项目管理在大型学术会议中的应用

项目管理在大型学术会议组织中的应用成果简介大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化项目管理活动。

近年来，随着我院综合实力的日渐提升，行业学术影响力也随之提高，因此举办学术会议成为我院为加强科研成果研讨、促进科研学术水平提升、展示科技成果和将科研成果回馈社会的途径之一。

大型学术会议项目管理具有一般项目管理的特征，但同时具备管理形式上的独特性。

其独特性主要体现在：会议的形式多样化、主体内容抽象性强、涉及的管理范围较分散、流程开放式管理等方面。

举办大型学术会议需要有效利用及整合人力资源和其他资源：以达到预期学术效果、提高会议经济效益、增强科研凝聚力、增强社会影响力为目标，促进行业学术研讨可持续发展为愿景。

本手册运用项目管理中的工作分解结构Work Breakdown Structure(WBS)方法,将举办大型学术会议的工作项目进行结构分解、细化，提前筹划需交付成果对应的分项项目元素：细部任务、时间节点、组织分工、完成情况、跟进情况等。

由于会议项目具有管理范围较分散，整体效果要求高的特点，每个细部任务都十分重要，会议项目的筹划过程可以作为检验项目成功与否的重要判断依据。

本手册以《低碳生态城市和绿色建筑论坛》（以下简称《低碳论坛》）和《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》（以下简称《检测加固交流会》）为例，解析如何将WBS方法应用于大型学术会议项目管理。

本手册不仅适用于大型学术会议项目管理，同时适用于中小型学术会议及作为举办多种形式类型会议的工作指引手册。

为我院实现企业转型升级塑造更强的技术服务能力、科学管理能力、自主创新能力等内在核心竞争力。

一、项目管理模式应用于大型学术会议的必要性大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化活动，在筹备过程中需要配合协调好多方力量，统筹规划、更需要胆大细心，疏而不漏。

如何更有效的筹办好大型学术会议是衡量会议成功与否、是否能达到预期效果，同时还能取得经济效益的关键。

由于经常面临工作分配不合理、人力资源有限、会议预算限制等问题，举办大型学术会议经常面临诸多挑战。

项目管理是通过运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。

因此，将项目管理模式应用于大型学术会议管理，提高办会质量、效率和效益是非常必要的。

现代社会，科学技术已不仅仅是单一的知识体系，其发展更不应再局限于某种固定的模式，“学术会议”是将科学技术、生产知识通过社会活动进行动态的交流。

随着我院业务覆盖领域的扩展、发展形式日益的多样化，我们十分需要这种动态的交流平台，将我院的科研技术成果、新材料应用等推向更广阔的市场，达到推动行业技术进步、促进行业健康有序发展的目的，也为我院树立行业技术权威地位和探索高端的市场开拓模式提供有效途径。

我院自2012年以来共举办近50场学术交流会，其中，大中型学术会议共23场（表1），正在筹备中的大型会议1场（表1）。

通过经验总结可看出：我院举办的大中型学术会议经常面临内容专业面广、参加人员多、筹备时间短、工作量大、管理组织经验不足、现场突发情况多等很多问题。

将项目管理应用于大型学术会议的组织，有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源，将会议组织管理纳入标准化的管理模式，提升会议组织质量和效率，强化时间和成本的管控。

表1我院2012年至2014年举办学术会议列表1/ 282/ 283/ 28二、总体思路和技术路线有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源。

需要我们在筹备组织大型学术会议初期就确定筹划的总体思路，本文利用WBS方法将会议筹划的总体思路到细微任务进行分解，使会议筹划总体思路、具体流程到任务分配都直观化的表现。

总体思路大致可以分解为以下五方面：●组织结构●任务分解●工作清单●进度控制●成本控制●会后总结根据这五个方面的思路，可将总体思路技术路线图用流程图（图1）的形式表现出来(见下页)：图1学术会议总体思路技术路线图（一）、组织结构为保证各项筹备工作有条不紊地进行，首先需根据WBS方法分解会议的主要工作任务，确定运营会议的项目组织结构。

一般由项目总负责人负责统筹任务分配、进度控制、质量监督，设会议秘书、分组负责人、根据会议需求按项目任务类型分组、设分组负责人、组员（即任务落实人），搭建完整的组织结构（图2）。

图2会议组织结构示意图为了确保组织结构顺利运行，可以按照组织结构分工明确分工任务。

但分组分工中的任务主要内容应根据会议实际筹备情况，由会议总负责人进行调配。

（二）、任务分解任务分解是根据不同会议的筹备情况，先利用项目管理中的工作分解结构WBS方法，将会议主要活动项目或工作任务内容进行分解。

WBS任务分解结构图是描述整体思路的规划设计工具，可以清晰地演示各项工作的结构关系、进度计划、资源规划等结构联系。

准备任务分解图（图3）能够更使筹划者掌控会议各项工作任务，保证筹划思路清晰。

当会议规模达到中大型时，主要任务可细分为更小的、益于管理的分组或工作项目、细部任务，并将详细项目任务工作分解表（清单），随着各项任务的进行，不断地更新修正，直到全部会议任务完成。

图3大型学术会议任务分解结构示意图（三）、工作清单根据WBS方法将项目任务分解，可得基础工作清单（表2），作为会议筹划的基础依据。

当会议规模达到中大型时，主要任务可细分为更小的、益于管理的分组或工作项目、细部任务，并分配详细项目任务工作清单（表3），随着各项任务的进行，不断地更新修正，输入工作注意事项及重点，并由会议总负责人控制筹备进度，由小组负责人分配指导工作任务，由小组落实人跟进、汇报、完成工作任务，直到全部会议任务完成。

由于不同会议的参会对象、规模、筹办形式有所不同，所以清单形式也存在差异。

但罗列清单的目的是一致的，即：通过精细的过程筹划，使会议既能提高经济效益、满足感官、共享成果，并促进会议主题研讨交流等预期效果。

表2基础工作清单表3《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》工作清单（四）、进度控制确定大型学术会议的工作内容清单表后，所有项目活动在实施过程中都需按照一定的顺序进行，某些活动之间依存着先后的逻辑关系，为了编制会议项目管理进度计划（图4），我们可以使用梦龙或者VISIO等项目管理软件。

需要根据WBS方法中各个项目活动的逻辑关系和假设前提、约束条件来确定项目各项活动的排序，控制各分工小组的关键工作，保证相应的节点工作按时、按量的完成。

图4 会议项目管理进度计划示意图举办大型学术会议时，会议总负责人应根据会议项目进度计划和本手册第三点中提到的任务清单掌控、调节工作进展，有效的将二者整合，作为会议项目筹备的有利工具。

由于人力资源有限，本手册只引用了较直观的工作分解结构WBS 作为基本方法将所有任务和计划可以一目了然，目的是合理化的配备人力资源、发挥有限的人力资源力量、有效的调动工作人员的主人翁意识，提高工作效率，提升经济效益。

在实际操作中，工作人员可对照图4中的会议项目管理进度计划得知所分配任务所处的进度环节，同时也可以根据Excel《筹备工作清单》的录入信息对照查找所分配的任务和其他相关信息（图5）。

图5 Excel《筹备工作清单》筛选自查功能示意图（五）、成本管理我院举办的大多数会议都不以盈利为主要目标,主要目的是为了搭建学术交流、信息交流等各种平台。

但在市场机制的作用和引导下，成本管理也是企业运营和会议运作的重要体现。

大型学术会议的成本管理大致可分为“概算与备用金”、“预算”、“支出与结算”三部分。

1、概算与备用金成本概算是在会议筹备初期对支出进行的粗率统计，可根据会议规模及会场效果要求等经验进行概况计算，例如：●硬件筹备费=会场布置费+资料费+宣传费...●服务筹备费=劳务费+差旅费+招待费...成本概算所得金额即可成为备用金准备的参考。

一般情况下，由会议秘书支配备及记录备用金。

为了确保各项筹备工作的正常进行，会议秘书应在会议筹备初期向财务部门提出借用备用金的申请。

2、预算会议成本预算能够定量地反映出会议的支出情况,保障会议用品采购支出经济合理，减少会议筹备期间就餐、打印等支出的浪费，提高会议资金的使用效率。

结合我院的财务部对于“会议费用”的有关规定，会议费用可分为场地租赁费、会场布置费、餐饮费、车辆租赁费、住宿费、其他费用等。

根据会议相关的支出费用，可制定会议成本预算清单表。

3、支出与结算以会议成本预算作为依据，会议秘书应严格记录及核算会议支出情况，总结提出相应的成本节约措施，减少各项费用的浪费，以及可增加费用投入的项目，制定会议成本结算表。

（六）、会议总结对会议筹备过程、会议效果进行回顾、分析和评价，通过对优点和缺点的分析，进一步吸取经验教训，升华会议工作。

（七）、动态宣传利用院内院外相关宣传平台，将会议成果形成多种形式、多角度的动态宣传方式，营造良好的科技氛围，为我院发展助力。

三、应用案例--绿色低碳生态论坛1、“低碳论坛”的背景介绍我国绿色建筑的发展将从“启蒙”阶段迈向“快速发展”阶段。

这场建设的革命既助推我国走向绿色低碳发展之路，同时，也给城市规划和建设带来巨大的挑战与机遇。

低碳生态城市建设已是国际发展趋势，在低碳生态城市建设中，绿色建筑的发展成为重中之重。

为此我院联合广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司发起广东省的“低碳生态城市与绿色建筑”的研讨论坛。

2、“低碳论坛”的工作分解结构“低碳论坛”以我院为主办单位、广东瀚联建筑文化交流中心、卓展工程顾问有限公司为协办单位，会议工作人员来自三家单位。

为明确会议各方的职责和分工，组织会务工作的工作组织结构，“低碳论坛”工作组织结构如下图6所示：图6“低碳论坛”工作组织结构7运用项目管理理论中的工作分解结构（WBS）把“低碳论坛”分解为较为细小的项目活动，确保会议按时完成。

“低碳论坛”的WBS如下表4所示：表4“低碳论坛”筹备工作清单图7 “低碳论坛”工作结构分解图（WBS）3、“低碳论坛”的工作流程图注：○1~○17为进度计划顺序编号5、10、15、17、20、30为所需时间（单位：工作日）图8 “低碳论坛”工作流程图16/ 284、“低碳论坛”大会效果到会嘉宾签名留念致辞嘉宾：曾少华（左上）、王子牛（右上）、徐天平（左下）、曹大燕（右下）论坛由广东省建筑科学研究院曹大燕院长主持，国家住建部标准定额研究所曾少华所长、中国勘察设计协会王子牛秘书长、广东省建筑工程集团有限公司徐天平总工程师分别为大会致辞，三位领导均高度肯定本次论坛的重要意义，并分别就全球温室气体排放、广东省低碳生态城市建设示范、新形势下低碳生态技术和绿色循环技术的机遇与挑战等问题作讲话。

论坛上，四位资深建设行业专家带来了精彩的报告：报告专家：王铁宏（左上）、Roland Winkler（右上）、牛建磊（左下）、杨仕超（右下）国家住建部科技委副主任王铁宏博士的报告——《基本建设领域若干改革问题思考》讲解了建设领域改革方向和重点、建筑企业发展模式改革的思路，及从多年以来从事建设领域科研和管理工作的宝贵经验出发讲解如何将城市总规和城市建设中低碳生态技术更好地结合。