采购与付款内控管理制度

采购与付款内控管理制度

一、为了加强对公司采购与付款的内部控制，规范采购与付款行为，

防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范》等法律法规，制定本制度。

二、本规范适用于公司全体在册人员

三、单位负责人对本单位的采购与付款业务的真实性、合法性负责。

四、公司应该将采购与付款业务不相容岗位职能相分离，不得由一人同时完成采购、付款业务的全过程。采购与付款不相容岗位职能包括：

（1）请购与审批相分离

（2）询价与确定供应商相分离

（3）采购合同的订立与审定相分离

（4）采购与验收相分离

（5）付款审批与付款执行相分离

五、公司应当根据具体情况对办理采购与付款业务的各岗位人员进行

定期岗位轮换。

六、采购与付款应该严格按照授权审批规定及程序办理，不得超越审

批权限。

（一）由需购人提出《请购核准表》（附表一）写明所需数量、规格等，报主管审批；

附表一：请购核准表

制表人：________________

说明：本表由请购人批准购买后交财务，作为付款依据及索票挂账依据；经办人购物后须负责将发票交财务，若无票挂经办人帐待票到销账。

（二）请购审批核准后分三种情况：

（1）、机器设备零部件耗材，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由使用单位验收领用，由采购员将购物发票和验收单一并交与财务核对进行财务核算。

（2）、机器、电子设备，由采购业务部门签订合同，交由财务询价核价后，再交主管领导审核后购买；购后交由使用部门验收领用，将发票、验收领用单一并交与财务核对进行财务核算。

（3）、原材料，交由财务进行询价，然后由采购员购买，交由

原料库验收入库。购买发票及验收单一并交由财务核对进行财务核算。

七、对上三种情况在采购验收过程相关联的处理：

（一）原材料过磅单与录入合同数不符、购买耗材的领用验收单与实际应用不符，应及时报告主管查找原因：

（1）属外部原因由采办人员向供货方联系，进行退价、补量处理；办完手续将上过程所涉票据交财务核账；

（2）属内部原因，验收填写差错及时更正，人为损失有责任人赔偿并按照规定处理。

（3）在公司所有购买验收的整个过程中，过磅单、验收领用单必须编号，且号码连续唯一，用完装订成册备查。

（二）机器、电子设备与签订合同条款不符，由主管和采办人员及时向供应商联系，按照合同规定进行协商处理，不得久挂不决形成损失。

八、货款的结算：

（一）按照购销合同或协议写明的条款填报《付款审批表》（附表二）（1）、预付货款的，经审定供货商营业执照、税务登记证等证明身份有效合法后，按照购销合同填写《付款审批表》，经审批签字汇款；（2）、货到付款的，必须按照实际验收情况填写《付款审批表》结算货款，没有实际验收人签署意见的款项，财务拒付令其退回补办验收手续。

附表二：付款审批表

201 年月日

申请付款人（制表人）：_________________

（二）现款现货的支付

按照附表一：《请购核准表》核准后支付，采购人负责发票索要交于财务部。

九、公司在经营采购、验收、领用的全过程中，必须在各环节填写规

定的书面依据交财务，财务部在账务处理时必须将上附表一、附表二及验收、领用单作为原始凭据附在会计凭证后。

十、采购部将签订的合同及时录入进销存软件，以便财务核对核算账

务数据。

2015年10月8日