集团公司文件发放及行文管理流程

文件发放及行文管理流程(20 版)

1.编制目的

为规范企业经营管理，确保企业的政令畅通，有效提升工作效率和团队执行力，特制定本制度。

2.适用范围

金锡机械公司所属各部门的文件提交、收发及管理。

3.内容

文件拟制要求

公司各部门在拟定文件时，必须注意上、下行文的规范化，具体要求如下：

专题专用，内容明确；

文字表述准确、简练、通顺、标点使用正确；

符合行文格式要求，题目、内容书写要符合规范。

行文工作流程

由其它部门拟定将要以公司名义发出的文件，先由部门承办人认真领会领导的要求，按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后由承办人在文件左下角“拟制”一栏签署自己的姓名，由拟稿部门的经理在文件下方偏左的“审核”一栏签署自己的姓名后送办公室核稿，由办公室主任在核对无误后在文件下方偏右的“复核”一栏签署自己的姓名，然后由办公室主任依据文件的重要级别按顺序转呈总经理审阅后由总经理在文件的右下角“批准”一栏签发或拒签；

由办公室拟制的将以公司名义发出的内部文件直接由办公室主任在“审核”一栏签字后报总经理审批；

凡是被总经理拒签的文件通常情况下交由办公室进行回复并说明原因；特殊情况下，在总经理认为必要时，将由办公室或总经理本人通知或约定意见交换时间。

文件签发时，由办公室统一编发文号。

文件签发后，办公室应将文件签收记录与原件一起存档。

收文工作流程

主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属收文范畴。

属于公司领导亲收的收文，由办公室签收登记并交收件人亲自拆封。

收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收件日期、份数、内容提要、来文单位等。

填写文件传阅单，附在文件上并将文件放入传阅夹交办公室主任；

办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明自己的建议，再请领导批阅；

急件或重要文件，须在第一时间送办公室交请领导批阅；

密级文件只交公司高层管理人员传阅并做好记录，该文件不得携离办公室；

文件返回后行政文员要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示并及时报告办公室主任；无批示的文件按类别归档。

3.3.8办公室在接到有批示的文件后，在按照批示要求涉及的部门或人员按批示办理的同时，根据文件的级别按照“督办原则”进行催办；

文件传阅须做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。文件传阅单上必须注明处理结果及日期；

上级主管部门要求回收的文件必须在指定时间内交回并办理相关手续。

发文工作流程

以公司名义上报下发的文件范畴包括公司高层发出的信函；

以公司名义发出的（包括通知、通报、决定、人事任免等）各类文件，统一由办公室执行；

将以部门名义发出的文件按的要求报办公室审核签字后，依据提交文件部门注明的缓急程度依次序转呈总经理审批；

公司或发文部门将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数；

文件经总经理签发后依据缓急程度，必须在半个工作日到一个半工作日内完成文件的发放；

各部门的文件在发出后须将底稿、正式文件在本部门留存一份，将批件与签收记录按照、的要求交办公室存档。

所有文件在年终时统一立卷、归档。

各类文件、报告提交流程

各部门所有必须提交总经理审批的上行文必须按规定交办公室登记备案后，由办公室转呈总经理审批并将结果及时转告文件提交部门。

3. 6文件打印工作流程

行政文员在接到其他部门的打印文件时必须报办公室主任同意后方可进行打印；

打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕后应通知起草人校对；

行政文员在接到签发的文件后按需要进行打印或复印。

复印公司内部资料，应注意有关保密规定，密级文件须经主管领导批准。

档案、文件、资料管理及借阅流程

借阅档案、文件、资料者必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经总经理批准方能借阅；

案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件资料可以借出。可借出的文件资料借阅期限不超过7天（书籍为15天），到期必须归还，如需再借应办理续借手续。

借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、裁剪、拆散、摘抄、翻印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密规定追究当事人责任；

借阅的档案交还时，必须当面点清楚，如发现遗失或损坏应及时报告；

对规定的不能摘抄等内容，经总经理批准的可按照总经理意见办理。

文件、资料的保密规定

拟稿

文稿的拟定者应在文件拟订时根据的保密级别划分，准确判断出文件的密级并在文稿的撰写、打印时按规定予以保密；

印制

文件统一由办公室印制；技术部图纸由技术部部门长按相关管理流程印制并保管。

复印

复印秘密资料必须经总经理批准后交办公室办理；技术部图纸由技术部部门长派专人复印。

保管

秘密文件由办公室统一保管，个人不得保存；如需借阅由总经理批准后于当天收回；

归档

没有解密的文件和资料存档需要在扉页上注明原定密级并按上述规定执行；

销毁

按档案管理的相关规定执行。

保密级别按以下三个级别划分

A：绝密级

＊公司领导的电传、传真、书信；

＊非公开的规章制度、计划、报表以及重要文件；

＊公司领导的个人情况；

＊正在研究的经营计划与具体方案。

B:机密级

＊公司的电传、传真、合同；

＊生产工艺以及指导生产的技术文件和资料；

＊员工档案

＊组织状况、人员编制；

＊人事任免

C:秘密级

＊公司的经营数据、策略方案以及有损于企业利益的其它事项。

其它相关规定

3.9.1违反本制度的相关规定或操作流程者，将依据公司的相关规定予以