CX-003 合同控制程序

合同控制程序

1 目的

通过与产品有关要求的确定及合同或订单的评审，确保公司满足用户的要求，保障合同双方利益。

2 范围

适用于本公司与产品有关要求的确定及合同或订单的评审。

3职责

3.1综合部负责组织相关部门对与产品有关要求的确定及合同评审，并根据评审结果对合同进行修改。

3.2总经理领导合同评审工作；技术负责人负责涉及用户对产品要求的确定及其争议的裁决；其它相关部门参与合同评审的工作。

2.3综合部负责人负责重大项目合同评审的组织和协调及常规合同的审批。

3.4总经理负责合同评审争议的裁决及重大项目或特殊项目合同的审批。

4 工作程序

4.1 与用户有关的合同过程，以客户要求、符合法规标准；进行合同的评审、修改，签订的过程进行控制

4.2合同分类：销售、承接（安装、修理、维护保养等）；代理项目工程管理等。

4.3与产品有关的要求的确定

4.4销售、工程、维保部应及时了解、掌握市场及用户的需求和期望，并定期对竞争对手进行水平对比分析，业务人员利用各种渠道与用户洽谈销售产品事宜，当用户有购买意向（如签合同、订单、招标、电话订货、传真订货、电传信箱订货）时，根据用户规定的订货要求，如合同草案、技术协议或口头订单，确定产品要求。

1）用户规定的要求。如产品质量要求、产品功能、性能、交货期、价格和支持

性服务（如运输、培训、保修）等方面的要求；

2）用户虽没有规定，但规定的用途或已知的预期用途所必需的要求（隐含的要求）；

3）与产品有关的法律法规要求；公司确定的任何附加要求。

4.5综合部负责组织相关部门进行评审。

5 合同评审

公司制定了程序文件对向顾客提供服务的各类合同进行评审，在合同正式签订或修改前，均进行必要的合同评审以满足顾客和公司履约能力。公司在执行合同过程中，严格控制合同进度，以确保合同执行的有效性。各种合同评审记录由相关责能部分别保存。5.1 评审时间应在向用户作出提供产品的承诺之前（即合同签订以前）进行。

5.2 评审时，应充分考虑供、需双方的利益和义务。

5.3 参加评审的人员应熟悉产品、标准、法律法规，以及本公司质量保证体系，在评审中对合同有疑问的条款充分发表意见。

5.4 评审的主要内容

1）为满足顾客和公司的履约能力，公司维修部业务人员在安装、改造、维修等合同签订前，按价格表、产品技术要求、土建图，合同的施工和质保内容、期限等合同文本内容进行评审。对顾客提出的特殊服务要求均事先书面向公司相关部门征询，有未被确认的事项，均与顾客重新协商解决。

2）合同评审应符合项目施工的质量、技术以及安全要求和规范，符合国家相关法律、法规，且应符合并执行特种设备的监察条例、规程和标准。

a) 所签定的合同内容应符合国家颁布的合同、安全生产、产品质量等相关法律法规的相关要求。

b)所签定安装、修理、维护保养合同应符合执行特种设备安全监察条例、安全技术规范以及国家GB标准。

3）与产品有关的要求是否都在合同里得到体现，质量要求、验收方法和保证条款与用户的要求是否一致；注意技术复杂及有特殊要求的内容，并充分考虑满足要求的能力和风险；

4）对于没有形成文件的要求（如口头订单或电话订货），在接受前，应得到用户的确认；与以前表述不一致的合同要求（如投标或报价单），协商解决，本公司应有能力满足规定的要求；对用户口头的要求，应形成文件，并得到用户的确认，以确保双方理解的一致。

5）对于合同中形成服务条款的相关文件，公司应有能力实现服务承诺，例如人员的安排、服务的期限，安全生产，质量保证、物资供应等。

只有经评审人员同意后，方可正式签订合同。若合同需修改时，业务人应员协同有关部门对修订后的合同进行必要的评审，并将修订结果通知相关部门。

5.5 评审方式

传阅或以会签的方式进行。由综合部为主办部门填写“合同评审记录表”，公司负责人审核后转交综合部和财务部等相关部门对交货期、价款及合同的可行性等事项进行会审，取得共同意见后报总经理审批。

5.6 评审结果

评审的结果应予以记录。评审过程中提出的问题的解决，以及评审结果的实现的跟踪措施也应记录。

6 合同生效与实施

合同生效后，相关应立即将合同有关条款分送到有关部门，以便按合同条款组织实施。

7 合同的修订

7.1 用户或本公司提出合同修改要求时，由提出方申请，经供、需双方协商一致后，按评审规定经评审后作为原合同补充条款并经双方签署生效实施。

7.2 合同修订结果，应及时通知有关部门。

8 合同执行情况的检查及验收

8.1 综合部负责检查合同的执行情况，并将信息反馈给公司主管领导及有关部门，确保正确履行合同。

8.2 合同项目竣工后,销售部应组织业主方、工程部、财务部门等相关人员进行项目质量验收，并将验收情况及处理意见填写“合同履行质量验收单”

9 与用户沟通合同执行情况

综合部负责与用户的沟通，根据需要将合同执行的进展情况反馈给用户，确保按期交货。

10 评审记录要求

与评审相关的记录由综合部保存，保存期五年。

11 质量记录

11.1 《合同评审表》CQYK-HT-001-2019/0 11.2 《合同登记表》CQYK-HT-002-2019/0