第四节 秘书人员应必备的素养及能力

第二章秘书人员应必备的素养及能力

秘书工作为了能主动适应未来社会的诸多变革，大胆转变工作方式和工作思路，以开放的眼光、改革的观念和创造性的思维，以良好的精神状态、向上的精神风貌迎接新世纪的到来，当务之急就是要提高秘书的综合素质。素质是人内在的稳定的物质要素和精神要素的总和。秘书的综合素质在结构上至少应包括理论素质、政治素质、文化素质、能力素质和作风素质等方面。随着我国改革的深入、开放的扩大和加入WTO，社会对秘书的需求量越来越大，同时也越来越受到人们的重视。因此，秘书成为当今社会最重要、最广泛的职业之一。为了更好地完成社会对秘书人员赋予的新时期的使命，秘书人员必须具备一定的素养，才能胜任自己的工作。素养的含义包括两方面的内容：一方面指在长期训练和实践中所获得的技巧或能力；另一方面指平日的品行、气质等修养。从概念的范围来看，素养包括素质和修养。素质一般是人和事物的本来特点，而修养就是个人道德、知识、能力、性格、心理等方面经过学习和锻炼后所达到的水准。由此可见，秘书人员要想能够真正适应不断发展的新形势的要求，就必须不断提高自身的素养，力争使自己成为适应社会发展的复合性人才。秘书人员的素养具体可以从以下几个方面来进行说明。

一、秘书人员的知识素养

作为新时期的秘书人员，对知识素养方面的要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。常言道：知识就是力量。因而，秘书人员的成功同样离不开知识的积累。面对当今知识经济的大潮，秘书人员要发挥主动性，围绕目标获取和积累知识，使之达到最优的效果。秘书所掌握的知识是发展秘书能力的基础，秘书要提高自己的能力，就要不断的学习新的知识，提高素养，才能在激烈的竞争中占有一席之地。那么，秘书人员应该具备哪些知识呢？（一）独立于专业知识以外的相关知识

秘书的相关知识是秘书人员为适应时代的需要，做好工作，应不断学习和掌握的知识。这些知识涉猎广泛的相关学科领域，有助于丰富头脑、开阔视野、提高工作效率。与秘书工作联系最密切的相关知识有下面几类。

第一是经济学知识。在经济建设发生日新月异变化的今天，没有经济头脑的领导者显然是不称职的，而不懂经济知识的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。秘书人员应十分注意对经济理论和经济知识的充实，提高辅助领导管理经济工作的能力。

第二是心理学知识。秘书人员的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，提高心理素质，也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，并用以指导秘书与领导者和公众之间的交往，提高交往的质量和效果。

第三是公共关系学知识。秘书工作在许多方面带有公关性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等都涉及公共关系。掌握公关知识，有助于秘书人员运用公关这一手段塑造良好的组织形象。

第四是管理学知识。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导者实施管理。

第五是其它知识。秘书人员还应当掌握一些诸如系统论、信息论、控制论等学科知识和社会学、政治学、领导科学、传播学的一些基本理论。

（二）基础知识和理论

基础知识是知识结构的根基，是学习专业知识和辅助知识，是掌握业务能力的前提条件。基础知识越是丰厚，获取专业知识就越有力，发挥创造的潜力就越大。基础知识主要包括这样几个方面的内容：首先是哲学知识。表面看起来哲学知识与秘书工作没有什么关系，实际上，哲学教会我们抛开一些细节性的东西，从更高层次上思考问题、认识问题、解决问题。秘书工作面对的事务特别繁多，每天要解决各式各样的大小问题，如果不学会一些哲学的思维方法，就可能陷入烦琐的事务漩涡，使秘书人员产生力不从心的感觉。其次是文史知识，

这些知识不仅有利于增强秘书人员的表达能力，提高艺术修养和审美品味，而且使秘书人员开阔眼界，提高精神境界，培养清廉公正的美德。学习文学和语言学的知识，更重要的是能提高秘书人员的艺术鉴赏能力，提升艺术趣味，在人际交往中既有实事求是的科学态度，又有随机应变的工作艺术；语言知识的学习有助于提高语言表达能力，对于秘书人员来说；历史知识有利于引导秘书人员摒弃封建“奴性”思想，坚持实事求是的科学态度，不弄虚作假。第三是要具备一定的自然科学知识和科技知识，这里面包括数学、物理、化学、天文、地理、生物等学科的基础知识，还要关注一些对于人类历史的发展有重要影响的新技术、新成果。因为秘书队伍中的绝大多数人来自于文科专业，对自然科学、科技知识掌握的比较少，这不仅造成秘书人员进行创新思维时缺乏科学精神的支持，而且造成工作上的被动。第四是要有计算机及相关的办公软件、互联网知识。先进的电子技术设备使秘书人员的工作效率大幅度地提高。而且，作为领导助手的秘书还应该学习互联网知识，它使秘书真正可以做到“秀才不出门，而知天下事”。

（三）专业知识

精深、牢固的专业知识是秘书人员知识结构的主体，也是秘书人员有别于其他专门人才的标志。没有这些知识，就不可能从事秘书工作，更无法做好秘书工作。秘书专业知识包括秘书业务知识和秘书服务单位的专业知识两部分。

秘书业务知识，是秘书知识结构体系中的核心部分。只有精通并能熟练运用秘书业务知识，才能成为合格的秘书人才。这部分知识包括秘书业务理论知识和工作方法技能。业务理论知识包括秘书学、文书学、行政学、档案学、情报学等。工作方法技能包括公文和应用文写作、文书制作和文书处理、档案保管、办公室管理、调查研究、会议组织、信息处理、公关协调等。

单位专业知识。秘书人员所服务的单位都有其特定的业务活动范围，了解这些知识能够使秘书人员写材料时不说外行话、提建议不当门外汉，使工作更具有针对性和科学性，以便当好领导者的参谋和助手。例如，在政府机关工作的就需要具有行政管理、政治制度、公务员制度等方面的知识；在工厂企业工作的，要通晓产品设计、技术引进、工作流程、质量管理等方面的工业知识；在商店公司工作的就要了解市场营销、商品流通、商店陈列等方面的知识；其他处在教育、军事、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

总之，这些知识是秘书人员知识结构中的较高层次，学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。

二、秘书人员的基本素养

秘书既是领导者身边的工作人员，也是整个组织上下左右协调、沟通的桥梁和纽带。从秘书人员在其职业环境中所扮演的角色和所发挥的作用来看，秘书人员的基本素养可分为思想政治素养、职业道德素养和心理品质素养等几个方面。

（一）心理品质素养

秘书活动是一种十分繁重的劳动。秘书活动的紧张性、快节奏和高压力，都对秘书人员的心理品质提出了越来越高的要求。秘书人员不仅应当具有崇高的思想政治素养和高尚的职业道德素养，还必须加强心理素养，使自己能够在成功与失败、荣誉与屈辱面前，保持良好的心态，顺利完成各项工作任务。秘书心理素养主要包括两大方面：一方面是秘书人员心理健康的基本品质。它包括忠诚、稳重、坚毅、随和、机敏和幽默等几方面；另一方面是秘书人员的心理调适。善于控制自己的情绪与行为，是秘书人员具有良好心理素质的表现。秘书人员要控制和驾驭情绪，做情绪的真正主人。这样才能经得住种种失意和挫折，保持良好的精神状态。健康的体魄是当好秘书的生理基础条件。秘书工作是相当辛苦的，既累心又费力。因此，秘书人员要保持身体健康、精力旺盛、脑力充沛，就应当做到工作起来有张有弛，掌握好工作、学习和生活的规律并使之协调，同时，应保持乐观开朗、心胸开阔。

（二）思想政治素养

秘书的思想政治素养包括理论素质、政治素质、文化素质等多方面的内容。理论素质是秘书素养的灵魂。在秘书必须具备的素质中，最重要、起决定作用的就是理论素质。我们党70多年的发展实践反复证明，理论就是旗帜，就是灵魂，对我们来说，不学习理论，势必