机关档案管理工作培训.ppt

国家机关、社会组织或个人在社会活 动中直接形成的有价值的各种形式的历史 记录。
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2019-8-23
二、档案的特性
档案产生的主体：多元性
个人、党政机关、企事业单位、社会组织
档案的本质属性:原始记录性 凭证作用、参考价值
档案表现的形式:多样性
载体多样：甲骨、青铜、石材、竹简 纸张、胶带、光盘
形式多样：文字、图表、声音、图像
销毁清册永久保存。
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
国家档案局 第8号令
2006年9月国家档案局局务会议审议通过 （归档范围和保管期限划分依据）
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体
（以下统称机关）正确界定文件材料归
2、本机关存哪些？ 反映本机关历史面貌及职能活动的文件。历
次重要会议文件；本机关印发的正式文件；与 上下级机关形成的请示与批复文件；工作计划、 报告、总结及反映有关业务活动的专业性文件；
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那些文件需要归档？
统计、会计、调研活动、规章制度；党团、工会 的重要文件；内容重要的人民来信及其处理方面 的文件；本机关领导人参与公务活动的重要信函、 电话记录以及从外机关带回来的重要文件；解决 各种纠纷、征用土地和有关工程建设、设备购买 的合同、文件；归本机关直接管理的科研与生产 建设方面的文件；反映本机关历史沿革如机构成 立、撤销、更名、干部与职工变动情况的各种文件； 本机关与外单位签订的合同、协议等文件；本机关 参与外事活动的文件材料等。
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机关档案管理的主要环节
一、建立档案工作管理体制 二、建立档案管理制度 三、档案管理的具体环节
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一、建立档案工作管理体制
1.明确档案工作领导 2.设置档案工作机构 3.配备档案工作人员 4. 建立-23
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 国家档案局 第8号令
划分永久时，需要注意以下问题： （原则：以我为主，以人为本）
1.突出本机关自身的文件材料
2.突出本机关主要职能的文件材料
3.突出反映本机关机构演变及人事任免的文件材料
4.机关文件材料是否永久保管，还要从机关职能活
有密切联系的同一组文件必须齐全完整
文件过程齐全完整
耐久字迹
书写材料
破损件
易退变件
声像档案
重大活动重要会议
重要职能活动和工作成果
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第二环节 整理
目的： 化零散为系统 关键词：系统
档案的整理就是按照一定原则对档案 实体进行系统分类、组合、排列、编号和 基本编目，使之有序化的过程。
动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材
本条规定了机关归档文件材料的流向、管 理主体
机关档案部门处理归档文件材料的职责。
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、 定期两种。定期一般分为30年、10年。
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
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第一环节：收集
目的：化分散为集中
关键词：齐全完整
制度约束规范收 办理完毕马上收 会议文件及时收 帐外文件催促收 人员变动提前收 责任到人督促收 发现不齐补充收
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收集环节注意事宜：
齐全完整
反映本机关职能活动全过程的文件必须齐全完整
机关档案管理工作培训
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主要内容
第一部分 第二部分 第三部分 第四部分
什么是档案 机关档案室和档案人员的基本职责 机关档案管理的主要环节 归档范围和保管期限划分
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什么是档案
一、档案的定义 二、档案的特性 三、档案与文件的区别
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第二条 本规定中的机关文件材料是指机关 在其工作活动过程中形成的各种门类和载体 的历史记录。
门类：文书、人事、基建、会计等 载体：纸质、磁性、电子等
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机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第三条 机关文件材料归档范围是： （一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机 关报送的重要文件材料；
27 （四谢谢）观赏 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
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哪些文件需要归档：
1、上级机关的来文存哪些？ 上级机关需要本机关贯彻执行的文件；上
级机关转发的本机关文件（包括报刊转载）； 被上级机关采用、由本机关草拟的文件。
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那些文件需要归档？
3、同级机关存哪些？ 需要本机关执行的法规性文件；有关业务机关在 检查本单位活动中形成的重要文件；与本机关联 系、协商工作的重要往来文件等。
４、下级机关存哪些？ 重要的计划、报告、总结、统计报表、财务预算、 决算文件典型材料、法规性备案文件等。
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2.档案用房配备与安排
17 3.谢谢编观赏 制存放示意图
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４.档案库房基本设施设备： 去湿降温设备（去湿机、空调机） 温湿度记录仪+每日记录 白炽灯 小开窗+厚型防光窗帘 消防设备 防盗门窗（三铁：铁门、铁窗、铁柜） 档案装具（密集架、铁皮柜、防磁柜等） 防虫药物
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项业务工作。是定量和科学的方法搜集、
整理、研究和人提供档案统计资料的工作。
填写统计台帐
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第六环节 鉴定
目的：化庞杂为质优 关键词 价值 1.成立档案鉴定工作机构
单位应成立由主管领导、职能部门和档案人 员组成的档案鉴定委员会(或小组)，负责确定文 件保管期限和到期档案定。
一、 档案 的定义 《中华人民共和国档案法》中档案的定义：
档案，是指过去和现在的国家机构、社会组 织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术 、文化、宗教等活动直接形成的，对国家和社会 有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式 的历史记录。
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2019-8-23
国家档案局行业标准DA/T-2000《档案工作 基本术语》中档案的定义：
机关档案的整理工作，主要包括机关 文件的平时归卷与调整、文件组卷、排列、 目录的编制、局部案卷或保管单位的调整等 项工作内容。
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第三环节 保管
目的： 化易损为长远 关键词 安全
档案保管工作的具体任务： 防止档案的损坏, 延长档案的寿命, 维护档案的安全。
1.档案库房建设要求
建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
反映本单位职能的：如工作计划、总结、工作会议、地方性法规规章、 会议记录纪要、中长期发展规划等
反映本单位基本历史面貌的: 如机构演变、大事记、人事任免等文 件材料。
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有 凭证价值的文件材料；
有凭证作用的：如机关房屋、土地、财产、物资和档案等交接凭证、合 同和协议、职工购置福利住房的合同、协议和有关手续及国有资产管理等 文 件材料。
档范围，准确划分档案保管期限，使所
保存的档案既能反映机关主要职能活动
情况，维护其历史面貌，又便于保管和
利用，根据《中华人民共和国档案法》、
《中华人民共和国档案法实施办法》，
制定本规定。
适用范围：各级党政机关、人民团体
目的：确定归档范围和保管期限
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2019-8-23
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第七条 永久保管的文书档案主要包括： (一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动 等形成的主要文件材料
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文 件材料
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机
关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统
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三、档案与文件的区别
• 处理完毕的文件才成为档案
• 对日后工作有查考价值利用价值的文件 才有必要作为档案保存
• 通过立卷归档集中整理保存起来的文件 才能转化为档案
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2019-8-23
机关档案室和档案人员的工作职责
机关档案室的主要职责： （一）建立健全本单位的档案工作规章制度； （二）指导本单位文件、资料的形成、积累和归 档； （三）集中统一管理本单位档案，并按照规定向 综合档案馆移交档案； （四）监督指导所属机构的档案工作。
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2019-8-23
档案人员的主要职责： （一）负责本机关档案材料的立卷归档和保管工 作，确保归档案文件材料收集齐全、整理规范、 科学保管； （二）负责本机关综合档案室的日常管理，确保 档案安全； （三）负责本机关室藏档案的查阅利用，迅速、 准确提供档案资料； （四）负责本系统档案业务指导工作。
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料， 不需办理的抄送文件材料；（不需执行的）
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，