油料管理办法

YEPCC-JXH-WZ013

云南省火电建设公司机械化分公司油料管理办法

一：目的、范围、职责划分

1.目的

本管理办法针对油料的特殊性，对分公司油料在存储、领用、发放、回收、结算等工作作出规定，以满足分公司机械车辆安全正常运行、降低油耗，节约车辆经费支出，同时满足质量、环境、职业健康安全管理的规定，让油料管理工作更加规范化、制度化、科学化，按照公司《采购招标管理程序》、《招标监督管理办法》，依据分公司《车辆管理制度》特制定本规定。

2.范围：

油料是指用于分公司范围内的机械、小型设备、工器具等机具上的润滑油，用于总部车辆、分公司项目部施工车辆、施工机械的燃油。合同内设备填充油，不在此管理规定范围内。

3.对口部门及职责划分；

3.1物资管理部：负责油料的采购、验收、仓储、发放全过程管理，领用过程的监督检查、油料消耗登记，报表编制、领料单统计汇总，油料管理相关资料保存、合同协议签订管理、加油卡办理及保管，物资管理部主管负责对油料使用的审核。

3.2经营开发部：负责对《供油合同》的审定。

3.3安全监察部：负责油料仓储、油料使用的安全监督检查。

3.4财务部：负责油料费用的结算、成本核算和稽核工作。

3.5工程技术部：负责油料使用的监督管理，负责油料质量、环境、职业健康安全管理三标体系管理，负责对总部车辆用油进行控制，负责制定油料消耗

定额，负责油料消耗考核办法，工程技术部主管或副主管对总部车辆油料使用进行审核签字。

3.6分公司项目部：负责油料施工预算编制，对油料的领用和使用过程进行管理，对油料消耗情况进行登记，建立用油台帐，，配合物资管理部，完成油料询价、加油站前期调查、统计汇总、登记、结算等工作，对于维修更换的废油，应倾倒在指定地点，不得造成环境污染。油料管理员负责油料领用的审核签字，项目经理负责油料领用的审批签字。

3.7分公司领导：负责对采购招标过程进行监控，负责不定期对用油情况进行检查、分析，按公司及分公司相关管理规定处理违规行为。负责对总部油料领用的审批签字，负责对付款凭证的审批签字。

二：油料管理规定：

1. 项目部油料管理规定：

1.1.1前期调查

项目开工之前，由项目部经理牵头，物资管理部参与对周边加油站进行调查，调查内容应包含（油站位置、油站规模、油站品牌、中国石化及中国石油优先考虑、计量器具、服务质量、油品质量、油料价格、付款结算方式）。做好调查记录，形成《合格供方调查表》，由物资管理部统一报分公司领导批准后确定供油站。

1.1.2合同签订

供油站确定后，由物资管理部与供油方签订《供油合同》、《廉政责任书》，《环境、职业健康安全管理协议》，《供油合同》、《廉政责任书》、《环境、职业健康安全管理协议》一式四份。供油方、物资管理部、项目部及经营开发部各留存一份。合同式样见《供油合同》。

1.1.3单据使用及开单

加油单据统一使用分公司《领料单》（三联单），领用时由驾驶员填写《领料单》，填写时注明：领用单位、油料名称、牌号、领用数量、在备注栏注明车牌号（无车牌号的注明车型），机械使用的必须注明机械名称。油料管理员对《领料单》进行审核签字，项目部经理对《领料单》进行审批签字，对《领料单》加盖加油专用章。第一联、第二联项目部留存，第三联油库留存，结算前，物资管理部派专人到现场用第一联与加油站第三联进行核对，核对数量及金额，核对无误后，确定总金额，由加油站出具正规税务发票，物资管理人员将第三联收回，交项目部油料管理员保存，将《领料单》第一联、第二联带回总部，第一联物资管理部留存，第二联及税务发票财务部留存，作为结算凭证。

1.1.4领用及审签程序

驾驶员开具《领料单》----油料管理员审核签字---项目经理审批签字并加盖加油专用章-------驾驶员到指定加油站加油，核对加油数量，核对加油金额----《领料单》返回油料管理员保管登记建立加油台帐-----《领料单》返回物资管理部-----《领料单》返回财务部作为油料结算凭证，同时物资管理部根据《领料单》做出油料专项台帐及油料报表。《领料单》具体留存情况，见第1.3条单据使用及开单规定。

1.1.5结算

结算前，物资管理部派专人到现场，根据《领料单》进行结算前核对，核对数量、核对金额、核对签字情况，核对无误后，将《领料单》第一联、第二联及发票带回，第二联随发票送交财务部进行结算处理。第三联由项目部油料管理员保存。油料费用计入项目部成本。

1.1.6加油注意事项

加油站按挂牌价价格或双方约定价格向项目部提供车辆及机械用油，加油完毕应认真检查实发量与实际加油量是否相符，单价是否按挂牌价或约定价格填写。

加油实发量不允许大于领用量

发生油质问题、价格波动过大、计量争议时，项目部应及时通知物资管理部协调处理。

车辆在加油站加油应遵守加油站的安全规定，相应人员应听从加油站工作人员的指挥。

对发现加油过程的违规行为，任何部门及个人均有上报的权利，一经查实，情况属实的，对上报人进行奖励，对上报人信息严格保密。

2.项目部自行采购油料管理办法：项目部对现场机械车辆用油自行采购的，由项目部经理牵头对施工现场周边供油站进行调查，做好调查记录，形成《合格供方调查表》，确定加油点后，《合格供方调查表》、《供油合同》报物资管理部、经营开发部审核，报分公司经理审批，项目部与供方签订《供油合同》。《供油合同》物资管理部、经营开发部各留存一份，领用程序及管理办法按分公司油料管理办法执行，油款支付按财务部《备用金借用管理办法》借备用金支付，《领料单》第二联和税务发票由项目部交分公司财务部核算冲抵备用金，油料费用计入项目部成本。物资管理部不定期对项目部油料使用情况进行检查，对油料管理过程物资管理部行使协调、监督、检查的职能。

3.总部用油管理

3.1.1加油站确定

由物资管理部牵头，对昆明市周边加油站进行前期调查，调查内容应包