机关文字工作五十讲

《机关文字工作五十讲》

材料如同原料，没有材料的写作就好比无米之炊。充分占有材料是机关文稿写作的基础。秘书工作者要胜任机关文字工作，就必须在搜集材料方面下功夫。一、研究工作，善于鉴别。搜集材料的途径非常多，可以读书看报、阅读文件资料，可以去图书馆、档案馆查找，还可以上互联网利用搜索引擎通过关键词进行检索。面对大量的材料，哪些是重点，哪些是精华，哪些是有用的，需要善于鉴别。这种鉴别材料的能力从哪里来呢只能从实际工作中来。因此，秘书工作者对于本单位工作，不仅要了解和熟悉，而且要深入研究。既要了解本单位工作的发展历史，也要熟悉本单位工作所处的现状，还要把握本单位工作的前进方向。尤其是党和国家的方针政策，上级机关的部署要求，基层面临的情况问题，横向兄弟单位的创新做法和新鲜经验，都要统筹兼顾、融会贯通起来，结合本单位工作实际深入思考研究，从而不断明确本单位工作的方向、思路和重点。有了这个基础，就有了一把标尺、一种眼光、一项能力，搜集材料就能去伪存真、去粗取精，发现真正有用的好东西。

二、围绕中心，兼收并蓄。搜集材料的范围虽然广泛，但必须以本单位工作为中心，搜集到的材料应该具有内在的关联性，在这个前提条件下多多益善。因此，在把握本单位工作动态的同时，对于上级的新精神新要求、基层的新情况新问题、横向单位的新做法新经验都要给予密切关注。要重点阅读年度工作总结报告、重要会议领导讲话稿、理论专题文章、典型经验介绍、调查报告等有关材料。这些材料有的回顾历史、展望未来，有的分析形势、部署任务、明确方向，有的谈认识、讲措施、提要求，有的梳理历史事件脉络、剖析现实存在问题、提出具体对策建议，内容广泛、全面、深刻，具有较强的现实针对性，是我们了解这方面工作的生动教材。这些材料综合性强、信息量很大、阐述分析比较深入，经常阅读不仅可以掌握各方面情况，而且还可以培养思维能力，而这正是秘书工作者提高写作能力关键之所在。

三、及时阅读，消化吸收。碰到一篇好材料，有人复印收藏，有人剪辑粘贴，有人摘录卡片，有人拷贝归档。如果不及时阅读消化，简单地把搜集材料等同于储存材料，则上述方法的不足之处就会显现出来。一方面材料的分类、存储、检索本来就比较困难，另一方面当你接受写作任务时还得花费大量的时间去翻检和阅读这些材料，难以立即进入写作状态。所以，碰到好的文章材料，首先要抓紧时间阅读，不仅要了解材料的主要内容，还要着重把握材料的精神实质，尤其是其中新颖的思想观点、思路方法、框架结构等，这些都要反复领会、做好笔记、消化吸收，努力把文章材料的精华养分内化于心，通过大脑这台高超的“计算机”进行深加工，在此基础上创造形成自己的新思想新观点。古人“熟读深思子自知”是有道理的。也就是说，搜集材料不能满足于找到材料然后放在抽屉里，而是要通过阅读消化吸收最终装进自己的脑子里，只有装进自己脑子里的材料才是管用的。

四、平时为主，临时为辅。“台上一分钟，台下十年功。”搜集材料也必须依靠平时积累，机关文稿写作与搜集材料也是这种“一分钟”与“十年功”的关系。材料以平时搜集为主，可以减少临时搜集的忙乱和压力，临时搜集材料只能作为一种有益补充。即使是领导临时交待要求搜集某一个方面的材料，只要平时注意积累，就一定会提高办事效率。如果等到要动笔写作的时候才去搜集材料，那就

被动而且为时已晚了。所以，秘书工作者务必平时注意大量阅读材料，并认真做好笔记，及时消化吸收，把大量的基础性准备工作分散到平时去完成，一旦接受写作任务，大脑就会立即进入思考状态，材料已经在脑子里都是现成的，写作自然是水到渠成、信手拈来、倚马可待。否则就要临时抱佛脚，要花费大量的时间和精力去找材料、阅读材料，从而势必影响整个写作的进度和完成任务的质量效率。

五、融会贯通，推陈出新。搜集材料的目的在于运用。运用材料有直接引用、间接引用和化用等不同的方式。直接引用别人的思想观点需要加上双引号并注明出处，一篇文章里直接引用的材料总是有限的。间接引用别人的思想观点既不加双引号也不注明出处，有时以别人的口吻进行转述，有时则是用自己的语气直接陈述，在一篇文章里如果间接引用的材料过多就会有抄袭之嫌，文风的问题往往也会由此产生，这是需要秘书工作者高度重视并引以为戒的。化用是他为我用、推陈出新的一种处理方法，是运用材料的最高境界。也就是说，我们平时大量阅读别人的文章材料，认真消化吸收其精华部分，联系本单位的工作实际，经过融会贯通并加以提炼、概括，最终形成自己的新思想新观点。这种新思想新观点，既吸收了别人思想观点的合理成分，又思考了本单位工作的实际情况，是思想认识的一次创新、提高和超越。写作是一项创造性的脑力劳动，搜集材料和运用材料当以化用创新为上。

西汉扬雄《法言·吾子》：“或问：‘吾子少而好赋’曰：‘然。童子雕虫篆刻。’俄而曰：‘壮夫不为也。’”扬雄是西汉着名的辞赋家，他如此回答别人对他的称赞，与其说是谦虚，不如说是对于文章作用的否定。在中国历史上，民族之间的战争频繁不断。从军、戍边、建功立业，以此报效封建王朝的思想，在文学创作尤其是诗歌作品中得到了比较充分的反映。这种价值取向对于当时机关文字工作者也产生了深刻的影响，最为典型的就是东汉班超。根据《后汉书·班超传》记载，班超原来在官府抄写文书，与今天机关文字工作性质差不多，曾经扔掉笔叹息说，大丈夫应当到边疆去建功立业，争取封侯，哪能老在笔砚之间讨生活呢后来人们就用“投笔从戎”比喻弃文就武。这说明，怀疑机关文字工作的作用，历史上早有其人。时至今日，也时常听到机关文字工作“无用论”、机关文稿写作“垃圾论”等一些负面的观点。可以说，对于机关文稿写作、机关文字工作的功能，确实有一个如何认识和如何看待的问题。这里只想谈几点感性认识。一、机关文稿写作的第一个功能就是参谋

这是经过漫长的历史演变才形成的。早在春秋战国时期，先秦诸子如孔子、孟子等为了推广自己的政治思想学说，采取的方法是周游列国，直接面见最高统治者，通过演讲、辩论、答问等说服对方接受自己的思想观点，从而对于政治走向施加影响。思想自由、政治开放、百家争鸣，成为这一特定历史时期的亮丽风景。但是，自从秦始皇统一中国，建立起中国历史上第一个封建王朝之后，情况就发生了根本性的变化。皇权神授，皇帝作为上天之子，具有无上权威。皇帝高高在上，九重宫阙，庭院深深，一般知识分子面见圣上比登天还难。但是，中国知识分子“为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平”（北宋张载语）的人格精神，促使他们不畏艰险，必须与最高统治者就治国安邦等重大问题沟通思想。屈原“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索”（《离骚》），杜甫“致君尧舜上，再使风俗淳”（《奉赠韦左丞丈二十二韵》）,都是这种政治理想的生动写照。封建社会历朝历代的知识分子与最高统治者之间的思想沟通，已经不可能再像春秋战国时代那样直接面对面了，于是书表、策论、奏折等文章自然而然地承