档案信息化在医院管理中的重要意义及提升策略

档案信息化在医院管理中的重要意义及提升策略

作者：崔驰

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第9期

【摘要】伴随全民休闲时代的到来，及人们保健意识的逐渐提高，越来越多的人开始关注自己的身心健康，他们主动到医院接受健康检查，并对医院医疗水平提出了较高的要求，希冀医院能够提供个性化的医疗服务，这对于医院的传统管理方式不得不说是一次革新，医患关系的处理应坚持“以人为本”的原则，要求结合患者的实际情况提供个性化的服务，传统的纸质档案已很难满足医院管理的发展需要，而由于电子档案对患者的临床症状进行了及时记录，因此可以依据患者的病情变化进行对症下药，以提高治疗效果，减少资源浪费和简化就医流程。电子档案在医院管理中的应用，可以提高医院档案管理的水平，也可以提高医院的工作效率，保证治疗效果。而如何提高档案在医院管理中的使用水平系医院管理者当前亟须解决的一个重大管理难题。本文分析了医院档案管理现状及档案信息化管理的重要意义，并提出了医院档案信息化管理的提升策略。

【关键词】档案；信息化管理；优势；策略

一、医院档案管理的现状分析

（一）档案查询效率不高。传统的档案管理偏重纸质档案管理，很多档案并没有实现电子化的管理，很多档案还是以纸质档案的形式为主，且分散存放于各个职能科室，在管理上和使用上不太方便，一旦需要查询相关档案资料，档案管理人员往往需要往返于各科室、部门进行档案调阅、核对，耗费相当多的时间和精力。而且医院对于档案管理重视程度不够，各个职能部门在档案完善、更新归档方面做得不够到位，在查询时缺失档案、残缺档案经常出现，给档案电子化管理也带来了一定困难。

（二）档案管理较为闲散。医院需要设立专门的档案室对档案进行保存，但大部分医院往往硬件条件不具备，大量的纸质档案被堆放在档案管理室内，由于时间久远，许多档案已经发黄，甚至出现霉变等现象，而这些档案一旦遭受破坏，让无从查阅甚至补办。另外，近年虚假档案的状况频频曝光，如若档案管理人员玩忽职守，私自修改档案的状况将难以杜绝，档案安全亦得不到有效保障。

（三）档案管理难度较大。医院档案在归档时往往整卷归档，里面包含医院职工的个人隐私，而在查询档案时，则需要将同时期的档案一块拿出，在这个过程中则可能泄露其他职工的信息，引起不必要的麻烦，无形中增加了档案管理的难度，而且每次档案查询和整理，需要手工进行登记，这在很大程度上增加了医院档案管理人员的工作量，不利于提高医院档案管理效率。

二、档案信息化在医院管理中的重要意义

医院档案管理存在的问题由来已久，信息化技术的应用和普及为医院档案管理改革提供了新思路，一些医院已经尝试实现档案信息化管理，其有效转变了医院档案管理工作中的管理方式，由人工化转换为智能化、自动化，在很大程度上减轻了医院档案管理人员在工作上承受的压力，并提高了医院档案管理的效率与质量。其具体优势如下：

（一）能够不断完善电子档案归档制度。纸质档案往往信息更新不及时，管理归档占用大

量的人力物力，而采用电子档案归档制度，不仅可以让各职能部门员工参与到档案管理中来，

而且方便各职能部门在领导的监督下，及时完善档案信息，并有效掌握部门内员工情况，方便

员工考核、职位调动等。这样不仅可以减轻专职档案管理人员的工作强度，而且可以提高档案

的利用效率，在医院建设及人力资源配置等方面发挥重要作用。

（二）便于实现医院档案管理的信息化。实现医院档案管理的网络化，建立准确完整的医

院档案信息通用数据库，在允许的范围内开放这些数据库，方便医院人员自行信息查询，同时

还可以利用这些数据进行有效分析、整理及统计，发现医院在人员流动、人事调整等方面存在

的问题，以便及时解决，同时还可以方便医护人员形成良性竞争机制，在对比中明确自己的差距，以积极提高工作业绩。

（三）利于构建较完善的档案管理系统。健全档案信息管理系统可以有效防止人员随意更

改档案信息，提高档案信息的透明度以及使用效率。医院工作人员可以通过档案信息管理系统

随时查询自己的档案信息资料，一旦发现与事实不符，可以及时提交相关证明资料，更正档案

信息，另外医院工作人员还可以利用档案信息对比数据，开展相关的科研工作，提高档案信息

的利用效率，另外，还可以促进人才培养的公正性、合理性，推动医院的可持续发展。

三、档案信息化在医院管理中的提升策略

针对医院档案信息化管理中存在的问题，现提出如下解决策略：

（一）转变医院领导档案信息化的观念。医院档案信息化建设需要大量资金投入，而医院

往往将资金投入到医疗设备更新、医院建设等方面，忽视了档案管理工作。但医院档案在人才

配置、凸显医院管理软实力方面的作用已越来越明显。医院领导要加强重视，从政策、资金上

给以支持，以积极更新档案管理软件，实现医院档案信息化管理。

（二）要提高档案管理人员的业务水平。医院档案管理人员由于专业、学历、年龄等多方

面的原因，尚不能完全适应档案信息化管理工作，甚至一些老员工还出现了抵触心理。所以，

一方面要加强对在职档案管理人员的培训工作，使其不断更新知识，尽快适应新的工作环境和

工作内容；另一方面，要积极引进计算机方面的专业人才，帮助健全医院档案信息化管理系统，尽快实现医院档案管理的网络化。

（三）要不断更新医院档案管理的设备。医院档案管理设备陈旧，比如有的医院档案管理

科室只有一部分人配有电脑，且电脑型号老旧，与新的档案管理软件不兼容，影响了医院档案

管理信息化的进程，为此，医院要为档案管理人员配置合适的电脑，以确保其能正常开展工作，同时还要定期对电脑设备进行维护，防止因电脑故障等问题导致医院档案信息泄露或丢失。

【参考文献】

[1]朱鸽平，沈燕．关于医院档案管理及其信息化问题的探讨[J].华章，2011(22).

[2]窦雪兰．浅谈医院档案的信息化建设[J].安徽卫生职业技术学院学报，2010(04).

[3]杨存俊．现代信息化视阈中的医院档案管理研究[J].工会论坛（山东省工会管理干部学院学报），2010(03).