1-文件管理制度

1.目的

本程序规定公司管理体系文件的控制过程和方法，以确保在文件的使用场所能获得适用文件的有效版本，防止使用未经批准或已失效的文件。

2.适用范围

本程序适用于公司管理制度、流程的控制，包括：

a)质量管理手册（包括方针和目标），属第一层次文件；

b)管理体系程序文件，属第二层次文件；

c)管理制度、流程、办法、各类作业指导书、作业规范、操作细则等，属第三层次文件；

d)各类附录表单属第四层级文件。

3.定义

3.1公司级文件：凡文件内容涉及到规范或协调两个或两个以上部门的活动的规章制度（含规定、办法等），统称为公司级文件。

3.2部门级文件：仅供本部门人员使用的不涉及其他部门活动的文件。

4.职责分工

4.1总经理办公室负责组织各部门编写程序、制度与流程，对公司文

件的标准化、系统一致性进行审核，负责公司管理体系文件的发布和文件体系充分性、适宜性和有效性进行管理（包括在内网对电子文件的管理）。

4.2各部门负责本部门文件及其表单的编制，负责文件的遵照执行管理。

4.3公司领导负责对公司制度的最终批准。

5.文件内容/流程

5.1文件的编写

5.1.1文件编写的格式规范

按照文件编写模版（附录A）进行文件的编写，编写时注意以下要求：

5.1.1.1文件的结构：文件结构按ISO标准分为目的、适用范围、定

义、职责、内容、记录保管、相关文件、附录等8个部分。

5.1.1.2文件的字体：正文均为“宋体”，字号：小四，主章节号可加黑以方便阅读。

5.1.1.3正文行距：正文部分的段落全选为 “1.5倍行距”，章节间可适当的空一行。

5.1.2文件编号规则

5.1.2.1文件的编号规则：采用英文公司名+部门名+文件级别号+3位

顺序号的方式。

如图：

5.1.2.2部门中英文全称与简称：

部门全称 简称 英文全称 英文缩写

总经理办公室：总办 General Manager Office GO

财务部： 财务 Finance Department FD

销售部： 销售 Sales Department SD

市场部： 市场 After Sales Department AD

研发部： 研发 R&D Department RD

技术部： 技术 Technology Department ED

生产部： 生产 Purchasing Department PD

质量部： 质量 Quality Department QD 行政人事部： 行政 HR & Administration Department HD

5.1.3文件编写的基本要求

5.1.3.1文件编写应注重逻辑性，每一个文件都是在规范一个或多个

工作过程，编写的逻辑性就是首先考虑这个过程的输入条件/依据，再明确这个工作过程的本身管理要求，最后明确这个过程的输出结果/流向。

5.1.3.2针对两个或以上责任主体发生业务流转时，是管理关注的重

要节点，可考虑设计记录表单，以完成业务的转移和记录。

5.1.3.3文件编写时，应以部门、岗位为流转基础，不应指明现岗位

人员，对岗不对人。

5.1.3.4文件编写时，应注意语言通俗易懂，用语正式规范，既不要

过于口语化，也不要过于文绉绉。

5.1.3.5文件编写时，以过程的步骤进行分节分段，以方便阅读。关

键条款处可适当以“加粗”、“加下划线”、“更改字体颜色”等方式以增加阅读便利性。

5.1.3.6原则上，一个业务事项编写一个文件，按照这项业务的生命

周期来编写入一个文件中，若流程过长，则可适当分多个文件进行编写。

5.1.3.7文件是公司运作的法则与要求，也是一个持续改善的过程。

在文件初编后应征求相关部门的意见，必要时会签，如在文件执行中发现文件本身规定不合理、不细致的，可以及时优化。

5.2文件的审批

5.2.1文件编制完成后，应由上级主管进行校对，部门审核，再发至

本文件相关的部门进行意见收集，必要时进行会签处理。

5.2.2公司所有文件均需要由总经办体系负责人进行审核，审核主要考虑：

5.2.2.1文件的充分性，即文件编制是否达到编制的目的或满足标准

的要求，文件条款逻辑是否清晰，重要环节是否有遗漏；

5.2.2.2文件的适宜性，即文件中提出的要求是否与公司组织结构、

人员配置等内外部环境相适应，是否具备可操作性；

5.2.2.3文件的一致性， 即新编文件是否与现有文件有条款、要求冲

突的地方，是否可以与现有文件进行整合。

5.2.2.4文件的标准化，文件的编制是否格式规范，条款明晰、语句

通顺，并对文件编号进行统一管理。

5.2.3文件编制完成后，由文件编制者填写文件制度新建修订审批表

（见附录A），经上级主管校对，部门会签（必要时），体系管理者审核，公司领导批准。

5.3文件的发放

5.3.1文件编写审批完成后，由总经办负责统一进行发布，发布途径

包括邮件、管理系统、宣传栏等。

5.3.2若文件涉及环节较多，内容重要、复杂，由总经办组织开展文

件应知应会的培训，按《培训管理制度》执行。否则，各级员工应自行学习文件，并按文件遵照执行。

5.4文件的保管

公司管理制度今后将逐步实施无纸化管理，由总经办进行网上更新维护，原则上不发放纸制文件到各部门。

5.5文件适用性检查与更改控制