我国数字档案馆标准化体系的建设

浅谈我国数字档案馆标准化体系的建设

【摘要】本文在认识“数字档案馆”的基础上，明确数字图书馆标准化体系建设的必要性和重要性，通过分析，研究标准化体系的结构和构建标准化体系的原则，对我国数字档案馆理论研究与实践建设的紧迫性进行了思考，进而对某些现存问题提出了解决策略。

21世纪，计算机在档案馆的普遍应用将会取代传统的手工作业，网络环境将会打破时空限制与隔阂，而档案信息资源的网络上传输，将会使档案馆的形态发生根本性的变化。借助于发展迅速、日益先进的信息技术，传统的档案馆也将转变为现代的数字档案馆，但是，我们必须清醒的认识到数字档案馆的建设还存在着许多迫切需要解决的问题，这些问题的解决程度将决定数字档案馆的建设水平与运行状况。因此，在大规模建设数字档案馆之前，对有关问题进行研究是当务之急。只有这样才能更好地促进我国数字档案馆理论研究与实践建设的发展。

一、什么是数字档案馆？

由于数字档案馆是一个新生事物，处在发展之中，因此，出现对数字档案馆的不同认识是必然的。总体上反映出，现阶段人们的共识是：数字档案馆本质是“档案馆”+“数字化”+“标准化”。

我们可以给它下这样一个定义，“数字档案馆”就是“以数字资源为主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理与维护，及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化

体系基础之上的档案馆。”“数字档案馆”概念的外延则是所有以数字化档案为主要处理对象的档案馆的总体。如果我们用一个公式表达就是：数字档案馆 =“档案馆”+“数字化”+“标准化”。

可以从以下三个角度理解：

（一）数字档案馆的归属档案是原始信息，具有凭证价值，而图书是非原始信息，不具有凭证价值，由此数字档案馆与数字图书馆二者在所采用的标准和技术规范等方面就必然有所不同。所以，“档案馆”是数字档案馆的归属，在研究与建设数字档案馆时，应该始终坚持“档案馆”的属性，否则，就会偏离方向。

（二）数字档案馆的运作形态“数字化”是“数字档案馆”的主体运作形态，即通过应用数字化网络和通信技术，将数字形态的档案作为数字化档案馆的主要采集、整理与处理的对象，从而构成数字化的馆藏资源以提供利用。“数字化”是一个动态的过程，其内涵具有两个层面，一是档案信息资源的数字化及与之相适应的管理手段、职能实现与服务方式的数字化；二是数字档案馆的阶段过渡性，即它对传统档案馆具有继承性，二者具有互相依存、互相补充、互为促进的关系。也就是说，在研究与建设数字档案馆时并不排斥传统档案馆。

（三）数字档案馆标准化——“生命线”

数字档案馆没有“标准化”就没有现代化，所以在数字档案馆定义中，“标准化”是数字档案馆的生命线。通过“标准化”这一定义要素，将其他两个定义要素“档案馆”与“数字化”有机地联

系起来。一方面，由于数字档案馆具有其自身的标准化体系，这是其他如数字图书馆的标准体系所不可替代的；而另一方面，无论在标准的体系性、先进性方面，还是在其科学性方面，数字档案馆的标准化程度都是传统档案馆所无法比拟的，这就使得标准化在未来数字档案馆中的地位与作用更显重要。

从概念中，我们不难发现构建档案数据库标准体系的必要性和重要性。

二、标准体系的重要性

标准体系是为了使一定范围内的标准建立起协调的秩序，并达到规定的功能所应当具备的、具有内在联系的标准的有机整体。档案数据库建设的核心内容是档案信息资源，也是档案信息系统的中心模块，全国以及各地方的档案信息化规划中都将档案数据库建设作为其重点内容。但现有标准规范对档案数据库建设的支持比较缺乏，主要表现在标准配套性能有限、约束范围狭窄、尚未形成标准体系。尤其是标准体系的缺失导致了目前档案数据库缺乏统筹、设计盲目、逻辑结构缺乏规范、质量不容乐观等问题。

随着档案信息化的不断发展，标准化对象的复杂度日益增加，系统之间的联系也越来越密切，许多系统本身就是复杂的对象。如档案数据库系统，系统内外活动的复杂性必然要求在各组成要素在自我表达、交互作用、信息传递等诸多过程中采用约定的标准进行联系，同时要求体现诸多标准之间的相互关系，这就要求建立结构优良、功能齐全的标准体系。

目前在档案数据库建设的过程已经积累了大量的标准规范。其中包括数据库建设规范、各级各类档案信息资源的描述规范、档案数据库功能规范等；包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、部门标准等各种层级的标准规范；包括管理标准、技术标准、管理标准等标准类型。

通过构建合理的适用于档案数据库建设的标准规范体系，发挥系统论中“1+1>2”的系统优势，不但能够对这些性质各异的标准规范进行有机组合，切实指导档案数据库建设，还能够为确定未来相关标准的发展趋向，为信息资源管理和信息共享提供坚实的规范基础。

三、标准体系的结构

标准体系内部标准应按照一定的结构进行逻辑组合，而不是杂乱无序的堆积。标准体系实质上是标准的逻辑组合，是为使标准化对象具备一定的功能和特征而进行的组合。由于标准化对象的复杂性，体系内不同的标准子系统的逻辑结构可能体现出不同的表现形式。主要有以下两种：

（一）层次结构。层次结构是表达标准化对象内部上级与下级、共性与个性等关系的良好的表达形式。层次结构类似树结构，父节点层次所在的标准相较子节点层次的标准，更能够反映标准化对象的抽象性和共性，反之，子节点层次的标准能更多地反映事物的具体性和个性。层级深度如何，也体现了对标准化对象的管理精度。标准层次结构的完备性，标志着标准体系的灵活与弹性，

是标准体系适应现实多样性的一个重要方面，像档案著录标准子系统、交换格式子系统等都可以用层次结构来进行表达。

（二）线性结构。又叫做程序结构，是指各标准按照过程的内在联系和顺序关系进行结合的形式。该结构主要体现了标准化对象在活动流程中的时间性，比如档案数据库的设计过程、档案数据库应用系统的开发都有比较严格的流程控制，它们都是由若干阶段前后相继完成的，前一阶段的标准是后续阶段标准得以实施的前提，如档案数据库设计过程中需求标准与逻辑设计规范之间就是线性结构。

四、档案数据库建设标准体系的构建原则

（一）开放性。所谓开放标准是指那些知识产权明确属于公共领域、采用开放语言和标准格式描述、有可靠的公共登记和持续的维护机制、有可靠的开放转换和扩展机制、公开发布详细技术文件并可公共获取的标准规范。在档案数据库标准体系构建过程中，应优先考虑采用那些已经被广泛接受和应用的开放标准，一则可以避免重新编制已经存在的标准带来的重复劳动，二则能够保证比较高的标准水平，有效降低建设风险。积极采用国际标准就是开放性的一个重要表现。国际标准是由国际标准化组织所制定的标准，是由世界各国的专家参与制定的，它含有大量科技成果和成熟的管理经验，代表着当代科学技术和生产管理水平。国际标准优先的原则也是我国标准化工作倡导的主要原则。尽量采用国际标准、国际范围内通用的行业标准或者先进国家的国家标准，根据