物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】

物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】

物业公司及项目档案管理制度

●档案管理规定

1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。

2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。

3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。

4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。

5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。

6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。

7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。

8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。

●小区管理保密规定

1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。

2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。

3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。

4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。

6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。

●小区档案资料

1、小区验收档案：1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。

2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。

3）小区机电设备保养合约。4）小区公共区域设施设备验收记录。

5）小区公共区域设施设备移交记录。

6）单元验收及移交记录。2、小区二次装修档案：

1）住户二次装修图纸及审批手续。

2）二次装修期间管理处监督检查资料。3、住户资料：

1）小区住户入伙资料。

2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。4、小区管理文本汇编：

1）管理合同、业主公约、用户手册。

2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。3）小区各项管理分包合约。

5、小区设备维修保养资料：

1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。

3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。

4）住户维修报修单及维修后的回访记录。6、小区设施设备检测：

1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。

2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。3）小区避雷系统有定期检测报告。

4）小区其他设施设备检测记录资料。

7、日常文档：1）日常通知、文件的存档。

2）小区管理费收缴情况。

3）公司管理费财务报告。4）会议记录。

5）值班记录。

6）安保值班记录。7）其他管理记录。

●档案资料的管理要求

1、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。

2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。

3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。

4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。

5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。

6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。

7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。

8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。

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