党政机关公文的内涵、作用、要求及撰写体会

第二，要表述准确严密。

搞好公文的表述是关系公文质量的一个重要方面。公文如果表述不好，即使内容再好，效果也会受到影响。必须做到四句话要求：即观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨。先说观点明确。是指公文主题要鲜明突出，同时提出的各种主张、意见、要求、政策、措施等等都要清楚明白，通俗地说，就是把话说清楚，让人一听就懂。正如叶圣陶先生说的：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么”。比如有这么一段公文：“会议认为，由于机械故障而发生的这起空难事故，是一起重大责任事故。给人民的生命财产造成了重大损失。民航局局长×××同志有失职守，对这起空难事故负有领导责任。”这段结论性公文用语讲究分寸，对人、事的定性准确。如“重大责任事故”是对事故的定性，用“有失职守”而不是“玩忽职守”，用“负有领导责任”，而不是“直接责任”，准确地指出了民航局长的错误性质。而下面一句公文在语句表达上就不够准确，使人产生岐义。“厂领导经过慎重论证，采纳了一个工人的建议，使企业的发展出现了转机。”这里的“一个工人的建议”，既可以理解为“一个工人所提的建议”，也可以理解为“工人提出的一个建议”，应将“一个”改为“一位”或“一项”，避免岐义。再讲条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分依次进行表述，不能头上一句脚上一句，意思前后交叉。如《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》里：在论及国有企业组织结构不合理的问题时是这样论述的：“改革开

放以来，国有企业组织结构发生了积极变化，但目前仍不合理。主要是重复建设严重，企业大而全、小而全，没有形成专业化生产、社会化协作体系和规模经济，缺乏市场竞争力”，接着就提出了对策：“要区别不同情况，继续对国有企业实施战略性改组……”一段措施性语言表述。从这么一段话，我们就可以看到，它指出国有企业结构不合理，接着讲怎样不合理，然后再讲如何消除不合理，遵循了“提出问题—分析问题—解决问题”这样一个递进性论述方式，就像剥桔子一样，皮剥开，然后一瓣一瓣地依次掰掉，显得逻辑严密，层次清晰，语言概括力很强。关于内容充实。公文不但要有明确的观点，而且要有丰富的材料和充分的论据，以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。这就需要我们平时多学习，多思考，多留意，多积累各方面的知识，俗话说，“巧妇难为无米之炊”，没有掌握大量的真实材料，没有一定的知识积累，就是妙笔也不能生花，所以要深入了解情况，充分掌握大量的第一手材料，对掌握的材料，也不能“拣到筐里都是菜”，还要对材料进行科学的分析和综合研究，鉴别真伪，探明虚实，定夺主次。以沙里淘金的精神，根据选准选精材料，按照有无典型意义，有没有代表性的原则，能留则留，不能则去之，不要堆砌材料，搞成大拼盘。然后，要强化认识，透过表面现象看到事物的实质、本质；不仅了解事物的现状，还要了解事物的历史状况和发展趋势；不仅了解事物本身，还要认识它与其它事物的联系，在此基础上，提炼出新的观点，写出“人人心中有、个人笔下无”的东西，而不能写出人云亦云、老生常谈的东西，使公文既有丰富的内容，又有深刻的思想。关于结构严谨。公文

结构的概念，是指文章的整体安排、组织构造、谋篇的布局的问题。古人指出公文结构“若筑室之须基构、裁衣之待缝缉”，也有人提出“桔子理论”，即看一篇文章的组织结构，就好比桔子瓣的排列，比喻的很贴切很有道理。公文结构严谨的标准是，公文开头、结尾和中间各层次、各部分安排有序，严密紧凑，全文构成一个有机整体。要达此标准，首先要做到整体安排合理。可以通过打腹稿运神或拟写详细提纲的办法，力求“胸有成竹”，才能一气呵成，也便于掌握好篇幅，使文章长短合适、详略得当。有的人相信“草鞋没样、边打边像”，写材料时想到哪写到哪，靠下意识动笔，结果是或下笔千言、离题万里，或支离破碎、杂乱无章，或虎头蛇尾、详略失衡。这些是没有做好合理的整体安排造成的。另外，要保证结构严谨，还要做到要素组合紧密。注意四点：一是前后的连续性。文章要一脉相承，前后贯通，如行云流水，既有要素的主体，又有要素之间的衔接、承转和呼应，不然就显得很“秃”。二是段落的单一性。一段最好讲一个问题，观点与材料相结合，一层层展开。集中讲透。这样就条理清晰，便于留下较深的印象。而不要一段到底讲许多问题，或这段讲了的那段又讲，就显得很“散”。三是布局的差异性。在诸多公文中，结构清楚简明是其基本要求，但在布局上也要因类而异，如上报材料、大型会议材料可以在结构上复杂一下，但必须清晰、严密、紧凑。不管是适用时间顺序法，还是空间位移法，（按区位介绍），或者逻辑关系法，逻辑关系法又为总分总式，即（首尾概括，中间分论），递进式（提出问题、分析问题、解决问题），并列式（无明显的首尾概括，主要是各要点的并列组合）。一般的汇报材

料、发言材料，只要是口头的，就要力求简单，尽量避免大点套小点，大标题下有小标题，小标题下还有一二三，就会让人听不清你到底讲了几点意见和问题。汇报或发言的效果就不会好。四是整体安排的审美性。就是公文不仅要把事讲清楚，把话讲明白，在篇章结构安排上也要讲究美感，关键要做到层次清晰，内容分“块”要集中，“块”与“块”的摆布要合理、紧密，并且首尾呼应。每个部分大小标题的拟制，不能粗制滥造，不能概述统领不了本段落本章节所讲的内容，也不能生硬横加，要醒目，读起来让人提神，琅琅上口，正象胡乔木指出的：“要能引人看，使人看得快，要能说服人、打动人。”如果打个比喻，就像一棵生长旺盛的大树，其“主干”强劲，能够顶天立地；“分枝”清晰，排列得体；“绿叶”繁茂，富有立体感，使形式美与自然美相互映辉。总之，一篇公文在表述上如果做到了观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨，就会达到内在美与形式美的统一。《文心雕龙》里有这么一句话：“镂彩扌离文，声理有烂。年积愈远，音微如旦。”他认为内容与形式俱佳的公文，才具有不朽的价值。一篇能贯彻执行党的路线、方针、政策，能代表人民的意志，维护人民的利益，能推动改革开放和现代化建设事业向前发展的公文，是具有内容美的公文；再配以格式规范美观，文字朴素无华，音律抑扬顿挫，语句疏密有致，那么它的直观形式与其所深蕴的社会内容就达到了和谐一致，公文的内在美和形式美就得到升华和凝聚。

第三，要具备扎实过硬的公文语言功底。