1-文件管理制度
文件管理制度(标准版)
文件管理制度
⒈文件管理要保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性；
⒉技术文件具有保密性，未经批准，不得实施、影印或外借；
⒊技术文件由主管负责保管，总经理批准后才能发放；
⒋检验记录、检验计量仪器的周检记录由检验负责人保管。
原始记录、检验报告年末要装订成册，保持整洁、齐全，便于查询；
⒌各部门的文件应保持整洁、齐全；
⒍各部门应保管好使用的文件，本部门不得出现其它部门的文件；
⒎每年年末进行清点、归案工作，对已作废的文件，须及时处理，避免混用，生产现场要使用现行有效文件；
⒏文件保管人员更换时，必须办妥交接手续，并当面交接清楚。
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文件及档案管理制度
第一章总则第一条为加强本单位的文件及档案管理工作，确保文件及档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文件及档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第三条文件及档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保文件及档案的完整性，防止丢失、损毁或篡改。
2. 准确性原则：确保文件及档案内容的准确性，保证信息真实可靠。
3. 安全性原则：确保文件及档案的安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
4. 有效性原则：确保文件及档案的及时利用，提高工作效率。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法规，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案进行保密。
第二章文件及档案的收集第四条文件及档案的收集范围：1. 国家法律法规、政策文件；2. 本单位规章制度、发展规划、工作计划；3. 工作总结、会议记录、报告、请示、函件等；4. 专业技术文件、科研报告、设计图纸、实验记录等；5. 会计凭证、财务报表、审计报告等；6. 其他需要归档的文件及资料。
第五条文件及档案的收集方式：1. 收集本单位各部门、各岗位产生的文件及档案；2. 收集上级机关、外部单位发送的文件及档案；3. 收集与单位业务相关的内部资料；4. 收集涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件及档案时，应严格按照保密规定执行。
第三章文件及档案的整理第六条文件及档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：按照文件及档案的性质、内容、时间等进行分类；2. 编号：对分类后的文件及档案进行统一编号；3. 编目：对文件及档案的基本信息进行编目，包括名称、作者、日期、密级等；4. 装订：按照规定格式对文件及档案进行装订；5. 检查：对整理后的文件及档案进行检查，确保质量。
第四章文件及档案的归档第七条文件及档案的归档时间：1. 一般文件及档案，自形成之日起满一年后归档；2. 特殊文件及档案，按照国家规定或单位实际情况确定归档时间。
文件管理制度(优秀4篇)
文件管理制度（优秀4篇）管理制度由具有权威的管理部门订立，在其适用范围内具有强制管束力，一旦形成，不得任意修改和违犯。
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文件管理制度篇一一、文件管理内容重要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。
核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应马上呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。
为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
文件管理制度篇二1、学校各类文件旨在学校内部统一看法，发布通知、决议和沟通信息，向上级部门请示、报告紧要事项等。
2、欲发文有关处室应先起草文件草稿，起草完毕后交学校办公室。
3、办公室负责人应认真细致地做好文件草稿的核稿工作，再依据文件内容填制统一格式的文件签发单，并将文件按学校统一规定编号、登记，之后提交校长签发。
4、办公室应建立学校发文登记簿，仔细地、分门别类地登记文件的实在信息（如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位等）。
学校任何发文都必需登记在册，该登记簿作为归档资料应妥当保管不得遗失，并于下一年度初移交学校档案室归档。
5、文件签发或会签完毕交付打印室打印，文件稿的首页需用统一的格式（学校红头文件纸）。
6、文件打印完毕后加盖学校公章。
对于学校内部发文，可以采纳内部电子邮件系统，将文件分别发送至学校领导和各处室，并作好相关的发送记录，作为档案保管。
7、对每一号文件办公室须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发送记录，依照文件编号次序完整保管并定期整理（一学年）。
文件管理规定
文件管理规定一、目的和适用范围本文件管理规定旨在规范和落实文件管理的原则和制度，并适用于本单位（以下简称“单位”）所有部门和人员。
二、文件的定义本规定所称“文件”，是指以文字、图像、声音、数据等形式记录并可作为本单位各项工作依据的载体，包括纸质文件和电子文件两种形式。
三、文件的分类根据文件的性质和用途，文件可分为以下几类：1. 公文类文件：主要包括公文、函件、通知等与单位对外联络和沟通相关的文件。
2. 内部文件：主要包括部门会议纪要、工作计划、报告材料等内部工作流转和协同沟通的文件。
3. 档案类文件：主要包括单位重要决策、事项的文件、合同、协议、合作备忘录等需要长期保存的文件。
4. 报告类文件：主要包括工作报告、项目报告、调研报告等与单位工作内容相关的文件。
四、文件的编制和归档1. 文件的编制要求：（1）文件应当明确标注标题、日期、编号等基本信息，确保档案管理的准确性和便捷性。
（2）文件的正文应当简明扼要，逻辑清晰，语句通顺，注意使用文明规范的语言。
（3）文件应当注重保密，对涉及机密和重要事项的文件要进行密级标识，并按照相关规定进行保密管理。
2. 文件的归档要求：（1）归档前，文件应当进行整理和装订，保持文件的完整性和统一性。
（2）文件应当按照归档分类标准进行归档，建立相应的档案目录和索引，方便查询和检索。
（3）对于涉及机密和重要事项的文件，应当采取安全措施，确保档案的安全性和可靠性。
五、文件的流转和传递1. 文件流转：（1）文件的流转应当按照正常的工作程序进行，并在流转过程中及时记录相关信息，确保流转的可追溯性。
（2）文件的流转应当在规定的时间内完成，对于重要事项，流转时间应当提前安排，确保工作的高效性和及时性。
2. 文件传递：（1）文件的传递方式可以采用面对面交接、公文传输系统、电子邮件等方式，根据具体情况选择合适的方式。
（2）对于涉及机密和重要事项的文件，传递时应当采取加密或其他安全措施，防止信息泄露。
文件管理制度(精选)
文件管理制度第一章总则1.1制度目的为规范和优化公司文件管理流程，提高工作效率，确保信息安全，特制订本文件管理制度。
1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门、岗位，所有涉及公司业务的文件管理，包括电子文档和纸质文档。
1.3主管部门公司文件管理由行政部门负责监督执行，行政总监为文件管理的主管。
第二章文件的定义和分类2.1文件的定义文件是指公司内部或外部形成的、载有特定信息并加以固定的载体，包括但不限于文字、图纸、照片、电子文档等。
2.2文件的分类按用途和重要性分为普通文件和重要文件；按载体分为电子文件和纸质文件；按形式分为规章制度、合同协议、会议记录等。
第三章文件的起草和审核3.1文件起草文件起草应明确标题、目的、内容、附件等要素，保证语言简明、层次清晰。
3.2文件审核文件起草完成后，应提交相关部门负责人审核。
审核内容包括法律合规性、技术可行性、业务流程等。
第四章文件的编号和归档4.1文件编号所有文件均应进行编号，编号原则应清晰、有序，便于查找和管理。
4.2文件归档文件归档应按照文件类型和保管期限进行分类存储，确保文件易查、易取、易保管。
第五章电子文件管理5.1电子文件存储公司应建立统一的电子文件存储系统，确保文件安全可靠，并定期进行备份。
5.2电子文件权限管理对不同岗位的员工设置不同的电子文件权限，保障文件的安全性和隐私性。
第六章文件的传递和传阅6.1文件的传递文件传递应采用正式的传递渠道，确保文件的及时、准确传递。
6.2文件的传阅文件传阅应有明确的传阅范围和传阅目的，并记录传阅过程，以便追溯。
第七章文件的销毁7.1文件销毁程序公司应建立文件销毁程序，对于过期、失效或不再需要的文件，按规定程序进行销毁。
7.2文件销毁责任明确文件销毁的责任人，并建立相关的文件销毁记录，确保销毁过程合规。
第八章文件管理的监督和评估8.1文件管理的监督行政部门定期对各部门文件管理进行监督检查，发现问题及时纠正。
8.2文件管理的评估建立文件管理绩效评估体系，定期对文件管理工作进行评估，不断优化流程和规范。
文件管理制度 (1)
4、管理要求
4。1文件的发放
4。1.1各类文件在经过规定流程要求的审核、批准后由办公室负责发放。根据文件的性质分为：受控文件和临时文件。受控文件是公司内正式、长期执行文件；临时文件为公司内非正式、阶段性执行文件,临时文件的有效期不超过3个月。
4。1。2受控文件发放前应在文件首页上加盖红色“受控文件”章,填写分发号和发放日期；临时文件发放前在文件上加盖蓝色“临时文件"章，填写分发号和发放日期。
修改时间
修改内容
批 准
审 核
制 定
年 月 日
年 月 日
ห้องสมุดไป่ตู้年 月 日
发行版本
页码
发行日期
文件状态
文件编号
制定部门
4.2 受控文件的保管与使用
4.2。1各部门应由专人负责管理本部门使用的各类文件.其职责包括修订本部门“文件清单”;妥善整理、装订和保管；借阅时进行登记并及时回收；文件修改后及时发放新文件并回收作废文件等.
4.4.2文件更改后，换页后的原文件即为作废文件。作废文件应由文件发放部门及时收回并加盖“作废”章.
4。4。3因部门合并或撤消的，原分发的文件应由文件发放部门及时收回。
4.4。4文件收回时由文件发放部门填写“文件收发记录表”,由交、收双方签字。
4。4.5作废文件收回后由文件发放部门单独存放并标识，待积存到一定数量时申请一次性销毁。
4。2。2受控文件应妥善使用，不应擅自修改、涂画、破损或丢失。若不慎破坏，视情况对文件负责人扣50--—200元绩效；并及时向文件发放部门申请补发。
4.3文件的复制
4.3。1使用部门因工作原因需要复制受控文件时，应向文件发放部门提出申请，由文件发放部门复制，各部门不应擅自复制，否则扣绩效100元/张。
体系文件管理制度
体系文件管理制度
一、总体目标
本文件是指出新建立或修改的文件管理体系的宗旨，目的和职责，致
力于在一个规范化、正式化的环境下，有条不紊地管理公司文件。
二、定义
文件管理包括：文件的编制、审核、校对、使用、存储、保护和销毁
等工作，其目的是有效利用，保证文件的完整、有效、科学、安全、高效
管理。
三、文件管理体系
1.文件的编制
人力资源部将根据业务需求，严格按照政策和规定，制定文件编制规则，对所需文件进行编制，完善文件制作的各项细节。
2.文件的审核
文件审核人严格按照文件审核规则，审核每一个文件，包括文件格式、文字、内容等，确保文件完整、有效。
3.文件的校对
文件校对人将仔细核对文件内容，包括文字的排列顺序、内容和格式，确保文件的准确性和完整性，并及时发现错误，及时进行纠正。
4.文件的使用
所有文件都必须有明确的使用权限，并要求使用者严格遵守公司有关文件使用的规定，以确保文件的安全有效使用。
5.文件的存储
文件存储必须严格按照规定进行，设立文件管理制度，建立合理的文件存储系统，根据文件的价值，采取不同的存储方式，保证文件传输的迅速有效。
6.文件的保护。
机关文件管理制度
机关文件管理制度第一章总则第一条为规范机关文件管理工作,加强文件管理,提高文件管理的科学化水平,根据《中华人民共和国文件法》及其他有关法律、法规和国家标准,结合本机关实际,制定本制度。
第二条本制度适用于本机关依法履行职能中产生的各类文件的管理。
第三条本机关依据本制度的规定,建立和健全文件管理工作制度,各级领导班子要坚定落实文件管理的责任,推动机关文件管理工作依法、规范、科学、高效地运行。
第四条机关文件管理工作应当遵循规范、严密、权责分明、保密和保障安全等原则。
第五条机关文件管理工作应当严格依据事实、客观、真实和清晰的原则制作、存档和流转文件。
第六条机关文件管理工作应当尊重和保障信息知情权和相关当事人合法权益。
第七条机关文件管理工作应当强化技术支撑,确保信息安全,防范、化解各类风险,提高工作效率。
第八条机关文件管理工作应当以文化精神为内涵,以技术装备和流程规范为手段,不断提高文件管理工作水平,不断提高信息化管理手段应用水平。
第二章文件的制作与审核第九条机关文件的制作必须按照相关法律法规和规定的流程和工作程序,由行政机关法定职权的工作人员发出。
第十条所有文件制作必须经过严格的审批程序,审批程序应当明确、合法,权责分明。
第十一条文件的内容应当简明扼要,表述清晰、具体、准确,格式统一。
第十二条文件制作应当遵循电子化、规范化的原则,采取电子文档制作、签发、存档和传输。
第三章文件的登记与归档第十三条机关文件的登记与归档应当采取电子化管理,便于查阅、检索和利用。
第十四条文件的归档应当按照文件的种类、年限和机构性质等原则进行分类存放。
第十五条文件的存档管理应当建立有效的保密机制,依法保护文件的机密性、重要性和私密性。
第十六条文件的存档管理人员应当具备相应的知识和技术,并严格遵守保密法律法规,维护存档的完整和安全。
第十七条对于分类管理的文件,应当制定定期清理、销毁和保管老旧文件的制度。
第四章文件的流转与利用第十八条文件的流转应当严格依据文件流转的程序和权限,并进行审批和登记。
文件管理制度总则
文件管理制度总则一、总则概述文件管理是组织运转正常的重要保障，是管理工作的基础。
建立健全的文件管理制度，对于确保办公秩序、提高工作效率、保护信息安全具有重要意义。
本文件管理制度总则旨在规范、统一和强化文件管理工作，确保文件管理工作顺利开展，保障组织各项工作得以有序进行。
二、文件管理制度的目的1. 保证文件的安全性、准确性和权威性，保障文件信息的完整性和真实性；2. 促进文件的合理利用和延长文件的生命周期，推动信息资源的共享和流通；3. 规范文件的分类、归档、保存和销毁，确保文件的有序管理；4. 规范文件管理工作流程，提高工作效率，降低管理风险；5. 提升组织管理水平，增强组织的竞争力。
三、文件管理范围本文件管理制度适用于组织内所有单位和人员，包括但不限于机关、事业单位、企业、学校等各类组织。
四、文件管理原则1. 法律合规原则：文件管理应符合相关法律法规和政策规定；2. 安全保密原则：文件管理应保障文件信息的安全性和保密性；3. 效率和便捷原则：文件管理应提高工作效率，便利文件的查找和利用；4. 统一标准原则：文件管理应按照统一的标准和规范进行；5. 真实准确原则：文件管理应保证文件信息的真实性和准确性；6. 生命周期管理原则：文件管理应全程管理文件，包括产生、归档、保存和销毁。
五、文件管理制度的组织架构1. 文件管理委员会：机构的领导和文件管理人员组成文件管理委员会，负责制定和审核文件管理相关政策和制度；2. 文件管理部门：设立专门的文件管理部门，负责具体的文件管理工作；3. 文件管理人员：各部门设立文件管理岗位，配备专职文件管理人员，负责本部门文件管理工作。
六、文件管理工作流程1. 文件的产生：各部门依据工作需要制定文件，确保文件内容真实、准确、完整；2. 文件的归档：按照文件分类规范，将文件归档存放于文件柜或电子文档管理系统中；3. 文件的保存：对不同类型的文件设置不同的保管期限和保存形式，定期归档和整理文件；4. 文件的利用：设立文件借阅制度，提供必要的文件查阅服务，确保文件利用的合理性和安全性；5. 文件的销毁：按照规定的销毁程序和标准进行文件销毁，保障文件信息的安全和合法性。
文件管理制度
文件管理制度文件管理制度(范本5篇)文件管理制度（一）：第一章：总则一、为了增强办公室办理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际景象，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司现实，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事件有用开展。
四、办公室人员应明白各项工作职责，简化管理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目的。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管向导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息网络编撰等笔墨工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生办理等工作，保证各项事件有序开展。
四、协调各部分之间的行政干系，为各部门工作开展供应相应的办事。
五、负责公司对内、对外公共干系的维护和改进，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达种种指令，实时做出整理，当好向导顾问。
七、帮忙其他部分工作，完成上级交接的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则实行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求范例开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的关键组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书底子上组成的，档案是文书的连续。
现把文件、文书、档案统归于文书办理，并对文书管理制度做以下划定。
(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速率和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
文件管理规定
文件管理规定 Prepared on 22 November 2020文件管理制度第一章总则第一条为了加强文件管理工作，建立高效的沟通平台和机制，保证各项指令和信息准确传达和迅速执行，特制定本规定。
第二条本制度管理的范围包括公司、各部门所发出的各种公文、表格、计划、总结、上报的各种请示、报告等纸质文件和电子文件、电子邮件。
第二章外来文件处理第三条收文的登记1、外来文件统一由综合办公室收取。
2、外来文件必须在《收文登记簿》上登记来文的发文单位、文号、收文时间、份数。
第四条收文的签批和传阅1、外来文件由综合办公室贴上《文件处理签》，然后分类处理：（1）一般性文件，近需要有关人员知晓的，又综合办公室签署传阅范围，然后送给相关人员传阅；（2）重要文件或需要办理的文件，由综合办公室报送总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见。
综合办公室文员按照总经理或总经理委托的分管副总经理签署的意见传阅或交办。
2、传阅人员应抓紧时间阅读文件,一般情况应在接到文件后2小时内阅读完毕，并在《文件处理签》上签署阅文者姓名和阅文日期。
需要签署意见和建议的可以在文件的页眉和页脚签署，签署意见和建议必须署名。
综合办公室文员负责督促文件传阅人尽快阅读文件。
3、机密级文件在副总经理、（含）以上人员间传阅。
4、绝密级文件只由单位负责人阅读，不得传阅。
5、文件不得横向传阅。
综合办公室文员将文件交给阅文者，阅文者阅文完毕并签署姓名、阅文时间及意见和建议后，将文件交回给综合办公室文员，综合办公室文员再将文件交给下一位阅文者。
第五条收文的办理和结果反馈1、需要办理的文件，由综合办公室文员在总经理或总经理委托的分管副总经理签署意见后立即将文件和《文件处理签》一并复印一份交给承办人员。
承办人员在接受文件复印件时，必须在《收文传递单》上签字。
2、综合办公室文员负责督促承办人在在总经理或总经理委托的分管副总经理签署的办理期限或者文件要求的期限内办理完毕。
小公司文件管理制度
小公司文件管理制度一、文件分类与编号制度首先明确了文件的分类标准，包括内部文件、外部文件、会议记录、财务文档等。
每类文件都应有统一的编号规则，如“部门代码+年份+文件类型+流水号”，以便于快速识别和检索。
二、文件生成与审批文件的生成应遵循严格的流程。
起草人需根据工作需要填写文件内容，并提交给相关责任人审批。
审批流程应简明扼要，避免不必要的层级延误，同时保证文件的准确性和有效性。
三、文件存储与保密所有正式文件在审批后应归档存储。
电子文件应保存在公司指定的服务器或云端，纸质文件则存放在专门的档案室内。
对于涉密文件，公司应制定相应的保密措施，限定访问权限，确保信息安全。
四、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时更新。
更新后的文件应注明版本号和更新日期，并通知相关部门。
作废的文件要按照制度规定进行销毁或归档保存，防止过时信息的误用。
五、文件借阅与复制为了确保文件管理的有序性，制度中应包含文件借阅和复制的具体规定。
员工借阅文件需填写借阅登记表，明确借阅时间和归还时间。
复制文件时，应遵守公司的版权和知识产权政策，不得擅自外泄。
六、文件备份与恢复为防止数据丢失，公司应定期对重要文件进行备份。
备份可以采取物理拷贝或电子备份的形式，并存放于安全的位置。
同时，应建立文件恢复机制，以便在数据损坏或丢失时能够迅速恢复。
七、监督与改进制度应设立监督机制，确保文件管理的执行效果。
通过定期检查和审计，发现问题及时纠正。
同时，鼓励员工提出改进建议，不断完善文件管理制度，适应企业发展的需要。
总结：。
文件管理制度规定
文件管理制度规定第一章总则第一条为了规范公司文件管理工作，提高文件管理效率和质量，依据相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有部门和员工，在公司内对文件的创建、存储、传递、利用和销毁等活动实施监督和管理。
第三条文件管理应遵循便利使用、安全保密、防止遗失和便于检索等原则，确保文件的完整性和可靠性。
第四条公司各部门应指定专门人员负责文件管理工作，制定具体的实施方案和流程。
第五条公司文件应分类管理，建立健全的文件档案管理制度，实行电子文件管理和纸质文件管理相结合的方式。
第六条公司文件应定期进行归档，对重要文件应设置备份措施，以免因意外事件导致文件丢失或损坏。
第七条公司应严格遵守国家有关文件管理的法律法规，对文件的传递和利用应符合保密和安全要求。
第八条公司对文件的销毁应制定严格的程序和要求，禁止擅自销毁文件，如有需求应经过相关审核程序。
第二章文件的创建与管理第九条公司文件应按规定格式和标准进行创建，应注明文件名称、编号、日期、责任单位和责任人等信息，并签字盖章确认。
第十条公司文件应依据其性质、用途和保存期限归档分类，制定文件管理目录和档案分类标准。
第十一条公司文件应及时更新，设立文件修改和更新制度，确保文件的有效性和及时性。
第十二条公司应定期开展文件管理的培训和指导工作，提高员工文件管理意识和能力。
第十三条公司应建立电子文件管理系统，实施文件的电子化管理，减少纸质文件的使用和管理成本。
第十四条公司应对电子文件的存储和传递进行加密和保护，避免电子文件被不法分子利用和窃取。
第三章文件的传递与利用第十五条公司文件的传递应采取安全的方式，禁止使用非公司规定的传递工具和渠道。
第十六条公司文件的利用应遵循文件管理制度和规定，不得擅自传播和利用公司文件。
第十七条公司对外部单位和个人提供文件服务应制定明确的流程和要求，保证文件使用的合法性和安全性。
第十八条公司内部文件的传递和利用，应建立明确的授权程序和审批机制，避免文件被滥用或泄露。
文件的管理制度
文件的管理制度是企业日常工作中必不可少的一部分。
一个好的文件管理制度能够提高企业各项工作的效率，使员工更好地协同合作，也有助于保护企业重要的信息资产。
本文将分别从文件的定义、文件管理的目的以及文件管理制度的内容三个方面来讲述企业应该如何建立一个完善的文件管理制度。
一、文件的定义文件是人们在日常工作生活中产生或利用到的各种书面记录、电子文档等等。
包括各种合同、会议记录、人事档案资料、财务报表、机构管理规定等等。
文件作为企业重要的信息资产之一，需要得到合理的存储、管理和保护。
二、文件管理的目的1. 方便查询和使用：企业通常都有大量的文件和资料需要存放和管理，而一个好的文件管理制度能够规范文件的存放和归档，方便员工随时查阅和使用。
2. 促进协同工作：文件的管理对于企业内部协同合作非常重要，文件管理制度能够规范文件的共享和传递流程，使不同部门之间更好地沟通和协作。
3. 提高工作效率：文件管理制度能够有效地避免文件的遗漏、错放等情况的发生，提高员工的工作效率。
4. 保护信息安全：企业拥有的信息资产非常重要，一个好的文件管理制度能够确保文件的安全存储和传递，减少信息泄露的风险。
三、文件管理制度的内容1. 文件的分类和归档文件按照不同的特征进行分类，比如文件的种类、文件的用途、文件的管理部门等等。
对于不同的文件，需要进行归档处理，包括文件编号、文件题名、文件形态、归档时间、保管期限等等。
2. 文件的存储和保护针对不同种类的文件，需要采取不同的存储和保护措施。
比如对于纸质文件，需要采取防潮、防火、防盗等措施；对于电子文件，需要采取备份、加密等措施。
3. 文件的共享和传递企业内部需要频繁共享和传递文件，因此，在文件管理制度中需要规范文件共享和传递的流程。
比如制定文件共享的管理制度，规定文件传递的审批程序和安全传递通道等等。
4. 文件的销毁处理企业的文件管理制度还需要规定文件销毁的程序和期限，只有按照规定的程序和期限进行销毁处理，才能够保障企业的信息安全。
1质量管理体系文件管理制度
1质量管理体系文件管理制度
一、总体要求
2.质量管理文件管理的责任部门主要是总经理室负责，其次为各职能部门及各项目组承担相应的责任。
3.质量文件的存档，应按照文件管理规定分类存档，定期检查，并保证文件完整、及时、有效地传递，掌握文件的发布、修订状态。
4.质量文件的签发，应由质量管理机构负责，负责人应在文件签发时签字确认，以发布时有效。
二、文件审查
1.文件审查应包括文件的内容、位置、目的、表示以及应用等内容，并保证文件的真实性、准确性和完整性。
2.文件审查人员应具备完善的技术、记录、操作和报告等能力，能够及时、准确、可靠地完成文件的审查和更新。
3.对于由他人编制的文件，审查人应确认文件的真实性，审查后应印发新版本，取代旧版本。
4.文件审查后，需要经过总经理室确认后，才能正式发布。
三、文件发布
1.对于质量管理文件，必须正式发布才能生效，首先在进行文件核准的情况下，使用官方文件标识，并经总经理室领导审批后发布。
2.文件发布要正式、完整、及时。
文件安全管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件安全管理，确保文件信息的保密性、完整性和可用性，防止文件信息泄露、丢失和损坏，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有纸质文件、电子文件及相关信息系统的安全管理。
第三条文件安全管理应遵循以下原则：（一）保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件信息，必须采取保密措施，确保信息安全。
（二）完整性原则：确保文件信息的准确性和完整性，防止篡改、删除和损坏。
（三）可用性原则：确保文件信息在需要时能够及时、准确地获取。
（四）责任性原则：明确文件安全管理人员职责，落实文件安全责任。
第二章文件分类与保密等级第四条文件分为以下类别：（一）涉密文件：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件；（二）内部文件：公司内部使用的文件，不涉及保密信息；（三）公开文件：公开发布的文件，不涉及保密信息。
第五条文件保密等级分为以下三个等级：（一）绝密级：泄露会使公司利益遭受特别严重损害的文件；（二）机密级：泄露会使公司利益遭受严重损害的文件；（三）秘密级：泄露会使公司利益遭受损害的文件。
第三章文件安全管理职责第六条公司各部门负责人为本部门文件安全管理的第一责任人，负责组织、协调和监督本部门文件安全管理工作。
第七条文件安全管理人员应具备以下职责：（一）负责制定本部门文件安全管理制度；（二）负责文件密级的确定、变更和解除；（三）负责文件收发、登记、保管、归档和销毁；（四）负责文件信息系统的安全管理；（五）负责对文件安全管理人员进行培训。
第四章文件收发与登记第八条文件收发应严格按照以下程序进行：（一）收文：接收文件时，应核对文件名称、密级、份数等信息，并做好登记；（二）发文：发送文件时，应填写文件发送清单，明确接收人、发送时间等信息；（三）转文：转交文件时，应填写文件转交清单，明确转交人、转交时间等信息。
第九条文件登记应包括以下内容：（一）文件名称；（二）文件密级；（三）文件份数；（四）收发时间；（五）收发人。
文件管理制度及规范
文件管理制度及规范一、总则为加强文件管理工作，规范文件管理行为，提高文件管理效率，保障信息安全，制定本制度。
二、文件管理范围文件管理范围包括但不限于机构内部所有文件、资料以及电子文档。
三、文件管理原则1.文件管理应遵循合法、规范、安全、高效的原则。
2.文件管理要求实行分类管理、归档管理、鉴定管理和清理管理。
3.文件管理应严格保密，确保文件安全。
4.文件管理应做到信息共享、传递迅速、审批流畅。
5.文件管理应遵循便民、高效、服务、规范的原则。
四、文件管理流程1.文件的起草（1）文件起草必须清晰明确，信息准确完整。
（2）文件的起草必须符合相关法律法规和政策规定。
2.文件的审批（1）文件的审批应符合机构内部的审批流程和权限规定。
（2）对于重要文件，应进行多级审批，确保文件的合法性和权威性。
3.文件的签发（1）签发文件必须由主管领导亲自签字，确保文件的权威性。
（2）签发文件要在规定的时间内完成，确保文件的及时性。
4.文件的传阅（1）文件的传阅要求明确，接收人必须在规定的时间内完成阅读并签字确认。
（2）对于重要文件，传阅必须经过机构内部的授权人员。
5.文件的归档（1）文件的归档要按照规定的分类标准进行整理，确保文件的有序性。
（2）文件的归档要保证文件的安全和完整性，避免文件的遗失和损坏。
6.文件的保密（1）对于涉密文件，必须严格限制查看范围，并采取相应的安全措施。
（2）避免在公共场合或非授权人员面前泄露文件内容。
7.文件的销毁（1）对于已经失效或过期的文件，应按照规定的销毁程序进行销毁。
（2）对于重要文件，必须经过主管领导的批准后才能进行销毁。
五、文件管理规范1.对于涉密文件，必须进行专门管理，严格控制查看权限。
2.文件的编号、标题、日期、密级等信息必须准确无误。
3.文件内容必须清晰明确，避免模糊和歧义。
4.文件应标明文件的保存期限和销毁程序。
5.对于电子文档，应定期进行备份，确保文件的安全性。
6.对于重要文件，必须设置相关保密措施，防止泄密事件发生。
单位 文件 管理制度
单位文件管理制度第一章总则第一条为规范单位文件管理工作，提高文件管理效率，保证文件信息的安全和完整，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有相关文件的管理工作，包括纸质文件和电子文件。
第三条文件管理应遵循合法、规范、便捷、高效的原则。
第四条文件管理工作应当贯彻全员参与，分类管理，密级管理和流程化管理的原则。
第二章文件的分类管理第五条文件应当按照文件的性质、用途和保存期限进行分类管理，并建立清晰的文件目录。
第六条文件分类应当包括但不限于行政文件、业务文件、工作会议记录、会议决议、规章制度、报告材料、通知通告等。
第七条公文、报告材料等应当按照发文单位、文种、文号、文日期、主题、紧急程度等进行分类管理。
第八条文件应当根据保存期限进行分类管理，包括长期保存文件、中期保存文件和短期保存文件。
第九条文件的借阅、复印和移交应当按照文件分类管理的原则进行，确保文件的安全和完整。
第三章文件的密级管理第十条文件应当根据内容的秘密程度进行密级管理，包括绝密、秘密和内部。
第十一条文件的密级应当根据文件内容的涉密程度和对外影响进行评定，并在文件上标示密级。
第十二条密级文件的传阅、复印和借阅应当按照相关规定进行，并建立相应的审批流程。
第四章文件的流程化管理第十三条文件的发文和收文应当遵循规范的流程化管理，包括拟办、审核、批准、登记、分发和归档等环节。
第十四条文件的发文应当按照规定的格式进行，包括标题、正文、签发人和日期等内容。
第十五条文件的收文应当及时登记、分发和办理，并建立文件跟踪和督办制度。
第五章文件的电子化管理第十六条文件的电子化管理应当建立完善的信息化平台，包括电子文件存储、检索、传递和备份等功能。
第十七条电子文件保存应当符合相关法律法规和信息安全要求，确保文件信息的安全和完整。
第十八条电子文件的还原、迁移和销毁应当按照规定流程进行，并建立相关的审批和记录制度。
第六章文件的档案管理第十九条档案管理应当遵循规范的文件整理、编目和归档要求，确保档案的安全和便捷检索。
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1.目的
本程序规定公司管理体系文件的控制过程和方法，以确保在文件的使用场所能获得适用文件的有效版本，防止使用未经批准或已失效的文件。
2.适用范围
本程序适用于公司管理制度、流程的控制，包括：
a)质量管理手册（包括方针和目标），属第一层次文件；
b)管理体系程序文件，属第二层次文件；
c)管理制度、流程、办法、各类作业指导书、作业规范、操作细则等，属第三层次文件；
d)各类附录表单属第四层级文件。
3.定义
3.1公司级文件：凡文件内容涉及到规范或协调两个或两个以上部门的活动的规章制度（含规定、办法等），统称为公司级文件。
3.2部门级文件：仅供本部门人员使用的不涉及其他部门活动的文件。
4.职责分工
4.1总经理办公室负责组织各部门编写程序、制度与流程，对公司文
件的标准化、系统一致性进行审核，负责公司管理体系文件的发布和文件体系充分性、适宜性和有效性进行管理（包括在内网对电子文件的管理）。
4.2各部门负责本部门文件及其表单的编制，负责文件的遵照执行管理。
4.3公司领导负责对公司制度的最终批准。
5.文件内容/流程
5.1文件的编写
5.1.1文件编写的格式规范
按照文件编写模版（附录A）进行文件的编写，编写时注意以下要求：
5.1.1.1文件的结构：文件结构按ISO标准分为目的、适用范围、定
义、职责、内容、记录保管、相关文件、附录等8个部分。
5.1.1.2文件的字体：正文均为“宋体”，字号：小四，主章节号可加黑以方便阅读。
5.1.1.3正文行距：正文部分的段落全选为 “1.5倍行距”，章节间可适当的空一行。
5.1.2文件编号规则
5.1.2.1文件的编号规则：采用英文公司名+部门名+文件级别号+3位
顺序号的方式。
如图：
5.1.2.2部门中英文全称与简称：
部门全称 简称 英文全称 英文缩写
总经理办公室：总办 General Manager Office GO
财务部： 财务 Finance Department FD
销售部： 销售 Sales Department SD
市场部： 市场 After Sales Department AD
研发部： 研发 R&D Department RD
技术部： 技术 Technology Department ED
生产部： 生产 Purchasing Department PD
质量部： 质量 Quality Department QD 行政人事部： 行政 HR & Administration Department HD
5.1.3文件编写的基本要求
5.1.3.1文件编写应注重逻辑性，每一个文件都是在规范一个或多个
工作过程，编写的逻辑性就是首先考虑这个过程的输入条件/依据，再明确这个工作过程的本身管理要求，最后明确这个过程的输出结果/流向。
5.1.3.2针对两个或以上责任主体发生业务流转时，是管理关注的重
要节点，可考虑设计记录表单，以完成业务的转移和记录。
5.1.3.3文件编写时，应以部门、岗位为流转基础，不应指明现岗位
人员，对岗不对人。
5.1.3.4文件编写时，应注意语言通俗易懂，用语正式规范，既不要
过于口语化，也不要过于文绉绉。
5.1.3.5文件编写时，以过程的步骤进行分节分段，以方便阅读。
关
键条款处可适当以“加粗”、“加下划线”、“更改字体颜色”等方式以增加阅读便利性。
5.1.3.6原则上，一个业务事项编写一个文件，按照这项业务的生命
周期来编写入一个文件中，若流程过长，则可适当分多个文件进行编写。
5.1.3.7文件是公司运作的法则与要求，也是一个持续改善的过程。
在文件初编后应征求相关部门的意见，必要时会签，如在文件执行中发现文件本身规定不合理、不细致的，可以及时优化。
5.2文件的审批
5.2.1文件编制完成后，应由上级主管进行校对，部门审核，再发至
本文件相关的部门进行意见收集，必要时进行会签处理。
5.2.2公司所有文件均需要由总经办体系负责人进行审核，审核主要考虑：
5.2.2.1文件的充分性，即文件编制是否达到编制的目的或满足标准
的要求，文件条款逻辑是否清晰，重要环节是否有遗漏；
5.2.2.2文件的适宜性，即文件中提出的要求是否与公司组织结构、
人员配置等内外部环境相适应，是否具备可操作性；
5.2.2.3文件的一致性， 即新编文件是否与现有文件有条款、要求冲
突的地方，是否可以与现有文件进行整合。
5.2.2.4文件的标准化，文件的编制是否格式规范，条款明晰、语句
通顺，并对文件编号进行统一管理。
5.2.3文件编制完成后，由文件编制者填写文件制度新建修订审批表
（见附录A），经上级主管校对，部门会签（必要时），体系管理者审核，公司领导批准。
5.3文件的发放
5.3.1文件编写审批完成后，由总经办负责统一进行发布，发布途径
包括邮件、管理系统、宣传栏等。
5.3.2若文件涉及环节较多，内容重要、复杂，由总经办组织开展文
件应知应会的培训，按《培训管理制度》执行。
否则，各级员工应自行学习文件，并按文件遵照执行。
5.4文件的保管
公司管理制度今后将逐步实施无纸化管理，由总经办进行网上更新维护，原则上不发放纸制文件到各部门。
5.5文件适用性检查与更改控制
当文件在执行过程中，发现规定不合理、不细致时，请及时反馈文件编制部门，并由编制部门发起文件修订，审批流程同文件新编。
5.6文件的废止
5.6.1所有文件实施版本控制，由总经办更新维护《文件总目录》
（附录C），文件每进行1 次修订即进行升版，并同步更新文件和文件总目录。
5.6.2原有的文件由总经办进行保管，以便于追溯。
6.记录保管
6.1文件制度新建修订审批表由总经办长期保存；总目录
6.2文件总目录，由总经办负责更新维护。
7.相关文件
《公司ISO质量手册&程序文件》
8.附录表单
8.1附录A：文件编写模版
8.2附录B：文件制度新建修订审批表
8.3附录C：文件总目录
批准： 审核： 编制：总经办。