受控文件管理规定(新)
企业受控文件管理制度
企业受控文件管理制度一、总则为了规范企业文件管理工作，确保文件受控管理有效运行，提高企业文件管理工作效率，保证文件管理的合法性、规范性和安全性，特制定本制度。
二、文件管理的范围本制度适用于企业内所有的文件管理工作，包括文件的生成、存储、传递、利用、保管、销毁等全过程。
三、文件管理的原则1. 文件管理应当依法依规，合理安排工作流程，确保文件工作的顺利进行。
2. 文件管理要严格按照规定流程和程序进行，杜绝违规操作。
3. 文件管理要注重保密性，保护企业的商业秘密和个人隐私。
4. 文件管理要强调全员参与，建立起文件管理的全员责任制度。
5. 文件管理要不断提高效率，提高工作质量，提升企业形象和竞争力。
四、文件管理的主体责任1. 领导责任：企业领导要关注文件管理工作，加强对文件管理工作的指导和督促。
2. 部门责任：各部门要合理分工，做好本部门的文件管理工作。
3. 个人责任：每个员工都要认真履行自己的文件管理义务，杜绝疏漏和错误。
五、文件管理的流程1. 文件的制定和登记：文件的制定应当遵循程序，登记并编号，确保文件的完整性和真实性。
2. 文件的存储和保管：文件应当按照分类存放，有序保管，确保文件的安全和方便查找。
3. 文件的传递和利用：文件传递应当严格按照规定流程进行，利用文件要保证信息的准确性和安全性。
4. 文件的审批和归档：文件的审批要有规范程序，归档要按照分类要求，确保文件的可追溯性和可审计性。
5. 文件的销毁和报废：文件的销毁应当按照规定程序进行，避免信息泄露和数据损失。
六、文件管理的监督和检查1. 部门领导要加强对文件管理工作的监督和检查，及时发现问题并解决。
2. 定期对文件管理工作进行检查，发现问题要及时整改。
3. 提倡员工互相监督，建立起文件管理的内部检查机制。
七、文件管理的培训和考核1. 对新员工进行文件管理培训，使其了解文件管理的制度和流程。
2. 定期对员工进行文件管理知识考核，确保员工掌握文件管理的必备知识和技能。
受控文件管理制度1
受控文件管理制度1受控文件管理制度1一、制度背景及目的：随着信息化的快速发展，文件管理在企业中变得日益重要。
为了更好地规范和管理企业的文件，确保企业的文件能够得到有效的保存和利用，提高工作效率和信息安全性，制定并实施受控文件管理制度变得迫切而必要。
本制度的目的是规范企业对文件的创建、存储、传递、利用和销毁等全过程的管理，确保文件的准确性、完整性、安全性和合法性，提高文件管理的科学性和规范性。
二、适用范围及责任主体：本制度适用于企业的所有职工，包括全职员工、兼职员工以及临时工。
所有职工必须遵守本制度的要求并承担相应的责任。
文件管理部门是本制度的主要责任主体，负责制定、解释和监督本制度的执行，保证受控文件管理制度能够得到有效的贯彻和执行。
各部门（单位）的负责人是本制度的具体责任主体，他们负责组织和实施文件管理的相关工作，保证本制度的执行情况。
三、文件的创建与编号：1.所有的文件必须按照统一的格式创建，包括文件的标题、主题、日期和编码等信息。
2.文件的编号必须规范和唯一，编号格式由文件管理部门统一制定并告知。
四、文件的保管与传递：1.文件必须存储在规定的电子存储设备中，确保文件的安全和可靠。
2.对于涉密的文件，必须进行加密和权限的控制，保证文件的机密性。
3.文件传递必须经过授权，必须填写传递记录并经过双方确认。
五、文件的利用和备份：1.所有的文件必须遵守相关的法律法规和保密制度，不得用于非法用途。
2.对于需要经常使用的文件，可以进行备份和缓存，方便日常工作的进行。
六、文件的销毁与归档：1.文件的销毁必须严格按照文件管理部门的规定进行，不得随意销毁。
2.文件的归档必须按照文件的重要性和使用频率进行分类和存储。
3.对于已归档的文件，必须定期进行检查和维护，确保文件的可读性和完整性。
七、制度执行与监督：1.文件管理部门负责对本制度的执行情况进行监督和检查，并定期向上级汇报。
2.各部门（单位）的负责人必须确保本制度的执行，并及时解决文件管理中的问题和难题。
受控文件管理制度(附表单)
1.目的为了更好控制受控文件的使用和保管，维护公司受控文件体系，特设立此制度。
2.使用范围：公司各部门所有受控文件。
3.规定3.1凡盖有红色“受控文件”印章的文件，均纳入公司受控文件的管理范畴。
3.2公司ISO中心根据文件涉及的部门，统一复印、发放受控文件。
其它部门私自复印、发放受控文件的，处以TOo元/次的罚款。
4.3需要更改的受控文件，由编制部门负责更改，更改后由公司ISO中心统一更换、回收所有旧版文件，并将旧版文件的正本作废，副本销毁。
其它部门私自更改、涂改受控文件的，对文件管理员处以-20元/处的罚款，部门负责人处以-10元/处罚款；私自销毁受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50元/份罚款。
5.4各部门在收到受控文件后，须把受控文件的情况登记在《受控文件汇总表》上，并在部门内对所有相关人员进行宣贯（含隶属部门管辖的下属部门/车间），宣贯记录须附在该文件上一并存档。
若部门有新进人员时，文件管理员应在两周内将所有的受控文件对新进人员进行宣贯。
受控文件未登记到位的，对文件管理员处以TO元/份的罚款；宣贯不到位的，对文件管理员处以-10元/份的罚款。
6.5受控文件应与其它文件隔离保存，根据文件的类型，条理化、系统化地妥善保管。
7.6各部门/车间文件管理员辞职时，应办理好受控文件交接手续，未办好文件交接手续的，不得办理离职手续。
8.7若受控文件被损坏或丢失，应申请补发，损坏的的文件须交回公司ISO中心处理；丢失的文件若事后被找回，亦须交回公司ISO中心处理。
受控文件缺页的，对文件管理员处以-20元/份的罚款，部门负责人处以TO元/份的罚款；丢失受控文件的，对文件管理员处以TOO元/份的罚款，部门负责人处以-50/份元的罚款。
9.8公司ISO中心每季度对公司各部门/车间受控文件的保管、使用情况至少检查一次,包括文件的完整性、是否宣贯到位等，各部门/车间需做好配合工作。
本文件类型为：本文件于年月日生效执行本文件属于：口更改条款；口以旧换新；口新增本文件主要变动之处为:部门领导及相关人员传阅签名（含隶属部门管辖的下属部门/车间）：注：传阅、宣贯到位后方可归入受控文件中保存。
受控文件管理制度
受控文件管理制度首先，受控文件管理制度规定了文件的创建和存储流程。
在文件创建阶段，制度会要求文件创建者按照一定的格式和规范编写文件，并且记录相关属性信息，如文件名称、版本、创建日期等。
同时，系统也会要求文件创建者按照一定的权限设置进行文件存储。
这有助于确保文件的正确性和一致性，并方便后续查找和使用。
其次，受控文件管理制度规定了文件的使用和维护流程。
文件的使用规定了文件的访问权限和使用范围，确保文件只被授权的人员使用。
同时，制度会要求使用者对文件进行记录和追踪，保证文件的变更和使用情况可追溯。
文件的维护规定了文件的更新和修订流程，确保文件内容的准确性和时效性。
这些规定和流程的实施有助于避免文件错误的使用和维护，提高了文件管理的效率。
再次，受控文件管理制度规定了文件的审查和控制流程。
文件的审查包括针对文件内容的内容和准确性的审查，确保文件符合监管要求和组织的内部规定。
文件的控制包括了文件的版本控制和变更管理。
制度规定了文件的版本号和修订记录，确保文件的版本一致性和变更可追溯性。
这有助于组织对文件的有效控制和管理。
最后，受控文件管理制度规定了文件的销毁流程。
文件的销毁包括了对文件的销毁依据、销毁方式和销毁记录等方面的规定。
制度会明确规定文件的保留期限和销毁依据，并制定了具体的销毁方式，如物理销毁或电子销毁。
同时，制度要求对文件的销毁进行记录，确保文件的合规性和销毁事宜的可追溯性。
综上所述，受控文件管理制度通过对文件的创建、存储、使用、维护、审查和销毁等方面进行规定和流程管控，有助于提高文件管理的有效性和合规性。
这些规定和控制措施能够保证文件的准确性、一致性和安全性，并提高文件的可追溯性和查找效率。
因此，对于一个组织或机构来说，建立和实施受控文件管理制度是很重要的。
受控文件管理规定
深圳市格瑞普电池有限公司文件编号GRP-LD-GA-027版本 A文件名称受控文件管理规定制定日期2011.01.03页次1OF31.目的：为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保各相关场所及时得到并使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、程序化，特制定此规定。
，2.适用范围：适用于深圳市格瑞普电池技术研发有限公司所有质量体系之受控文件及外来文件的管理。
3.定义：3.1 受控文件是“非受控文件”的对称。
它是按照ISO9001标准4.2.3 （或GB/T19001及其它体系）要求予以控制的文件。
3.2 凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。
受控文件主要是控制使用文件的唯一有效版本。
如：电芯工艺、设备参数等。
3.3 受控文件指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。
受控文件未经文件管理部门批准不得复制，文件封面一般加盖受控印章。
4．职责4.1 总经理负责批准发布质量环境管理手册和质量环境程序文件。
4.2 管理者代表负责审核质量环境管理手册及质量环境程序文件。
4.3研发部、品质部、客服部、设备部等部门负责组织编制电芯工艺、技术文件和各类作业指导书，并经管理者代表审核。
4.4 文控中心负责文件格式的审核、编制《受控文件目录清单》，并及时更新，负责各类体系文件的归口复制、发放、回收、销毁和归档管理。
4.5各部门负责人负责属本部门适用文件的签收和贯彻实施，编制本部门适用的《受控文件目录清单》。
5．程序5.1文件分类5.1.1质量环境管理手册；5.1.2质量环境程序文件；5.1.3作业指导书；5.1.4 技术文件：QC工程图、检验标准、工艺标准、BOM清单；5.1.5 管理规定、管理规范；5.1.6外来文件或资料（如国家或地方法律、法规和其它要求等）6.2 文件的编制与批准6.2.1文件应按其使用范围和性质，由其相应的管理者审批后生效。
受控文件管理制度
受控文件管理制度受控文件管理制度是企业内部的一个重要管理手段，旨在规范和控制文件的创建、审批、发布、阅读、变更等过程，确保文件的准确性、完整性和可追溯性。
本文将阐述受控文件管理制度的目的、应用范围、基本原则以及实施步骤。
一、目的受控文件管理制度的目的是为了强化企业内部文件管理，促进工作的高效有序进行。
通过规范文件管理流程，可以减少文件丢失和错误，提高文件管理的科学性和便捷性，确保员工获取准确、及时、适用的文件信息，推动企业的各项工作顺利开展。
二、应用范围受控文件管理制度适用于企业内部所有涉及文件管理的部门和岗位。
无论是文件的创建、审批、发布、阅读还是文件内容的变更等，都需要按照受控文件管理制度进行操作和管理。
三、基本原则1. 确定责任：明确文件管理的责任主体，包括文件管理部门和相关岗位的责任，并建立责任追究机制。
2. 建立流程：制定文件管理的具体流程，包括文件的创建、审批、发布、阅读、变更等环节，并确保流程的合理、高效。
3. 设立标准：制定文件管理的标准和规范，明确文件的命名规则、版本控制规则、格式要求等，保证文件的一致性和可读性。
4. 强化审批：对重要文件的审批环节加强监督和审查，并确保审批人员具备相应的资质和权限。
5. 审查变更：对文件变更的申请进行审查和评估，并记录变更的原因、过程和结果，保证文件变更的透明性和追踪性。
6. 提供培训：定期对相关人员进行文件管理制度的培训，确保员工了解和掌握文件管理的要求和流程。
四、实施步骤1. 制定制度文件：明确受控文件管理制度的制定方和管理范围，并将制度文件上报至相应部门进行审批。
2. 流程优化：根据企业的实际情况，制定文件管理的具体流程，并确保流程的合理、简洁，避免繁琐和冗余的环节。
3. 建立档案系统：建立受控文件管理的档案系统，包括电子档案和纸质档案，便于文件的存储、检索和管理。
4. 培训与宣贯：组织相关人员进行受控文件管理制度的培训，并通过内部通知、会议等形式，宣传和推广制度要求。
受控文件管理规定
管理文件受控文件管理规定1 目的为规范受控文件的发放、使用、回收、作废等过程，防止作废文件的非预期使用，特制定本规定。
2 适用范围适用于公司内部使用的工艺规范、操作规程、检验规程、程序文件、管理文件，以及各部门制定的内部使用的文件。
3职责3.1 质检部负责各类工艺规范、操作规程、检验规程的归口管理；3.2 总经理办公室负责各类管理文件及相关外来文件的归口管理；3.3 各部门负责本部门内部使用的各类文件、合同的管理。
3.4 生产部负责原粮供方合同、运输协议、设备采购合同文件进行管理。
4管理要求4.1受控文件的发放4.1.1 各类受控文件在经过规定流程要求的审核、批准后由归口部门负责发放。
4.1.2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章，填写分发号和发放日期。
每种工艺规范的第一页上加盖蓝色“生产用图”或“试制”章和发放日期。
4.1.3 受控文件分发号应严格执行下表的规定：4.1.4 受控文件发放时由文件归口部门填写“文件资料发放处置单”，由接收人签字接收。
接收人的签字应与文件分发号相对应。
4.2 受控文件的保管与使用4.2.1 各部门应由专人负责管理本部门使用的各类受控文件。
其职责包括修订本部门“受控文件清单”；妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等。
4.2.2 受控文件应妥善使用，不应破损或丢失。
若不慎丢失，应及时向文件归口部门申请补发。
4.3 受控文件的复制4.3.1 使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件归口部门提出申请，由文件归口部门复制，各部门不应擅自复制。
4.3.2 所有复制的受控文件一律在首页加盖红色“受控”章。
4.3.3 复制的受控文件也应填写分发号和发放日期。
分发号的填写方式为“部门文件分发号—序号（两位）”，发放日期为复制后实际发放的日期。
4.3.4 复制的受控文件发放时由文件归口部门在该文件的“文件资料发放处置单”上进行登记，由接收人签字。
受控文件的管理制度
受控文件的管理制度一、总则为规范受控文件的管理，提高文件管理的效率和质量，保障文件的安全和准确性，制定本受控文件管理制度。
二、适用范围本受控文件管理制度适用于本单位所有的受控文件的管理，包括编制、审批、发布、变更、废止等一系列流程。
三、受控文件的定义受控文件是指对于单位工作具有指导意义、约束力、负有执行要求或监督追责义务的文件，包括文件、规章制度、通知通告、备忘录等。
四、受控文件的编制1. 受控文件的编制应当遵循合法、科学、严谨的原则，内容应当真实、准确、完整。
2. 受控文件的编制应当明确文件的分类、编号、名称、起草单位、起草人、起草时间、审批单位、审批人、审批时间等内容。
3. 受控行政性法规、规章和政策文件的编制，应当按照法律法规的规定，相关文件需经相应程序的审批，并抄送相关单位。
五、受控文件的审批1. 受控文件的审批由单位主管领导或有权机构进行，应当严格按照程序进行审批。
2. 在受控文件的审批过程中，应当确保审批的合法性、适当性，审批人应当具备相应的资质和权限。
3. 审批过程中如有异议需协商解决，如无法协商解决需报请主管领导或有权机构决定。
4. 审批完成后，应当及时通知相关人员，并将审批结果记录在审批表中。
六、受控文件的发布1. 受控文件的发布应当及时传达到相关人员，可以通过文件夹、邮件、通知等形式进行。
2. 发布后应当对已发布的受控文件进行归档管理，并定期进行检查和更新。
3. 对于重要的受控文件，应当督促相关人员及时阅读并掌握内容。
七、受控文件的变更1. 受控文件在使用过程中如需进行变更，应当经过合法程序进行审批。
2. 变更要求应当明确具体，变更内容应当清晰明了，变更原因应当充分合理。
3. 变更后的受控文件应当及时通知相关人员，并对旧版本进行废弃处理。
八、受控文件的废止1. 受控文件在使用过程中如因废止、废弃、撤销等原因而不再适用，应当及时处置。
2. 废止的受控文件应当做到明确、确凿，废止原因应当清晰明了。
受控文件管理制度`
受控文件管理制度`受控文件管理制度受控文件管理制度是企业对于重要文件进行管理的制度。
在现代企业中，各种文件数量繁多，管理上也面临着一定的难度。
为了保证企业内部文件的合规性、规范性和安全性，需要建立一套受控文件管理制度。
下面将介绍受控文件管理制度的相关内容。
一、管理目的受控文件管理制度的目的是规范企业文件管理行为，通过系统化、标准化的文件管理，有效提高企业的工作效率和管理水平。
另外，受控文件管理制度可以防止误用、泄密和丢失重要文件，保证数据的安全性和完整性。
二、管理范围受控文件管理制度的管理范围包括以下几个方面：1、重要性文件：包括企业的合同、协议、文件、财务报表、法律文书等。
2、非重要性文件：包括日常工作中的各类文件、通知、备忘录、会议纪要等。
3、信息安全：包括各类电子文档、数据库、软件、数据备份等。
三、管理流程受控文件管理制度的管理流程包括以下几个环节：1、文件起草：文件的起草必须按照文档格式和规范，由具备起草资格的人员完成。
2、审批流程：文件应按照文件审批流程进行审批，并在文件中注明签批人及签批日期。
3、存档管理：审批通过后，文件应放入管理部门的存档室进行管理，并建立文件档案。
4、规范发放：文件发放应按照规定流程进行，发放人应核对发放清单并签字确认。
5、更新管理：文件内容发生变更时，应进行相应更新，同时将旧版文件删除。
四、文件保密受控文件管理制度也包括对文件的保密措施。
企业应根据文件的重要程度、内容涉密等情况，采取相应的保密措施。
1、物理保密措施：如将重要文件存放在保险柜内，设置门禁监控等措施。
2、技术保密措施：如对电子文档进行密码加密、防抄袭等技术手段。
3、制度保密措施：建立保密制度，对于存储、传输文件的人员进行安全人员测评、签订保密协议等。
五、文件销毁为了避免不恰当的文件流出，企业应制定独立的文件销毁制度，从而保证文件安全。
文件销毁应经过审批流程，按照文件销毁程序进行，完成销毁后应要求保密人员签署销毁确认书。
受控文件管理制度
受控文件管理制度第一部分：总则为了规范和规范组织内文件管理工作，提高文件管理工作效率，保证文件的完整性、安全性、可靠性，制定本制度。
第二部分：适用范围本制度适用于组织内所有部门的文件管理工作。
第三部分：文件管理原则1. 文件管理应遵循便于查找、便于使用、便于保管、便于送交、便于销毁的原则。
2. 文件管理应遵循安全、完整、保密、可靠、便捷的原则。
3. 文件管理应遵循便于追溯、便于追踪、便于监控、便于管理的原则。
第四部分：文件管理责任1. 文件管理工作由文件管理部门负责组织协调，各部门负责具体实施。
2. 文件管理部门负责制定和完善文件管理制度，并对全体员工进行文件管理培训。
3. 各部门负责具体文件的起草、编制、审批和归档工作。
4. 各部门应当设置专门的文件管理岗位，负责文件的整理、保管、送交和销毁工作。
第五部分：文件的保存和归档1. 所有文件应当进行分类和编号，并保存到电子文档管理系统中。
2. 对于重要文件，应当进行备份，留存至少两个备份副本，并分别存放在不同地点。
3. 对于纸质文件，应当按照规定的分类和编号进行归档，同时建立档案室进行保管。
4. 归档的文件应当建立档案目录，方便查找和查询。
第六部分：文件的送交和借阅1. 文件的送交应当有明确的程序和规定，送交应当在文件登记簿上进行记录。
2. 文件的借阅应当有授权人员进行，借阅应当在文件登记簿上进行记录。
3. 对于涉及机密信息的文件，借阅应当经过审批，有严格的控制和监督。
第七部分：文件的销毁和处置1. 对于已过期的文件，应当按照规定的程序和要求进行销毁。
2. 文件销毁应当进行登记，并有专门的人员进行监督和执行。
3. 对于机密信息的文件，应当进行专门的处理并进行记录。
第八部分：文件管理的监督和考核1. 文件管理部门应当定期对各部门的文件管理工作进行检查和评估。
2. 各部门应当根据评估结果进行整改和改进，同时加强文件管理工作的培训和提高。
第九部分：附则本制度自发布之日起生效。
受控文件管理制度
受控文件管理制度
为避免方案文件出现紊乱情况，经我部开会讨论后，决定对方案文件进行受控管理，特制定本制度。
1、受控文件需项目经理确认，并在方案封面进行注明并签字确认。
2、工程部人员将受控文件的电子档及纸质原件交至工程文秘处，并填写《受控文件》登记表，由文秘发送到市场部。
工程人员不得擅自传送或拷贝方案文件给市场人员。
2、文秘对受控文件进行编号整理、分类归档。
方案资料发送给市场部人员时要求市场人员必须进行签字登记。
3、对于已发放给市场部的文件，若要进行二次修改，必须给市场人员说明上次文件作废处理并请市场人员签字确认作废后，方可发放修正文件。
4、工程文秘必须认真作好文件发放、作废、回收等具体事项及时间的记录，以便于查询。
受控文件怎样管理制度
受控文件怎样管理制度第一章总则第一条为规范受控文件管理工作，提高受控文件的管理质量和效率，充分发挥受控文件的作用，保障公司安全稳定经营，特制定本制度。
第二条受控文件管理制度适用于公司所有部门和单位。
第三条受控文件管理制度的基本内容包括：文件的制定、备案、传阅、审批、修订、废止、归档等各个环节的规定。
第四条受控文件是公司正常生产经营、管理工作中的文件，包括公司章程、规章制度、管理办法、规范标准、工作程序、技术文件、会议纪要等。
第五条单位领导是受控文件管理的第一责任人，负责本单位受控文件的管理。
第六条全体员工都有责任遵守受控文件管理制度，严格执行公司的各项规章制度。
第七条本制度由公司办公室负责起草，经公司领导审定后执行，如需修改，须报公司领导审批。
第二章受控文件的制定、备案、变更第八条公司各部门在制定受控文件时，必须结合公司实际情况，明确文件的目的、内容、范围、责任人、执行日期等内容，确保文件的具体详实、明了。
第九条新制定的受控文件需报公司办公室备案，备案材料应包括文件一份，备案申请表一份。
第十条对已经备案的受控文件，如需修改或废止，需填写《受控文件变更申请表》报公司办公室审核备案。
第十一条公司办公室应建立受控文件备案台账，对已备案的受控文件进行登记管理，并定期进行审核。
第三章受控文件的传阅、审批第十二条公司各部门传阅受控文件时，应当按照文件规定的传阅范围、审批流程和时间节点进行传阅，不能私自传阅或将受控文件外传。
第十三条审批受控文件时，应当按照规定的程序和权限进行审批，不得越级审批或私自批准。
第十四条对于需要公司领导审批的受控文件，需在《受控文件审批表》上填写相关信息，报公司领导审批签字。
第十五条公司办公室应建立受控文件传阅、审批记录，对传阅和审批情况进行登记并保留相关材料。
第四章受控文件的修订、废止第十六条对于已经制定的受控文件，如需修订或废止，应当填写《受控文件修改申请表》或《受控文件废止申请表》，经相应程序审核确认后实施。
受控文件管理规定新
编号：技术文件管理规定版本号：2/01．目的进一步加强资料的管理,使技术文件得到及时、准确、有序的传递,对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力,防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修.2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件,对外来文件可参照执行.3．术语用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图纸.其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可.毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸.工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称.工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片,是用于指导加工流程和加工工序内容的技术文件.控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规范的技术文件.作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件.更改通知单：对顾客提出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知.工艺指示单/临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知.4. 文件管理的原则谁签收谁负责的原则文件原则上必须由兼职资料管理员签收,因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件,谁就对文件的管理负责.以旧换新的原则已经分发的文件,因破损、脏污或版本更换,必须执旧文件方可更换新文件.数量匹配原则文件应严格按照实际单位的使用份数分发,车间须提供详细的“工位配制表”,资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件,车间不提供该表时,资料室按最低数量发放.车间因生产需要临时增加工位时,须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补发.一人操作多台机床时,可以公用一套技术文件,但质量纪录必须分别填写.备注：文件遗失、缺页时使用部门应到原文件发放部门填写“文件补发申请登记表”,向文件发行部门提出书面申请,并注明申请原因、需要份数、文件编号、文件类别等,由文件发行部门主管领导批准后方可补发——摘自文件控制程序A/XL-QP-014．4 文件遗失的处理为防止商业机密外泄,治理文件管理混乱现象,节约办公成本,各部门应妥善保管技术文件,避免遗失,如有遗失则视文件的重要程度和可能带来的后果按以下规定处理：注：1. 以上塑封状态是基于文件保护和使用等方面考虑的,与处罚额度无直接关系；2. 处罚款项须建立专门台账,罚款的50%上交用于冲抵增加的管理费用和办公成本；3. 每季度评选文件管理先进单位和个人,奖金从罚款的另50%中全额支出.5. 职责5.1 技术部是技术资料的归口管理部门,负责本事业部所有产品的技术文件编制,资料室资料员负责各职能部门、事业部技术资料的管理.5.2 各单位兼职资料管理员名单详见配件事业部资料管理网络图.5.3 各职能部门兼职资料管理员负责本部门技术资料的管理,对下属基层单位的技术资料管理负有指导、监督义务,并有考核的建议权.5.4 各基层单位车间、独立班组、外检室等兼职资料管理员负责本单位技术资料的管理,要求建立详细的管理.5.5 技术资料管理的职权：负责技术资料的接收、登记、传递、归档、保存,有权对管辖范围内资料的完整性和适用性进行检查并提出整改意见,对信息传递的准确性、及时性负责.4.1 各使用单位、个人均有权利和义务就本职能范围内技术资料的有效性和可操作性提出反馈意见,以便持续改进.5 文件分发范围注：★未注明分发范围时按上述范围发放,已注明分发范围的按注明的范围发放；★ APQP、PPAP资料根据需要按注明的范围发放；★硫化前尺寸图纸要发放到硫化车间1份、机加车间1份；★工装图纸发由生产配套部转发到使用车间；★财务部只发工装材料清单,在一项产品所有的工装下发后将清单汇集到一起交财务部.6. 使用说明上报给各副总的技术资料只作为公司领导参考的依据,不能直接用于指导生产；送达各部门的技术资料可以用于指导生产,但不能作为生产用图；分发给各车间的技术资料只供本车间使用,不能用来指导其他车间生产；转换图纸供部门、质量检验、车间管理者使用.除新品或非常规加工状态,车间操作者不得直接使用,当产品可以正常加工时图纸由车间负责收回.临时工艺指示单应有明确有效期限,有效期过后按原有工艺执行.7. 图纸效力因图纸管理不到位、信息传递不到位等原因,事实上存在不同状态或要求的技术文件同时在使用场所出现,这里给出使用指导目的在于区分有效与无效图纸,判定为无效的应立即隔离并及时告知资料室或技术部.状态判定权限按以下联结逐步增强：操作者车间管理者质量工程师项目工程师资料管理员弱同类文件如工艺规程,当出现版本不一致时,以距离现在时间最近者为有效版本,旧版文件立即上交资料室处理.其他不同类文件按以下联结逐步增强：1 工艺规程控制计划作业指导书更改通知单/工艺指示单毛坯/粗加工图纸转换图纸2 工装检具图纸转换图纸编制：审核：批准：分发范围：常务副总、管理者代表、生产副总企管办、技术部、质量部、生产配套部、销售部、各车间。
受控文件管理制度
受控文件管理制度一、目的为了确保公司内部使用的文件具有准确性、完整性和有效性，同时保证文件的使用和管理符合相关法规和标准的要求，特制定本受控文件管理制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有受控文件的管理，包括但不限于质量手册、程序文件、作业指导书、技术文件、标准规范、合同文件等。
三、职责分工1、文控中心负责受控文件的登记、编号、存档、发放和回收。
建立和维护受控文件的清单，确保清单的准确性和及时性。
对受控文件的版本进行控制，确保使用者获得最新有效的文件。
2、各部门负责人负责审核本部门编制的受控文件的内容，确保其准确性和适用性。
负责指定本部门的文件管理员，负责本部门受控文件的管理工作。
3、文件使用者按照规定使用受控文件，不得私自复印、转借或涂改。
及时反馈受控文件使用过程中发现的问题。
四、文件的分类与编号1、受控文件分为以下几类：管理类文件（如质量手册、程序文件等）技术类文件（如技术标准、工艺文件等）外来文件（如法律法规、客户提供的文件等）2、编号规则采用分类编码和流水号相结合的方式进行编号。
编号应具有唯一性和可追溯性。
五、文件的编制与审核1、文件的编制由相关部门根据工作需要进行编制，编制时应遵循相关的法规、标准和公司的规定。
编制完成后应进行内部评审，确保文件的内容清晰、准确、完整。
2、文件的审核管理类文件由管理者代表审核，技术类文件由技术负责人审核。
审核人员应在审核意见栏中签署审核意见和姓名。
六、文件的批准与发布1、批准审核通过后的文件，由公司总经理批准发布。
2、发布文控中心负责将批准后的受控文件发放到相关部门和人员。
发放时应填写《文件发放/回收登记表》，记录文件的发放情况。
七、文件的使用1、使用者应在收到受控文件后，认真阅读并理解文件的内容。
2、使用者应妥善保管受控文件，不得丢失、损坏或随意涂改。
3、当文件内容需要修改时，应按照规定的流程进行修订和审批。
八、文件的修订与更新1、当文件的内容与实际工作不符、法律法规和标准发生变化或公司的管理要求发生改变时，应及时对文件进行修订。
受控文件日常管理制度
第一章总则第一条为确保公司受控文件的有效管理和使用，提高工作效率，降低风险，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有受控文件的编制、审批、分发、使用、保管和销毁等环节。
第三条受控文件包括但不限于以下类型：1. 设计文件（包括图纸、表格等）；2. 工艺文件（包括作业指导书、工艺定额明细表、通用工艺和操作规程等）；3. 质检文件（包括企业标准、检验规范等）；4. 管理文件（包括管理制度、流程、规定等）；5. 合同文件（包括合同、协议等）。
第二章文件编制与审批第四条文件编制应遵循以下原则：1. 实用性：文件内容应具有针对性、实用性和可操作性；2. 规范性：文件格式、内容应符合国家相关法律法规和公司内部规定；3. 简明性：文件应结构清晰、语言简练，便于理解和使用。
第五条文件编制流程：1. 需求提出：相关部门提出文件编制需求，经部门负责人审核；2. 编制：由指定人员根据需求编制文件；3. 审批：编制完成后，提交给相关部门负责人审批；4. 发布：审批通过后，由文件管理员发布文件。
第三章文件分发与使用第六条文件分发：1. 文件管理员根据审批结果，将文件分发至相关部门和使用人员；2. 分发时应注明文件编号、版本号、分发日期等信息。
第七条文件使用：1. 使用人员应按照文件规定的内容和要求进行操作；2. 使用过程中，如发现文件内容与实际情况不符，应及时报告文件管理员。
第四章文件保管与销毁第八条文件保管：1. 文件管理员负责文件保管，确保文件安全、完整；2. 文件应按照编号、类别、版本等信息进行分类存放；3. 严禁私自复制、传播受控文件。
第九条文件销毁：1. 文件达到有效期限或因其他原因需销毁时，由文件管理员负责；2. 销毁前，应将文件编号、版本号、销毁日期等信息记录在销毁清单上；3. 销毁文件时，应采取安全、环保的方式，防止信息泄露。
第五章附则第十条本制度由公司文件管理办公室负责解释。
第十一条本制度自发布之日起施行。
公司受控文件管理制度
公司受控文件管理制度一、总则为规范公司内部文件管理行为，提高文件管理效率，保证信息安全，促进公司业务运作，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门、岗位的文件管理工作。
三、文件管理责任1. 公司负责人对公司文件管理工作负总责，具体分工由公司管理部门负责协调。
2. 各部门主管负责本部门文件管理工作，确保文件的制发、传阅、存档等程序得到遵守执行。
3. 公司全体员工均有责任保护公司文件安全，严禁泄露、篡改公司文件。
四、文件分类管理1. 对于公司文件，按照内容和形式的不同，分为公开文件、内部文件和机密文件。
2. 公开文件：对外公开的文件，可供员工查阅，不需经过审批。
3. 内部文件：仅公司内部员工可查阅的文件，需经主管审批后才能制发。
4. 机密文件：含有敏感信息的文件，仅限特定人员查阅，需经公司领导审批后才能制发。
五、文件制发与传阅1. 文件由制发人员经过审核后，交由主管审批后方可发出。
2. 传阅文件时，需注明传阅范围和传阅目的，防止信息泄露或误传。
3. 紧急文件需经公司主管批准后，方可发出。
六、文件存档与销毁1. 公司文件应按照规定分类存档，定期整理归档。
2. 存档文件需标注文件编号、存档日期和保管期限，并建立文件档案管理系统。
3. 文件存档期满后，如无继续需要，应按规定程序销毁，防止文件泄露。
七、文件管理规范1. 在处理文件时，应保持文件的完整性和准确性，不得随意更改或删除文件内容。
2. 文件传输时，应采取加密传输等措施，确保文件传输安全。
3. 对于重要文件，应备份存档，以防文件丢失或损坏。
八、违规处理1. 对于违反文件管理制度的行为，公司将依据公司规章制度对相关人员进行处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
2. 对于故意泄露公司机密文件或篡改文件内容的行为，公司将追究相关人员的法律责任。
九、附则本制度自颁布之日起正式实施，如有需要对制度的内容进行修改或补充，需经公司负责人批准后方可生效。
以上所列为公司受控文件管理制度的主要内容，公司全体员工应严格遵守，确保公司文件的安全与有效管理。
受控文件管理规定
受控文件管理规定XXX文件编号XXXJS-WI-003总页数共9页版本C/1受控文件管理规定拟制：XXX审核：批准：采购部门1份、行政部门1份、计划物控部门1份、品质部门1份、技术部门1份、业务部门1份、生产部门1份、财务部门份、管理者代表份、文控中心份、设备部门份发放部门XXX管理文件（三级文件）题目:受控文件管理规定文件编号版本号页数JS-WI-003C/1文件版本修改记录版本号A/0B/0C/0拟制/修改责任人新版文件整体格式优化格式标准化，流程完善1.对于文件的申请5.2进行详细规定;2.对文件电子档的办理5.5举行重新规定;3.对客户外来文件的管理增加规定说明。
修改内容及理由拟制/修改日期批准者C/1相关部门会签相关部门采购部门行政部门计划物控部门品质部门技术工程部门设备部门部门负责人会签相关部门业务部门生产部门财务部门办理者代表XXX部门负责人会签XXX办理文件（三级文件）题目:受控文件办理划定文件编号版本号页数JS-WI-003C/1为了适应公司发展，对与质量体系有关的文件和资料进行有效控制，防止作废文件的非预期使用，确保所有部门及现场均使用文件的现行有效版本，使受控文件的管理规范化、标准化、程序化，特制定此规定。
2.范围适用于公司所有质量体系之受控文件（含体系文件、技术类文件、外来文件等）的办理。
3.职责3.1办理者代表：负责考核质量环境办理手册和质量环境步伐文件。
3.2文控中央：负责文件格式统一的考核、编制【质量记录总清单】，并实时更新；负责受控文件接收、收拾整顿、发放、收受接管、销毁和资料的分类、标识及归档，防止文件遗失。
3.3各部门负责人：负责各自部门流程文件制定，包括三阶文件、表单等；和本部门适用文件的贯彻实施，编制本部门的【质量记录清单】。
3.4各部门文员或文件管理员：负责各自部门相关受控文件的接收、管理及资料的分类、标识及归档，防止文件遗失。
4.定义4.1受控文件：是指按照发放规模登记、分发或独立存档管控，并能保证收回的文件。
受控文件管理制度`
受控文件管理制度`受控文件管理制度一、引言受控文件管理制度（以下简称“制度”）是为了保证组织内文件的安全、可靠和高效管理而制定的。
本制度适用于所有相关部门和人员，旨在规范文件的创建、存储、传递、保密和销毁等过程，以确保组织各项工作的有效开展和信息资产的保护。
二、文件的定义和分类1.定义在本制度中，文件是指以书面、电子或其它形式记录并可供查阅的组织活动、工作成果、商务交流、决策依据等信息载体。
2.分类根据文件的性质和用途，文件可分为以下几类：- 内部文件：仅在组织内部流转和使用的文件，包括各类报告、备忘录、行为指引等。
- 外部文件：与外部单位或个人交流和合作所需的文件，如合同、协议等。
- 机密文件：需要严格保密的文件，涉及商业机密、个人隐私等敏感信息的文件。
- 公开文件：可以向外界公开的文件，如宣传材料、公告等。
三、文件管理流程1.文件的创建和命名- 文件的创建应遵循一定的格式和规范，包括文件标题、发文日期、起草人等信息。
- 文件的命名需清晰明确，可以采用编号、项目名等方式。
2.文件的存储和归档- 内部文件应存储在组织指定的网络或本地文件服务器上，并根据文件的分类和重要性进行分类存放。
- 外部文件的存储应遵循相关协议和合同的约定，确保双方可以及时查阅和获取所需文件。
- 机密文件的存储应在安全性较高的存储设备或系统中，并设置访问权限，仅限授权人员查阅和处理。
- 公开文件的存储可以考虑使用云存储或公共文件夹等共享方式，方便外部人员查阅。
3.文件的传递和共享- 内部文件的传递和共享应通过组织内部网络或电子邮件等合适的方式进行，确保传递的准确性和及时性。
- 对于外部文件的传递和共享，应使用加密的电子邮件或专用的文件传输工具，并在传递过程中加强控制和监管。
4.文件的保密和查阅权限控制- 对于涉密文件，应制定严格的保密措施，如密码保护、加密存储等，确保机密信息不被泄露。
- 对于内部文件和外部文件，应根据需要设定查阅权限，确保文件的合法使用和保护。
受控文件管理制度
受控文件管理制度受控文件管理制度的目的是确保组织在文件处理过程中能够高效、准确、可靠地管理和保护文件的完整性、可用性和保密性。
本制度适用于所有部门和员工参与的文件处理活动，并要求严格遵守相关规定和流程。
一、文件管理的范围及定义受控文件管理制度适用于组织内涉及文件的所有活动，包括但不限于文件的创建、存储、分发、使用、修订、归档和销毁等。
在本制度中，文件定义为包含有价值的记录、报告、政策、程序和相关的电子、纸质或其他媒介形式的信息。
二、文件管理责任1. 高层管理人员应确保文件管理制度的制定、实施和维护，并负责文件管理规划和资源的分配。
2. 文件管理员应负责制定文件管理规范、流程和相关培训，并监督文件的有效管理。
3. 部门负责人应确保部门内部文件管理制度的实施，指定文件管理员，并对下属员工的文件管理工作负责。
4. 所有员工都应遵守文件管理制度，确保文件的完整性、可用性和保密性。
三、文件管理流程1. 文件创建与编号a. 文件的创建应符合规定的格式要求，并授权合适的员工进行创建。
b. 每个文件应有唯一的编号，编号应与文件的目录和归档系统相对应。
2. 文件存储与分发a. 文件应存储在指定的存储设备或系统中，确保文件的安全和可靠性。
b. 文件的分发应根据需要进行，并在分发时记录相关的信息，包括接收人、日期和目的。
3. 文件使用与修订a. 文件的使用应符合相关权限和规定，并记录使用人、日期和目的。
b. 对于需要修订的文件，应按照规定的流程进行，包括审批、修订和验证，并记录修订的内容和原因。
4. 文件归档与销毁a. 对于不再需要的文件，应及时归档或销毁，确保信息的安全和保密性。
b. 归档和销毁的文件应记录相关的信息，包括归档或销毁的日期、责任人和理由。
四、文件安全与保密1. 文件的安全应得到妥善保护，包括采取防火、防水、防病毒等措施，确保文件的完整性和可用性。
2. 对于涉及保密信息的文件，应采取额外的安全保护措施，包括但不限于加密、权限控制和访问审计。
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编号：技术文件管理规定版本号：2/0
1．目的进一步加强资料的管理，使技术文件得到及时、准确、有序的传递，对各部门的资料管理和资料分发范围作出相应要求；明确不同技术文件的适用范围和使用效力，防止因几类文件具体要求矛盾时延误生产或造成返工返修。
2．适用范围本规定适用于公司所有产品技术性文件，对外来文件可参照执行。
3．术语
用于指导生产的技术文件包括但不限于以下几项：
转换图纸：根据顾客图纸、样件、技术协议或其他要求并结合公司实际情况绘制的产品图
纸。
其中的顾客所有特殊要求和产品的特殊特性都已得到了充分识别或认可。
毛坯图、粗加工图：用于定制毛坯或对毛坯进行粗加工的图纸。
工装、检具图：用于制造和检验产品的工艺装备图纸的总称。
工艺规程：包括过程流程图和机械加工卡片，是用于指导加工流程和加工工序内容的技术
文件。
控制计划：在产品的先期质量策划或生产件批准中产生的对过程和产品参数控制进行明确规
范的技术文件。
作业指导书：针对特殊工序、特殊过程进行生产作业指导的文件。
更改通知单：对顾客提
出的工程更改或内部持续改进提出的更改经评审后正式下发的更改通知。
工艺指示单/ 临时工艺指示单：对产品采取带有普遍性或临时性的工艺调整做出的技术通知。
4. 文件管理的原则
4.1 谁签收谁负责的原则
文件原则上必须由兼职资料管理员签收，因故不能签收的由部门领导签收；谁签收文件，
谁就对文件的管理负责。
4.2 以旧换新的原则已经分发的文件，因破损、脏污或版本更换，必须执旧文件方可更换新文
件。
4.3 数量匹配原则文件应严格按照实际单位的使用份数分发，车间须提供详细的“工位配制
表” ，资料室按照“工位配制表”印发等数量的文件，车间不提供该表时，资料室按最低数量
发放。
车间因生产需要临时增加工位时，须填写“文件补发申请登记表”注明相关信息方可补
发。
一人操作多台机床时，可以公用一套技术文件，但质量纪录必须分别填写。
备注：文件遗失、缺页时使用部门应到原文件发放部门填写“文件补发申请登记表”，向文件发
行部门提出书面申请，并注明申请原因、需要份数、文件编号、文件类别等，由文件发行部门主管领导批准后方可补发——摘自《文件控制程序A/XL-QP-01》
4. 4文件遗失的处理
为防止商业机密外泄，治理文件管理混乱现象，节约办公成本，各部门应妥善保管技术文件，避免遗失，如有遗失则视文件的重要程度和可能带来的后果按以下规定处理：
注：1.以上塑封状态是基于文件保护和使用等方面考虑的，与处罚额度无直接关系;
2.处罚款项须建立专门台账，罚款的50%t交用于冲抵增加的管理费用和办公成本；
3.每季度评选文件管理先进单位和个人，奖金从罚款的另50%^全额支出。
5.职责
5.1技术部是技术资料的归口管理部门，负责本事业部所有产品的技术文件编制，资料室
资料员负责各职能部门、事业部技术资料的管理。
5.2各单位兼职资料管理员名单详见《配件事业部资料管理网络图》。
5.3各职能部门兼职资料管理员负责本部门技术资料的管理，对下属基层单位的技术资料
管理负有指导、监督义务，并有考核的建议权。
5.4各基层单位（车间、独立班组、外检室等）兼职资料管理员负责本单位技术资料的管理，要
求建立详细的管理。
5.5技术资料管理的职权：负责技术资料的接收、登记、传递、归档、保存，有权对管辖范围内
资料的完整性和适用性进行检查并提出整改意见，对信息传递的准确性、及时
性负责。
4.1各使用单位、个人均有权利和义务就本职能范围内技术资料的有效性和可操作性提出反馈意
见，以便持续改进。
5文件分发范围
注：
★未注明分发范围时按上述范围发放，已注明分发范围的按注明的范围发放；
★ APQP、PPAP资料根据需要按注明的范围发放；
★硫化前尺寸图纸要发放到硫化车间1份、机加车间1份；
★工装图纸发由生产配套部转发到使用车间；
★财务部只发工装材料清单，在一项产品所有的工装下发后将清单汇集到一起交财务部。
6.使用说明
6.1上报给各副总的技术资料只作为公司领导参考的依据，不能直接用于指导生产；送达各部门的技术资料可以用于指导生产，但不能作为生产用图；分发给各车间的技术资料只供本车间使用，不能用来指导其他车间生产；
6.2转换图纸供部门、质量检验、车间管理者使用。
除新品或非常规加工状态，车间操作
者不得直接使用，当产品可以正常加工时图纸由车间负责收回。
6.3临时工艺指示单应有明确有效期限，有效期过后按原有工艺执行。
7.图纸效力
因图纸管理不到位、信息传递不到位等原因，事实上存在不同状态或要求的技术文件同时在使用场所出现，这里给出使用指导目的在于区分有效与无效图纸，判定为无效的应
立即隔离并及时告知资料室或技术部。
状态判定权限按以下联结逐步增强：
操作者一车间管理者一质量工程师一项目工程师一资料管理员
（弱）------------------- 二二二二s(强)
7.1同类文件如工艺规程，当出现版本不一致时，以距离现在时间最近者为有效版本，旧版文件立即上交资料室处理。
7.2其他不同类文件按以下联结逐步增强：
1)工艺规程—.控制计划—.作业指导书―更改通知单/工艺指示单―k毛坯/粗加工图纸―
转换图纸
2)工装检具图纸一转换图纸
编制: 审核: 批准:
分发范围：
常务副总、管理者代表、生产副总。