某公司文书管理办法(DOC 31页)
公司公文管理制度
公司公文管理制度目录1 公文管理制度的重要性1.1 有效管理信息流通1.1.1 提高工作效率1.1.2 避免信息混乱1.2 规范文件处理流程1.2.1 确保文件准确无误1.2.2 防止文件丢失或泄露1.3 提升公司形象与效益2 公文管理制度的基本要素2.1 文件分类与编号2.2 文件的起草、审批与签发2.3 文件的传递、存档与销毁2.4 电子文档管理3 公文管理制度的实施步骤3.1 制定公文管理制度的具体内容和流程3.2 定期进行公文管理培训3.3 监督和评估公文管理的执行情况4 公文管理制度的效果评估4.1 数据统计与分析4.2 员工满意度调查4.3 不断完善与优化制度公文管理制度的重要性公文管理制度在公司运营中扮演着至关重要的角色。
首先，它有效管理信息流通，提高工作效率，避免信息混乱。
其次，规范了文件处理流程，确保文件准确无误，防止文件丢失或泄露。
此外，公文管理制度提升了公司形象与效益，体现了公司的管理水平和规范化程度。
公文管理制度的基本要素公文管理制度包括文件分类与编号、文件的起草、审批与签发、文件的传递、存档与销毁以及电子文档管理等基本要素。
通过这些要素的规范运作，可以确保公司文件管理工作的顺利进行。
公文管理制度的实施步骤要落实公文管理制度，公司需要制定具体内容和流程，并定期进行公文管理培训。
同时，需要监督和评估公文管理的执行情况，及时发现问题并加以解决。
公文管理制度的效果评估为了检验公文管理制度的效果，公司可以进行数据统计与分析、员工满意度调查等工作，不断完善与优化制度，提升公司管理水平和效益。
文件管理办法
文件管理办法第一章总则一、根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《党政机关公文格式》（GB/9704-2012），为了规范文件管理，提高文件处理效率和质量，结合公司的实际情况，特制定本办法。
二、文件管理内容主要包括：上级、平级、下级以及本单位内部的各种文件和资料。
三、公司公文是公司实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的重要工具。
四、公文处理工作是指公文拟制、办理和管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
五、公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
六、公司综合办公室是公文处理工作的管理机构，并对公司各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
七、公司各部门应当配备专职或兼职人员负责公文处理工作。
负责公文处理工作的人员，应当忠于职守，勤勉高效，具备相关专业知识。
公文处理人员应当保持相对稳定，以保证公文处理工作的连续性；确需调换时，要做好工作交接，并报综合办公室备案。
第二章公文种类和形式一、公文种类主要有：（一）决议.适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定.适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排、奖励、变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。
（三）公告.适用于宣布重要事项或者法定事项。
（四）通知.适用于印发规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部。
（五）通报.适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（六）报告.适用于向上级单位或有关主管部门汇报工作、反映情况、提出建议、请求备案，答复上级单位或有关主管部门的询问。
（七）请示.适用于向上级单位请求指示、批准。
（八）批复.适用于答复所属单位的请示事项。
（九）意见.适用于对重要问题提出见解和处理办法。
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度第一章总则第一条为规范公司办公室公文管理工作，提高工作效率和质量，加强信息传递和沟通，特制定本制度。
第二条公司全体员工均遵守本制度，相关部门负责人负责具体实施和监督。
第三条公文包括但不限于公告、通知、文件、函件等。
公司办公室负责编制、收发和归档。
第二章公文的编制第四条公文的编制必须严格按照公司规定的格式和标准进行，要求文字简练、明确，符合规范语言的书写和表达要求。
第五条公文内容必须真实准确，涉及重大事项或需要审核批准的公文应经相关负责人签字确认。
第六条公文的编制应遵循慎重、及时、有效的原则，尽量减少繁文缛节，简化办文程序，提高工作效率。
第三章公文的收发第七条所有公文在编制完成后，由办公室负责人审核，并签发发文号。
第八条公文的收发采用签收的方式，来文必须在签收簿上签字确认，并及时转交给相关责任人。
第九条公文的签收和转交必须在规定时间内完成，不得拖延。
第四章公文的归档第十条公文签收后，办公室负责人根据分类设置的文件夹进行归档。
第十一条公文归档时，应按照时间顺序进行，确保公文的完整性和便于查阅。
第十二条公文归档后，办公室负责人应及时备份到电子档案系统中，保证数据的安全性和可靠性。
第五章公文的使用范围和查阅第十三条公文仅供公司内部使用，不得外泄或向外部机构提供。
第十四条公文的查阅应遵守员工资料保密原则，不得擅自查阅与本岗位无关的公文。
第六章公文的保密第十五条对涉及公司商业机密和员工个人隐私的公文，必须严格保密，未经相关负责人批准，不得擅自外传。
第十六条公文密级的确认必须在编制公文时进行，根据涉密程度进行标注，并由相关负责人确认。
第十七条公文的保密措施包括但不限于密码保护、限制查阅人员范围、控制打印和复印等。
第七章公文的销毁第十八条公文归档满三年后，可以按照规定的程序进行销毁，销毁记录必须做好备份并妥善保存。
第十九条公文销毁必须严格按照公司规定的程序进行，确保不会造成信息泄露和丢失。
XX公司公文管理制度
XX公司公文管理制度第一章总则第一条为规范公司公文管理工作，提高办公效率，保证公司公文的规范性、准确性和时效性，制定本制度。
第二条公司公文管理制度适用于公司内部各部门和员工，包括公司内部的各类公文、文件、函件等文书资料的管理。
第三条公司公文管理原则：公开、公正、公平、高效。
第二章公文的分类和编号第四条公司公文按照文件的内容和用途进行分类，主要包括通知、报告、计划、决定等。
第五条公司公文编号应当按照年度、部门和序号的原则进行编制，确保公文可以准确、快速地进行查阅和归档。
第六条公司公文按照重要性和紧急程度进行编号，以便及时处理重要文件。
第三章公文的起草和审批第七条公司公文的起草应当遵循公文的规范格式和语言，内容明确、简练、准确。
第八条公司公文的审批程序应当严格按照公司内部的规定进行，确保审批过程的公开、公正。
第九条公司公文的审批权限应当明确，相关部门负责人要按照规定的程序和权限进行审批。
第四章公文的传阅和签发第十条公司公文在传阅过程中，应当注意保密，确保公文的内容不被泄露。
第十一条公司公文在签发时，相关人员应当按照规定的程序进行签名、盖章，确保公文的真实性和合法性。
第五章公文的分发和归档第十二条公司公文在分发过程中，相关部门应当按照规定的程序进行分发，确保公文能够及时传达到相关人员。
第十三条公司公文在归档时，应当按照规定的分类和编号进行归档，确保公文能够方便查阅和管理。
第六章公文的保存和销毁第十四条公司公文的保存期限应当根据文件的重要性和用途进行确定，超过保存期限的公文应当及时进行销毁。
第十五条公司公文在销毁过程中，相关部门应当按照规定的程序进行销毁，确保公司公文的保密性和安全性。
第七章公文管理的监督和评估第十六条公司公文管理应当建立监督机制，定期对公司公文管理工作进行评估和考核。
第十七条公司应当建立不定期的内部审查机制，对公司公文管理工作进行全面检查，发现问题及时进行整改。
第八章附则第十八条对于公司公文管理中出现的争议，应当按照公司内部的规定进行解决，确保公文管理工作的顺利进行。
文书管理办法(标准范本)
绩效考核绩效管理企业建设企业管理招聘配置薪酬待遇薪酬管理培训开发培训与开发员工关系人事管理行政后勤行政管理制度规范招聘与配置实用表格规章制度管理制度建设方案方案书员工培训培训计划入职培训团队建设考核方法员工考核工资待遇工作计划工作计划表签到表考勤表工资表考核表申请表登记表检查表计划表报告表通知单日报表记录表审批表报销单绩效考核企业管理招聘配置薪酬待遇培训开发员工关系行政后勤实用表格行政表格办公常用人事报表财务报表文书管理办法（2019-2020年版）文书管理办法第一章总则第一条为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。
第二章文件流传细则第二条分类*须登记的文书范围：结合《档案管理规定》的要求外来文件：公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等本部制发文件：本公司内部文件和对外业务文件第三条收文1.本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。
2.内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
第四条发文1.以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。
2.以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
第五条分文1. 外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。
2. 内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。
第六条会签1. 需多部门或多人会签处理的文件应附上"收文处理单"。
2. 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
3. 文件收文后，再依"收文处理单"内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。
第三章重要文件的审核、执行第七条审核、批示涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。
文书管理制度(15篇)
文书管理制度（15篇）文书管理制度篇1(一) 文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2.文件管理的范围包括:上级下发的文件、各种公司制度文件、对外传真文件、政策指导性文件、各种合同文件。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4.将所有文件按其属性和类别进行编号，按编号定期归档，并做好相应的文字记录以备参考。
第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5.机密文件由行政人事部主管保管，一般文件由办公室人员分类管理，定期整理并制作相关报告，提交部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。
半年一小清，年终一大清。
9.根据归档时间和归档的必要性销毁文件，应报行政人事主管签字批准，并按文件管理制度办理。
第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二) 文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的.效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
公司文书书写管理制度
公司文书书写管理制度第一章总则一、为了规范和统一公司内部文书书写的标准，提高公司内部管理效率和信息传递的准确性，特制定本管理制度。
二、本管理制度适用于公司所有部门和员工，凡在公司内部进行书写工作的人员必须遵守本制度。
第二章文书书写规范一、文书书写要规范、清晰、准确。
二、文书书写要尽量使用字迹工整的黑色或蓝色水笔，不得使用彩色水笔或铅笔。
三、文书书写要符合规范格式，包括标题、正文、落款等。
四、文书书写要注意字体大小和排版，要求整齐美观，不得出现错别字或文字重叠。
五、文书书写要注重逻辑性和连贯性，避免出现错漏、重复等问题。
六、文书书写要简洁明了，避免废话、冗长和啰嗦。
七、文书书写要严格遵守法律法规和公司规定，不得泄露机密信息或违反公司纪律。
第三章文书分类及存档管理一、公司文书按照内容和性质分类存档，主要包括办公文书、业务文书、管理文书等。
二、公司文书的存档管理要求采取电子存档和纸质存档相结合的方式，确保信息的安全性和可查找性。
三、公司文书的保密级别要根据实际情况确定，对于涉密信息要严格保密，不得外泄。
四、公司文书的存档要按照规定的期限进行归档和销毁，确保信息的及时性和整洁性。
第四章文书审核和审批流程一、公司文书的审核和审批流程要根据不同类型的文书进行分类规定，确保信息的真实性和合法性。
二、公司文书的审核和审批流程要遵循“权责分明、程序公正、依法办事”的原则，杜绝乱签乱章等问题。
三、公司文书的审核和审批流程要采取电子审批和纸质审批相结合的方式，确保信息的准确性和快速流转。
四、公司文书的审核和审批流程要尽量简化和优化，避免繁琐和复杂的手续，提高工作效率。
第五章文书书写培训和考核一、公司要定期组织文书书写培训，提高员工的书写水平和规范意识。
二、公司要建立文书书写的考核机制，对于书写不规范或存在问题的员工要及时进行纠正和辅导。
三、公司要设立文书书写奖惩制度，对于书写规范的员工给予奖励，对于书写不规范的员工给予处罚。
文书档案管理办法
文书档案管理办法第一章总则第一条为加强公司（以下简称公司）文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。
第二条本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。
第三条文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。
第四条总经办为公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。
第二章文件的收集第五条公司文件资料的收集范围凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。
（一）政府机关或行业管理部门、集团公司（简称上级部门）的文书材料1、上级部门召开的有关产业工作的会议文件；2、上级部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；3、上级部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；4、上级部门对公司各类请示事项的批复；5、其它相关资料。
（二）公司文书材料1、公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；2、公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料；3、公司印发的各种正式文件的底稿（签发稿）、打印稿；4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；5、公司各部门的工作计划、工作总结、报告等；6、公司各类调研工作形成的文件材料；7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；8、公司汇总的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、邮件、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料；11、各类投诉处理材料；12、公司经济纠纷处理材料；13、公司的工商登记资料；14、公司各类资质、权属证书；15、公司重要的各类协议合同；16、公司开发项目的可行性报告、产品策划书、规划设计、景观设计、室内设计等文件资料；17、公司大事记、全宗介绍；18、公司《章程》及规章制度等文件资料；19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等；21、其它各类相关资料。
公司文书资料管理制度
公司文书资料管理制度
制度的核心在于明确责任与权限。
文书资料的管理应指定专责部门，如行政部或档案室，
由专人负责。
该负责人需对文书的接收、分发、归档、借阅和销毁等环节负责，并定期对
文书资料进行盘点，确保资料的完整性和最新性。
文书资料的分类和编码是基础工作。
企业应根据业务需求，将文书资料分为不同的类别，
如财务文件、合同文件、会议记录等，并为每一类文档设计统一的编码规则。
这样不仅便
于检索，也有助于维护文件的系统性和连贯性。
文书资料的存储环境不容忽视。
企业应提供适宜的物理存储空间，如防火、防潮的文件柜，并采取电子备份的方式，利用云存储或其他电子设备，实现双套保存，以防万一。
同时，
对于重要或敏感的文书资料，还应实施加密措施，限制访问权限，确保资料安全。
文书资料的借阅与归还流程也应规范化。
制定明确的借阅程序，包括借阅申请、审批、登
记等步骤，并对借阅期限、续借等做出规定。
归还时，管理人员应检查文件是否完好无损，并及时更新借阅记录。
在文书资料的更新与作废方面，制度应规定定期审查的机制。
对于那些过时或不再具有参
考价值的文件，应及时标记并安排销毁。
销毁过程要有严格的监督和记录，防止误操作或
泄露信息。
制度的执行效果需要通过监督和评估来保障。
企业应定期对文书资料管理进行检查和审计，评估制度的执行情况，并根据实际运作中出现的问题进行调整优化。
文书档案管理制度范本
文书档案管理制度范本一、总则本制度是为了规范和优化企业的文书档案管理工作，确保文书档案的安全、准确、方便检索和有效利用，提高企业管理效率和服务质量，制定的管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内所有的文书档案管理工作，包括文件处理、文件归档、档案保存及销毁。
三、职责与权限1. 公司领导层负责对文书档案管理工作进行监督和考核，并做出相应的决策。
2. 档案管理部门负责制定文书档案管理规定、指导文书档案管理工作，并进行档案保存和销毁。
3. 各部门负责员工的文书档案管理工作，并配合档案管理部门的日常工作。
四、文书档案管理流程1. 文件处理：文件发文前需由发文部门填写文件发文表，并附上必要的文件和材料。
接收部门在收到文件后，需确认收件，并将文件归档到相应的档案袋中。
2. 文件归档：归档部门根据文件的分类和目录进行归档，确保文件的顺序和完整性，同时记录文件的编号、日期和存放地址等信息。
3. 档案保存：归档部门负责档案的日常管理和维护，确保档案的安全、完整和可检索性。
档案应存放在封闭、防潮、防火的环境中，定期进行检查和整理。
4. 档案销毁：按照规定的存档期限，档案管理部门负责对档案进行定期的销毁工作。
销毁前需进行档案确认和备案，确保档案的安全和合规性。
五、安全与保密1. 档案管理部门负责确保档案的安全和保密，严禁私自将档案外借或复制。
2. 档案室应设有安全门禁系统，并配备专门的保安人员进行巡逻和监控。
3. 涉密档案应采取特殊的保密措施，对有权限访问的人员进行严格的身份验证。
六、违规处理对于违反本制度的人员，将按照企业相关规定进行相应的纪律处分和法律追责。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效，并由公司全体员工遵守。
2. 解释权归公司文书档案管理部门所有，并经公司领导层审批后生效。
文书档案管理制度范本（二）（范本结束）。
公司文档及文印管理制度
公司文档及文印管理制度
随着信息技术的飞速发展，企业的文档管理已经不仅仅局限于纸质文件，电子文档的管理同样重要。
因此，公司在制定文档及文印管理制度时，需要兼顾传统与现代技术的结合，确保管理的全面性和有效性。
一、文档管理制度
1. 文档分类与编码：公司文档应根据内容和性质进行分类，每一类文档应有统一的编码规则，以便于检索和管理。
2. 文档创建与审批：所有新创建的文档必须经过相关部门负责人的审批，确保其内容的准确无误后方可正式发布。
3. 文档存储与保密：文档应按照保密等级存放在不同的存储介质中，对于涉密文档，要实行严格的访问控制和权限管理。
4. 文档更新与作废：文档内容如有变更，应及时更新版本，并通知相关人员。
作废的文档要按照公司的保密规定进行处理。
二、文印管理制度
1. 打印权限与审核：为了节约资源，减少不必要的打印，员工在进行文档打印前需获得上级的审批。
2. 设备使用与维护：公司应定期对文印设备进行维护和检修，确保设备的正常运行。
员工在使用设备时需遵守操作规程，避免造成设备损坏。
3. 耗材管理：文印耗材的采购、存储和使用应建立严格的管理制度，防止浪费和滥用。
4. 环保意识：鼓励员工采用双面打印等节约纸张的方式，提高环保意识，共同构建绿色办公环境。
三、监督与执行
1. 监督责任：公司高层管理者需定期检查文档及文印管理制度的执行情况，确保制度的有效性。
2. 违规处理：对于违反管理制度的行为，公司应当设立相应的惩罚措施，以此来维护制度的严肃性。
3. 持续改进：公司应根据实际情况和员工反馈，不断完善文档及文印管理制度，以适应企业发展的需要。
总结：。
公司文书档案管理制度（二篇）
公司文书档案管理制度一、制度目的公司文书档案管理制度的目的是为了规范公司内部文书档案的管理，确保文书档案的准确、完整、可追溯和安全。
二、适用范围该制度适用于公司内部所有涉及文书档案管理的部门、岗位和人员。
三、制度内容1. 文书档案的定义和分类：(1) 文书档案：指公司内部产生或接收的各类书面文件和电子文件。
(2) 分类：文书档案按照不同的内容、用途和形式进行分类，如经济合同档案、财务报表档案、行政决策档案等。
2. 文书档案管理的原则：(1) 真实性原则：文书档案必须真实、准确地记录和反映公司的各项业务活动。
(2) 完整性原则：文书档案必须完整，不得随意删除、涂改或遗漏重要信息。
(3) 可追溯性原则：文书档案必须能够被追溯和查找，方便管理和审计。
(4) 安全性原则：文书档案必须得到妥善保管，防止遗失、损坏或泄露。
3. 文书档案的管理责任：(1) 总经理负责公司文书档案管理制度的制定、执行和监督。
(2) 各部门负责人负责本部门文书档案的管理，指定专人负责档案的收集、整理和归档工作。
4. 文书档案的收集与整理：(1) 各部门负责收集和整理本部门产生或接收的文书档案。
(2) 文书档案要按照一定的分类和编号规则进行整理，形成完整、有序的档案文件夹。
(3) 文书档案的整理要保留原始文件的形式和内容，不得随意修改或删除。
5. 文书档案的归档：(1) 各部门负责将整理好的文书档案送往公司档案部门进行归档。
(2) 归档工作要按照一定的档案编号和入库标准进行，确保文书档案的准确归档和可追溯。
(3) 归档后的文书档案要分门别类地存放于档案库中，采取适当的保管措施，确保其安全性。
6. 文书档案的查阅和利用：(1) 只有经过授权的人员才能查阅和利用公司的文书档案。
(2) 查阅和利用文书档案要填写查阅申请表，并经过审核和记录。
(3) 查阅和利用的文书档案要按照规定的时间和地点进行，并做好查阅记录。
7. 文书档案的保存和销毁：(1) 各部门负责将不再需要保留的文书档案送往公司档案部门进行审查和销毁申请。
文书处理管理制度
文书处理管理制度
a)目的及意义
为了规范公司的文书处理工作，特制订本制度。
b)责任人
c)文书管理细则
i.上级单位和外单位发来的文件、信件一律由文书（文员或秘书）负责
拆封、编号登记、填写文件阅办单；密级文件要专册登记，严加管
理。
ii.重要来文、来信、来电由总裁办负责人确定分送有关领导阅示，或直接批转有关部门办理。
一般业务文件由文书（文员）直接送有关部
门处理。
iii.各部门呈送领导的请示、报告，一律先交总裁办编号登记，然后转呈领导阅示。
iv.总裁办批办文件时要尽可能明确具体。
同一文件需用两个以上部门承办者，批办时要注明主办部门和协办部门。
各级领导在文件阅办单
上批示后，均应签上自己的姓名和日期。
v.承办单位当接到需办理的文件时，应及时认真办理，不得积压延误。
凡需两个以上部门共同办理的文件，由主办部门负责与有关部门协
商办理。
文件要求办理完后，承办部门应将办理结果简要地填入文
件阅办单，并签上经办人的姓名和日期，将文件退回总裁办归档。
vi.文书（文员）负责对各部门文件办理情况进行检查、催办、督办、清退。
vii.所有文件阅办完后均应退回办公室。
凡代表公司参加（出席）省市有关会议所带回的文件、资料，一律送交总裁办，不得个人保存。
viii.借阅文件必须严格履行手续。
公司文书管理制度(doc 6页)
公司文书管理制度(doc 6页)五、公司文书管理制度（一）总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指业务工作上往来公文、报告会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿图表、参考书等一切业务用书与公文。
第三条全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。
第四条必须严格保守文书的机密。
第五条文书按下列要点处置或办理：1．凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”的形式进行。
所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则，必须明确责任。
2．即使在紧急状况下以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书形式记录下来。
第六条文书的管理原则规定如下：1．文书的收发、领取与寄送，原则上由总公司总务部负责。
2．分公司或分支机构的文书管理，另有文书管理细则做出规定。
（二）文书的收发第七条到达文书全部由文书主管部门接收，并按下列要点处置：1．一般文书予以启封，分送各部门。
2．私人文书不必开启，直接送收信人。
3．分送各部门的文书若有差错，必须立即退回总务部。
（三）文书的处理第八条文书按机密程度可分为以下几类：1．绝密。
指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文书。
2．秘密。
指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
3．机密。
指不宜向公司以外人员透露内容的文书。
4．普通。
指非机密文书。
如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
5．传阅。
指在本公司内部传阅或传达的文书。
第九条普通文书的处理原则如下：1．由部门经理以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对文书进行具体处理。
2．如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
3．各种有关联的事项，必须与各部门商议后方能予以处置。
第十条机密文书的处理原则如下：1．机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。
公司行文流程及管理办法
公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发，进行流程管理，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。
一、行文管理主要内容：公司内部行文:包括一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
1、一般事务性文件是指：通知、说明、各种统计表格等；2、公司各项规章制度；是指公司在管理中的各项规定、办法、措施等；3、公务文书包括：请示、指示、报告、批复、通告、通报、决议、函、会议纪要等；二）外部来文：函、电、来文等；三）外部行文：对外的函、电、文；网站报道；来文回复；二、行文管理1、内部行文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。
一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、向下发送公文。
公文字号由行政部统一编制。
涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。
2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。
二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。
公文及各种规章制度的发文，应事先向常务副总经理提出口头申请。
各类文件拟稿承办部门：①.公司总部对外文件由行政部负责拟稿；②.各分公司对外文件由分公司负责拟稿；③.各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；④.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。
⑤.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。
各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。
规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。
各项规定要明确具体、切实可行。
要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。
人、地、物名、引文及时间要具体准确等。
章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。
公司文件管理方法(3篇)
公司文件管理方法（3篇）公司文件管理方法（精选3篇）公司文件管理方法篇11.目的：为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于公司所有文件的管理。
3.定义：公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。
4.文件处理程序：公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。
文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
4.1总裁办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。
4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总裁办备份存档，并接受总裁办的检查与监督。
5.文件分类：公司的公文主要可分为以下类：5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。
条例一般应用于系统性制度汇编;制度一般应用于某一方面职能的明确;规定应用于一项具体工作的明确;管理办法一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。
5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项;5.3人事通知适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。
5.4工作报告适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。
5.5会议纪要适用于公司各级会议进行的记录的文件。
5.6对外发函适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。
5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用决定;经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用决议。
5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。
5.9请示：向上级请求批示与批准，用请示。
5.10批复：答复请示事项用批复。
6.文件格式：6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为1.5CM，采用数字形式; 6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。
公司公文管理制度样本
公司公文管理制度样本第一章总则第一条为规范公司公文的起草、审批、签发与存档，提高效率，提升工作效能，制定本管理制度。
第二章公文的定义第二条公文是公共单位用以行文公务的文件。
公司公文是指内部文件和对外公文。
第三条公文内容应当真实、准确，格式规范，条理清晰，表述得当。
第四条公文分为内部公文和对外公文。
内部公文主要用于公司内部部门之间的传达与协调；对外公文主要用于与外部单位、组织和个人的联系与沟通。
第五条公文应当明确主题、重点和要求，不得含有不实信息或虚假内容。
第六条公文应当明确起草、审批、签发、印章单位、日期等基本要素。
第三章公文的类型第七条公文主要包括命令、通知、通告、简报、报告等不同类型。
第八条命令是领导人向下属给出具体工作任务或指示，要求对方按照规定时间和要求完成。
第九条通知是领导人向下属、部门或团体传达某项工作安排或重要事项的文件。
第十条通告是公开信息或通知的一种形式，主要用于公司内部重要事项的通报。
第十一条简报是领导人就某一问题或工作事项向其他领导或部门作出简要报告。
第十二条报告是对某一问题或工作进行详细分析和总结，向领导人或上级机构汇报工作情况的文件。
第四章公文的起草第十三条公文的起草应当遵循以下原则：真实准确、简明扼要、格式规范、条理清晰、语言得体。
第十四条公文的起草人应当具有一定的文字功底和表达能力，能够合理组织语言，准确表达意思。
第十五条公文的起草人应当根据实际需要，选择合适的公文类型和内容，遵循领导的指示和要求。
第十六条公文的起草人在起草公文时，应当注意审慎思考，不得含有错误、模棱两可或不实信息。
第十七条公文的起草应当反映公司的方针政策、公司形象和工作要求，具有统一性和时效性。
第五章公文的审批第十八条公文的审批应当遵循以下原则：依法审批、主体明确、程序规范、内容合理。
第十九条公文的审批程序分为初审、复核和批准。
初审人对公文进行初次审查，检查公文是否符合规定格式和内容要求；复核人对初审通过的公文再次审核，确认其合法性和准确性；批准人对复核通过的公文作出最终决定，签署公文。
公司文书管理制度
公司文书管理制度公司文书管理制度一、总则为规范公司文书的管理，提高工作效率和工作质量，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和全体员工。
三、基本要求1. 文书的准确性：文书内容要准确无误、表述清楚，符合实际情况。
2. 文书的规范性：文书的形式和格式要规范统一，符合公司的相关规定和要求。
3. 文书的及时性：文书要在规定的时间内提交或发送，及时反馈和沟通工作进展。
四、文书的分类1. 内部文书内部文书是公司内部员工之间相互沟通和协调工作的文书。
包括但不限于会议纪要、工作汇报、部门工作计划、工作安排等。
2. 外部文书外部文书是公司与外部单位、个人进行交流和合作的文书。
包括但不限于合同、协议、报价单、报告等。
五、文书的管理1. 内部文书的管理（1）内部文书的起草和编制应由相关人员负责，确保文书内容的准确性和规范性。
（2）内部文书需要经过核实和审批后方可分发或发送。
相关人员应在文书上签字确认，以示同意。
（3）内部文书应按照文件编号和分类进行归档，保存时间不得少于3年，确保文书的查阅和维护。
2. 外部文书的管理（1）外部文书的起草和编制应由经验丰富的人员负责，确保文书内容的准确性和规范性。
（2）外部文书需要经过核实和审批后方可发送。
相关人员应在文书上签字确认，以示同意。
（3）外部文书应在发送后妥善保管，保存时间不得少于5年，确保文书的查阅和维护。
六、文书的印章和保密1. 公司的正式文书需要加盖公司的公章。
公司公章的使用必须符合相关法律法规和公司的相关规定。
2. 公司的文书涉及商业机密和个人隐私的，必须严格保密，不得随意泄露或外传。
七、文书的份数和传递1. 涉及多个部门的文书，应根据实际情况抄送相关部门，并在文书上注明抄送人。
2. 重要的文书，如合同、协议等，应交公司法务或合规部门审核和归档。
3. 文书需要传递给他人时，应选择合适的传递方式，如邮件、传真等，并在传递记录中备注。
八、违反规定的处理对于违反公司文书管理制度的行为，公司将依照公司相关规定予以处理。
文件管理办法
文件管理办法第一章总则第一条为了促进公司文件管理工作的规范化、制度化，提高工作效率和质量，结合公司实际，特制定本办法。
第二条按照“严谨、高效、优质"的原则,综合办负责公司文件管理工作。
协调各单位文件办理各个环节的有序连接，确保办文的及时、准确、安全和保密.第三条本办法是规范公司行政性文件的管理。
主要管理内容：收文办理、发文办理、文件传阅、电子文件报批、文件立卷归档、文件使用等。
第二章收文办理第四条收文办理是对收到外部送达公司的文件、资料进行签收、拆封、登记、拟办、承办、催办、办复和归档等处理.第五条收文登记1、送达公司的文件、资料如没有指定部门和个人“亲启”、“亲收”的，应由办公室签收。
业务部门应指定专人签收本部门的业务文件。
2、文件拆封后，应进行分类、登记、编号，然后送部门负责人。
第六条拟办。
综合办负责人在收文后应提出拟办意见，并附相关的背景资料、政策依据等呈送公司领导批示.第七条批办.公司领导对呈报文件作出批示，由综合办传送有关部门承办处理.第八条承办。
承办部门根据领导批办意见和文件要求，进行文件的处理或执行文件要求，需要其它部门共同承办的由主办部门牵头负责,协办部门积极配合.承办部门认为不属于本部门承办范围的,要及时向公司领导说明事由,由公司领导重新批示。
第九条催办、办复、归档。
综合办对文件办理应跟踪、催办。
承办部门人员把文件办理完毕后，应及时将办理结果报告公司领导,并将收文及领导批办意见、办理情况送综合办存档。
第三章发文办理第十条发文办理是指公司对外发文或内部发文的处理。
发文办理程序主要包括:拟稿、核稿、会签、审批、签发、编号、校对、用印、分发等。
第十一条拟稿、核稿。
1、根据部门职责或公司领导批示，由主办部门拟稿。
拟稿人拟稿完毕，按文件格式规范要求打印文件清样，经部门负责人审核后，送综合办核稿。
如需相关部门会签的,应送相关部门负责人会签。
2、核稿重点是：⑴是否需要行文。
⑵文稿内容是否符合要求。
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公司文书管理办法第一章总则第一条为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公司公文办理的质量与效率，根据公司管理实际，特制定本管理办法。
第二条公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。
第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则，做到及时、准确、保密、安全。
第五条公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。
第二章公文种类第六条公文分类根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类：一、一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。
一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。
二、二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。
二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。
三、三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。
三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。
四、四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。
五、五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。
第六条公文版式制定标准一、公文格式公司行文统一使用统一格式和标准版头。
二、文头部分由文件版头、发文字号、横格线组成。
三、行文部分由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。
四、文尾部分由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。
五、公文排版：（一）公文文字一律从左到右横写横排。
（二）使用字体：文件标题——2号黑体加粗，主题词——3号黑体，正文及其它——四号宋体。
六、页面设置（一）一类和二类公文页面设置为：上、下边距为25。
4㎜，左边距为28㎜，右边距为26㎜。
（二）三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上、下边距为25。
4㎜，左、右边距为31。
7㎜。
装订要求：一类和二类公文必须在左侧上下双钉匀称装订；三类、四类和五类公文可根据版面装订。
上边距为37㎜，下边距和左、右边距均为27，行距1。
5倍行距。
七、使用纸张公文用纸：除单位特殊要求外，各类公文均采用国际标准A4型（210㎜*297㎜）打印纸（或复印纸）。
八、序号排列层次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。
第三章发文程序第七条公文发文程序为：拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。
一拟稿。
根据公司工作需要和领导的意见，由主办部门指定专人草拟文稿。
草拟文稿必须从公司整体工作角度出发，不抵触法律法规，操作性强，文字精炼，避免出现差错与语义分歧，标点符号要正确。
二审核。
文稿拟就后，拟稿人填写“公司发文用纸”，详细写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等；然后附同草稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。
三送审。
主办部门领导审核后送主管总经理或总经理，由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。
四样稿。
领导核正后，由主办部门送至总经理办公室，由办公室文秘打印出样稿，办公室主任签署处理意见后，办公室文秘送至相关领导签批意见。
五传阅。
办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。
六签发。
经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。
七打印。
总经理签发后的文稿由办公室文秘负责统一编号、打印初稿，拟稿人负责校对并在发文用纸上签名；核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。
八用印。
除会议纪要外，所有对外发出的文件都应由总经理办公室加盖公司印章，并做好登记、签收手续。
对印刷质量不好的文件，印信管理员有权拒绝盖印。
九归档。
公司所有发文，拟文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第八条分发原则。
分发公文应做到准确、迅速、安全、保密，并严格履行登记手续。
发送公司各部门和各分（支）机构的公文，一般采用电子文档形式，由办公室复核编拟后通过电子邮件发送。
由部门起草对外发送的文件，由主办部门寄送并报办公室备案。
第四章收文管理第九条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
公司收文处理由办公室负责。
各分支机构收文处理由各机构综合内勤负责。
公司各部门要明确负责收文处理的人员。
第十条签收、登记。
收到公文后，办公室经办人员必须严格办理签收、登记手续。
（一）凡注明公司有关部门收，签收、登记后直接交有关部门处理，并办理部门签收手续。
（二）其他公文一律交由总经理办公室人员拆封、登记、办理。
第十一条审核、拟办、批办（一）审核。
对收到的各分支机构报送的需办理的公文，办公室公文管理人员应当及时审核。
审核的重点是：是否应由本级公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。
（二）拟办。
对行业协会、地方政府有关部门等上级单位的来文，办公室公文管理人员应及时提出拟办意见送公司领导批示；对各分支机构报送的公文经审核对符合本办法规定的公文，总经理办公室公文管理人员应及时提出拟办意见送呈公司领导批示。
对不符合本办法规定的下级公文，经领导批准后，可以退回呈报单位并说明理由。
（三）批办。
办公室根据公司领导批示及批办要求，及时将公文送达阅办部门负责人签阅，并同承办部门负责人履行好文件移交登记手续，对需要两个以上部门办理的事项，应明确主办部门；对紧急和重要公文，要提出办理要求，明确办理时限。
第十二条承办。
承办部门收到交办的公文后，应当抓紧办理，不得延误、推诿。
紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应及时向有关部门或机构说明情况。
特急件要求随到随办，当天之内办完；紧急件要求在三个工作日办完；一般文件应在五个工作日内办完。
来文来电有办理时限要求的必须按要求办理完毕。
对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的公文，应及时退回总经理办公室并说明理由。
第十三条在公文办理中有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。
第十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人如对主批人签署的意见无异议，可圈阅并视为同意；没有请求事项的圈阅即表示已阅至知。
第十五条催办。
（一）送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室和各机构公文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重点公文重点催办，一般公文定期催办。
（二）承办人员对不能及时处理或答复的文电，应当先以电话、便函等形式主动与对方沟通情况，说明原因；需延时处理的必须经所在部门领导批准，不得无故延误。
（三）对重要文件应及时了解和反馈执行情况。
第五章公文管理第十六条公文由办公室或各分支机构公文管理人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第十七条各级分支机构应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第十八条对上级单位（机关）制发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司总经理或公文管理部门负责人批准后，可以翻印。
翻印时应当注明翻印的机关、日期、分数和印发范围。
第十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第二十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第二十一条对秘密公文的管理，应当严格按照保密管理相关要求执行。
传递带密级的公文，必须采取保密措施，确保秘密安全。
利用计算机、传真机等传输秘密公文，文件须设置密码，绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
转发带密级的文件，应注明相应的密级和期限。
在一般发文中，不得直接引用绝密文件的标题、文号、日期和内容。
销毁秘密公文应当到指定场所，由2人以上监销，确保不漏销，不丢失。
对销毁的级以上的公文应当进行登记。
第二十二条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。
机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交有关档案部门。
员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第二十三条公司各类公文在未经批准的情况下，不得扩大传阅范围和随意复印，不得外泄到其他单位。
附则第二十四条各分支机构应根据本办法结合自身实际制定实施细则，并报总公司办公室备案。
第二十五条本办法由总公司办公室负责解释和修订。
第二十六条本办法自发布之日起施行。
印鉴管理制度第一条全公司的公章、介绍信制发、公章档案的建立分别由××、××负责。
第二条发给各部门的印章及业务专用章,由各单位负责人和专职业务管理,应分别对所管印章使用的严肃性、正确性负责。
第三条公章的销毁,必须经董事长（总经理）批准,有两人以上监销并做好登记。
第四条各部门出差人员需开具介绍信,必须按出差管理的有关规定分别由部门负责人或主管领导签字。
印信管理人员在盖章前,必须认真审核用信用章手续是否完备。
若手续不全,用印、用信领导批准不符或与政策相违背,印信管理人员有权拒绝办理。
第五条严禁开具空白介绍信。
用便函开出的证明必须一式两份已备存查。
第六条印信应严加保管,如有失职、差错、丢失或违章乱用,一经发现,需追查有关人员的责任并按章惩处。
企业用印申请单编号：2012- 日期：年月日注：本单由办公室管理。
企业用印申请单编号：2012- 日期：年月日注：本单由办公室管理。
企业报刊、邮件、函电收发制度第一条全公司公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由收发室负责收发第二条外发函、电要求1、各部门因公需外发函、电,经办人员应根据及时将文件发出，对于需要保密的文件要做好保密措施。
2、对于公司内部规章制度类文件的外发，在发出时要填写登记表。
第三条报刊订购与收发1、报刊订购(1)订购时间:半年全年(2)订购手续:不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票。
公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。
归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导。
2、报刊收发(1)收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺、退余(2)收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误。