始草稿，而是文件的标准稿，是经过修 改审阅后由负责人签发或会议正式讨论通 过的最后完成稿，是缮印发出所用的正本 的标准依据。
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一般机关单位，通常只管理一个全宗，专业档案馆则管理多 个全宗。
3.全宗的变化
（1）构成全宗的立档单位并非一成不变，该变化直接影响全总 的划分，如单位的合并、撤销、增设等。
（2）只有根本性变化才能改变全宗，根本性变化时指牵涉到政 治性质和基本职能的变化。
文书的整理归档
一、文书整理归档及其意义 二、文书整理归档的范围和原则要求 三、文书整理归档的方法和步骤
文书整理归档及其意义
（一）文书整理归档
文书归档整的文件材料，按照他们在形成过程中联系，以“件”为单位，分 类整理，并进行装盒、归档的过程。
1.人物全宗
定义：社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。历史上 一些著名的家庭、家族所形成的档案也属于这一类。
形成任务全宗的个人、家庭、家族也就是立档单位。 包括：与人物的手稿、著作、日记、信件、遗嘱以及记载个人
或家庭活动的全部有价值的材料，也包括别人撰写的相关材 料。但一般不包括人物在机关、单位任职时所处理的官方文 件原件，如不把握这一界限，会导致许多全宗管理的混乱。
个以上日期且属 分类依据。法规性文件以批准日期为根据；领导性文件以
于不同年度
签署日期为根据；计划、总结、预算、决算类文件以内容
针对的时间为根据；来往文书以收文日期为依据。
C.跨年度文件
1.单份跨年文件：根据文 2.一组有密切联系的文件：如一 件内容，归入偏重的部分。次从2009年持续到2011年的会
复式分类法
1.年度-组织机构：适用于李丹单位内部组织机构偶有变化， 但变化不复杂的现行机构。
2.组织机构-年度：适用于历史档案和撤销机构档案。 3.年度-问题：适用于立档单位内部组织机构变动频繁，档案
已无法按组织机构进行分类的全宗。 4.问题-年度：适用于历史档案和撤销机构档案。
归档文件整理方法
2.全宗的补充形式
难以按全宗分类或者不便于按全宗保管的特殊情况，可根据 全宗原则采取某些变通方法。 主要分为三种：“联合全宗”
“全宗汇集” “档案汇集”
3.全宗群
三、全宗内文件分类
1.年度分类法 2.组织机构分类法 3.问题分类法 4.复式分类法：（1）年度-组织机构
（2）组织机构-年度 （3）年度-问题 （4）问题-年度
年度分类法
是以形成和处理文件日期所属的年度为依据进行 分类，将每一年形成的档案分成一类的方法。这 是常用的方法，采用此法，应准确判定文件所属 的年度。
A.文件无明确 运用多种方法，判定文件的准确日期或者接近日期。如分 日期（主要针对 析内容、研究制成材料、字体、格式等。 残损或出土文件）
B.文件上有两 应根据文件特点，确定最能说明文件时间特点的日期作为
文书整理归档的范围和原则
三、文书整理归档的质量要求
1、整理归档的文书应该齐全完整 2、整理归档的文书要符合档案保护的要求 3、整理归档的文书材料的保管期限应准确界定
文书整理归档的方法和步骤
区
编制
初
系统
归
分
分类
步
整理
全
方案
整
宗
类目
理
档
一、区分全宗
1.全宗：是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机 联系的文件整体。
问题分类法
1. 又称为内容分类法，也是常用分类法之一。是按照档案 内容所说明的问题来进行分类。
2. 与组织机构分类法有很多共同点，也能较好地保持文件 之间的联系，能使相同性质的档案得到集中，可以减少同 类问题档案分散的现象，便于档案的查找和利用。
3. 因区分判断时人为因素较多，所以，只有不能采用组织 机构分类法时，才会考虑使用该法。
状况，较好地保持档案在来源上的联系。 （2）便于查找利用档案。 （3）有较明显的客观标准，简便易行，归类准确。
3.条件： （1）各组织部门间的档案没有被混淆，完整齐全。 （2）立档单位内部组织健全，且相对稳定。内部组织机构
少、工作简单，或者经常变动的单位均不适合采用这种方 法。 （3）对于机关内部设立的临时性机构产生的档案，按组织 机构分类时，一般应该和其他内部机构一样对待，单独设 类并排在最后一类。
1）归整的文书，必须是办理完毕的 2）归整的文书，必须具有一定的考查利用价值 3）归整的文书的材料介质必须是纸质的 4）归整的文书是以“件”为单位的 5）归整文书的保管应装盒
文书整理归档的范围和原则
一、文书整理的范围
企事业单位的文书档案归档范围主要有： 1、党群工作类方面的文件材料。 2、行政管理类方面的文件材料。 3、经营管理类方面的文件材料。 4、生产技术管理类方面的文件材料。
（3）以下变化不影响全宗： A.单位名称改变 B.领导关系变更 C.内部组织机构调整 D.工作地点在变更 E.短期停止活动后又恢复
4.确定全宗
判断档案所属全宗，关键是确定立档单位——档案形成 者。
实际工作中，常有一些文件经过几个立档单位办理，这 样的文件应当归入最后承办完毕的立档单位的全宗类。
二、全宗的特殊形式
文书整理归档及其意义
（二）文书整理归档的意义
保持文件之间的有机联系，便于档案的查找利用和 维护文书档案的完整与安全，便于文书档案的保管。
文书整理归档的范围和原则
二、文书整理归档的基本原则
1、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联 系。
2、准确判定文件的保管期限。 3、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。
议文件，可归入2011年。
D.专门年度文件 在实际工作中，除了通用年度，一些特殊部门往往使用专 门年度来开展工作。如学校部门的“教学年度”，粮食部 门的“粮食年度”等。
组织机构分类法
1.将立档单位每一个内部组织机构形成的档案分成一类，也 是常用的分类法。
2.优点： （1）能客观反映立档单位各个组织机构工作活动的面貌和
（一）确定“件”——归档单位
1、单份文件，即自然件，一份文件为一件； 2、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本） 内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本） 作为一件。 3、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。（计算机及网 络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其 打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。） 4、文件的正文与附件，作为完整的一件。