会议筹备清单
会议物料清单
内 容 背景板（喷绘布） 面光灯（PA灯） 签到背景板 来宾签名墙 横幅 指示牌 签到桌 签到薄 席卡 桌花 讲台帖 笔记本 讲台使用 主题效果 具体 会议主题背景画面 正常需要两组 会议签到处背景板 留名、合影 会议主题 X展架、POP架 两个长条桌、桌布、椅子 常规 常规 常规 根据讲台尺寸 尺寸 根据LED尺寸 根据会场大小 500*300cm 根据会场大小 根据会场大小 180*80cm 60*80cm
数量 1 8只 1 1 1 根据会场大小
2 根据嘉宾人数 1
根据人数确定 根据人数确定 2 1 根据人数确定 1 1 根据人数确定 根据人数确定 1 10 根据人数确定 2 2 1 与设备配备 根据人数确定
1
备注
会 场 布 置 物 料 筹 备
签字笔 礼仪小姐 主持人 手提袋 摄影 摄像 工作牌 矿泉水 话筒贴 透明胶
餐券 麦克风 电脑 翻页笔 备用电池（麦、翻页笔） 纪念礼品175以上身高穿晚礼服
工作人员佩戴 小瓶农夫山泉 根据话筒尺寸
用餐人数确定
讲台
常规
冷餐物料清单
名称 酒水 饮料 水果 糕点 重量/数量
会务前期准备工作
会务前期准备工作会务前期准备工作会务前期准备工作：会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。
确认开会时间、与会人数及布置要求。
1.公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等人员的准备。
2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
3.选择会议场地。
4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容梗概和装订会议资料。
5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。
6.会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落实接站人员及车辆的安排）。
7.签到准备工作：如签到簿、横幅等。
会议过程服务：1．会场协调管理工作。
（会场资料收集、整理与分发）。
2．秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。
3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。
根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。
按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。
会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调〈22-24〉）。
4．根据要求，将指示牌放在特定位置。
5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。
6．会议的全程服务当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。
先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。
通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。
会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。
会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。
8.会议留念拍照，意见反馈。
观光考察服务：会后安排参观、考察等活动。
为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。
会议论坛筹备流程及清单
论坛筹备
一、拟定论坛筹备方案
1、确定论坛内容
2、论坛时间、地点、形式、规模
3、拟邀请嘉宾名单和参会人员或单位
4、制定论坛流程
二、制定工作分工
（一）会务组
1、论坛报批手续
2、确定论坛时间、地点、
3、会场形式布置
4、拟定论坛方案及流程
5、物料、资料、礼品的准备与发放
6、制作论坛服务手册（时间、地点、座位图、交通图等）
7、协调督导各组工作进度
（二）接待组
1、主讲嘉宾及参会单位邀请（拟定邀请方案、制作邀请函）
2、现场参会人员组织（根据论坛规模组织）
3、参会嘉宾及单位人员酒店预订
4、参会嘉宾及单位人员用餐安排
5、参会嘉宾及单位人员交通管理（接送站或车票预订购买）
6、论坛期间的交通安排（会场——用餐——酒店）
7、回访工作
（三）新闻组
1、对会场设备准备及调试工作（灯光、音响、投影等）
2、会场背板（LED或喷绘）及内容准备
3、摄影、摄像安排
4、记者媒体的邀请及安排
5、拟定答记者问流程及内容
6、与媒体核实新闻通稿（核实通过后方可公开）
7、利用新闻媒介对论坛进行宣传（微信、微博等）
8、资料存档
（四）后勤组
1、制定应急预案（人员及消防安全）
2、现场设立医务组
3、现场参会人员安检及证件检查工作
4、制定现场安保方案及执行
5、制定场外车场交通秩序方案及执行
6、制定进场、退场秩序方案及执行
7、会场内安保、保洁及搬运工作
（五）财务组
1、会前物料的采购工作
2、统筹大会收支工作
3、票据报销工作
4、劳务费发放工作
5、收支登记总结
三、物品筹备清单。
年会活动筹备分工明细及计划推进表
年会活动筹备分工明细及计划推进表年会活动筹备分工明细及计划推进表工作小组工作项目具体内容时间计划活动方案及执行计划敲定：11/24~11/26会务组名单确定，分导演组、节目组、奖项组、宣传组、接待组、后勤组，确认具体负责人。
确认主题内容和分工合作事宜：11/27筹备小组第一次讨论会。
活动通知拟定和下发通知拟定：11/28.拟定推进计划及工作分工明细表：11/29~11/30.启动会议活动方案告知、节目评选启动：12/1-12/3.每周一进行一次筹备进度会议：11/26~11/30.导演组：物资清单确定，主题确定。
物资清单初稿，明确年会方向，总体风格。
确定视频录制及拍摄、视频剪辑解决方案，供应商。
开场视频及节目的构思，与策划公司沟通。
制作。
确定领导致辞内容、流程，方案构思与执行。
确定现场拍摄单位：12/1-12/7.开场视频：12/15-1/27.领导致辞确定，神秘环节：2/1-2/7.主持人选定，主持人的确定及接洽沟通：12/15-1/20.主持稿确定，主持稿定稿、审核：12/1-12/7.确定抽奖方案，抽奖系统操作人员确定：12/16-2/7.抽奖奖券的发放，奖券的发放：1/1-1/18.年会嘉宾确定，奖项评选审核，节目审核，年会现场工作人员，年会整体流程审核，最终彩排。
节目构思，节目选拔，节目清单，节目试演。
确定嘉宾邀请清单，奖项评选清单的审核确定，节目清单确定，确定现场工作人员分工安排，确定年会整体流程。
主导表彰+文艺汇演整体流程彩排，节目格调、种类的确定。
内部节目申报选拔，外部节目邀约。
所有节目归类、列清单。
安排试演时间地点、评委。
构思节目视频方案，与视频剪辑人员沟通。
制作。
根据年会整体流程进行节目的流程编排。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台、视频。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台，视频，带服装。
成立小组，制定评选方案、标准、流程。
下发评选通知、启动奖项评选。
组织评委会对提交的优秀员工候选人进行最终评选审核。
协会成立大会筹备方案
协会成立大会筹备方案文章标题：协会成立大会筹备方案协会成立大会方案时间：上午10时暂定地点：大酒店三楼厅现场总指挥：现场工作人员：后勤人员：酒店工作人员、礼仪公司工作人员、、等摄影：、一、会前准备工作：1、发出协会理事单位、会员单位邀请函,于27日前确认;2、发出领导、嘉宾请柬,于27日完成;请柬每镇区2份,一份为公用事业服务中心主任,另一份为负责工作人员;3、邀请协会、协会、珠三角相关协会等参加会议,并联系相关刊物提供会议宣传资料;4、新闻通稿准备;5、会议资料的准备工作演讲稿、协会资料、茶水、座牌、笔、纸、纪念品、座位图示、拍照站位图示等由负责;6、29日、30日领导、嘉宾的接送及会后参观、食宿安排由行政部负责;29日下午13：00接一同前往机场,14：00接,并由行政部安排好食宿定酒店30日早接;8：30接到,9：30返回到酒店预定12月1日返京机票;7、会场的布置29日晚由行政部组织礼仪公司及现场工作人员一同布置,并调试麦及音响,于30日早7：30到会场做最后准备工作,调试麦及音响;8、现场工作人员工作牌;二、活动流程：1、09:30—09:55签到,入会场大堂一楼入口和电梯口处各设1个水牌及二名礼仪负责接待,酒店礼仪人员协助；三楼电梯口设指示牌1个及二名礼仪指引来宾到签到处,签到处设2名礼仪,另加现场工作人员全部佩戴工作牌,由负责嘉宾签到,同时将礼品资料袋派送给来宾,其余人员带嘉宾入座;9：55分由负责统计实到领导、嘉宾名单交给主持人2、10:00—10:15主持人宣布协会成立大会开始,介绍出席大会的领导、嘉宾;主持人主持稿自备;3、10:15—10:20市民间组织管理中心领导宣读市行业协会成立的批复,并进行授牌仪式,由市行业协会第一届理事长先生接牌;批复及牌匾由准备,由1名礼仪小姐递交给民间组织管理中心领导;4、10:20—10:30市行业协会第一届理事长先生宣读第一届当选理事长、副理事长、秘书长、监事、理事名单;5、10:30—10:40颁发市行业协会第一届常务理事单位5家、理事单位6家牌匾;先由礼仪小姐将牌匾按顺序排放在主席台上,由主持人按顺序宣读名单,单位按顺序排列于主席台前,后由主席台的领导发牌,并留影;6、10:40—10:50市行业协会第一届理事长先生致辞;7、10:50—11:00市局局长先生致辞;8、11:00—11:10广省协会副理事长女士致辞;10、11:20—11:30市人民政府副市长先生致辞;11、11:30—11:50在酒店底楼大厅台阶处全体参会人员拍照留影,领导、嘉宾与理事会成员拍照留影;由、负责引导12、11:50一楼海洋厅就餐由行政部引导;三、活动所需物品清单：1、由礼仪公司提供的部分序号项目数量备注1礼仪小姐6名身高1.68米以上.2签到台台面花3水晶讲台含台面花4主席台台面花及两侧花篮及其它装饰用品5背景喷绘6空飘气标8个标语内容由我公司提供15字以内,待定7横幅备注:现场气氛的渲染与总的布置; 2、我公司提供部分序号项目数量备注1礼品礼品袋230份2请柬100份3公司画册4签到本A3粉色纸打印5会场座次平面说明图附大会中注意事项200份签到处纷发;由设计室制作,文字说明备注:3、酒店免费提供部分序号项目数量备注1欢迎牌2个2指示牌1个3签到台1个3人位4数量视具体情况而定5大会用笔和纸一座一份6茶水铁观音7牌卡20个免费,超出5元/个我方数目待定8背景音乐轻音乐类型也可自备9室内会场周围摆放盆栽绿色植物数量依具体情况而定备注:提前确定11月29日晚我方可到会场布置的时间并协助布置四、媒体现场采访由、负责邀请及安排：1、电视台2、广州日报3、羊城晚报5、南方日报6、日报7、、城记者站五、费用预算合计：元1、酒店租金6400元2、用餐1500×18桌=27000元3、礼仪公司费用6500元4、礼品礼品袋元5、新闻媒体费用元采访费300元/人,用信封装袋,由负责5、其他费用500元;。
会务工作流程清单表精选全文
如需要应提前准备并调试好课件演示效果
检查会场空调及灯光是否能正常使用 安排制作会标，明确悬挂位置和到位时间；如需要其
它条幅需明确内容、悬挂位置，并提前到位 确定人数、排序，如有多排应提前确定前排就座领导
范围；有发言的会议要准备发言席及垫板 按领导排序正确摆放，要注意避免次序、姓名错误
根据与会领导人数确定好数量
按照领导要求在主席台摆放 根据参会人数提前准备好纪念品、会场用的笔、本、 稿纸以及房间里的水果、考察车上的水果拼盘、毛巾
、雨伞等必需品 代表会议要根据参会人员和工作人员情况，制作各类
证件，专人负责发放 大型会议人数较多要求分区域就座的，要提前安排制
作区域指示牌，并在显著位置安放，专人负责引领 签到人员、签到表、按参会人数确定提前入场时间 会议所需发放的纪念品、文件资料提前全部运送到
表，根据他们的职务和所属部门，在县里安排一名领导干部对口接待。负责对与会代表全程跟踪服
务，做好与会代表联络、迎送、导引、纪念品送达、会议信息服务等工作，确保严谨、细致、温馨高效。（3）搞好志愿者服务。①根
其 据季节，提前准备好服装。②请专业人士和有经验的志愿者，进行礼仪培训。③考察现场时每辆车两名志愿者，负责分发车上用品等
合理分流，避免拥堵
宣读会场纪律，引导与会人员按区域、席位牌及时就 座，避免混乱
会场前排就座领导提前就座；与会人员入场结束后，引领在 主席台就座领导由休息室入场
根据实际情况调整话筒音量、位置，多人发言的注意话筒递 送；及时处理好突发故障
录音设备摆放及调整位置
保障正常运行，处理好突发故障
根据实际情况调整空调温度、灯光明暗，处理好突发 故障
南，详细标明会议议程、食宿安排、乘车安排和相关活动安排。
制定工作任务清单
制定工作任务清单
工作任务清单：
1.组织会议：根据会议议题、时间和地点安排会议的筹备工作；制定会议议程和参会人员名单；向与会人员发出邀请函并确认参会人员；保证会议流程的顺利进行；开展后续跟进工作。
2.撰写报告：根据任务要求和指导意见，收集、整理和分析所需要的信息，并将其撰写成符合要求的报告。
3.安排行程：根据出差目的、时间、地点和预算等要求，制定出差计划，并安排用车、酒店、机票等行程相关事宜。
4.协调工作：处理各部门之间的沟通和协调工作，协调部门内外的资源以满足任务的需求。
5.项目管理：根据项目的具体情况，制定项目计划、开展项目实施、监督和管理项目进展进度，确保项目顺利完成。
6.客户服务：提供优质的客户服务，处理客户问题和投诉，维护和促进客户关系的良好发展。
7.财务管理：审核、确认和核算经费开支；编制预算计划和执行情况报告；协助其他部门制定预算，做好相关汇报工作。
8.人力资源管理：招聘、培训、考核员工；设计和实施绩效奖金计划；审核和处理员工薪资、福利和保险等相关工作。
9.市场营销：制定产品市场推广计划，开展广告宣传、客户招募等工作，加强品牌推广和市场销售。
10.信息管理：管理公司信息系统，确保信息安全和完整性，并协助其他部门开展相关信息工作。
以上为工作任务清单，以下部分没有任务。
会议筹备工作清单
9
席位牌、资料摆 放、合影安排
10
车位预留
序号 11
主要事项
责任人 完成时限
会议记录、录音
12
资料递送（签 字）
13
拍照（会议室）
Байду номын сангаас会议服务
14
拍照（合影）
备注
15 中午用餐
一楼食堂
会议筹备工作清单
序号
主要事项
责任人 完成时限
备注
1
董事会材料、监 事会材料
2 会议材料 主持词、议程
签到表、表决票
3
、董事会决议、 监事会决议、换
届选举选票
4
资料送发
董事会材料、监 事会材料
5
会议正式通知
会议通知
6
确定人员是否参 加
7
会议资料（董事 会、监事会）
8
大屏幕欢迎词、 会前准备 沙盘区欢迎词、