计算机科学与技术专业外文翻译外文文献英文文献记录

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原始草稿

介绍

创建和维护与机构学生相关的记录对于以下方面至关重要:

。管理机构和学生之间的关系；。向学生提供支持和其他服务及设施；

。控制学生的学习进度，衡量他们在学校和随后的成绩；

。在学生离开学校后提供支持。

此外，学生记录包含机构可以汇总和分析的数据，以便为未来的战略、规划和服务提供提供信息。

在过去的二十年里，高等院校的学生人数迅速增加。机构与学生个人的关系也变得越来越复杂，因为机构现在向学生提供一系列支持服务和终身学习计划。因此，学生记录的数量和复杂性也增加了，创建、维护、使用、保留和处置学生记录所需的资源也增加了，无论其保存的格式如何。确保学生记录中包含的个人数据按照1998年《数据保护法》的原则进行控制和管理，会带来额外的复杂性。

因此，各机构应建立一项管理学生档案的政策，以确保无论档案存放在何处，也无论由谁保管，都能得到一致和有效的处理。该政策应确保:

。与单个学生相关的记录完整、准确且最新；。学生数据的复制是故意的，而不是不受控制的，并保持在支持有效管理所需的最低限度；

。安全保存和存储记录，以防止未经授权的访问；。与学生与学校关系的学术方面相关的记录与涉及该关系的财务、纪律、社会、支持和合同方面的记录明显分开。这将使不同的保留期适用于其中的每一项，以满足业务和法规要求。什么是学生记录？

记录是文件或其他项目。包含记录信息；

。在一项活动的发起、进行或完成过程中产生或接受的；。被保留作为该活动的证据，或者因为它们具有其他信息价值。

记录的信息可以是任何形式(例如，文本、图像、声音)，记录可以是任何介质或格式。

学生记录——与管理机构及其学生之间的关系相关的记录——可以分为三大类，每一类又可以进一步细分:

1.记录学生和学校之间合同关系的记录

例如记录入学和注册、学费支付、非学术纪律程序的记录。

2.记录学生作为学习者的记录

例如，记录所开展的项目、学术进步和表现、奖励的记录。

3.记录学生作为个人和机构所提供服务的消费者的记录

例如，记录住宿服务、咨询服务、图书馆和信息技术支持服务、职业和就业服务使用情况的记录。

第1类和第3类中的大多数记录都有特定的保留期，这是由学生与某个机构的直接关系正式结束而触发的，尽管它们所包含的信息可能会被汇总和分析以提供第三方要求的数据1或

支持该机构的规划和发展活动。机构需要保留第2类中的一些记录，以便向潜在的雇主、专业团体和协会，以及管理进入医疗和其他专业并评估和保存在这些专业中执业的证据的机构提供确认信息。

谁负责管理学生档案？

高等教育学院的组织结构差异很大。因此，很难具体说明这些责任在任何一个机构中的具体位置。

管理学生记录的责任应明确界定并记录在案。重要的是要确定参与以下工作的员工的责任:

。管理学校与学生的一般合同关系；。管理机构与作为学习者的学生的关系；。向学生提供技术和个人支持服务；

用于创建、维护、使用、保留和处置记录学生在学校期间活动的记录。

各机构还应指定一个明确的责任点，负责维护每个学生的完整、准确和最新的记录，涵盖关系的所有方面。他们还应定义核心学生记录的最低内容，以便机构在需要时可以:

。在时效法规的规定范围内，证明其与学生的默示合同已经履行；。向潜在雇主、控制进入职业的许可/监管机构(通常仅首次注册)和其他组织(例如提供特许身份的组织)以及学生提供关于学生学业成绩和奖励的信息；

。提供关于学生个人的信息，作为一种手段，使该机构或代表该机构的其他机构能够分析和汇总学生数据，以规划和发展其未来的方

案、招聘活动以及支持未来学生所需的设施和服务。

学生记录应该存储在哪里以及如何存储？

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学生记录的性质和其中包含的个人信息要求它们应存储在设施和设备(“硬拷贝”记录)或电子系统(数字记录)中，这些设施和设备最重要的是安全的，并且只有工作需要其访问的授权员工才能访问。此外，设施和设备应提供:

。为所有需要制作和保留的记录留出足够的空间；。所用记录媒体的适当环境条件。

无论存储设施和系统位于何处以及由谁负责管理，它们都应符合相同的标准。

授权员工应保持以下记录:

。所有学生记录的内容、格式和位置；

。有权访问学生记录的所有员工的姓名和名称，以及对该访问的任何限制；

。学生档案已经转移到机构的另一部分，特别是在学生离开之后；。向其提供与学生相关的个人数据的组织、专业团体、法定监管机构。

学生记录应该被存储和索引，以便他们可以被识别和检索迅速和容易。

。纸质记录应存放在耐用的容器中，容器中只能携带与受限访问列表或索引相关的非个人代码，以防止随意、未经授权的访问。当这些

容器未被使用时，应将其存放在上锁的设备或房间中，以确保其包含的个人数据受到符合1998年《数据保护法》要求的保护。

。数字记录应唯一标识，并使用密码和其他电子安全措施进行保护。在所有情况下，访问权限都应该限制在那些“需要知道”的员工。如果电子系统没有集中管理，指定的工作人员应制作备份副本，以防止因意外或故意损坏而丢失记录。

无论其格式如何，“核心学生记录”都应被视为重要记录，并采取措施通过复制和传播来保护其免受灾难或系统故障的影响。

一旦学生离开学校，学生档案将变得相对不活跃。

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然后，它们可以被转移到其他存储设施或系统。在这一点上，为了管理方便而创建的记录的副本应该被销毁，以便只有指定的正式记录仍然存在。

谁应该有权查阅学生档案？

各院校应严格控制学生记录的存取，以防止未经授权使用、更改、删除或销毁记录本身，以及未经授权披露其中包含的信息。只有那些需要m来完成他们工作的员工才能访问学生记录，而且，他们的访问权限应该仅限于直接关系的记录，而不是整个文件的内容。

学生记录包含个人数据，因此受1998年《数据保护法》的规定约束，包括作为数据主体的学生应有权访问所持有的个人数据，无论是数字形式还是硬拷贝形式。此外，KCL研究定义的“核心学生记录”包括学生家长的个人数据，这些数据也受该法案规定的约束。学生档