机要档案管理制度
高校机要室档案管理制度
第一章总则第一条为加强高校机要室档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合高校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于高校内部所有机要室档案的管理工作。
第三条机要室档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统；2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；3. 利用性原则：方便档案的查阅和利用；4. 保密性原则：严格遵守国家保密法规，确保档案的保密性。
第二章组织机构与职责第四条高校机要室由学校行政部门负责管理，设专人负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
第五条机要室档案管理人员的职责：1. 负责档案的收集、整理、归档和保管工作；2. 严格执行档案保密制度，确保档案的保密性；3. 定期对档案进行鉴定、整理和归档；4. 为校内外的查阅者提供档案查阅服务；5. 参与档案鉴定、销毁工作；6. 完成上级领导交办的其他工作任务。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 学校各类重要文件、资料、报表、证书等；2. 教职工、学生的各类人事档案、学籍档案、奖惩档案等；3. 学校科研、教学、管理等方面的档案资料；4. 其他需要归档的文件、资料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目、立卷；2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，编号；3. 档案卷内文件应填写卷内目录，卷内文件名称、编号、页数等信息应准确无误；4. 档案卷内文件应装订整齐，封面、封底、目录、文件等要素齐全。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥，温度控制在18℃-25℃；2. 档案库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品；3. 档案库房内应设置防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；4. 档案管理人员应定期对档案进行检查、维护。
第九条档案利用要求：1. 查阅档案应提前预约，填写查阅申请；2. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、拍照；3. 查阅档案应登记，记录查阅人、查阅内容、查阅时间等信息；4. 查阅完毕后，应及时归还档案。
机要档案管理制度
1．目的规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责4.1总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；4.2总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；4.3总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；4.4各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图6．流程说明7．激励措施7.1 有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：7.1.1 对机要档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的；7.1.2 对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。
7.2 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：7.2.1 未按要求移交应归档材料；7.2.2 档案建账不完整、库房管理不符合要求；7.2.3 未配备档案员或档案员异动未及时备案。
7.2.4 借用档案未按时归还；7.3 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
7.3.1 擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；7.3.2 损毁、丢失或者擅自销毁档案；7.3.3 涂改、伪造档案；8．附件附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》附录2 《机要档案分类和保管期限表》附录3 《档号章及相关内容填写要求》附录4 《档案库房管理要求》附录5 《机要档案利用审批权限表》附表1 《归档资料移交清单》附表2 《机要档案利用审批表》附表3 《机要档案利用登记表》附表4 《机要档案盘点记录表》9．附加说明本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限附录2：机要档案分类和保管期限表1.类目设置根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、著录要求，确定为十四个一级类目。
机要 管理制度
机要管理制度第一章总则第一条为了规范机要工作，保障国家重要文件和资料的安全，提高国家管理效率，制定本制度。
第二条机要工作是指保管、传送、处理和利用国家重要文件和资料的一系列工作。
机要工作是国家行政管理工作中的重要组成部分。
第三条机要工作实行保密管理制度，坚持"机密文件保密，限制文件限制，公开文件公开"的原则。
第四条机要工作要坚持服务国家重大决策、安全和稳定的原则，坚持法律法规、党和国家机关规章制度，第五条国家机要工作实行统一领导、分级管理的制度，在国务院机要工作领导小组的领导下，由国家保密局具体负责管理机要工作。
第六条国家机要工作实行专门负责、专业分工的制度，在全国各级机要部门全面推行专业化和标准化管理。
第七条国家机要工作实行管理科技化、信息化的制度，不断引进新技术、新设备、新方法，提高机要工作的管理水平，并与国际惯例接轨。
第八条国家机要工作实行依法行政、公开透明的制度，加强对机要工作的监督和检查，确保机要工作的合法合规。
第九条国家机要工作实行改革创新、提高效率的制度，不断探索适合国情的机要管理模式，提高机要工作的效率和效益。
第十条国家机要工作实行保障待遇、激励机制的制度，建立健全机要工作人员的待遇保障和激励机制，保持机要工作队伍的稳定和壮大。
第十一条国家机要工作实行责任追究、奖惩严明的制度，建立健全机要工作责任追究和奖惩机制，确保机要工作的严肃性和规范性。
第二章机要设施第十二条国家机要工作设施包括保密控制区、限制控制区、公开控制区。
各控制区的设立、范围和级别由国家保密局按照国家保密规定具体规定。
第十三条保密控制区主要用于机密文件和资料的保管、处理和利用，必须设置保密设施和按照严格的保密管理制度实施管理。
第十四条限制控制区主要用于限制文件和资料的保管、处理和利用，必须设置限制保密设施和按照限制管理制度实施管理。
第十五条公开控制区主要用于公开文件和资料的保管、处理和利用，必须设置公开保密设施和按照公开管理制度实施管理。
机要文件管理制度范本
机要文件管理制度范本第一章总则第一条为了加强机要文件的管理，确保机要文件的安全、准确和及时传递，根据国家有关法律法规和政策规定，制定本制度。
第二条本制度适用于我国各级机关、企事业单位和其他社会组织内部的机要文件管理工作。
第三条机要文件管理工作应遵循保密性、完整性、及时性和规范性的原则。
第四条机要文件管理部门应设立专门的机要文件管理机构，配备专业的管理人员，负责机要文件的接收、登记、传递、办理、归档、销毁等工作。
第二章机要文件的接收与登记第五条机要文件的接收应由专门的机要文件管理人员负责，接收时应认真核验文件封面的标识，确认无误后进行签收。
第六条机要文件管理人员应及时在机要文件登记簿上进行登记，登记内容包括：文件编号、文件标题、密级、份数、收文时间、发送单位等。
第七条机要文件管理人员应定期对机要文件进行清点，确保文件数量与登记内容相符，发现问题应及时上报并处理。
第三章机要文件的传递与办理第八条机要文件传递应按照规定的程序进行，确保文件安全、准确、及时送达接收人员。
第九条机要文件办理应按照文件内容和要求进行，需要领导批阅的应及时呈送，需要办理的应及时处理，需要归档的应及时归档。
第十条机要文件办理过程中，应确保文件的完整性和保密性，防止文件丢失、损坏或泄露。
第四章机要文件的归档与销毁第十一条机要文件归档应按照文件类别和时间顺序进行，确保文件完整、准确、系统。
第十二条机要文件销毁应按照规定的程序进行，确保文件无法恢复，防止机密信息泄露。
第五章机要文件管理人员的职责与培训第十三条机要文件管理人员应具备高度的职业道德和责任心，严格遵守国家有关保密法律法规和本制度。
第十四条机要文件管理人员应定期接受保密知识和业务培训，提高机要文件管理水平和能力。
第六章监督与检查第十五条机要文件管理部门应定期对机要文件管理工作进行自查，确保机要文件管理工作的正常运行。
第十六条上级管理部门应定期对下级单位的机要文件管理工作进行督查，对存在的问题及时指出并督促整改。
机要档案管理规定
机要档案管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT19981．目的规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图6．流程说明7．激励措施有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：要档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的；施，避免或减轻损害后果的。
有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：档案建账不完整、库房管理不符合要求；档案员异动未及时备案。
借用档案未按时归还；有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；损毁、丢失或者擅自销毁档案；涂改、伪造档案；8．附件附录1《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》附录2《机要档案分类和保管期限表》附录3《档号章及相关内容填写要求》附录4《档案库房管理要求》附录5《机要档案利用审批权限表》附表1《归档资料移交清单》附表2《机要档案利用审批表》附表3《机要档案利用登记表》附表4《机要档案盘点记录表》9．附加说明本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限附录2：机要档案分类和保管期限表1.类目设置根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、着录要求，确定为十四个一级类目。
机要档案管理制度流程.doc
机要档案管理制度流程1
1．目的
规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围
本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义
机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、
7.3.2 损毁、丢失或者擅自销毁档案；
7.3.3 涂改、伪造档案；
8．附件
附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》附录2 《机要档案分类和保管期限表》
附录3 《档号章及相关内容填写要求》
附录4 《档案库房管理要求》
附录5 《机要档案利用审批权限表》
附表1 《归档资料移交清单》
附表2 《机要档案利用审批表》
附表3 《机要档案利用登记表》
附表4 《机要档案盘点记录表》
9．附加说明
本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理。
机要文件管理制度模板
机要文件管理制度模板一、目的为确保公司机要文件的安全、完整和高效利用，特制定本管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有涉及商业秘密、技术秘密、管理秘密的文件。
三、机要文件定义机要文件包括但不限于以下类型：1. 公司战略规划文件；2. 财务报告和审计报告；3. 重要合同和协议；4. 技术图纸和研发资料；5. 人事档案和薪资信息；6. 其他经公司认定需要保密的文件。
四、文件分类与标识1. 机要文件应根据保密等级进行分类，并明确标识。
2. 分类标准应由公司保密委员会制定，并定期更新。
五、文件保管1. 机要文件应存放在安全的场所，如保险柜或指定的保密室内。
2. 保管地点应限制访问权限，只有授权人员方可进入。
六、文件使用1. 使用机要文件应提前申请，并说明使用目的和期限。
2. 使用过程中应确保文件安全，不得擅自复制或带离指定区域。
七、文件传输1. 机要文件的传输应通过安全的渠道进行，如加密邮件或内部安全系统。
2. 严禁通过非加密的通信方式传输机要文件。
八、文件销毁1. 对于过期或不再需要的机要文件，应按照公司规定的程序进行销毁。
2. 销毁过程应有记录，并由专人负责监督。
九、保密责任1. 所有员工均有责任保护机要文件的安全。
2. 对于违反本制度的行为，公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
十、监督与执行1. 保密委员会负责本制度的监督和执行。
2. 保密委员会应定期对机要文件管理制度的执行情况进行审查，并提出改进建议。
十一、附则1. 本制度自发布之日起生效，由保密委员会负责解释。
2. 对本制度的任何修改和补充，应由保密委员会审议通过，并发布更新版本。
请根据公司实际情况对以上模板进行适当调整和补充。
机要档案管理制度
机要档案管理制度机要档案管理制度一、制度概述机要档案是指国家重要机构或重点部门的机密文件、资料及其他机密信息，为确保机要档案的保密安全，必须建立科学的管理制度和保密措施。
机要档案管理制度是指规范机要档案的管理和使用，加强机要档案的保密安全措施，保障国家秘密的安全和完整性。
二、主要内容1.机要档案归档和保管（1）机要档案应当采用电子化存储方式，建立专门的机要档案存储系统，存储机要档案信息。
（2）对载体为纸张的机要档案，必须按照要求使用防火、防盗、保密的保险柜存放，每次开柜记录进出情况。
（3）机要档案的保密级别应当与载体一致，进行分级存放。
（4）机要档案保管人员应当符合保密资格要求，具有一定的保密业务知识和技能。
（5）机要档案应当根据存放年限规定办理检查和续存手续。
2.机要档案查阅和使用（1）机要档案查阅和使用应当严格控制，除主管领导审批外，需进行“两人制”查阅。
（2）机要档案查阅和使用人员应当符合保密资格要求，有保密知识，签署使用保密承诺，并接受保密监督。
（3）机要档案查阅和使用应当记录，记录中应当注明查阅人员姓名、工作单位、查阅日期、查阅事由、查阅期限、查阅证件号码等信息。
（4）机要档案被复印或数字化所得的副本应当加盖机要印章，并按规定进行保管。
3.机要档案移交和销毁（1）机要档案移交和销毁应当按照有关法律法规和规章制度进行，获取主管领导批准。
（2）机要档案移交和销毁的人员应当符合保密资格要求，具备一定的保密业务知识和技能。
（3）机要档案移交和销毁应当制定专门的程序和操作规范，并记录移交和销毁的内容、时间、人员等资料。
（4）机要档案销毁应当采取专门的方法、设备和场所，彻底销毁机要档案，防范泄密风险。
（5）机要档案的转让、借阅、复印、拍照等行为必须经过审批，保证机要档案的保密安全。
三、管理要求1.机要档案保管、使用、移交和销毁行为必须符合相关保密法律法规和规章制度的规定，确保机要档案的安全和完整性。
机要文件管理制度
机要文件管理制度机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府密级较高的文件,机要文件的管理要做到及时、准确、安全、保密.一、办理程序(一)机要文件由机要人员签收、启封、核对、登记后,送办公室主任提出拟办意见报主要领导或主持工作的领导签批,文件应于当日处理,电报、急件随到随处理.(二)按领导签批的范围进行传阅.(三)需办理的,按局领导指示及时传阅有关科室办理.(四)归档,交上级部门.二、传阅(一)传阅文件要严格履行登记手续,按照文件阅读范围进行传阅.(二)机要人员要随时掌握文件行踪和传阅进度,避免中途积压、漏传、横传.(三)对局领导阅后所作的批示,要及时通知有关科室办理,并做好机要文件管理,防止文件丢失.三、保密(一)机要人员要忠于职守,认真负责,严守保密规定,做到不该说的不说.(二)对于机要文件,要单独存放,严加保管.(三)借阅机密、秘密级文件,需经办公室主任批准;绝密级文件一般不外借,确需借阅,需经分管领导批准.(四)各级领导要严格执行领导保密规定,不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读.(五)涉密文件,不得复制或摘抄.四、归档(一)传阅和办理完毕的文件,应及时清理收回,分类整理,保持整洁、清洁.(二)凡参加会议带回或其他途径签收到的涉密文件,应及时送交机要室登记归档.(三)干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回机要室.(四)机要人员按上级要求及时将机要文件收回.[文件管理制度范文篇四:办公室管理制度]第一章总则一、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度.二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定.三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展.四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标.第二章职责范围一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作.二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作.三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展.四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务.五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作.六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋.七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等.第三章工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范,相关规定按照员工守则细则执行.二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作.第四章办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分,文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书.本制度中,文件特指公司内外部发文文件;而文书特指内部一般性传阅资料.档案是文书基础上形成的,档案是文书的延续.现把文件、文书、档案统归于文书管理,并对文书管理制度做以下规定.(一)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用.2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等.3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义.4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅.第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行.2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件.3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发.4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录.5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管.6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅.7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退.8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案.半年一小清,年终一大清.9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理.第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二)文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用.2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料.3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整.4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新.第二条制度规范1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习.2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需要填写<发文簿>,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查.3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注.4、按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单.5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁.6、办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担.7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处.第三条流程设计起草文书→填写<发文簿>(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁(三)档案管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率.2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料.3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管.第二条制度规范1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等.2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签.3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单.4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出.5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整.6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录.第三条流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退二、办公用品管理制度第一条管理要点1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,提高利用效率.2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作,权责一致严格要求,无私自挪用现象.3、办公用品保管实行“日清月结,出入库等量、年终查存统计”原则.4、办公用品的采购,应进行多方比较,保证性价比和质量,择优选用,合理开支.第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责.2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室,行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量,做出采购计划,经部门主管批准,财务部签字后方可采购.对急用品的采购,可根据具体实际进行灵活处理,但必须经部门主管批准.3、根据物品所属类别,对办公用品进行及时出入库登记,注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等,做到账物相符.4、各部门申领的办公用品需及时发放,并做好填表记录;因特殊情况急需领用未填表登记,事后须及时补填.5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室,不得私自挪用办公用品.6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品.7、办公室建立公司固定资产总账,每年进行一次汇总普查.8、管理员定期对办公用品进行盘查,核实库存,保证出入库等量.第三条管理流程设计编制<需求计划表>审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记三、图书管理制度第一条管理要点1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续,规范图书管理工作.2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗,服务到位,保证借还流程有序进行.3、根据图书类别,对图书进行编号,并制作目录卡以备员工查阅.第二条制度规范1、各部门可根据实际工作需要,申请申购图书.2、按照各部门的实际需求申购图书,办公室每季度负责采购图书1-2次.3、对所有图书进行分类整理,贴上类别标签并编号登记,注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目.4、按照规定时间借阅图书、归还图书;借阅期满,未按时办理续借手续经通知仍未还书者,按照规定进行惩处.5、借书人员妥善保管好图书,不得在书中圈点、画线、涂写,如严重损害或丢失图书,需做出相应的赔偿,丢失图书者全额赔偿.6、图书管理员定期对图书进行清点,如遇图书丢失,查明原因,报部门主管,按指示行事.第三条管理流程设计1、申购流程:填写申购单→审批→采购→图书入库登记2、借还流程:查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书,再次填写图书借阅单四、会议管理制度第一条管理要点1、为了提高会议质量,促进有效沟通,提高行动能力,进而规范会议管理.2、根据公司实际及具体的情况,确定会议召开的必要性.3、清楚会议召开目的,合理安排时间,做到少而精,讲究高效原则.4、会议负责人有效的控制会议,明确会议召开与否的界限;提高会议主持人控制会议进程的能力与水平,保证会议实效.5、按照制度规定,严格会议管理,参会人员准时参加会议,并遵守会议纪律.6、会议组织者审时度势,明确会议要点,做好一切准备工作.第二条制度规范1、收集会议议题,根据选定的议题收集会上所需资料,拟定会议时间、地点等做好会议通知工作.2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护,行政专员负责做好相应的会议记录.3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项,及时整理好会议记要或者会议决议,打印并张贴.4、按照时间排列,将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档.5、会议记录为公司的机要档案,保管人员不得擅自外泄.如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行.第三条管理流程设计会前:确定议题、会上所需资料准备、通知→会中:积极参与,做好会议记录→会后:整理会议记录→张贴→归档整理五、清洁卫生管理制度第一条管理要点1、为了营造一个良好的工作环境,树立公司形象,保证清洁卫生管理工作顺利进行.2、按照规定,清洁人员完成所有规定项目,并达到相应洁净标准.3、办公室管理人员为第一责任人,管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护.第二条制度规范1、清洁区域包括:办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域.2、按照排班安排,轮流打扫清洁,行政人事部人员负责卫生检查工作.3、清洁卫生实行卫生责任制,办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生,当日值日生按时做好所有的清洁,监督者及时做好相应的督察.4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护,保证地面整洁,茶水供应,洗手间的整洁和卫生纸供应等工作.5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目,填写<清洁卫生值日表>,监督员认真核实,并填写<清洁卫生监督表>.6、未按要求清洁者,按照规定予以处罚.第三条流程设计安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理六、日常事务管理(一)接待管理第一条来客接待是行政事务的重要组成部分,为使接待工作规范有序,维护公司的良好形象,对接待工作做具体的要求.第二条以主动、热情、礼貌为原则,接待人员应落落大方,以礼相待.按照接待要求,严格自己要求,做到言行、礼仪规范.第三条接待人员问清来者意图,引领其见所需见的人员,并奉上茶水,做好一系列的后续工作.第四条流程设计:接待来访人员→询问来意,需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁(二)报刊收发整理第一条办公室管理人员按照公司实际需要,订阅报刊,做出计划预算,负责办理订阅的有关手续.第二条办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上,报纸、内部刊物可随意阅览,但不得带出公司或随意撕剪,阅毕放回原位.第三条任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用.第四条报纸每周更换一次,所有报纸每季度处理一次.第五条流程设计:收发报刊→整理→放置资料架→定期清理(三)后勤管理第一条为了认真贯彻公司的各种制度,充分发挥和调动员工的积极性和主动性,根据实际严格制度.第二条后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作.第三条办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护,及时提醒值日生和监督者做好相应工作.第四条根据外出工作人员情况,及时督促其按时填写外出工作时间登记,如实填写时间及外出事由.第五条办公室人员每周进行一次外出工作时间统计,每两周进行一次考勤汇总统计,月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总.第六条流程设计:监督→如实审核→汇总登记→报表(四)文化宣传管理第一条负责公司内部文化活动的宣传和落实工作,同时负责公司外部的宣传维护工作.第二条根据需要,及时收集信息、加工信息,做好信息传递工作.第三条关注国家政策法规,及时记录政策动向,制作简报以供学习.第四条收集与工作有关的学习资料,丰富大家的知识面,附上签阅单进行进度跟踪.第五条流程设计:获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档(五)其他事务第一条名片制作、收发传真等其他事务.第二条负责公司文书的打印复印工作.第三条负责树木花卉的养护工作.第四条协助其他部门工作,完成上级交代的其他任务. 附则第一条本制度由行政办公室制定,解释权归办公室. 第二条本办法由总经理核准后实施,修改时亦同.。
企业机要档案管理制度
一、总则为了加强企业机要档案的管理，确保国家秘密和企业商业秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本企业实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本企业所有涉及国家秘密和企业商业秘密的机要档案，包括但不限于：1. 企业战略规划、经营决策、技术秘密、市场信息、客户资料等；2. 专利、商标、著作权等知识产权相关文件；3. 企业内部管理、组织架构、人员信息等；4. 其他涉及国家秘密和企业商业秘密的文件资料。
三、管理职责1. 企业综合管理部负责企业机要档案的统一管理，制定和实施本制度；2. 各部门负责人对本部门机要档案的安全负直接责任；3. 企业保密委员会负责对机要档案管理工作进行监督和指导。
四、管理措施1. 机要档案的收集与归档（1）各部门在形成机要档案时，应当严格按照规定程序进行，确保档案的完整性和准确性；（2）机要档案归档前，应当进行严格审查，确保档案的保密性；（3）机要档案归档后，应当由综合管理部进行统一编号、分类、装订，并建立档案目录。
2. 机要档案的保管与使用（1）机要档案的保管应当符合国家保密要求，确保档案的安全；（2）机要档案的查阅和使用，应当严格控制，仅限于相关业务部门和人员；（3）查阅机要档案时，必须填写查阅登记表，并遵守保密规定。
3. 机要档案的销毁（1）机要档案的销毁应当严格按照规定程序进行，确保档案的彻底销毁；（2）销毁机要档案时，应当由综合管理部负责，并监督执行；（3）销毁后的机要档案，应当由销毁单位负责妥善处理。
五、监督检查1. 企业保密委员会定期对机要档案管理工作进行检查，确保制度的有效执行；2. 各部门应当积极配合监督检查工作，及时整改发现的问题；3. 对违反本制度的行为，企业将依法依规进行处理。
六、附则1. 本制度由企业综合管理部负责解释；2. 本制度自发布之日起施行。
设备、机具档案台帐管理制度
设备、机具档案台帐管理制度一、概述设备、机具是企业重要的生产要素，为了加强对设备、机具的管理和维护，确保其正常运行和安全使用，制定设备、机具档案台帐管理制度。
本制度旨在规范设备、机具档案的建立与管理，并明确相关责任与程序。
二、档案管理责任设备管理部门是设备、机具档案的负责单位，负责设备、机具的采购、维护、台帐编制等工作。
具体实施档案管理的责任人由设备管理部门指定。
三、档案建立与记录1. 设备、机具采购时，设备管理部门应建立相应的档案，并记录以下信息：- 设备、机具名称、规格和型号；- 采购单位及联系方式；- 购买日期和金额；- 设备、机具来源（自制、采购、租赁等）；- 是否具备质量保证书；- 安装调试情况及验收结果。
2. 设备、机具的维修和保养情况应记录在档案中，包括：- 维修日期和内容；- 维修单位及联系方式；- 维修费用。
3. 设备、机具的报废处理也需要做相应的档案记录，包括：- 报废日期和原因；- 报废处理方式。
四、档案管理程序1. 设备管理部门应定期对设备、机具档案进行巡检，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案的存储应采取防潮、防火、防盗措施，确保档案的安全性。
3. 设备管理部门应建立档案查询与借阅登记制度，明确档案的使用权限和借阅程序。
4. 档案的报废和销毁需要经过设备管理部门的审批，并按照相关法律法规进行处理。
五、档案管理要求1. 设备管理部门应建立档案归档标准，规定设备、机具档案的归类、编号和存储方式。
2. 档案应按照年度进行归档，同一年度的档案放在同一文件夹中，并标注年度和档案编号。
3. 对于需要外借的档案，设备管理部门应记录借阅者、借阅日期和归还日期，并进行归档管理。
4. 档案的保密性要求高，除法律法规规定外，不得随意泄露档案信息。
六、档案的利用与审计1. 设备管理部门可以根据需要利用档案信息进行设备运行分析和维修计划的制定。
2. 公司内部审计部门可以对设备管理部门的档案进行审计，检查档案的完整性和准确性。
机要档案室档案管理制度
第一章总则第一条为加强机要档案室的管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私和其他不宜公开的档案资料。
第三条机要档案室的管理工作应当遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 保密安全原则；3. 规范有序原则；4. 效率效益原则。
第二章组织机构与职责第四条机要档案室设立档案管理领导小组，负责制定档案管理规章制度，监督档案管理工作，协调解决档案管理中的重大问题。
第五条档案管理领导小组由以下人员组成：1. 单位主要负责人；2. 综合部门负责人；3. 机要档案室负责人；4. 相关部门负责人。
第六条机要档案室负责人职责：1. 负责档案室的管理工作，组织实施本制度；2. 建立健全档案管理制度，确保档案安全；3. 组织档案工作人员的培训；4. 定期检查档案室的安全状况，确保档案资料的安全；5. 指导、监督各部门的档案管理工作。
第七条档案工作人员职责：1. 严格遵守档案管理规章制度，确保档案资料的安全；2. 按照档案分类、编号、存放、检索等规定，做好档案的日常管理工作；3. 对档案资料进行分类、整理、归档；4. 对档案资料进行备份，确保档案资料的安全；5. 对档案资料进行检索、查询、提供利用等服务。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：1. 国家秘密文件、资料；2. 商业秘密文件、资料；3. 个人隐私文件、资料；4. 其他不宜公开的文件、资料。
第九条档案收集要求：1. 档案收集必须严格按照国家保密规定执行；2. 档案收集必须真实、准确、完整；3. 档案收集必须及时、完整、系统。
第十条档案整理要求：1. 档案整理必须按照档案分类、编号、存放、检索等规定进行；2. 档案整理必须确保档案资料的完整、准确、安全；3. 档案整理必须便于检索、查询和利用。
第四章档案保管与利用第十一条档案保管要求：1. 档案保管必须按照档案资料的性质、保管期限和保密要求进行；2. 档案保管必须确保档案资料的安全、完整、准确；3. 档案保管必须定期检查档案室的安全状况，及时消除安全隐患；4. 档案保管必须对档案资料进行分类、整理、归档。
机要文件管理规定（精选五篇）
机要文件管理规定（精选五篇）第一篇：机要文件管理规定机要文件管理规定一、收发（一）机要文件实行专人收取，专人传送，专人保管。
局办公室确定一名党员干部专门负责此项工作。
（二）凡属机要文件，必须由机要人员亲自去取，并办理签收、登记手续。
上级来文属于机要文件的，除机要人员和办公室主任外，其他人员不得拆看。
属于上级纪检、监察类的信函，要直接送交纪检、监察工作负责人拆阅。
（三）上级机关下发的要求局领导亲启的机要信件，机要人员收到后要直接转送局领导本人，任何人不准拆阅。
（四）领导传阅后收回的文件，机要人员要及时整理，存入文件柜内妥善保管归档，年底及时清退。
（五）按照上级有关保密及文件管理规定，局领导及各处室负责人参加的各种会议所印发的涉及全局工作、政策法规及职工切身利益的人事、劳资、福利、住房、医改等的文件，会后应及时交机要室。
需局各位领导传阅和干部职工知晓的，按有关规定进行传阅或组织学习，并按文件管理规定做好归档保管工作。
二、传阅（一）机要文件由机要人员签收、拆封后，要及时认真填写来文登记，送办公室主任签批。
（二）机要人员应根据办公室主任签批的阅文范围，及时亲自送达有关领导和人员中传阅，不得延误，不得漏传。
（三）传阅的机要文件要由机要人员亲自送、亲自取，阅文者之间不得横传。
并坚持当日送、当日取的原则。
机要文件不得在领导办公室过夜。
（四）领导阅后的文件，机要人员要当面清点。
凡有领导批示的文件，要及时送办公室主任和有关处长阅办。
三、保密（一）凡机要文件、信函、上级通知及本单位需要保密的事项，要严格执行国家保密规定。
做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看。
决不传播机密事项，不携带密件回家、外出、探亲、出入公共场所。
（二）机要人员签收机要文件时，要检查封口是否完好，数量是否短缺。
短缺文件要及时向发文机关核实、查找。
（三）严格机要文件传阅范围。
处级以上领导干部可以传阅文件，其他干部到机要室阅读文件。
（四）机密和绝密等级的文件任何人不得摘录、传抄。
档案机要管理制度
档案机要管理制度第一条文件点收文件、资料归档时，根据如下原则点收：1.检查文件、资料的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查、缴归档；2.文件归档时，必需分公司文件或通知等、部门文件或通知、对外文件或通来分类、编号归档，并建立好登记。
3.文件的处理必须完备手续，并经公司总经理批准后，方可处理或销毁。
4.与本公司无关的文件或不应随案归档的文件，应另类归档保存；5.有价证券或其他贵重物品，应分别指定相关部门专人保管，并办理相关手续。
第二条文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文竖写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则；2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢；3.文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。
第三条档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。
先以部门区分，然后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2.档案分类应力求切合实用。
如果因档案较多、三级分类不够应用时，须在第三级之后增设第四级〃细类〃。
如档案不多，也可仅使用〃部门〃及〃大类〃或〃小类〃二级。
3.同一〃小类'’（或细类）的档案以装订于一个档案夹为原则，如案件较多，一个档案夹不够使用时,可分为两个以上的档案类装订,并于小类（或细类）之后增设〃卷次〃编号，以便查考。
4.每一档案夹封面内首页应设〃目次表〃，档案归档时依序编号、登记（或登录），并以每一档案一个〃目次〃编号为原则。
5.档号的表示方式如下：A1A2 ------- B1B2C1C2D1 ---------- E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。
D1为档案卷次，E1E2为档案目次第四条档案名称及编号1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
机要件管理制度
机要件管理制度第一章总则第一条为规范和加强机要件管理工作，提高效率，保证信息安全，制定本制度。
第二条本制度适用于机关、事业单位、企业等各类单位的机要件管理工作。
第三条机要件是指机关及其工作人员为完成职能任务，按照国家有关规定收集、生成、处理和利用的文件、资料和信息。
第四条机关及其工作人员应当依法按照本制度的要求，正确使用、管理和保护机要件，维护国家和公共利益。
第五条机要件管理应当坚持便民、高效、安全原则，采取网络化、数字化、智能化手段，优化管理流程，提高管理效率。
第二章机要件的分类与保护第六条机要件应当按照国家规定的密级予以分类，包括绝密、机密、秘密、限制级等级别。
第七条机关应当建立健全机要件保密管理制度，明确各级机要件保密管理责任。
第八条机要件的收集、生成、处理、利用等环节应当符合国家有关规定，防止泄密和滥用。
第九条机要件的传输和存储，应当严格遵守相关规定，采取措施确保信息安全。
第十条机关应当建立机要件保护的技术、管理、物理等多层面的保护措施。
第十一条机关应当制定并实施应急预案，确保机要件信息在突发事件和灾害中能够及时、安全地传输和存储。
第三章机要件的采编与管理第十二条机关应当建立健全机要件的采编管理制度，规范机要件的收集、汇编、整理、编目等工作。
第十三条机要件的采编应当遵守国家文件管理规定，严格执行机要件的文件号管理制度。
第十四条机关应当建立机要件的检索和查询机制，确保工作人员能够及时、准确地找到需要的机要件。
第十五条机关应当建立健全机要件的长期保存和定期清理制度，对不再使用的机要件依照国家规定进行清理。
第十六条机关应当建立健全机要件的阅览借阅制度，明确阅览借阅的程序和要求。
第四章机要件的利用与传输第十七条机关应当建立健全机要件的利用和传输制度，确保机要件的合法、合规、合理利用。
第十八条机关应当建立健全机要件的接收、分发和传输流程，确保信息的安全和及时性。
第十九条机关应当严格控制机要件的输出和传输，对含有敏感信息的机要件应当采取特殊保护措施。
机要部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强机要部门档案管理，确保档案的完整、安全、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本部门所有档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节。
第三条机要部门档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意拆散、损坏或遗失。
2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案被非法窃取、泄露或损毁。
3. 准确性原则：档案内容应准确无误，便于查阅和利用。
4. 效率性原则：提高档案管理效率，缩短查阅时间，满足档案利用需求。
第二章档案分类与编号第四条机要部门档案分为以下类别：1. 文书档案：包括各类文件、报告、请示、批复、会议纪要等。
2. 会计档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等。
3. 声像档案：包括照片、录音、录像等。
4. 实物档案：包括奖状、证书、印章等。
第五条档案编号采用统一编号制度，编号格式为：年度+类别+顺序号。
第三章档案收集与整理第六条机要部门档案收集应遵循以下要求：1. 按照档案分类，及时收集各类档案。
2. 收集的档案应齐全、完整，不得遗漏。
3. 对收集的档案进行审核，确保其真实性和准确性。
第七条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列。
2. 对档案进行编号、登记，填写档案目录。
3. 对档案进行分类、立卷、装订，确保档案整齐、规范。
第四章档案保管与利用第八条机要部门档案保管应遵循以下要求：1. 采取防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案安全。
2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
3. 对借阅档案实行严格审批制度，确保档案不被非法泄露。
第九条机要部门档案利用应遵循以下要求：1. 严格按照档案利用规定，提供档案查阅、复制等服务。
2. 保障档案利用者的合法权益，不得泄露档案秘密。
3. 对档案利用情况进行登记，便于跟踪管理。
第五章档案销毁第十条机要部门档案销毁应遵循以下要求：1. 档案销毁前，需经主管领导审批，并报上级主管部门备案。
高校机要室档案管理制度
第一章总则第一条为加强高校机要室档案管理，确保档案安全、完整和高效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有涉及机密、重要信息的档案管理。
第二章组织机构与职责第三条机要室由校行政部门负责管理，设置专门的档案管理员，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第四条档案管理员职责：1. 严格执行国家档案法律法规和学校档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、分类、编目、归档、保管和检索工作；3. 确保档案安全，防止档案丢失、损毁和泄密；4. 为校内师生提供档案查阅服务；5. 定期向校领导汇报档案管理工作情况。
第三章档案收集与整理第五条档案收集：1. 档案收集应遵循真实性、完整性和时效性原则；2. 档案收集范围包括学校重要会议记录、文件、报告、合同、科研成果、财务报表等；3. 档案收集应定期进行，确保档案材料的完整性。
第六条档案整理：1. 档案整理应遵循分类、编目、归档、保管等原则；2. 档案分类应按照国家档案分类标准进行；3. 档案编目应准确、规范，便于检索；4. 档案归档应按照档案类别、时间顺序进行。
第四章档案保管与利用第七条档案保管：1. 档案保管应遵循安全、完整、方便利用原则；2. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗；3. 档案管理员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；4. 档案损坏、丢失应及时上报，并采取措施进行修复或补充。
第八条档案利用：1. 档案利用应遵循合法、合理、及时原则；2. 查阅档案需经档案管理员批准，并填写查阅登记表；3. 查阅档案应遵守保密规定，不得泄露档案内容；4. 查阅档案后应及时归还，不得私自复制、传播。
第五章档案销毁第九条档案销毁应遵循国家档案法律法规和学校档案管理制度，经批准后方可进行。
第十条档案销毁程序：1. 档案销毁前，需进行鉴定，确认无保存价值；2. 档案销毁需由档案管理员监督，并做好记录；3. 档案销毁后，需将销毁记录报校领导审批。
机要文件管理规定
机要文件管理规定第一条文件的接收。
收到文件后及时检查、核对，在收文登记薄上分类详细登记，并注明密级。
外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。
第二条文件的保管。
机要文件必需存放在保险柜中，由专人保管。
去省委领取或消退文件应有专车接送，严防丢失。
第三条文件的传阅。
机要文件由机要人员直接呈送。
阅文者应及时阅示，并于当日退回机要室，不得横传，不得留存文件。
第四条文件的借阅。
借阅机要文件应当履行登记手续，阅文和传达文件要严格按规定的范围，不得扩大，不得将文件带入无关场所，不得携带机要文件顺便办理私事，文件用后及时归还。
省军级文件一律不外借。
第五条文件的复制。
严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。
复制机要文件要履行审批手续。
绝密级文件一律不得复制。
其它文件复制必须经分管领导批准。
复制的文件视同原件管理。
第六条文件的清退。
省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退，其它机要文件要认真填写中共中央、省委文件清退情况统计表，上报发文单位。
第七条文件的立卷、归档。
按照档案法和相关及学校档案工作的规定和要求，及时分类立卷、归档，并办理相关手续。
第八条文件的销毁。
各单位（部门）需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续，禁止把文件、内部资料当废品出售。
由机要秘书填写“文件销毁单”，经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理，必须2人押送，实行监销。
第九条文件的检查。
借出的文件及时检查、催还。
每学期末对外借文件进行一次检查催还工作，如发现有丢失文件情况，及时上报校保密委员会。
医院机要文件管理制度
医院机要文件管理制度
1. 院办公室要指定专人（兼职）负责医院机要文件的管理工作，加强机要人员的保密教育，提高机要人员的思想素质和业务素质。
2. 机要文件在酝酿、起草、修改、讨论过程中，要注意保密，不能外传。
3. 一切机要文件在印制前都要依照有关规定准确地标明密级，要由机要人员打印，必须严格按领导批准的份数和发放范围印制和发放，废页要及时销毁。
4. 复制机要文件必须履行审批、登记手续，并将复制件按原件要求管理。
5. 机要人员要按规定对收发文件登记，确切掌握每一份文件的收发情况和文件去向。
6. 传阅、送阅机要文件时必须由机要人员统一掌握，不得自行扩大阅读范围，阅后退回时要当面清点份数并签字，不准私自摘录和引用机要文件。
7. 送往外地的机要文件，应当由机要通信部门递送，不得使用普通邮政，不准在传真电话电话机上传送。
8. 因公外出时，不得单身携带机要文件，确因工作需要必须携带时，须经主管领导批准，办理登记手续并采取安全措施。
9. 一切机要文件都必须放在有保密设施的文件柜中，并要经常检查保管情况，个人不得留存机要文件。
10. 机要人员工作调动或退休时，应将经管的机要文件清理登记，全部移交，并办理移交手续；其他工作人员调动工作时，机要人员要主动将其手中的机要文件清理收回。
11. 销毁机要文件必须实行由机要人员登记，经主管院领导批准后监督销毁的制度，任何个人无权自行销毁机要文件。
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1．目的
规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围
本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义
机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责
4.1总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；
4.2总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；
4.3总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；
4.4各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图
6．流程说明
7．激励措施
7.1有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：
要档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的；
施，避免或减轻损害后果的。
7.2有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：
7.2.2档案建账不完整、库房管理不符合要求；
档案员异动未及时备案。
7.2.4借用档案未按时归还；
7.3有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
7.3.1擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；
7.3.2损毁、丢失或者擅自销毁档案；
7.3.3涂改、伪造档案；
8．附件
附录1《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》
附录2《机要档案分类和保管期限表》
附录3《档号章及相关内容填写要求》
附录4《档案库房管理要求》
附录5《机要档案利用审批权限表》
附表1《归档资料移交清单》
附表2《机要档案利用审批表》
附表3《机要档案利用登记表》
附表4《机要档案盘点记录表》
9．附加说明
本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限
附录2：机要档案分类和保管期限表
1.类目设置
根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、着录要求，确定为十四个一级类目。
2.档号编制及标识
档号组成方式为“全宗号—分类号—年度号—件号”。
分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成(部分由一、二、三级类目代号组成)。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，二级类目、三级类目的标识，采用阿拉数字“双位制”。
具体请见主表如示。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
件号是所选择的分类号中最下位类目的顺序编码。
附录3：档号章及相关内容填写要求
全宗号:合资公司给每个部门的代号。
各新增事业部需到合资公司机要档案申请全宗号。
年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。
保管期限:归档文件保管期限的简称。
分为永久、15、10三类。
室编件号:文件的排列顺序号。
各档案室在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。
馆编件号：不需要填写。
机构(问题):分类方案中的二级类目名称。
如:2017收到的第100份有关经营的文书档案档号章的填写方式：
附录4：库房管理要求
经营
2008
永久
0100
1.机要档案室应合理配置专门档案库房等档案工作用房，并配置防盗、防火、防高温、
防潮等必要设施。
2.档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，原则上不得设置在地下楼层或顶
层。
3.库房内档案装具应统一编号，排列有序，便于档案上架（入柜）和利用。
4.每年1月30日前完成上一年度进出档案的盘点，并填写机要档案盘点记录表。
5.库房应保持卫生清洁。
要每周定期进行打扫，并注意拉好窗帘，防止强光进入。
6.库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序的存放在档案柜内。
7.库房严禁存放私人物品、非机要档案归档范围的寄存物品。
8.每天进行巡查库房防火防盗设施及空调、除湿机等设备的运转情况，发现隐患应当及
时处理或报告；下班前，必须关好库房门窗，切断电源。
附录5：机要档案利用审批权限表
1档案移交部门可对其档案中不宜向其它部门开放的部分提出限制利用的意见。
电子文件的使用需求等同于借用档案原件。
2合同档案利用需申请部门与合同移交部门领导会审签字。
合同移交部门档案员可以办理登记直接查阅、复印、借用所移交的合同档案。
公司审计监察人员经其部门总监授权，可以直接调阅所有合同档案。
附表1:
归档资料移交清单
本清单共＿＿页＿＿＿项，一式两份。
交接日期：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日。
移交部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，移交人：＿＿＿＿＿＿＿。
接收部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，接收人：＿＿＿＿＿＿＿。
特别声明：本移交清单经双方签字后正式生效，资料未作特别注明的均视为原件。
移交资料清单：
附表2:
机要档案利用审批表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表3:
机要档案利用登记表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表4:
机要档案盘点记录表
盘点人：盘点日期：。