简析商务英语电子邮件的写作特色 教育文档资料

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浅析商务英语电子邮件的写作特点

一、商务英语电子邮件的定义

电子邮件，缩写为E-mail，也被昵称为“E-mail”，也称为E-mail和E-mail。它是

一种通过电子手段提供信息交换的通信方式。它是互联网上使用最广泛的服务。通过网络

电子邮件系统，用户可以以非常低的价格（无论发送到哪里，他们只需承担电话费和互联

网费）和非常快速的方式（他们可以在几秒钟内发送到您指定的任何目的地）与世界任何

角落的网络用户联系。这些电子邮件可以是文本、图像、声音和其他方式。同时，用户可

以获得大量免费新闻和特殊邮件，实现轻松的信息搜索。

二、商务英语电子邮件的格式

电子邮件地址的格式由五部分组成。第一部分“用户”代表用户邮箱的帐户。对于同

一邮件接收服务器，此帐户必须是唯一的；第二部分是分隔符；第三部分是用户邮箱的邮

件接收服务器的域名，用于标记其位置。第四部分是正文，反映了邮件的主题。在正文中，用词要醒目，意思要明确，结构要简单明了，让人一目了然，称呼要亲切礼貌。最后，结

论通常是作者向接受者致敬，所以我们应该选择具有致敬意义的句子。3、商务英语电子

邮件的写作特点

商务英语电子邮件吸收电话、函电所有的优点。它既能如信函一样，让读者自由地选

择回复邮件的时间，又能如电话一般，使用快捷方便。再加上其成本造价低，节约纸张等

优点，商务英语电子邮件已被人们广泛使用到各种国际贸易关系的建立以及各类中外商务

活动交流之中。1.清楚性

为了提供信息，商务信函作者的写作风格必须清晰、直接，并消除任何误解的可能性。清晰一直是国际贸易中商务沟通的重要元素，也是商务电子邮件写作的目标。如果对方不

清楚信中所写的内容，无论多么准确、具体和周到，都是毫无价值的。因此，当我们与对

手谈判或沟通时，我们应该在合同中清楚地表达数字、日期和金额。同时，商务英语电子

邮件的清晰性也体现在处理冗长的信息上。商务英语电子邮件是一种实用英语，应该注重

实用主义和求实精神，因此应该尽量减少冗长的信息。例如：我们在7月份收到了您的订单，此时超过kyou，感谢您在7月份的订单。前两句表达了相同的意思，但后一句明显较短，读者一眼就能理解电子邮件作者的意思。因此，清晰是商务英语电子邮件写作的基本

特征之一。2.礼貌

商务英语电子邮件是一种通过网络传递信息的方式，当不能面对面交谈沟通时，礼貌

得当的话语尤其重要。鉴于电子邮件直

如果影响整个交易的成功或失败，双方应高度注意措辞，并保持温和、礼貌和礼貌，

以便于对方接受。尤其是在当今竞争激烈的商业市场中，客户通常会明智地检查收到的电

子邮件，并通过比较所有电子邮件内容的合理性、亲和力和礼貌来选择合适的合作伙伴。

如果电子邮件表达不够委婉，不理解一般含义，就会失去机会，错过很多商机。3.正直

商务英语电子邮件应写得具体、明确、完整。尤其作为一名报关员、报检员，对报盘、询问贸易条款和付款条件这类需要具体答复的信函，撰写电子邮件时要清楚完整具体。如“好”、“可以”这类模棱两可的词语是不应该出现在商务电子邮件写作中。另外，时间

也要具体完整，不能只写出日月或年月，正确的应是标明日月年。如yourgoodswillbedeliveredsoon.这句话用来对订货进行回复，就很含混不清，首先，

“很快”一词表达不清，造成误解，对收货人而言，根本不清楚到底是今天还是明天会发货，“soon”就是想糊弄对方的一个词语。总之，一封成功的电子邮件，必须完整与严谨，才能打动对方，给自己公司带来收益。4.简洁性

商务英语电子邮件的另一个特点是简短。它指的是在不影响电子邮件内容完整表达和

造成误解的情况下追求简洁。在现代商业和贸易活动中，写电子邮件时，尽量使用简单的

句子和句子

简短的词语。试想，一封嗦、拖沓的邮件既浪费书写者的时间，也浪费阅读者的时间。故商务电子邮件理应以简明扼要为第一要务。同时，由于商务活动中对简洁性的喜爱，电

子邮件缩写语被大量使用。如asap意为assoonaspossible尽快、fyi为foryourinformation供参考、iae为inanyevent无论如何、imo为inmyopinion依我所见、pem为privacyenhancedmail保密邮件。5.多媒体性

与传统信件相比，多媒体也是其显著的写作特征之一。在电子邮件中，你可以插入图片、音乐文件、视频等。商务英语电子邮件写作就是在其中插入多媒体材料，使其看起来

像一本漂亮的相册，从而提高电子邮件的可读性和直观性。同时，您还可以巧妙地将公司

的网站链接放入其中，让客户轻松进入公司网站，了解公司的最新发展和最新产品信息。4、摘要

在当今讲求效率第一的时代，商务英语电子邮件以其自身简便快捷的优点，活跃于各

类大小型国际商务交往和对外经贸活动中。熟悉商务电子邮件的格式和写作特色，遵循其

写作原则，有助于商务贸易活动的顺利开展进行和建立良好的商业合作关系。