教你如何整理电脑文件资料35页PPT
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办公室5S管理执行标准PPT课件( 35页)
4、依据《必要品的使用频率和常用程度基准》决定 物品的“要”与“不要”。
常用程度 低
使用频率
过去一年都没有使用过的 物品，而且不能再用
处理方法 丢弃
在过去的6个月中只使用
集中存放
中
过一次的物品; 或一个月 例如归档或存放在库
使用一次的物品
房中
一周使用一次的物品; 或 保存在办公桌或随身
高
每天/每小时都使用的物
（2）抽屉柜： 办公用品一般的常用品：
笔、订书机、涂改液、即时 帖、便条纸、橡皮、计算器， 集中放置右侧第一抽屉内； 书本类可以放置右侧第二抽 屉内；个人的参考资料、文 件卷宗、空白稿纸、各种表 格及个人物品等，可放置第 三抽屉；左边两层，可以按
照类别整齐放置资料和材料。
（3）主机和UPS电源(排插)竖式置桌内侧(靠墙处)； （4）垃圾篓：罩塑料袋，放置桌洞下左前角；
办公室5S管理 执行标准
内容： 一、何为“5S” 二、“5S”的含义 三、实施“5S”的好处 四、“5S”具体操作细
节
一、何为“5S”
“5S”实际是五个单词的简称，就是 整理、整顿、清扫、清洁、素养，其日 文的罗马拼音的第一个字母都是S，故 称之为“5S”。
二、“5S”含义 整理：把所有的物品（硬件）分为两大类，要
的，把不要的物品变卖、拆掉、丢弃、清除。 内容及要求： 1、每半年对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分
为必要（有效）和不要（过期无效）的，不要的 全部销毁。根据公司要求，必要文件上交法务部 送档案室归档。 2、每半年对表单记录（包括电子文档）作盘点，根 据公司要求，盘点后的有效表单记录上交法务部 送档案室归档。 3、各中心对所辖区域的物品、设备、空间做盘点， 并区分其“要”和“不要”，分类如下：7来自铁皮柜：靠墙放置，柜面可
第3课 查看与整理文件(教学课件)
第3课 查看与整理文件
➢ 查看文件与文件夹 ➢ 整理文件
任务导航
我们要使电脑中的文件容易查看，就要掌握管理文件和文件夹的基本 知识和操作方法，才能把文件整理得井井有条。
一、查看文件与文件夹
1.选择文件排列方式。
我们可以通过“排列图标”将 同类文件放在一起。
参照图3-1的操作，把你存放在“我的文档” 中的文件分类排列看看。
参照如图3-3所示 操作，打开文件 夹目录，根据存 放地一定的分类标准放在书架 上，以便于查找；在电脑中，文件也应该根据 其内容主题及类型，分门别类放在相应的文件 夹中。
为了将文件与文件夹管理好，我们首先要 熟悉文件与文件夹的各项操作。
1.新建文件夹
计算机系统还提供了多种文件信息的呈 现方式，以方便我们查看文件。
参照图3-2的方法，选择缩略图查看方式， 我们还能看到图片内容。
3.选择文件夹查看。
玲玲到贝贝家，想看看贝贝下载的资料。 贝贝正忙于其他事情，告诉她资料的存放地址 是：在D盘中“下载资源”文件夹中的“奔月探 秘”文件夹中的“图片”文件夹里，让玲玲自 己去找，怎么找呢？
打开“我的电脑”和D盘，选定需 要新建文件夹的文件夹，如“My Documents”，按如图3-4所示的操作方 法，新建一个文件夹。
2.重命名文件或文件夹
如下图所示，我们可以进行重命名文件或文件 夹。
3.复制文件或文件夹 如下图所示，我们可以进行复制文件或文件夹。
4.移动文件或文件夹
文件与文件夹的移 动方法跟其复制的方法 很相近，只需将第③步 的单击“复制”改为单 击“移动”，在弹出的 “移动项目”窗口（如 图3-7)中选择移动的目 标位置，单击“移动” 按钮即可。
生成文件的方式和格式很多，因此 文件的类型也很多，可以通过他们的扩 展名（即文件名中“.”后的字母序列） 或图标，来判断其中储存的资料类型。 比如，扩展名为“.doc”是word格式文 档，通常储存的是文稿书报一类的文书 资料。类似地，储存声音、视频、网页 等资料的文件都有相应的各种扩展名。
➢ 查看文件与文件夹 ➢ 整理文件
任务导航
我们要使电脑中的文件容易查看，就要掌握管理文件和文件夹的基本 知识和操作方法，才能把文件整理得井井有条。
一、查看文件与文件夹
1.选择文件排列方式。
我们可以通过“排列图标”将 同类文件放在一起。
参照图3-1的操作，把你存放在“我的文档” 中的文件分类排列看看。
参照如图3-3所示 操作，打开文件 夹目录，根据存 放地一定的分类标准放在书架 上，以便于查找；在电脑中，文件也应该根据 其内容主题及类型，分门别类放在相应的文件 夹中。
为了将文件与文件夹管理好，我们首先要 熟悉文件与文件夹的各项操作。
1.新建文件夹
计算机系统还提供了多种文件信息的呈 现方式，以方便我们查看文件。
参照图3-2的方法，选择缩略图查看方式， 我们还能看到图片内容。
3.选择文件夹查看。
玲玲到贝贝家，想看看贝贝下载的资料。 贝贝正忙于其他事情，告诉她资料的存放地址 是：在D盘中“下载资源”文件夹中的“奔月探 秘”文件夹中的“图片”文件夹里，让玲玲自 己去找，怎么找呢？
打开“我的电脑”和D盘，选定需 要新建文件夹的文件夹，如“My Documents”，按如图3-4所示的操作方 法，新建一个文件夹。
2.重命名文件或文件夹
如下图所示，我们可以进行重命名文件或文件 夹。
3.复制文件或文件夹 如下图所示，我们可以进行复制文件或文件夹。
4.移动文件或文件夹
文件与文件夹的移 动方法跟其复制的方法 很相近，只需将第③步 的单击“复制”改为单 击“移动”，在弹出的 “移动项目”窗口（如 图3-7)中选择移动的目 标位置，单击“移动” 按钮即可。
生成文件的方式和格式很多，因此 文件的类型也很多，可以通过他们的扩 展名（即文件名中“.”后的字母序列） 或图标，来判断其中储存的资料类型。 比如，扩展名为“.doc”是word格式文 档，通常储存的是文稿书报一类的文书 资料。类似地，储存声音、视频、网页 等资料的文件都有相应的各种扩展名。
培训教你如何整理电脑文件
培养每天清洁的良好习惯？
下载的各种资料放在临时文件夹；
电脑的空间因整理变大！
思想的空间因总结变扩！
生活的空间因清理变宽！
理
素养
清洁
整理
整顿
清扫
小结：电脑文件管理的”5S”
文件
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ架构建
区别
文件分
定期
归档归
每日
整理整
效果
不错推
怎样改进
为什么做
我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。 利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。
MOV格式
格式紧凑、易于转换。
MPEG格式
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式3
如何去做
为什么做
电脑文件的“5S”管理
整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)
夹中。 待有空时，仔细阅看“temp”中的
PPT，对于值得收藏的作品，可以
按人名或分类地存放在文件夹中 及时地处理过期的文件，存放该保留
的，删除不需要的，是一个好习惯。
科学的电脑文件管理带来什么
好文件管理让我们工作更轻松和高效！
看，这就是我要找的文件！
访问快捷清晰导航
MP3格式
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。
下载的各种资料放在临时文件夹；
电脑的空间因整理变大！
思想的空间因总结变扩！
生活的空间因清理变宽！
理
素养
清洁
整理
整顿
清扫
小结：电脑文件管理的”5S”
文件
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ架构建
区别
文件分
定期
归档归
每日
整理整
效果
不错推
怎样改进
为什么做
我的文档能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。 利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。
MOV格式
格式紧凑、易于转换。
MPEG格式
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定软硬件、易于转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式3
如何去做
为什么做
电脑文件的“5S”管理
整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)
夹中。 待有空时，仔细阅看“temp”中的
PPT，对于值得收藏的作品，可以
按人名或分类地存放在文件夹中 及时地处理过期的文件，存放该保留
的，删除不需要的，是一个好习惯。
科学的电脑文件管理带来什么
好文件管理让我们工作更轻松和高效！
看，这就是我要找的文件！
访问快捷清晰导航
MP3格式
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。
办公室超级整理术ppt课件
THANK YOU
SUCCESS
2019/5/5
Part Three
超级整理术
03 关于电脑和电子邮件整理
One
Two
Three
Four
充分使用电脑 电脑内信息整理 的功能
输入信息制定 邮件的迅速整
规则
理
One 充分使用电脑的功能
为什么要把信息保存在同一台电脑？ 想要的文件不知存在哪一台电脑 有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。 为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。 两台电脑里设计的模式有些不同 与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。
two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成 习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“ 使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。 不需要花时间去回忆
Four 制定规则迅速处理邮件
原则： 迅速阅读，只读一次 在无秒钟内判断 邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单） 无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。 尽快回复邮件，对方也会尽快回复。 已读邮件用分类项目进行整理------仅重要文件 未回复的邮件-----------红色 当天需要用到的邮件----蓝色 正在等待回信的邮件----黄色 先报留下来再说的邮件--橙色 保存资料----------------绿色 收到邮件的处理： 未回复的 等待回信的 先保存下来再说的
分类和搜寻的出发点：少花 时间，不需要记忆
Two-3 管理电脑内信息
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