油料管理办法

YEPCC-JXH-WZ013云南省火电建设公司机械化分公司油料管理办法一：目的、范围、职责划分1.目的本管理办法针对油料的特殊性，对分公司油料在存储、领用、发放、回收、结算等工作作出规定，以满足分公司机械车辆安全正常运行、降低油耗，节约车辆经费支出，同时满足质量、环境、职业健康安全管理的规定，让油料管理工作更加规范化、制度化、科学化，按照公司《采购招标管理程序》、《招标监督管理办法》，依据分公司《车辆管理制度》特制定本规定。

2.范围：油料是指用于分公司范围内的机械、小型设备、工器具等机具上的润滑油，用于总部车辆、分公司项目部施工车辆、施工机械的燃油。

合同内设备填充油，不在此管理规定范围内。

3.对口部门及职责划分；3.1物资管理部：负责油料的采购、验收、仓储、发放全过程管理，领用过程的监督检查、油料消耗登记，报表编制、领料单统计汇总，油料管理相关资料保存、合同协议签订管理、加油卡办理及保管，物资管理部主管负责对油料使用的审核。

3.2经营开发部：负责对《供油合同》的审定。

3.3安全监察部：负责油料仓储、油料使用的安全监督检查。

3.4财务部：负责油料费用的结算、成本核算和稽核工作。

3.5工程技术部：负责油料使用的监督管理，负责油料质量、环境、职业健康安全管理三标体系管理，负责对总部车辆用油进行控制，负责制定油料消耗定额，负责油料消耗考核办法，工程技术部主管或副主管对总部车辆油料使用进行审核签字。

3.6分公司项目部：负责油料施工预算编制，对油料的领用和使用过程进行管理，对油料消耗情况进行登记，建立用油台帐，，配合物资管理部，完成油料询价、加油站前期调查、统计汇总、登记、结算等工作，对于维修更换的废油，应倾倒在指定地点，不得造成环境污染。

油料管理员负责油料领用的审核签字，项目经理负责油料领用的审批签字。

3.7分公司领导：负责对采购招标过程进行监控，负责不定期对用油情况进行检查、分析，按公司及分公司相关管理规定处理违规行为。

负责对总部油料领用的审批签字，负责对付款凭证的审批签字。

二：油料管理规定：1. 项目部油料管理规定：1.1.1前期调查项目开工之前，由项目部经理牵头，物资管理部参与对周边加油站进行调查，调查内容应包含（油站位置、油站规模、油站品牌、中国石化及中国石油优先考虑、计量器具、服务质量、油品质量、油料价格、付款结算方式）。

做好调查记录，形成《合格供方调查表》，由物资管理部统一报分公司领导批准后确定供油站。

1.1.2合同签订供油站确定后，由物资管理部与供油方签订《供油合同》、《廉政责任书》，《环境、职业健康安全管理协议》，《供油合同》、《廉政责任书》、《环境、职业健康安全管理协议》一式四份。

供油方、物资管理部、项目部及经营开发部各留存一份。

合同式样见《供油合同》。

1.1.3单据使用及开单加油单据统一使用分公司《领料单》（三联单），领用时由驾驶员填写《领料单》，填写时注明：领用单位、油料名称、牌号、领用数量、在备注栏注明车牌号（无车牌号的注明车型），机械使用的必须注明机械名称。

油料管理员对《领料单》进行审核签字，项目部经理对《领料单》进行审批签字，对《领料单》加盖加油专用章。

第一联、第二联项目部留存，第三联油库留存，结算前，物资管理部派专人到现场用第一联与加油站第三联进行核对，核对数量及金额，核对无误后，确定总金额，由加油站出具正规税务发票，物资管理人员将第三联收回，交项目部油料管理员保存，将《领料单》第一联、第二联带回总部，第一联物资管理部留存，第二联及税务发票财务部留存，作为结算凭证。

1.1.4领用及审签程序驾驶员开具《领料单》----油料管理员审核签字---项目经理审批签字并加盖加油专用章-------驾驶员到指定加油站加油，核对加油数量，核对加油金额----《领料单》返回油料管理员保管登记建立加油台帐-----《领料单》返回物资管理部-----《领料单》返回财务部作为油料结算凭证，同时物资管理部根据《领料单》做出油料专项台帐及油料报表。

《领料单》具体留存情况，见第1.3条单据使用及开单规定。

1.1.5结算结算前，物资管理部派专人到现场，根据《领料单》进行结算前核对，核对数量、核对金额、核对签字情况，核对无误后，将《领料单》第一联、第二联及发票带回，第二联随发票送交财务部进行结算处理。

第三联由项目部油料管理员保存。

油料费用计入项目部成本。

1.1.6加油注意事项加油站按挂牌价价格或双方约定价格向项目部提供车辆及机械用油，加油完毕应认真检查实发量与实际加油量是否相符，单价是否按挂牌价或约定价格填写。

加油实发量不允许大于领用量发生油质问题、价格波动过大、计量争议时，项目部应及时通知物资管理部协调处理。

车辆在加油站加油应遵守加油站的安全规定，相应人员应听从加油站工作人员的指挥。

对发现加油过程的违规行为，任何部门及个人均有上报的权利，一经查实，情况属实的，对上报人进行奖励，对上报人信息严格保密。

2.项目部自行采购油料管理办法：项目部对现场机械车辆用油自行采购的，由项目部经理牵头对施工现场周边供油站进行调查，做好调查记录，形成《合格供方调查表》，确定加油点后，《合格供方调查表》、《供油合同》报物资管理部、经营开发部审核，报分公司经理审批，项目部与供方签订《供油合同》。

《供油合同》物资管理部、经营开发部各留存一份，领用程序及管理办法按分公司油料管理办法执行，油款支付按财务部《备用金借用管理办法》借备用金支付，《领料单》第二联和税务发票由项目部交分公司财务部核算冲抵备用金，油料费用计入项目部成本。

物资管理部不定期对项目部油料使用情况进行检查，对油料管理过程物资管理部行使协调、监督、检查的职能。

3.总部用油管理3.1.1加油站确定由物资管理部牵头，对昆明市周边加油站进行前期调查，调查内容应包含（油站位置、油站规模、油站品牌、中国石化及中国石油优先考虑、计量器具、服务质量、油品质量、油料价格、付款结算方式）。

做好调查记录，形成调查报告，同时付《合格供方调查表》，由物资管理部统一报分公司领导批准后确定供油站。

3.2办理程序3.2.1.、单位介绍信3.2.2、公司的营业执照复印件或者机构代码证复印件。

3.2.3、经办人身份证复印件。

3.2.4、填写分公司办卡申请表。

客户服务协议、售卡凭证、加油卡充值凭证、加油卡分配凭证，由物资管理部经办人保管存档，加油卡由物资管理部专人保管。

3.3领用及审签程序3.3.1由驾驶员填写《加油申请单》，开具加油单据，加油单据统一使用分公司《领料单》（三联单），写明行程方向，用油数量和油料型号，在备注栏注明车牌号，由部门主管签字后，交工程技术部审核签字，交物资管理部审核签字，分公司经理或副经理审批签字后，方可使用加油卡进行加油。

加油凭证带回交物资管理部登记保存汇总。

如车辆需离开昆明片区，部门主管签发《派车单》，经分公司领导批准后，车辆方能离开总部。

在路途中，车辆需要加油，所开发票必须有项目负责人或车辆使用人签字证明，发票带回总部后，先交部门主管审核签字，交工程技术部审核签字，交物资管理部审核签字，统一登记后，交分公司领导审批签字，方可到财务部进行报账处理。

3.4.加油注意事项3.4.1加油卡使用时，应妥善保管，加油时应按加油卡使用要求，正确使用。

加油卡带下项目工地的，必须在物资管理部办理交接手续，填写《加油卡接收登记表》，项目部使用加油卡发生的油料费用，由项目部承担。

项目部使用总部车辆的，油料费计入项目部成本，加油卡由物资管理部统一办理。

3.4.2进入加油站，遵守油站管理规定，服从油站服务人员指挥。

对口部门及职责划分：办公室：单位介绍信印章使用、派车单签发、加油申请单签发驾驶员：填写加油申请单、开具领料单、加油卡带下项目工地的，办理加油卡交接手续部门主管：领料单、发票审核签字、工程技术部：领料单、发票审核签字物资管理部：领料单、发票审核签字，加油数量登记汇总、加油卡管理分公司领导：领料单、发票审批签字、派车单签发项目负责人或车辆使用人：发票签字证明财务部：发票处理报账4.表格及记录4.1.1合格供方调查表、油料领料单接收登记表、加油卡接收登记表、加盖加油专用章领料单、派车单、加油申请单油料供油合同1.编制及使用说明本合同文本以分公司油料管理实际情况及公司《采购招标管理程序》为基础编制。

一、本合同文本编制主要遵循以下原则：1、法律规定与分公司实际相适应。

通过合同条款将分公司的经营管理和业务流程加以规范，使合同文本更加符合分公司经营管理实际需要。

2、通用性与针对性相统一。

合同文本既满足分公司对合同的共性需要，又尽可能增加合同针对性条款约定。

3、原则性与操作性相结合。

文本的通用条款一经确定，不应随意更改。

需要特殊约定的个性条款，可由分公司项目部根据实际情况进行细化。

二、合同文本主要适用于供方与需方签订的加油站定点供油合同。

分公司项目部在供方相对固定时，应根据情况使用或参照本合同文本三、分公司项目部可根据需要对合同文本进行调整、完善和细化，并报分公司物资管理部、经营开发部备案。

四、使用合同文本时应注意下列事项：1、合同条款填写应当具体、准确、完整，不得出现可能导致歧义的内容。

填写内容较多时，可根据具体情况列出清单作为附件。

2、合同双方的名称、住所、法定代表人（负责人）应按照营业执照规范填写。

3、填写合同文本中空白项或选择项时，按照双方约定的内容，对不需要填写或未选部分的内容，请填“无”或删除，不得留有空白。

4、在不违反分公司财务制度的前提下，分公司项目部可结合实际经营管理需要，选择其他付款方式。

5、合同争议的解决选择仲裁名称时，要写明仲裁机构的准确名称，如“XX仲裁委员会”；选择诉讼方式，应尽量选择有利于我方的有管辖权法院。

6、根据公司合同管理办法，合同加盖单位印章应使用合同专用章。

7.合同签订后，必须同时签订《物资采购廉政责任书》及《环境、职业健康安全管理协议》。

2.注意事项：市场经济从某种意义上讲就是合同经济或契约经济，公司对外的法律风险主要来自合同风险。

防范公司法律风险最直接最有效的途径就是增强合同意识，规范合同行为，加大合同管理力度，提高合同管理水平。

必须从合同可行性论证、合同起草、合同主体资格审查、合同的合法性和规范性、合同审核会签、合同签字、合同用印、合同履行、合同变更、合同解除和清算等方面，严格执行公司合同管理的基本制度和流程，规范操作程序，确保所有经济合同都经过严格的法律审核，确保合同的主体适格、意思真实、内容合法、手续完备。

根据合同履行过程中外部环境的变化，防范和控制好各类合同风险，维护好公司的合同利益。

大力推行合同示范文本，实行合同管理标准化，不断规范公司的合同行为。

通讯地址及联系人目录1. 标的物………………………………………………………………………….. 2．合同履行期限...................................................................................... 3．油品质量标准...................................................................................... 4．结算价格.............................................................................................. 5．结算方式.............................................................................................. 6．供油方式.............................................................................................. 7．验收...................................................................................................... 8．不可抗力及免责事由......................................................................... 9．合同变更与解除 .................................................................................10. 其他11．争议解决............................................................................................ 12．合同效力及其它约定.......................................................................供油合同甲方（需方）：住所：营业执照注册号：负责人：乙方（供方）：住所：营业执照注册号：负责人：根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规规定，本着平等互利、诚实信用、等价有偿的原则，甲乙双方就加油事宜协商一致，订立本合同。