时间分析方法与重要性

第5讲对时间的分析

【本讲重点】

分析时间的重要性

时间分析方法

【忠告】

我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。

我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。

让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。

时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。

分析时间的重要性

多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。

由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。

有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。

无计划或计划不周

由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。

工作无主次

工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。

有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。

不对下属授权

职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。

沟通不善

前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面：

1.时间用于处理沟通不善带来的恶果

例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。

2.无效沟通

花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。

很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。

不良习惯

有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。

如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。

【事例】

人力资源部任经理为人诚恳、工作勤奋，但总觉得没有做自己应该做的事情，每天都忙，却忙的不是地方。让我们来分析一下任经理某一天的活动：

8: 30上司找任经理谈有关公司人力资源规划的问题，一直到10:00。

10:00正准备工作，又有电话询问有关新员工薪资的问题，解释了20分钟。

10:20给下属布置招聘工作，中间不断有人进来请示汇报工作，一直到11:00。

11:00处理文件报告等，到12:00，还有一部分没有过目。

吃过午饭，看了一会报纸，聊了一会天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，就急忙赶到办公室。

14:00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管不放心，本应是他的职责，任经理又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都由任经理自己确定，这项工作又占去两个小时。

16:00刚要写公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示工作，顺便聊了一会私事和公司最近的传闻。

4：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，会议不仅没有达到预期目的，还拖延了时间，一直持续到5:00。

已经没有时间写报告，只好把未写完的报告和需要处理的文件带回家。晚上又得加班了。

仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？

电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，是薪酬主管的职责。

会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。

上司不定期召见使时间具有很大的随意性。

喜欢下属事事请示汇报的官僚作风，浪费了许多时间。

对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天都在处理事务性的工作。

事必躬亲，为许多不需要处理的文件而耽误时间。

工作没有目标和程序，就没有主动性。

没有轻重缓急和主次之分，甚至本末倒置。

不会说“不”，对随机事件不加控制，浪费了许多时间。

乐于做熟悉和喜欢做的事，对棘手问题过于拖延，只有通过加班来完成。

【忠告】

浪费时间的根本原因还在于自己！

【自检】

分析一下自己的工作时间，你是如何处理职责和事务的？看看你对时间是如何控制的？

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时间分析方法

时间价值的计算

你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？

1.计算方法

（1）成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。

表5-1 成本价值计算