物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】
物业项目(住宅小区)档案管理制度【物业管理经验分享】
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物业项目（住宅小区）档案管理制度【物业管理经验分享】
物业项目（住宅小区）档案管理制度
1整体档案管理
档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档
案资料。
第一节基础管理资料 1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用
1)工程规划许可证
2)施工许可证3)工程总平面图
4)建设工程规划管理竣工验收合格证
5)国有土地使用证 2.办理接管验收手续
1)委托物业管理合同
2)工程建设施工建档移交清单⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料；
⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料（复印件）；
3)商品房质量保证书4)房屋移交验收资料
5)设施设备移交清单及档案资料
3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理1)物业管理有限公司企业法人营业执照（正副本）
2)物业管理有限公司组织机构代码证（正副本）
3)物管企业资质证书4)物业管理有限公司税务登记证（正副本）
5)上级批文（文件）
4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明1)物业委托管理合同
2)前期物业管理方案
3)物业移交及实施意见 5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。
（文件柜放置于）。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区管理工作顺利进行的重要环节。
通过合理的物业档案管理措施，可以提高小区管理效率，保障住户权益，提升小区整体形象。
本文将从五个方面详细阐述住宅小区物业档案管理的措施，包括档案分类整理、电子化管理、安全保密、更新维护以及档案利用。
正文内容：1. 档案分类整理1.1 建立档案分类体系：根据不同的档案类型和属性，建立科学合理的档案分类体系，包括基础档案、合同档案、业主档案等。
1.2 文件整理与归档：对于每个档案分类，进行文件整理与归档工作，确保档案的有序存放和易于查找。
2. 电子化管理2.1 数字化档案建设：将纸质档案进行数字化处理，建立电子档案库，实现档案的高效管理和共享。
2.2 档案信息化系统：采用专业的档案信息化系统，实现档案的全生命周期管理，包括档案录入、查询、修改、归档等功能。
3. 安全保密3.1 档案保管安全措施：建立档案保管室，设置门禁系统、监控设备等，确保档案的安全。
3.2 档案保密措施：对于涉及个人隐私和商业机密的档案，采取严格的保密措施，包括权限管理、加密存储等。
4. 更新维护4.1 档案更新机制：建立档案更新制度，及时记录小区内的房屋交易、业主变更等信息，确保档案的及时更新。
4.2 档案维护措施：对于纸质档案，进行定期巡检、防潮防火等维护工作，保证档案的完好性和可用性。
5. 档案利用5.1 档案查询服务：为小区业主提供档案查询服务，方便他们了解自己的档案信息。
5.2 档案利用统计：对档案的利用情况进行统计分析，为小区管理提供参考依据，优化管理决策。
总结：综上所述，住宅小区物业档案管理的措施包括档案分类整理、电子化管理、安全保密、更新维护以及档案利用。
通过合理的档案管理措施，可以提高小区管理效率，保障住户权益，提升小区整体形象。
在实际操作中，物业管理方需要根据实际情况制定相应的档案管理制度，并不断优化完善，以满足小区管理的需求。
物业项目部档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业项目部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合物业项目实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业项目部在日常工作中形成的各类档案，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条物业项目部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理：物业项目部档案应由专人负责，实行集中统一管理。
2. 分类归档：按照档案的性质、内容、来源等进行分类，确保档案的完整性和系统性。
3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的准确性和安全性。
4. 有效利用：充分利用档案资源，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理职责第四条物业项目部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第五条物业项目部各部门应积极配合档案管理员，按照职责分工，做好档案的收集、整理和移交工作。
第六条档案管理员应具备以下条件：1. 具备档案管理的基本知识和技能；2. 熟悉物业管理业务，了解相关政策法规；3. 工作认真负责，具有良好的职业道德。
第三章档案收集与整理第七条物业项目部档案收集范围：1. 物业项目立项、规划、设计、施工、验收等文件资料；2. 物业管理合同、协议、规章制度等；3. 物业服务记录、业主投诉、维修记录等；4. 人力资源、财务、设备、设施等管理文件；5. 与物业管理相关的其他文件资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案的性质、内容、来源等进行分类；2. 对档案进行编号、编目，编制档案目录；3. 档案装订整齐，封面、脊背清晰；4. 电子档案应备份，确保数据安全。
第四章档案保管与利用第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防霉；2. 档案柜应分类存放，便于查找；3. 档案管理员应定期检查档案，确保档案安全。
第十条档案利用要求：1. 严格按照档案查阅规定，办理查阅手续；2. 查阅档案时，应爱护档案，不得损坏、污损；3. 查阅档案后，应及时归还，不得擅自复制、摘抄。
物业管理公司档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业管理公司档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各项目部及全体员工。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理：公司档案实行集中统一管理，各部门、各项目部应将档案资料及时移交至公司档案室。
2. 完整准确：档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
3. 安全保密：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 便于利用：提高档案资料的使用效率，为物业管理提供有力支持。
第二章档案管理范围第四条公司档案管理范围包括：1. 公司内部管理制度、规定、办法等文件。
2. 公司发展规划、年度计划、统计资料等。
3. 财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案等。
4. 会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
5. 物业管理服务过程中产生的各类文件、资料、图表等。
第三章档案管理职责第五条公司档案室负责公司档案的集中管理，具体职责如下：1. 制定档案管理制度，组织实施档案管理工作。
2. 负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 负责档案资料的保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 定期对档案资料进行鉴定、整理、销毁。
5. 为公司各部门、各项目部提供档案查询、利用服务。
第六条各部门、各项目部负责本部门、本项目的档案管理工作，具体职责如下：1. 负责收集、整理、归档本部门、本项目的档案资料。
2. 按照档案管理制度的要求，及时将档案资料移交至公司档案室。
3. 加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料遗失、损毁和泄露。
4. 积极配合公司档案室开展档案管理工作。
第四章档案收集与整理第七条公司档案收集工作应遵循以下原则：1. 及时性：及时收集各类档案资料，确保档案资料的完整性。
2. 完整性：收集的档案资料应完整、准确，确保其真实性和可靠性。
物业管理部门档案管理制度
物业管理部门档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理部门的档案管理工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理部门所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
二、档案分类1. 档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、合同文档档案等。
2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。
三、档案收集1. 物业管理部门应指定专人负责档案的收集工作，确保所有相关文件和资料的完整性。
2. 收集的档案资料应包括但不限于：物业管理合同、业主资料、维修记录、安全检查报告、财务报表等。
四、档案整理与归档1. 档案整理应按照分类进行，确保每一类档案的逻辑顺序和完整性。
2. 归档时应为每份档案建立档案卡，详细记录档案的名称、编号、归档日期、保管期限等信息。
五、档案保管1. 档案保管应选择干燥、通风、防潮、防火的环境，确保档案的安全。
2. 档案保管人员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。
六、档案利用1. 档案利用应遵循保密原则，未经允许不得随意泄露档案内容。
2. 档案的查阅应有记录，包括查阅人、查阅时间、查阅目的等。
七、档案更新与维护1. 物业管理部门应定期对档案进行更新，确保档案信息的时效性。
2. 更新后的档案应重新归档，并更新档案卡信息。
八、档案保密1. 档案管理人员应对档案内容保密，不得泄露给无关人员。
2. 对于涉及业主隐私的档案，应特别加强保密措施。
九、档案销毁1. 对于超过保管期限或无保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。
2. 销毁前应进行登记，并由相关负责人审批。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理部门负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理部门应根据情节轻重采取相应的管理措施。
请注意，这是一个简化版的物业管理部门档案管理制度模板，具体实施时应根据实际情况和法律法规进行调整和完善。
物业服务公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业服务公司档案管理，确保档案资料完整、准确、系统，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业服务公司所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条物业服务公司档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，分类存放；（三）确保档案的完整、准确、系统和安全；（四）提高档案利用效率，服务公司各项工作。
第二章档案分类与归档第四条物业服务公司档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）项目管理档案；（三）财务管理档案；（四）人力资源管理档案；（五）客户服务档案；（六）设备设施管理档案；（七）工程维修档案；（八）法律法规档案；（九）其他档案。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）归档文件应真实、完整、准确，具有保存价值；（二）归档文件应按照档案类别、时间顺序进行分类、编号；（三）归档文件应附有目录、索引，便于查找；（四）归档文件应进行编号、登记，建立档案目录。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防火、防盗；（二）档案柜应定期清洁、消毒，确保档案安全；（三）档案资料应分类存放，不得随意乱放；（四）档案资料不得随意借阅、复制，确需借阅的，需经主管领导批准。
第七条档案利用应遵守以下规定：（一）档案利用应严格按照档案管理制度执行；（二）档案利用应保证档案的完整、准确、系统；（三）档案利用应尊重档案的保密性，不得泄露公司秘密；（四）档案利用应按时归还，不得损坏、丢失档案。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵守以下规定：（一）档案销毁前，需经主管领导批准；（二）档案销毁应严格按照档案销毁程序进行；（三）档案销毁后，应做好销毁记录，并报上级部门备案。
第五章责任与奖惩第九条公司各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，确保档案的完整、准确、系统和安全。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门的档案管理工作。
二、档案管理原则1. 档案管理应遵循合法、真实、完整、保密的原则。
2. 档案管理工作应与物业管理公司的业务流程同步，确保档案的及时更新。
三、档案分类1. 根据档案的性质和用途，将档案分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案等类别。
四、档案的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
2. 档案收集应全面、系统，包括但不限于合同、协议、通知、会议记录、工作报告等。
五、档案的归档与保管1. 归档应按照档案的分类和编号顺序进行，确保档案的有序存放。
2. 档案保管应选择适宜的环境，防止档案受损。
六、档案的利用与借阅1. 档案的利用应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、传播档案内容。
2. 档案借阅应办理登记手续，明确借阅期限，并按时归还。
七、档案的更新与销毁1. 档案应及时更新，对于过时或失效的档案应及时进行标识和处理。
2. 对于需要销毁的档案，应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案信息的安全。
八、档案的安全管理1. 档案室应设置门禁系统，限制非授权人员进入。
2. 定期对档案安全管理措施进行检查和评估，确保档案安全。
九、档案管理人员的职责1. 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、更新和销毁等工作。
2. 档案管理人员应定期接受档案管理培训，提高档案管理的专业能力。
十、附则1. 本制度自发布之日起实施，由物业管理公司负责解释。
2. 对于违反本制度的行为，物业管理公司将根据情节轻重采取相应的纪律处分。
请根据实际情况调整和完善上述内容，以确保其符合物业管理公司的具体情况和需求。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区管理和居民权益的重要措施。
通过建立完善的物业档案管理系统，可以提高物业管理效率，保证物业服务质量，促进小区的良好发展。
本文将从五个大点来阐述住宅小区物业档案管理措施的重要性和具体实施方法。
正文内容：1. 优化档案管理流程1.1 建立档案分类体系：根据物业管理的不同需求，将档案按照功能、类型等进行分类，便于管理和查询。
1.2 设立档案管理岗位：明确档案管理的责任人，负责档案的收集、整理、归档和借阅等工作，确保档案的完整性和安全性。
1.3 制定档案管理制度：明确档案管理的工作流程和操作规范，规定档案的存储期限和销毁程序，保证档案的规范管理。
2. 引入信息化管理系统2.1 建立电子档案库：将纸质档案数字化，存储在电子档案库中，方便查询和管理，减少纸质档案的占用空间。
2.2 建设物业管理信息系统：通过引入物业管理信息系统，实现档案管理、业主信息管理、维修工单管理等功能，提高管理效率和服务质量。
2.3 加强数据安全保护：采取数据备份、权限管理等措施，确保档案信息的安全性和可靠性。
3. 定期档案检查与整理3.1 定期档案清理：对已经过期或无效的档案进行清理和销毁，保持档案库的整洁和有序。
3.2 档案整理与归档：对新产生的档案进行分类整理和归档，确保档案的及时归位和易于查找。
3.3 档案检查与修复：定期检查档案的完整性和可读性，对损坏或遗失的档案进行修复或补充，确保档案的完整性和可用性。
4. 加强档案保密工作4.1 建立档案保密制度：明确档案保密的原则和要求，制定档案保密管理制度，保护居民的隐私和权益。
4.2 加强权限管理：对档案的查阅和借阅进行权限控制，确保档案信息的安全性和保密性。
4.3 培训档案管理人员：加强档案管理人员的保密意识和技能培训，提高档案保密工作的水平和效果。
5. 加强档案利用与共享5.1 提供便捷查询服务：建立档案查询平台，为居民提供便捷的档案查询服务，满足居民的信息需求。
物业管理公司档案管理制度8【7篇】
物业管理公司档案管理制度8【7篇】【导语】物业管理公司档案管理制度8怎么写受欢迎？本为整理了7篇优秀的管理公司档案档案管理制度范文，为便于您查看，点击下面《目录》可以快速到达对应范文。
以下是为大家收集的物业管理公司档案管理制度8，仅供参考，希望对您有所帮助。
【第1篇】物业管理公司档案管理制度8物业管理公司档案管理制度(八)依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。
一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。
公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。
二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。
2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。
3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。
4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。
三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。
2、做好相关的防范措施,注意保密工作。
3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。
4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。
四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。
确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。
2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。
3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。
【第2篇】物业管理公司档案管理制度9物业管理公司档案管理制度(九)第一条总则1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。
2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。
物业管理公司档案归档制度
物业管理公司档案归档制度一、档案管理原则：1.法定性原则：遵守国家和行业相关法律法规，确保档案管理工作的合法性和规范性。
2.完整性原则：确保档案材料的全部完整，不得缺失或隐匿。
3.准确性原则：确保档案内容的准确性和真实性，不得篡改或伪造档案。
4.保密性原则：严守档案涉及的商业机密和个人隐私，不得泄露或滥用档案信息。
二、档案归档制度：1.档案分类：根据档案种类和用途，对档案进行分类，如财务档案、合同档案、人事档案、工程档案等。
2.档案整理：对新建、收集或移交的档案材料，按照归档标准和程序进行整理和装订，确保档案的完整性和易查性。
3.档案标识：每个档案盒、档案袋应统一标识，标注档案名称、存放位置、归档时间等信息，以便快速查找和归还。
4.档案借阅：员工需要借阅档案时，必须填写借阅登记表，并经过相关主管部门的审核和批准，同时在档案目录上进行记录，便于管理和监督。
5.档案保管：档案必须存放在专门的档案室或保险柜内，保证档案的安全性和不受损坏。
6.档案保管期限：根据国家相关规定和公司实际情况，确定各类档案的保存期限，及时进行销毁或永久保留。
7.档案借阅查阅：对于需要查阅和借阅的档案，必须进行登记和授权，并有专人进行监督，确保档案的安全和完整。
8.档案销毁：到达保存期限的档案，应按照公司规定的程序进行销毁，采取安全、可靠的方式进行文件的销毁，以防止档案外泄和信息丢失。
三、档案管理责任：1.公司领导要重视档案管理工作，明确责任分工，确保档案管理制度的落实和执行。
2.设置专门的档案管理部门或档案管理员，负责对档案进行统一管理和监督。
3.员工须严格按照档案管理制度执行，不得擅自移动、遗失或篡改档案。
4.档案管理员要及时更新档案目录和档案借阅情况，确保档案的准确性和可查性。
5.定期开展档案培训，提高员工的档案管理意识和技能。
以上就是物业管理公司档案归档制度的相关规定，通过建立健全的档案管理制度，可以提高档案管理的效率和质量，确保公司运营的顺利进行，有效维护公司的利益。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是保障小区运营顺利进行的重要环节，合理的档案管理措施能够提高物业管理效率，保障业主权益。
本文将从五个方面介绍住宅小区物业档案管理的措施。
一、建立完善的档案管理制度1.1 规范档案分类：将物业档案按照功能、性质、用途等进行分类，如建筑档案、业主档案、设备档案等，确保档案的有序存放。
1.2 设立档案管理部门：成立专门的档案管理部门，负责档案的整理、归档和查询工作，确保档案管理的专业性和高效性。
1.3 制定档案管理流程：建立档案管理的工作流程，明确档案的流转路径和责任人，确保档案的安全性和可追溯性。
二、做好档案的整理和归档工作2.1 档案整理：对已有的档案进行整理，清理无效档案，确保档案的真实性和完整性。
2.2 档案归档：按照档案分类，将整理好的档案进行归档，采用编号和索引的方式进行管理，方便后续查询和使用。
2.3 档案保管：制定档案保管制度，确保档案的安全性，采取适当的防火、防潮、防虫等措施，定期进行档案检查和维护。
三、建立档案查询和借阅机制3.1 档案查询：建立档案查询系统，业主和相关部门可以通过系统查询需要的档案信息，提高查询效率和准确性。
3.2 档案借阅：对需要借阅档案的人员，建立借阅申请和审批制度，明确借阅期限和责任人，确保档案的安全性和追溯性。
3.3 档案追溯：建立档案追溯机制，记录档案的查询和借阅情况，方便后续的追溯和责任追究。
四、建立档案更新和销毁机制4.1 档案更新：定期对档案进行更新，及时更新小区的建筑、设备等档案信息，确保档案的准确性和时效性。
4.2 档案销毁：对于无效的档案，建立档案销毁制度，按照规定的程序和方式进行销毁，确保档案的安全性和保密性。
4.3 档案备份：建立档案备份制度，将重要档案进行备份，防止档案遗失或损坏的情况发生。
五、加强档案管理的监督和评估5.1 监督检查：定期进行档案管理的监督检查，发现问题及时纠正，确保档案管理工作的规范性和有效性。
物业管理公司档案管理制度七【7篇】
物业管理公司档案管理制度七【7篇】【导语】物业管理公司档案管理制度七怎么写受欢迎？本为整理了7篇优秀的管理公司档案档案管理制度范文，为便于您查看，点击下面《目录》可以快速到达对应范文。
以下是为大家收集的物业管理公司档案管理制度七，仅供参考，希望对您有所帮助。
【第1篇】物业管理公司档案管理制度七物业管理公司档案管理制度(七)一、档案管理总则1、公司档案是指公司各个部门在从公司经营管理等工作中形成的具有保存价值的各种文字、图纸、照片、影片、录象、印刷品等原始记载,是公司管理工作的基本依据和有效凭证。
2、档案的管理工作是一门专业性的管理工作,是经营管理活动中的重要组成部分,各部门都要从公司整体利益出发,把档案管理工作纳入本部门日常工作程序之中,切实加强领导,部门负责人为本部门档案第一负责人。
3、各部门都必须贯彻执行集中统一人事档案的原则,采取有效措施,集中统一管理本部门的档案,以维护档案的完整、准确、系统、安全有效利用。
二、管理结构和职责1、总办是公司档案管理的业务主管部门,根据工作需要,应组织筹建公司档案室,总办对其他部门进行业务指导。
其主要职责:①制定公司档案管理制度、办法、规范并指导、监督和检查各部门贯彻执行情况;②对各部门的档案管理工作进行经常的检查、指导和交流,加强档案管理意识;③组织培训各部门兼职档案管理员;④负责公司级档案的收集、整理和集中统一管理并积极提供利用;2、部门应根据本部门档案数量、使用频度、重要性等特点,设立部门内的档案柜或移交总办进行档案管理;各部门应按照规范设立档案管理岗位,并指定兼职档案管理员;兼职档案管理员负责本部门内的档案收集、整理和集中统一管理工作。
业务上接受总办档案管理员指导。
各部门的档案管理岗位是公司档案体系中最基层的业务结点,其基本职责:①贯彻执行公司有关档案管理的系列规范,制定本部门档案工作各项实施细则;②负责收集本部门内的档案材料,并进行系统整理、编目、科学排列,做到查找方便,为各项工作提供服务;③在项目结束或特定时期向公司档案室移交档案。
物业项目档案管理制度
物业项目档案管理制度一、总则二、档案的定义三、档案的收集和归档1.物业项目档案的收集：（1）项目前期准备：包括项目资料的收集整理，项目立项报告、招投标文件、合同协议、设计方案等；（2）工程建设阶段：包括设计图纸、工程施工方案、验收资料、质量安全档案等；（3）运维管理阶段：包括设备资料、维修记录、巡查记录、工作报告等；（4）改造升级阶段：包括改造方案、改造合同、验收报告等。
2.物业项目档案的归档：（1）按项目阶段归档：将各个阶段的档案按照时间顺序进行归档，便于查询和参考；（2）按档案类型归档：将各类档案按照类别进行分类和整理，建立清晰的分类目录。
四、档案的保管和利用1.档案的保管：（1）建立物业项目档案室：专门设立物业项目档案室，进行档案的保管和管理；（2）建立档案保管制度：制定档案借阅和归还的规定，保证档案的安全性和完整性；（3）建立防火、防盗措施：采取防火、防潮、防尘、防虫等措施，确保档案的安全；（4）定期检查档案室：定期检查档案室的环境和防护设施，及时发现和解决问题。
2.档案的利用：（1）建立档案利用制度：制定档案利用的程序和规范，确保档案的有序利用；（2）提供档案查询和复制服务：为需要查询和复制档案的用户提供服务，尽量提高效率和便捷性；（3）档案利用记录：对每次档案的借阅和复制情况进行记录，便于追踪和管理；（4）档案的电子化转存：逐步推行档案的电子化转存，方便快捷地进行查询和利用。
五、档案的保存期限1.项目前期准备阶段的档案：保存期限为永久保存期；2.工程建设阶段的档案：保存期限为50年；3.运维管理阶段的档案：保存期限为30年；4.改造升级阶段的档案：保存期限为30年。
六、档案的销毁1.档案销毁申请：在档案保存期限届满后，由物业项目档案管理员提交档案销毁申请；2.档案销毁程序：经过审核后，按照档案销毁程序进行销毁，确保档案的安全性和完整性；3.档案销毁记录：对每次档案的销毁情况进行记录，以备查阅。
物业管理企业档案管理制度
物业管理企业档案管理制度一、总则1. 为规范物业管理企业的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本制度。
2. 本制度适用于物业管理企业及其下属部门和分支机构的档案管理工作。
3. 档案管理应遵循合法、真实、完整、安全和保密的原则。
二、档案管理职责1. 物业管理企业应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
2. 档案管理部门负责人应具备相应的专业知识和管理能力，对档案工作负总责。
3. 各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
三、档案的收集与整理1. 档案收集应包括但不限于物业管理合同、业主资料、设备设施档案、维修记录、财务报表等。
2. 档案整理应按照类别、时间顺序进行，确保档案的系统性和可追溯性。
3. 对于电子档案，应定期进行备份，并确保数据的安全存储。
四、档案的保管1. 档案保管应有专门的档案室，配备必要的保管设施，如防火、防潮、防盗等。
2. 档案室应限制非授权人员进入，确保档案的安全。
3. 对于重要档案，应采取特别保管措施，如加密、隔离存放等。
五、档案的利用1. 档案利用应遵循合法、合规的原则，未经授权不得擅自查阅、复制或传播档案内容。
2. 档案管理部门应建立档案利用登记制度，记录档案的查阅、借阅情况。
3. 对外提供档案复制或咨询服务时，应按照相关法律法规和企业规定办理。
六、档案的保密与安全1. 档案管理部门应制定档案保密制度，对涉及业主隐私、企业商业秘密的档案进行严格管理。
2. 定期对档案管理人员进行保密教育和安全培训。
3. 发现档案遗失、损坏或泄露等情况，应立即采取措施并报告上级管理部门。
七、档案的鉴定与销毁1. 对于超过保管期限或失去保存价值的档案，应进行鉴定，并按照规定程序予以销毁。
2. 销毁档案应有详细记录，并由档案管理部门负责人签字确认。
3. 销毁过程应确保档案内容不被泄露。
八、监督与检查1. 物业管理企业应定期对档案管理工作进行监督检查，确保制度的执行。
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】
住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】标题：住宅小区物业档案管理措施【物业管理经验分享】引言概述：住宅小区物业档案管理是物业管理工作中非常重要的一环，良好的档案管理措施可以提高工作效率、保障住户权益，下面将分享一些物业档案管理的经验和措施。
一、建立完善的档案管理制度1.1 制定档案管理规范：明确档案管理的流程、责任人及具体操作步骤，确保档案管理工作有章可循。
1.2 设立档案管理岗位：设立专门的档案管理岗位，负责档案的整理、归档、借阅等工作，确保档案管理的专业性和高效性。
1.3 定期培训档案管理人员：定期组织档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业水平和操作技能。
二、建立档案管理系统2.1 建立电子档案管理系统：利用信息化技术建立电子档案管理系统，实现档案的数字化管理和查询，提高档案管理的效率和便捷性。
2.2 分类存储档案：根据档案的性质和用途进行分类存储，建立档案的索引和检索系统，方便查阅和利用档案信息。
2.3 定期清理和更新档案：定期对档案进行清理和更新，及时剔除无效档案，保持档案信息的及时性和准确性。
三、加强档案保密措施3.1 设立档案保密制度：建立档案保密的制度和规范，对涉密档案进行严格管理和控制，确保档案信息的安全性和保密性。
3.2 控制档案查阅权限：对档案的查阅权限进行严格控制，设立档案查阅申请流程和审批机制，防止档案信息泄露。
3.3 加强档案存储安全：采取物理和技术手段加强档案的存储安全，防止档案被损坏或丢失，确保档案信息的完整性和可靠性。
四、建立档案借阅管理制度4.1 设立档案借阅流程：建立档案借阅的申请、审批和归还流程，规范档案借阅的操作步骤，防止档案被滥借或遗失。
4.2 登记档案借阅记录：对档案借阅的人员和用途进行登记和记录，建立档案借阅的档案流转表，追踪档案的借阅情况。
4.3 定期检查档案借阅情况：定期对档案借阅情况进行检查和核实，及时发现和解决档案借阅中存在的问题和隐患。
物业档案管理制度【物业管理经验分享】
物业档案管理制度【物业管理经验分享】引言概述：物业档案管理制度是物业管理中非常重要的一环，它对于物业公司的日常运营和管理具有重要意义。
本文将从五个方面详细阐述物业档案管理制度的重要性和实施方法。
正文内容：1. 档案分类管理1.1 按照物业项目进行分类1.2 按照档案类型进行分类1.3 按照时间顺序进行分类1.4 按照重要性进行分类1.5 档案分类管理的好处2. 档案存储与保管2.1 选择合适的存储设备2.2 设置合理的存储位置2.3 制定保管规范2.4 定期检查和整理档案2.5 档案存储与保管的注意事项3. 档案检索与利用3.1 建立档案检索系统3.2 制定档案利用规定3.3 提供便捷的档案查询服务3.4 档案检索与利用的好处3.5 档案检索与利用的注意事项4. 档案更新与维护4.1 及时更新档案信息4.2 定期检查档案完整性4.3 做好档案修复和维护工作4.4 档案更新与维护的好处4.5 档案更新与维护的注意事项5. 档案安全与保密5.1 制定档案安全管理制度5.2 建立档案安全防护措施5.3 加强档案保密意识培训5.4 档案安全与保密的好处5.5 档案安全与保密的注意事项总结：物业档案管理制度在物业管理中具有重要意义。
通过合理的档案分类管理、档案存储与保管、档案检索与利用、档案更新与维护以及档案安全与保密，可以提高物业公司的管理效率和服务质量。
然而，在实施物业档案管理制度时，需要注意档案分类准确性、存储设备的选择、档案检索系统的建立、档案更新与维护的及时性以及档案安全与保密的重要性。
惟独全面有效地管理好物业档案，才干更好地为业主提供优质的服务和管理。
物业团队档案管理制度
一、总则为加强物业管理团队档案管理，确保档案资料完整、准确、安全，提高物业管理水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本物业管理公司所有物业项目、部门及个人涉及档案管理的各项工作。
三、档案管理原则1. 完整性原则：档案管理应确保档案资料的完整，包括原始文件、复印件、电子文件等。
2. 准确性原则：档案资料应准确反映实际情况，确保档案内容的真实性。
3. 安全性原则：档案资料应采取有效措施，确保档案安全，防止丢失、损坏、泄密。
4. 便捷性原则：档案资料应便于查阅、利用，提高工作效率。
四、档案管理职责1. 物业经理：负责物业团队档案管理的总体规划和组织实施，确保档案管理的有效实施。
2. 档案管理员：负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 部门负责人：负责本部门档案管理的组织实施，确保档案资料的真实、完整、安全。
4. 员工：负责提交个人档案资料，配合档案管理员进行档案管理工作。
五、档案分类与编号1. 档案分类：按照档案内容、性质、用途等进行分类，主要包括以下类别：（1）人事档案：包括员工履历、培训记录、绩效考核、奖惩记录等。
（2）财务档案：包括收支凭证、财务报表、合同等。
（3）物业档案：包括物业设施设备、维修保养、绿化养护、业主投诉等。
（4）其他档案：包括会议记录、文件汇编、项目资料等。
2. 档案编号：按照档案类别、年份、顺序进行编号，确保档案编号的唯一性。
六、档案收集与整理1. 档案收集：各部门、员工应按照档案分类要求，及时收集相关档案资料。
2. 档案整理：档案管理员负责对收集到的档案资料进行整理、分类、归档。
3. 档案归档：按照档案分类、编号要求，将整理好的档案资料归档保存。
七、档案保管与利用1. 档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案安全。
（1）档案库房应保持通风、干燥，防止档案受潮、霉变。
（2）档案柜应定期清洁、消毒，防止细菌滋生。
（3）档案资料应分类存放，便于查阅。
2. 档案利用：档案管理员应按照档案查阅规定，提供档案查阅服务。
物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】
物管从业二十年，本文极具参考价值，如若有用请打赏支持，谢谢！物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】物业公司及项目档案管理制度●档案管理规定1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
物业档案管理制度【物业管理经验分享】
物业档案管理制度【物业管理经验分享】引言概述：
物业档案管理制度是物业管理中非常重要的一环，它不仅可以帮助物业公司更好地管理物业档案，提高工作效率，还可以保障物业业主的权益。
在物业管理中，建立完善的物业档案管理制度是非常必要的。
本文将从五个方面详细介绍物业档案管理制度的重要性和实施方法。
一、建立物业档案管理制度的重要性
1.1 确保物业档案的完整性和准确性
1.2 便于物业公司内部的信息共享和沟通
1.3 提高物业管理工作效率和服务质量
二、建立物业档案管理制度的内容和要求
2.1 确立物业档案管理的责任部门和人员
2.2 制定详细的档案管理流程和规范
2.3 定期进行档案整理和归档工作
三、物业档案管理制度的实施方法
3.1 建立统一的档案管理系统和档案编号规范
3.2 制定档案保管和借阅制度
3.3 建立档案管理的监督和评估机制
四、物业档案管理制度的优势和效果
4.1 提高物业公司的管理效率和服务水平
4.2 保障物业业主的合法权益和信息安全
4.3 为物业公司的发展提供有力的支持和保障
五、物业档案管理制度的持续改进和优化
5.1 定期对物业档案管理制度进行评估和调整
5.2 加强档案管理人员的培训和能力提升
5.3 结合实际情况不断优化和完善档案管理制度
结语：
建立健全的物业档案管理制度对于物业公司的发展至关重要。
只有通过规范的档案管理制度，才能确保物业档案的完整性和安全性，提高物业管理工作的效率和质量。
希望本文的介绍能够对物业公司建立和完善档案管理制度提供一定的参考和帮助。
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物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】
物业公司及项目档案管理制度
●档案管理规定
1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。
2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。
3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。
4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。
5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。
6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。
8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。
9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。
●小区管理保密规定
1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。
2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。
3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。
4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。
5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。
6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。
7、员工应具有维护他人隐私的法律意识，主动为公司和小区住户保守秘密，对任何人的不正当打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。
8、员工因执行保密规定不当，致使公司、业主/住户或公司其他员工利益受不良侵害的，公司将从重处罚，并由当事人个人承担导致的全部法律责任。
●小区档案资料
1、小区验收档案：1）小区土建、设备安装竣工资料（图纸、设备资料）。
2）小区各类设备的质检、消防、劳动局等部门验收合格文件。
3）小区机电设备保养合约。
4）小区公共区域设施设备验收记录。
5）小区公共区域设施设备移交记录。
6）单元验收及移交记录。
2、小区二次装修档案：
1）住户二次装修图纸及审批手续。
2）二次装修期间管理处监督检查资料。
3、住户资料：
1）小区住户入伙资料。
2）小区住户情况登记（包括姓名、房号、联系人、建筑面积、交接单、入伙时间等）。
4、小区管理文本汇编：
1）管理合同、业主公约、用户手册。
2）小区各类管理规章制度及装修管理规定。
3）小区各项管理分包合约。
5、小区设备维修保养资料：
1）各类设施设备专门的维修保养制度和应急措施。
2）各类设施设备独立的维修档案及日常巡检维修记录。
3）主要部位如配变电间、监控中心等应有工作日记、交接班记录、巡视记录和人员进出记录。
4）住户维修报修单及维修后的回访记录。
6、小区设施设备检测：
1）电梯有劳动部门合格证书及年检报告。
2）消防泵、管道等有定期试机及换水记录。
3）小区避雷系统有定期检测报告。
4）小区其他设施设备检测记录资料。
7、日常文档：1）日常通知、文件的存档。
2）小区管理费收缴情况。
3）公司管理费财务报告。
4）会议记录。
5）值班记录。
6）安保值班记录。
7）其他管理记录。
●档案资料的管理要求
1、采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录象带、录音带、相片、图表等，并采用适当的保管、储存方法。
2、尽可能地把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。
3、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期无效文件。
4、原始文件按照文件的使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录，文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。
5、档案的鉴定必须由经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数、保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权者无权决定。
6、档案按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，最好按不同业务部分分柜保存。
7、档案保管有专人负责，以达到文件管理要求，必须做到档案标识清晰、分类明确，易查找；档案必须由具备资格人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任。
档案归还必须经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重须追究借阅人员的责任。
档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失和泄密。
8、档案保管环境要求达到防火、防潮、防变质的要求，配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等物质，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理的要求。
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