《高效会议管理》课件
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高效会议管理技巧培训课件课件
准时开始
会议应准时开始，避 免浪费时间等待迟到 者。
精简议程
会议议程应精简明确 ，避免无关紧要的话 题干扰会议进程。
充分讨论
与会者应有充分的机 会发表自己的观点和 意见，并就议题进行 深入讨论。
达成共识
会议应就所讨论的问 题达成共识，并制定 明确的行动计划。
会议管理的原则
01
02
03ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
04
准备充分
会议前应充分准备，了解会议 的目的、议程和参与人员。
讨论环节
鼓励与会者积极参与讨论，提出问题 和建议。
互动环节
通过游戏、小组讨论等方式，增加与 会者的参与度和互动性。
控制会议时间和节奏
时间管理
合理安排每个环节的时间，确保会议按时完成。
节奏控制
保持会议的节奏和氛围，避免过于拖沓或紧张。
确保会议记录和总结
会议记录
详细记录会议内容和讨论结果。
总结
在会议结束后，及时总结会议内容和成果，以便后续跟进和执行。
分析利弊和风险
通过收集信息、了解现状、分析影响 等步骤，深入理解待决策的问题。
对每个选项进行利弊分析，评估可能 的风险和回报。
列举所有选项
充分考虑各种可能的解决方案，列举 出所有可能的选项。
制定决策方案和计划
制定实施计划
根据分析结果，制定详细的实施 计划，包括明确的时间表、责任
人和所需资源。
制定应急预案
04
会议沟通技巧
倾听和理解观点
总结词：在会议中，有效的倾听和理解 他人的观点是建立良好沟通和关系的关 键。
情感管理：保持中立和客观，不过度反 应或批评发言者的观点，尊重他人的情 感和意见。
高效的会议管理培训课件
会前准备/会议行政安排
Premeeting preparation/meeting administration arrangement
会议行政安排
• 会议地点 • 会议室布置 • 设备与材料准备 • 点心饮料及其他
会前准备/发送会议通知
Prepare/send the meeting notice before the meeting
目录/Contents
01
召开会议的时机与决定
The timing and decision of a meeting
02 03
有效的会议管理流程
Effective meeting management process
会议主持管理技巧
Meeting management skills
01
召开会议的时机与决定
会议的频率
Frequency of Meetings
01 02 03
固定的部门会议
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次,否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动
处理意外的会议
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公 司陷入工作无序的可怕境地。
• 确定出席人数 • 安排出席者座位 • 是否准备会议名牌 • 是否安排交通工具
• 准备会场周边位置图 • 是否要求与会者准备
资料 • 确定自己准备的相关
资料 • 是否安排会后活动并
事先通知
会前准备
The meeting
判断分析题
课前准备工作
会中控制/宣布会议规则
Control/announce meeting rules in the middle of the meeting
高效会议管理培训ppt
鼓励参与和互动
鼓励参会人员积极参与讨论， 提出问题和建议，促进团队间
的互动和合作。
如何进行有效的团队建设活动
01
02
03
04
确定活动目标
明确团队建设活动的目的，是 为了增强团队凝聚力、提高沟 通效率还是解决特定问题。
挑选合适的活动
根据团队特点和需求，挑选适 合的团队建设活动，如户外拓
展、趣味运动会等。
在会议开始前，将议 程发送给所有参与者 ，以便他们提前准备 。
设定目标
明确会议的目标，确保所有参 与者都清楚会议要解决的问题 或达成的成果。
目标应具有可衡量性，以便评 估会议是否达到预期效果。
在会议过程中，始终围绕目标 展开讨论，避免偏离主题。
邀请合适的参与者
根据会议议题和目标，邀请必要 的参与者，避免不必要的人员参
寻求共识
在出现冲突时，寻求各方的共识点 ，平衡不同意见。
调解争议
在必要时，会议主持人需发挥调解 作用，协助解决争议。
提高参与度和互动性
鼓励参与
通过提问、邀请发言等方式，鼓 励参会人员积极参与讨论。
小组讨论
将参会人员分成小组进行讨论， 促进小组成员间的互动。
利用技术手段
利用电子投票、实时反馈等技术 手段，提高互动性和参与度。
目标得以实现。
04
解决会议中的问题
避免跑题
01
02
03
制定明确的议程
在会议开始前，制定详细 的议程并提前发送给参会 人员，确保所有议题都与 会议主题相关。
引导讨论方向
会议主持人需密切关注讨 论内容，一旦出现跑题现 象，应及时引导回到主题 。
设定时间限制
为每个议题设定合理的时 间限制，确保讨论不偏离 主题。
高效会议管理技巧ppt课件
中心议题。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
目录
第一部分 会议面面观 第二部分 会议效率不高的原因及解决方案 第三部分 开会前的准备工作 第四部分 会议过程控制 第五部分 会议中的沟通与反馈技巧 第六部分 主持人的会议管理技巧 第七部分 如何对待会议中的意外情况 第八部分 主持人与参会者的守则与责任 第九部分 会议记录及会后跟进
目录
SWOT分析
“S”和“W”代表主持人自身具有的 主持优势和劣势；而“O”和“T”则是 指你所进行的这次会议主持工作对你周 围的环境（也包括你自身）可能带来的 机会或是威胁。
第四部分 会议过程控制
1 如何做开场白及分配发言时间 2 如何掌握议事进度 3 如何达成决议——决策方式 4 如何圆满结束会议
1 如何做开场白及及分配发言时间
2 如何掌握议事进度
2.1 语言方式 语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非 常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的 时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候 ，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方 法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带 到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？” 通过以上这些话语，即语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。
1)开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 2)传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或 其他部门的相关资讯。 3)监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执 行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面” 的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。
高效会议管理技巧教材ppt
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
主持人作为矛盾调停者的失败表现
❖听完陈述后，就没词了 ❖向双方之一表示赞同 ❖阻止对方宣泄，建议双方冷静下来后再谈 ❖认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 ❖建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议 ❖引导双方攻击你 ❖缩小问题的严重性 ❖换话题 ❖当双方争执时，表达不愉快的情绪
会议记录的10大建议
❖重要的会议应该进行录音
❖定期召开的会议不用录音 ❖会议记录内容全面而准确
❖多数会议指定记录者
❖会议结束后整理会议内容
❖记录者的笔记流畅不失真 ❖会议记录应有组织的整理
❖会议记录者的责ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ更全面 ❖与主席共同修正错误部分
❖将会议记录发送给与会者
团队会议的误区
社会性懈怠 团体思维 团体极化
参会者的守则和责任
❖ 会前充分准备 ❖ 会中全情投入，贡献自己的创意与意见 ❖ 以解决问题为己任 ❖ 开放的心态，摒除部门之见 ❖ 尽可能多的获取信息 ❖ 耐心聆听，尊重他人的意见 ❖ 勇于发言，言之有物 ❖ 不隐善扬恶，不人身攻击 ❖ 避免不当的肢体语言 ❖ 会后总结
如何处理会议中的冲突
➢竞争（暴力） ➢协作
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
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中立态度
保持中立立场，不偏袒任 何一方，确保讨论的公正 性和客观性。
确保各方充分发言和交流
01
02
03
04
鼓励发言
鼓励与会者积极发言，表达观 点和看法，营造自由讨论的氛
围。
控制发言时间
合理分配发言时间，避免某些 与会者过度发言或沉默不语。
引导交流
引导与会者之间进行交流，促 进不同观点之间的碰撞和融合
03
有效主持与引导讨论
确立主持人角色及职责
主持人角色定位
作为会议进程的管理者和引导者，确保会议的高效进行。
主持人职责
制定会议议程、控制会议时间、引导讨论、协调各方意见、总结会议成果等。
引导讨论技巧和方法
01
02
03
提问技巧
运用开放式问题引导与会 者深入思考，激发讨论热 情。
倾听能力
积极倾听与会者发言，理 解其观点和需求，为引导 讨论提供依据。
会议是一种有组织、有目的的集 体沟通活动，旨在达成共同目标 或解决特定问题。
会议类型
根据会议目的和参与者不同，可 分为决策性会议、讨论性会议、 报告性会议等。
明确会议目标
目标设定原则
明确、具体、可衡量、可实现、有时 间限制。
目标设定方法
通过需求分析、问题诊断等方式，确 定会议主题和目标。
制定合理议程
预留足够的时间
为关键议题预留足够的时间，避免因为时间不足 而导致讨论不够深入或无法达成共识。
3
引导与会者积极参与
会议主持人应积极引导与会者参与关键议题的讨 论，鼓励大家发表意见和看法，促进讨论的深入 进行。
06
总结归纳与行动计划制定
总结本次会议成果
高效会议管理培训ppt完整版x
高效会议管理培训
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
汇报人：可编辑
2023-12-24
目录
CONTENTS
• 会议管理概述 • 高效会议的筹备 • 高效会议的进行 • 高效会议的后续工作 • 高效会议的技巧和注意事项 • 案例分享和经验总结
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种有组织、有目的的集体议事活动，是人们为了解决某些问题或达成 某种目标而聚集在一起进行交流、讨论和决策的过程。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员
逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
级别
会议的级别通常是根据会议的规模、参会人员级别、会议议题的重要程度等因素 来划分的。一般来说，级别越高的会议，参会人员级别越高，议题也越重要。
高效会议的价值和意义
价值
高效会议的价值在于能够快速地解决问题、提高决策效率、 加强团队协作和沟通，同时还能提升组织和个人的形象和声 誉。
意义
高效会议管理(ppt 31页)
7
二、会议前的准备
1
2
3
会议目的
4
5
6
选择适合的与会者 选择会议时间和地点
制定会议议程 准备会议资料
会前沟通 会场准备
会议计划表
8
1、会议目的
★ 会议目的
会议结束时达成的结果 解决问题 制定计划 做出决策
★ 会议目的应该符合以下标准
具体明确 SMART 结果导向
9
2、准备会议资料
• 会前资料准备和发放 • 会中资料的准备
30
Th谢a谢n谢观k谢赏Y!o！u
31
12
4、选择合适的与会者
★ 确定参会人员
有权做决策的人 了解信息的人 其他利益干系者：执行人，关心会议结果的人
★ 分配会议的角色
13
5、安排会议角色
★ 行为描述：
在会议中作简短的记录，突出标示在下次会议前应完成的行动； 修改纪要（必要时）以总结已采取的行动、负责跟进的人、推迟 至下次会议的事项等等； 在会后及时发布会议纪要。
10AM-12AM 适合集思广益
1PM-3PM
3PM-5PM 最好不安排会议
20
7、制定会议议程
有效议程必须要满足下列条件
◆ 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序 ◆ 按议题的逻辑编排 ◆ 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来 ◆ 每一议程项责任到人21三、会源自中的注意事项1、五个会议步骤
★ 记录人：
确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论； 发布审核后的会议纪要给相关与会者； 跟踪会议纪要的落实。
14
5、安排会议角色
★ 行为描述：
按照议程要求为会议计时； 如果讨论有正当理由超过安排时间，请与团队协商以获得更多时间； 引导团队缩减或延期项目以获得更多讨论时间； 在会议结束前确定下次会议的时间； 及时提醒分阶段参与的人员及时到会。
二、会议前的准备
1
2
3
会议目的
4
5
6
选择适合的与会者 选择会议时间和地点
制定会议议程 准备会议资料
会前沟通 会场准备
会议计划表
8
1、会议目的
★ 会议目的
会议结束时达成的结果 解决问题 制定计划 做出决策
★ 会议目的应该符合以下标准
具体明确 SMART 结果导向
9
2、准备会议资料
• 会前资料准备和发放 • 会中资料的准备
30
Th谢a谢n谢观k谢赏Y!o！u
31
12
4、选择合适的与会者
★ 确定参会人员
有权做决策的人 了解信息的人 其他利益干系者：执行人，关心会议结果的人
★ 分配会议的角色
13
5、安排会议角色
★ 行为描述：
在会议中作简短的记录，突出标示在下次会议前应完成的行动； 修改纪要（必要时）以总结已采取的行动、负责跟进的人、推迟 至下次会议的事项等等； 在会后及时发布会议纪要。
10AM-12AM 适合集思广益
1PM-3PM
3PM-5PM 最好不安排会议
20
7、制定会议议程
有效议程必须要满足下列条件
◆ 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序 ◆ 按议题的逻辑编排 ◆ 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来 ◆ 每一议程项责任到人21三、会源自中的注意事项1、五个会议步骤
★ 记录人：
确保如实、完整的记录会议讨论的问题、结论； 发布审核后的会议纪要给相关与会者； 跟踪会议纪要的落实。
14
5、安排会议角色
★ 行为描述：
按照议程要求为会议计时； 如果讨论有正当理由超过安排时间，请与团队协商以获得更多时间； 引导团队缩减或延期项目以获得更多讨论时间； 在会议结束前确定下次会议的时间； 及时提醒分阶段参与的人员及时到会。
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会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中
高效会议管理(定稿).ppt
选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
15
三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
27
2019年8月3
感谢你的观看
28
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
参会者的技能 会议的准备工作
参会者一定要具有倾听能力。 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目的和结 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通
果
知所有的参会者。
2019年8月3
感谢你的观看
15
三、高效会议的八大特征
2019年8月3
感谢你的观看
16
四、会议规范
感谢你的观看
13
一、会议效率不高的原因及具体表现
项次 （1） （2） （3） （4） （5） （6） （7）
原因 时间
地点
开会对象的选择
主持人的技能
参会者的技能
会议的准备工作 开会的原因、目 的和结果
具体表现
会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开 会。
会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正 常进行。
高效会议管理
主讲：xx
2019年8月3
1
内容提要
第一讲 关于会议
第二讲 会议效率不高的原因及解决方案
第三讲 开会前的准备工作
第四讲 会议中的沟通与反馈技巧
第五讲 主持人的会议管理技巧
第六讲 主持人与参会者的守则与责任
第七讲 会议记录
第八讲 会后跟进
2019年8月3
感谢你的观看
2
第一讲 关于会议
2019年8月3
2019年8月3
感谢你的观看
27
2019年8月3
感谢你的观看
28
会场的布置需要特别注意：
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ” 字型，主持人可以站在会场中央，这样有利于协 调讨论;
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式；
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can...
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
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9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
Click enter your content, or by copying your text, choose the paste to this. Clear and concise language, simple specification can...
9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
高效会议管理ppt课件
让会议准时开始 时结束，压缩会 的时间，三个小 的会一个小时可 以开完
议而不决不如不 开，没有结论的 会不如不开，如 果没有产生决议 那么这个会议就 不能散
服务外包公无租需房开会的五个如果
已经按惯例每周聚会
没什么特别的事情要讨论
会议成本太大
如果
还有比开会更好的方法
你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题
27
服务外包公2.租会房中控制（会议氛围）
个人行为
• 有准备而来 • 准时到会 • 全神贯注 • 不要开小会 ，尊重他人意见 • 关掉手机或调至“静音” • 发言富有建设性和从效果出发 • 畅所欲言
会议 氛围
主持人责任
• 按照议程进行，营造和谐气氛 • 正确总结讨论内容 • 引导发言者，解释使人困惑的发言 • 尊重别人，避免意见一边倒的情况 • 减少与议题无关的争辩和讨论 • 保证中立态度
15
服务外包公租房
高效会议的好处
对于公司来说，高效的会议可以
提高决策效率 降低运作成本 改善组织气氛
对于管理者来说，高效的会议可以
增加团队凝聚力 增强团队执行力 提高决策效率
服务外包公结租房论
整个世界在某种程度上说是一个时 时处处充满会议的世界。会议的正 面作用是解决问题，反面作用则是 带来难题，因此，会议既需要管理， 更不能缺少技巧！
服务外包公租房
为什么要开会？
注：这是理想状态
4
服务外包公租房
会议的现状
很多会议未事先准备材料；已准备材料的会议，有多数人会前未阅读 ；
有多数参会者不知会议议题、目标、不知应否参加会议； 多数会议不能准时召开，准时结束； 有不少人人到心不到，或忙于接/打电话，或忙于自己的其他工作，
高效会议管理培训课件PPT5)
根据会议规模和需求，选择适合的会议室或活动场所，确保设施齐全、布局合理 。
布置会场
根据会议议程和参会人员需求，合理布置会场，包括座位安排、投影设备、白板 等。
会议通知与资料准备
发送会议通知
提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等详细信息，提 醒他们按时参加。
准备会议资料
根据会议议程，为参会人员准备必要的背景资料、报告、数 据等，以便他们更好地参与讨论和决策。
分配讨论时间
为每个议题设定适当的讨 论时间，避免会议时间过 长或议题时间不够。
确定参会人员与时间
确定参会人员
根据会议议题和目的，确定需要 的参会人员，包括相关利益方、 决策者、专家等。
选择合适的时间
选择一个对所有参会人员都合适 的时间，确保他们能够参加会议 ，提高会议效率。
场地选择与布置
选择合适的场地
03
会议中的高效沟通
发言技巧与要点
发言技巧
清晰表达、逻辑连贯、重点突出、言 简意赅。
发言要点
明确会议主题、明确发言目的、准备 充分、注意时间控制。
倾听与反馈技巧
倾听技巧
全神贯注、抓住重点、理解对方意图、避免打断对方。
反馈技巧
及时反馈、肯定对方观点、提出建设性意见、避免负面情绪。
问题解决与决策方式
合作。
实践操作与模拟演练
模拟演练
分组进行会议模拟，体验高效会议管理技巧。
实践操作
在实际工作中运用所学知识，提高会议效果。
反思与总结
通过实践操作，反思自身在会议管理中的不足， 总结经验教训。
总结与反思
总结
回顾本次培训内容，提炼出高效会议管理的核心要点。
反思
思考自己在会议管理中的不足之处，制定改进计划。
布置会场
根据会议议程和参会人员需求，合理布置会场，包括座位安排、投影设备、白板 等。
会议通知与资料准备
发送会议通知
提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等详细信息，提 醒他们按时参加。
准备会议资料
根据会议议程，为参会人员准备必要的背景资料、报告、数 据等，以便他们更好地参与讨论和决策。
分配讨论时间
为每个议题设定适当的讨 论时间，避免会议时间过 长或议题时间不够。
确定参会人员与时间
确定参会人员
根据会议议题和目的，确定需要 的参会人员，包括相关利益方、 决策者、专家等。
选择合适的时间
选择一个对所有参会人员都合适 的时间，确保他们能够参加会议 ，提高会议效率。
场地选择与布置
选择合适的场地
03
会议中的高效沟通
发言技巧与要点
发言技巧
清晰表达、逻辑连贯、重点突出、言 简意赅。
发言要点
明确会议主题、明确发言目的、准备 充分、注意时间控制。
倾听与反馈技巧
倾听技巧
全神贯注、抓住重点、理解对方意图、避免打断对方。
反馈技巧
及时反馈、肯定对方观点、提出建设性意见、避免负面情绪。
问题解决与决策方式
合作。
实践操作与模拟演练
模拟演练
分组进行会议模拟，体验高效会议管理技巧。
实践操作
在实际工作中运用所学知识，提高会议效果。
反思与总结
通过实践操作，反思自身在会议管理中的不足， 总结经验教训。
总结与反思
总结
回顾本次培训内容，提炼出高效会议管理的核心要点。
反思
思考自己在会议管理中的不足之处，制定改进计划。
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议程三
议程二
议程一：
• 分享话题和目 标 • 交换信息 • 产生主意/做决 定/确认行动 • 小结
结束会议
• 总结 • 安排下次 会议
跟进
• 会议纪要 • 跟进计划
《高效会议管理》
9
准备会议
哪些人参加？
相关问题的 主要决策人
能够提供相关 意见的人员
为完成工作需 要了解相关信 息的人员
对问题负有义务，或存在利 害关系，或起作用的人员《高效会议管理》
《高效会议管理》
1
课程纲要
会议概述
一个中心两个基本点
主持会议技巧
会议致命伤
《高效会议管理》
2
会议的类型和目的
解决问题
制定决策
交流汇报
《高效会议管理》
3
会议是有必要的吗？
会议成本
• 时间成本 • 会议直接成本 • 机会成本
《高效会议管理》
4
会议的成本计算
• 时间成本
＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的
• 倾听中的障碍 听的速度
说的速度
听力测试1：商店打烊时 《高效会议管理》
21
学会听
• 要学会听，首先要学会沉默
– 把所有个人见解放在一边 – 聚精会神，不要走神 – 注意一些非言语的示意动作
(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣 或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势 或动作。)
– 不加筛选地收集所有的观点。
《高效会议管理》
18
如何开场
• 背景：
– 除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍， 并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气 氛的融洽
• 会议目的 • 议程 • 会议期待
《高效会议管理》
19
与会者的守则与责任
• 会前充分准备
• 会中全情投入，贡献自己的创意与意见
• 以解决问题为己任
• 保持开放的心态，摒除部门之见
• 书面解决无法当场 决定的事项
• 报告内容有摘要
• 有负责会后考核工 作的部门
案例讨论：最失败的一次会议《，高会效议会成议功管的理》关键
7
一个中心、两个基本点
一个中心 会议议程
会议 的准
备
会后 的跟
踪
两个基本点
《高效会议管理》
8
开始
• 欢迎 • 会议目的 • 议程 • 时间安排 • 规章制度
会议规范流程
旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）
×与会人员平均每小时的工资
会议必须 成功以回 • 会议直接成本
＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件
准备费
收成本
• 机会成本
《高效会议管理》
5
会议是有必要的吗？
《高效会议管理》
6
“必要”的会议
• 会议目的单纯化 • 会议资料有准备 • 会前先行沟通
《高效会议管理》
22
采用合适的态度
• 倾听能力测试2
《高效会议管理》
23
你是哪种态度？
重新 组合
了解 倾听
演绎
判断
支持
决定
《高效会议管理》
24
积极倾听
• 重新组合是用另一种表达方式重复对方刚 说的话
– 或者直接引用他的话 – 或者用自己的语言重组对方的话
《高效会议管理》
25
积极倾听
• 重新组合是有利于沟通的重要技巧
7.决定会议的地点
17.准备会场周边位置图
8.研究会场如何布置 18.是否要求与会者准备资料
9.确定出席人数
19.确定相关资料
10.安排出席者座位
20.是否安排会后娱乐项目并
做好事先通知
《高效会议管理》
12
会议的四个阶段
形成： 安抚 阶段
争论： 摸底 阶段
正常 化： 积极 工作 阶段
执行： 产生结 果阶段
• 会议记录者应具有的技能
• 与会者会后跟进
跟
• 主持人的会后跟进
跟
跟
《高效会议管理》
16
主持会议与参与会议
《高效会议管理》
17
主持人的守则与责任
• 营造和谐气氛 • 按照议程进行 • 正确总结讨论的内容 • 引导发言者解释令人困惑的发言 • 帮助与会者理清不假思索的想法 • 尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况 • 减少与议题无关的争辩和讨论 • 保持中立态度
《高效会议管理》
13
会议结束
总结会议讨论结果 落实行动责任人 感谢与会者 会议评估
《高效会议管理》
14
会议评估
这次会议对你有用吗？
是或否
你畅所欲言了吗？
是或否
你对会议的主持方式满意吗？
是或否
作为这次会议的结果，你ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ道自己 将做什么吗？
是或否
你有何其他意见吗？
是或否
《高效会议管理》
15
会议记录与会后跟进技巧
积极倾听在这两种情况下尤其有用
• 当你不确定对方的意思时
• 当对方给予的是重要的，或感情上的 信息时
《高效会议管理》
28
避免中途 打断
不要多说
共情
复述
积极倾听
目光接触
避免分心的 举动和手势
• 尽可能多地获取信息
• 耐心聆听，尊重他人的意见
• 勇于发言，言之有物
• 不进行人身攻击
• 避免出现不当的肢体语言
• 会后总结
《高效会议管理》
20
积极倾听的技巧
• 什么是倾听？
– 倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。
– 倾听就是接收到其他人所讲的一切。
– 倾听就是理解其他人的想法。
– 理解并不意味着接受。
《高效会议管理》
11
高
效 会
会议准备工作核对清单
议
在
开 1.了解会议的目的
11.是否准备会议名签
始 之
2.是否一定要开会
12.是否安排交通工具
前 3.确定会议的形式
13.是否安排与会者住宿
就 4.安排会议的议程
开 始
5.决定会议的时间
14.是否发出了会议通知 15.确定视听材料
了 6.确定会议的主持人 16.确定辅助教材
将要负责执行 会议做出的决 定的人员
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会议议程
• 由重要到不重要
– 会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。
• 由不尖锐到尖锐
– 将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使 气氛不尴尬。
• 由容易到困难
– 让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造 成挫折感。
– 它可以检验本人是否听懂了对方的意思 – 可以证实本人听懂了对方的意思… (检验服从个人动机。证实则是
关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白) – 可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继
续说下去、进一步表达。 – 在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，
详细解释，改正错处。
《高效会议管理》
26
重新组合
– 重新组合可以在会面中制造一种气氛； – 某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交
谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被 人们听进去； – 使那些原本没有理解的或是没有听见的人重 新跟上发言者的话。
《高效会议管理》
27
积极倾听
就是告诉对方你对他的信息的理解！