公司出差管理制度(完整版)54450
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性,平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
出差管理制度
1.0目的
为了统一公司员工外出办公管理,同时规范内部出差申报、费用报销流程,合理控制费用支出,现制定本管理制度。
2.0范围
适用于公司所有因公外出办事的人员。
3.0职责与权限
人力行政部:负责本制度的制订、修改和解释。
财务部:按本制度规定负责出差费用的审核和1000元以内费用额度的审批付款。
总经理:负责1000元以上(含1000元)费用额度的审批。
4.0管理规定:
4.1 出差的类别
4.1.1 常规出差:销售部按计划一般性客户拜访、一般性市场考察、区域检查、工程谈判、渠
道拓展、售后问题等;市场部常规检查(店面、广告、促销)、活动培训指
导、市场调研、新品推广、产品调研、信息收集等。
4.2.2 特殊出差:特殊客户拜访、渠道重大事件调查、专项调研;公司委派特殊任务出差。
4.2.3 活动出差:经销商大会、样板市场建设、年终峰会、大型培训活动、订购会、公司展会
活动、公关活动、委派学习等。
4.1 出差签核程序
4.1.1 业务员申请出差
出差人员应提前3日办理出差申请,填写《出差审批单》,注明出差时间、出差地点、出差路线、出差事由、所需资金等信息,经部门负责人签署意见、上级领导批准后方可出差,《出差审批表》批准后交人力行政部备案,人力行政部按《出差审批单》记录考勤。
4.1.2 公司指派出差
即由公司原因(业务需要、培训、外部培训、会议等)指派涉及岗位人员出差,由指派人填写《出差审批单》,申报流程按以上规定执行。 4.1.3其他规定
⑴ 因公务紧急,未能履行出差审批手续的或因工作需要延长出差时限的,可以用通讯方式请示并经批准,出差后补办手续。
⑵ 出差员工在出差前须到人办行政部办理考勤登记,并知晓出差报销规定。 4.2 出差借款 4.2.1 借款流程
出差人员借款需持批准后的《出差审批表》,填写“借支单”,经主管领导批准,财务
负责人审核后方可借款,如下图:
4.2.2 借款时,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由主管领
导特批。
4.2.3 出差回公司应在一星期内完成差旅费报销,凡与原出差申请单规定的地点、天数不符的
原则上差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数的,经分管领导签署意见后方可报销。
4.3 出差补贴标准
4.3.1总体原则:对出差人员补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用,节约归己,超支
不补”原则,实行出差区域规划报销出差补助费。 4.3.2 住宿、伙食补贴标准(金额单位:元/天)
备注:⑴、一级出差补助区域以各省的省会城市以及直辖市,具体为各省省会城市。
⑵、二级出差补助区域以地级城市为主,具体为各省地区城市与地区下属市级城市。
⑶、三级出差补助区域以县级城市为主,具体为各省地区下属县级城市与乡镇区域。
4.3.3 交通工具乘座标准
备注:⑴、员工出差乘座交通工具的规定按车程时间限定标准:6小时以下乘坐硬座或长途汽车;6-8小时可乘座硬卧;8-16小时可乘座软卧;16小时以上可乘座飞机。
⑵、出差人员应按最简便快捷的原则,出差安排路线乘坐车船,不得绕行;如果出差期
间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观浏览。期间的考勤时间按
事假考勤,其绕线多支付的费用均由个人自理。如果出差路线中含回家路线但未
报批公司的,按公司考勤制度旷工处理且在家多支付的费用由个人承担。
4.4 出差报销规定
4.4.1、住宿、伙食报销标准
⑴出差人员实行限额、凭有效票据(定额发票、机打票、店老板手写票)实报销的办法。
⑵二人以上同性员工同行出差,原则上其出差人员补助费按单人的2/3报销并指定一人办理
借支及报销手续,特殊情况需上级副总或总经理审批。
4.4.2、交通工具标准
除部门经理级别以上级别外,公司员工出差原则上不能乘坐飞机。确因出差需乘坐飞
机,应写明申请原因,出差任务紧急的,出差申请单经营销副总审核,总经理审批后,其机票及乘坐往返机场专项客车费用,可凭据报销,车费报销,应列出差地发生交通车费的清单,需注明的原因(起止地点、经办事项)。并经部门经理审批后方可报销。
4.4.3 发票取得与票据要求
⑴费用报销人员须及时取得合法、合规和金额正确的发票,否则审核人员有权退票或核减该
部分费用,出现下列任何一情况的票据均系无交换票据:
a. 虚假发票,审核人员发现虚假予以没收并捐款50元;
b. 发票未在正确的位置准确填写报销公司的全称;
c. 被涂改或字迹模糊;
d. 未加盖“发票专用票”或“财务专用章”,单据未盖章(签字);
e. 出票日期和出差日期不匹配。
⑵票据的粘贴
a. 票据粘贴应以上方向的左侧对齐,粘贴顺序自左向右方向,超过差旅费报销单部分应沿
右侧边向内折叠,使之整齐、美观。特殊报销费用可裁相同大小白纸作报销单,严禁使用过大或过小的报销单;
b. 发票粘贴仅能使用胶水,禁用订书针,粘贴后所有票据号码及税务章要求保留齐全、清晰可辨;
c. 票据必须分类粘贴,如车票、住宿票、招待费、办公费等类别,如若报销事项多提供
报销清单明细列表,否则一律退回。
d. 每张粘贴单后必须写明经办人,票据张数、总金额。
4.4.4 费用审核规定
费用的审核实行三级审核制度,即:部门经理审核、财务部审核、总经理或授权人审核。
⑴部门经理审核规定:部门经理签单即保证,费用项目已获得适当的事前审批,费用项
目是真实、合理的,申报金额规定的标准。
⑵财务部审核:财务审核签单即保证,费用项目审批手续齐全,费用发票合法、合规、
准确,票据粘贴规范,单据填写规范,数据加计准确,费用报销金额符