关于启用办公自动化系统的通知

关于启用xxxx

办公自动化系统的通知

单位各单位：

为加快推进我单位协同工作平台系统（以下简称OA系统）建设进程，根据单位OA系统建设实施方案和总体工作部署，经研究，决定启用单位办公自动化系统。为保证单位文件和各种信息传递通畅、安全、高效，现将有关事项通知如下：

一、系统启用时间

单位OA系统登录地址：（内网）xxxxxxxxx

启用时间是xxxxxxxx，系统运行划分为以下两个阶段：

1.系统试运行阶段 xxxxxxx

2.系统正式运行时间 xxxxxxx

二、试运行涉及人员及培训

试运行涉及人员包括各机关（部门）各处室相关人员、公司相关工作人员（人员名单见附件）。

初次第一批培训

时间：xxxxxxx

对象：单位领导及各部门主管领导

地点：xxxxxxx

培训内容：电子邮件，公告通知，个人文件档，工作流，行政办公，日程安排查询，工作日志查询，公共文件柜。

培训目标：达到独立应用

初次第二批培训

时间：xxxxxxx

对象：单位核心应用人员

地点：xxxxxxx

培训内容：电子邮件，公告通知，个人文件档，工作流，行政办公，日程安排查询，工作日志查询，公共文件柜。

培训目标：达到独立应用

三、试运行主要内容

试运行期间，OA系统主要推广单位公告、通知、个人邮件、工作日志及业务办理流程的应用，其中业务办理流程包括：

1)办公室收文处理流程

2)办公室行政发文流程

3)机关党委收文处理流程

4)机关党委行政发文流程

5)纪委收文处理流程

6)纪委行政发文流程

7)工会收文处理流程

8)工会行政发文流程

9)机关其他各处室收文处理流程

10)机关其他各处室行政发文流程

11)问题反馈流程

四、试运行方式及要求

1.试运行期间，为保证各项事务的正常流转，流程办理实行双轨制，即采取OA系统电子文件与纸质文件并行流转的方式处理。各部门应优先使用OA系统办理工作，电子文件优先处理，纸质文

件仅作替补及存档备查，各级领导在签署审批纸质文件时，必须先审批电子文件，电子文件如果不存在，不得审批纸质文件。

2.OA系统电子文件符合国家相关规范要求，与纸质文件内容应保持一致，具有同等效力。

3.目前在OA系统上运行的浏览器推荐为IE8或IE9A，电子文件推荐使用Microsoft Office 2003文件格式。

4.工作流中的指定人员出差或请假期间，若不能远程登录互联网办理工作的，应在OA系统中指定授权人员代办，确保业务的正常进行，及时办理。

五、强化责任，加强领导

1.各部门要高度重视OA系统的推广应用工作，部门负责人要亲自督促并积极带头使用OA系统办理工作。

2.所有OA系统用户登录后应及时设置密码并保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。

3.单位各项事务的办理流程，不得随意乱发起、挂起、删除。办理步骤严格按照单位规章制度进行。确保发起信息真实、完整，下一步办理人正确，每个流程办理完毕要结束流程。

4.单位相关数据的基础设置，不得随意改动、添加、删除。需要增加人员和改动基础数据的，必须在OA系统中发起“OA应用问题及需求反馈流程”，按照单位规定进行申请审批后，由系统管理作变更处理。

5.各部门要建立工作日定时上网收发单位文件，上传到指定的部门文件夹中，确保信息畅通。各部门公文管理员要认真履行上传本部门文件和查阅OA系统发布的文件、通知等职责，并及时进行登记、告知、传阅等相关处理。若未能按时阅处，导致贻误

工作的，将追究当事人的责任。

6.综合部明确xxxxx为OA系统管理员，专人负责对OA网络系统的设置、推广应用、管理和维护，妥善保管系统配置信息，及时备份数据资料，确保系统安全稳定。

7、在试用期间，系统管理员每周将系统应用情况作出通告，对于未登录系统的用户、未按要求及时办理的部门和用户给予公布，根据相关情况予以xxxxxxx处罚。

六、其他问题

1．系统运行期间遇到问题或建议，请及时通过OA系统中的“OA应用问题及需求反馈流程”向相关技术反映。OA系统故障、网络技术、界面设置、菜单权限、人员权限，部门表单、流程设计制作、作废数据删除等问题请与xxxxxxx联系。

2.试运行结束后，业务办理实行单轨制，所涉及应用范围内的工作全部通过OA系统运行。

3.二批及以后陆续要启用的工作内容及审批流程，根据系统运行情况，另行通知。

二〇一三年二月十七日

附件1

人员名单