档案管理工作制度

医院档案管理工作制度

一、负责对本院档案工作的领导，使档案管理机构适应单位档案工作的开展。

二、档案工作列入发展规划和事业计划管理，列入领导议事日程。

三、听取档案部门的工作汇报，支持档案人员执行档案管理制度，履行岗位职责。

四、适应现代化管理需要，为单位档案事业的发展提供人力、物力、财力上的方便。

综合档案室主任职责

在院长领导下，负责组织综合档案室全面工作。

一、认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策及本院各项有关规章制度。

二、负责组织全室同志全面完成本院及主管部门布置的各项工作任务，并做好工作总结。

三、负责编制本室工作计划、工作制度、工作程序、工作范围，不断总结、改进工作，提高管理水平。

四、经常检查本室各项任务完成情况，发现问题及时处理。对完成任务好的，提出表扬奖励意见;对不认真履行职责者给予批评处罚。

五、负责本室人员政治、业务学习，组织专题研究，搞好经常性岗位练兵。

六、负责本室政治思想教育、劳动考勤及组织竞赛评比活动。

专职档案员工作职责

1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，认真贯彻执行《档案法》，为医院两个文明建设服务。

2、加强与各科室的联系，协助做好需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整及时归档。

3、积极开展档案利用，做好档案统计工作和利用效果反馈记录.及时提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策提供信息。

4、严格执行档案管理制度和查阅制度，提高警惕，严防失密泄密。

5、定期组织兼职档案员业务学习、交流，不断提高档案业务水平，为实现档案管理工作标准化、规范化而努力。

6、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光的"六防"工作.做到档案无丢失、无霉变、无差错。

7、热情接待查阅者，为查阅者提供方便，努力做到提供档案迅速、准确、及时.

兼职档案员职责

1、忠于职守，工作细心，责任心强，遵守档案管理各项规章制度，严守本单位机密，认真学习档案管理知识，不断提高档案管理业务水平。

2、熟悉本科室工作性质和范围，本部门应立卷归档的文件材料，按规定负责收集，做好文件材料形成、积累和资料管理工作，督促有关人员资料归档，任何个人不得占为己有.

3、做好本科室文件材料的预立卷工作，于次年三月底前交综合档案

室.接受综合档案室业务指导，确保案卷符合归档要求。

4、参加本部门仪器设备开箱等工作，验收应归档的文件材料，及时交综合档案室建卡、编号、登记、归档。

档案归档制度

为加强档案管理，确保各种归档资料准确、及时、完整归挡，特制定本制度。

1、本院档案的归档工作，对各科室工作中形成的文件材料进行收集、整理，组织保管单位，集中到院综合档案室实行统一管理。

2、本年度办理完毕的文件材料，由各科室兼职档案员负责立卷，要求在次年第一季度未交综合档案室归档，集中管理。科室和个人不得私自保存，以保证档案的完整与安全。

会计档案可在财务科保留一年，期满后由财务部门编造清册，按档案要求，负责整理组卷，交综合档案室归档。

基本建设项目，要求在竣工验收合格，交付使用后，由基建部门按城建档案要求立卷，交综合档案室归档。

科研项目档案在鉴定结束后，将材料交课题负责人整理立卷，组成保管单位，及时交综合档案室归档。

3、归档的文件材料要求齐全、完整，遵循文件自然形成规律，按文件之间的联系，按《萧山市第一人民医院档案实体分类、立卷、编号、排列规则》分类、立卷。分类要求准确，能反映本院工作活动的基本面貌，便于保管和利用。

4、归档文件的案卷要求有确切简明的案卷题名，卷内文件应按一定

次序排列，并逐页编号，填好"卷内目录"和"卷内备考表"。

5、归档文件材料要求是原件，底稿和印件一并归档，纸张质量和规格符合要求，书写要求使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合档案要求的耐久字迹材料，不得使用铅笔、圆珠笔、彩笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久材料。

6、归档的材料必须经形成部门的负责人审定，并在卷末备考表检查人一栏上签字。

各科室预立卷制度

为加强文件材料的归档管理，发挥科室在文件收集整理中的作用，确保文件收集整理的齐全、系统、完整，提高案卷质量，特制订本制度。

1、各业务科室开展医疗卫生管理、健康教育、科研培训及其它业务活动中形成的文件材料，由各科室兼职档案员负责收集、整理并进行预立卷。

2、预立卷的内容包括：确定归档不归档范围、划定保管期限、按分类方案集中、按文件材料的内容在联系组成基本保管单位，初步编排页号及卷内目录，草拟案卷题名，并由科主任审查后送综合档案室审定，再进行装订归档。

3、各科工作中形成的各种文件材料，应于第二年第一季度未完成预立卷，交综合档案室归档。

4、本院的发文、简报及上级来文等由医院文书做好平时的分类登记，办理完毕的文件及时整理，并按要求进行档案的预立卷工作，于第二

年材料第一季度末交综合档案室归档。

5、基建、设备、科研档案应于验收、鉴定结束后立即整理，预立卷，交综合档案室归档。

文件材料形成、积累、整理、

归档工作制度

一、文件材料形成要把好书写质量关，凡质量不符的一律由文件作者负责返工。书写质量要符合下列要求：

1、凡归档文件材料，除必须是一式二份以上的以外都必须用蓝黑墨水或碳素墨水书写。

2、书写纸张一般采用16K纸张，书写时要满足装订位置（2cm以上)，如必须使用小于1蚀的不规范纸张时，由文件责任者被贴在16K标准纸张上。

3、对领导在修改、签发中不符合书写要求的要当即更正.。

二、文件材料的积累。各种归档材料的收集工作由工作的

分管人收集齐全。打印件要求与原稿一起收集，一并归档.其中本院发文、简报等印稿、原稿及上级来文由院文书收集。

三、文件材料的整理.该项工作负责人在该工作结束后，将归档文件收集齐全，移交给科室档案员，科室档案员在初审后交综合档案员核审.合格后移交综合档案室。

四、文件材料的归档。科室移交的档案要及时办理移交手续，及时入库，并及时将库房管理的项目编入计算机信息库.

五、档案资料的质量纳入医院目标责任书年度考核，同时纳入专业技